Was ist ein Spendenbestätigungsschreiben?

Leidenschaftliche Spender machen Ihre gemeinnützigen Initiativen möglich. Und während Unterstützer möglicherweise keine Gegenleistung verlangen, gibt es eine Sache, die Sie Ihren Spendern immer zur Verfügung stellen können: ein Spendenbestätigungsschreiben. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie einen zusammenstellen.

Spendenbestätigungsschreiben gehen über Bestätigung und Dankbarkeit hinaus – der Internal Revenue Service (IRS) verlangt sie gesetzlich. Aber keine Sorge – wir erklären Ihnen alles, was Sie über Spendenbestätigungsschreiben wissen müssen, damit sich Ihre Spender wertgeschätzt fühlen und gleichzeitig Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.

Lassen Sie uns zuerst auf die gleiche Seite darüber kommen, was ein Spendenbestätigungsschreiben ist, bevor wir auf Fristen, erforderliche Informationen und bewährte Verfahren eingehen.

Was ist ein Spendenbestätigungsschreiben?

Es ist wichtig zu verstehen, wie man Spenden erhält, aber für den Erfolg Ihrer Spendenaktion ist es ebenso wichtig zu wissen, wie Sie Ihren Spendern Ihre Dankbarkeit zeigen können. Ein Spendenbestätigungsschreiben (manchmal auch als Spendenquittung oder Dankesschreiben bezeichnet) ist eine E-Mail oder ein Papier, das einen wohltätigen Beitrag anerkennt. Als absolutes Minimum ist es eine Bestätigungsquittung für Ihre Spender, die bestätigt, dass Sie ihre Spende erhalten haben.

Ihre Spendenbestätigungsschreiben sollten jedoch mehr leisten, als wohltätige Spenden anzuerkennen . Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Dankbarkeit zu zeigen und den Spender über den Wert seiner wohltätigen Spende zu informieren. Geben Sie ihnen das Gefühl, besonders und gesehen zu sein.

Unser neuester Bericht „Why America Gives“ hat ergeben, dass 48 % der Spender am ehesten dazu ermutigt werden, eine Spende zu wiederholen, nachdem die Organisation aktualisiert hat, wo ihr Geld etwas bewirkt. Ihre Spendenbestätigungsschreiben sind ein großartiger Ort, um Spendern zu zeigen, wie sie zu Ihren größeren Zielen und Ihrer Mission beitragen. Verwenden Sie Geschichten, Bilder und Videos, um die Wirkung zu veranschaulichen, die sie bewirkt haben.

Und obwohl einmalige Spenden großartig sind, möchten Sie alles tun, um aus Ihrem Spender einen wiederkehrenden Spender zu machen – und Ihr Bestätigungsschreiben spielt in diesem Prozess eine große Rolle.

Spendenbestätigungsschreiben dienen jedoch nicht nur dazu, „Danke“ zu sagen. Ihre Spender benötigen die Dokumentation, wenn sie ihre Steuerabzüge einreichen, und der IRS hat strenge Anforderungen an den Inhalt der Schreiben (dazu später mehr).

Sie sollten auch Anerkennungsschreiben an Ihre Spender senden, unabhängig davon, wie sie Ihre gemeinnützige Organisation beschenkt haben:

• Geldspenden
• Online-Spenden
• Gespendete Ware
• Gespendete Dienste
• Geschenkkarten
• Aktienspenden
• Nachlassspenden

Müssen Sie jede Spende bestätigen?

Rechtlich nein. Sie müssen nur Dankesschreiben an Spender senden, die eine Spende von 250 USD oder mehr geleistet haben. Und ob Sie Spende mit Spende oder mit einem einzigen Anerkennungsschreiben zum Jahresende, das alle Beiträge des Spenders zusammenfasst, anerkennen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Wir empfehlen, beides zu versenden.

Die Anerkennung jeder Spende gibt Ihnen eine zusätzliche Gelegenheit, den Spendern Ihre Dankbarkeit zu zeigen. Es dient auch als sofortige Bestätigung. Gleichzeitig ist das Anerkennungsschreiben zum Jahresende eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Spende Ihres Spenders zusammenzufassen und hervorzuheben, was sie bewirkt hat. Für Spender ist es auch hilfreich, ein einziges Dokument zu haben, das sie für Steuerabzüge einreichen können, anstatt ihre Post- oder E-Mail-Konten zu durchsuchen, um die einzelnen Quittungen zu finden.

Aber was ist mit all Ihren anderen Spendern, die weniger als 250 $ gespendet haben? Sollten Sie ihnen Spendenbestätigungsschreiben schicken?

Unbedingt.

Bestätigungsschreiben erfüllen nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern sind auch die perfekte Gelegenheit, Ihren Spendern Dankbarkeit zu zeigen und zu bestätigen, dass Sie ihre Spende erhalten haben. Jede Spende zählt, also lassen Sie keine gute Tat Ihrer Spender unerkannt.

Was ist die Frist für das Versenden von Spendenbestätigungen?

Es gibt keine formale Frist, aber es hat sich bewährt, Ihre Spendenbestätigungen zum Jahresende vor dem 31. Januar des auf die Spende folgenden Jahres zu senden. Wenn Sie sich an diesen Zeitrahmen halten, haben Ihre Spender ausreichend Zeit, um ihre Steuererklärungen planmäßig einzureichen.

Bei Einzelspenden empfehlen wir, so bald wie möglich Anerkennungsschreiben zu versenden. Es ist eine unmittelbare Gelegenheit, die Feedback-Schleife abzuschließen und den Spendern Ihre Dankbarkeit zu zeigen. Aber es lässt sie auch wissen, dass Sie ihre Spende erhalten haben, anstatt im Cyberspace verloren zu gehen.

Es gibt zwar keine Strafen für Ihre gemeinnützige Organisation, wenn sie keine Spendenbestätigung sendet, aber sie erweist Ihren Spendern einen Bärendienst. Ohne diese schriftliche Bestätigung können sie ihre verdienten Steuerabzüge nicht geltend machen. Einige Spender interessieren sich vielleicht nicht für diesen Vorteil, aber Sie werden wahrscheinlich zukünftige Spender verlieren, wenn Sie ihnen nicht die Anerkennung geben, die sie brauchen (und verdienen).

Warum Ihre gemeinnützige Organisation Bestätigungsschreiben versenden sollte

Betrachten Sie Bestätigungsschreiben als einen wertvollen Teil Ihrer Kommunikationsstrategie. Ihre Dankesbriefe haben das Potenzial, wirkungsvoller zu sein als jede gemeinnützige Marketingkampagne – vorausgesetzt, Sie geben ihnen die Zeit, Liebe und Sorgfalt, die diese Briefe verdienen.

Hier sind einige Gründe, warum Sie schriftlichen Bestätigungsschreiben Vorrang einräumen sollten:

• Rechtliche Gründe: Erfüllen Sie Ihre gesetzliche Verpflichtung, Bestätigungsschreiben an Personen zu senden, die in einem Kalenderjahr mindestens 250 $ an wohltätigen Spenden getätigt haben.
• Bestätigung: Geben Sie Ihren Spendern Sicherheit, indem Sie ihnen mitteilen, dass Sie ihre Spende erhalten haben.
• Dankbarkeit: Zeigen Sie Ihren Spendern Ihre Wertschätzung und lassen Sie sie wissen, wie viel es Ihrer gemeinnützigen Organisation und ihren Mitgliedern bedeutet.
• Wirkung: Lassen Sie Ihre Spender wissen, wie Sie ihren Beitrag verwenden und welche Auswirkungen er auf Einzelpersonen und Gemeinschaften hat.
• Erinnerung: Erinnern Sie Ihre Spender am Ende des Jahres daran, dass sie eine Spende getätigt haben, und fordern Sie sie auf, über Ihre gemeinnützige Organisation nachzudenken und möglicherweise eine weitere Spende zu planen.
• Bewusstsein: Ermutigen Sie Ihre Spender, die Sache, die sie unterstützt haben, mit ihren Freunden und ihrer Familie zu teilen.

Dinge, die Ihre Bestätigungsschreiben enthalten sollten

Laut IRS muss ein Bestätigungsschreiben Folgendes enthalten:

• Name Ihrer Organisation
• Beitragshöhe
• Beschreibung (nicht notwendigerweise der Wert) der Sacheinlage
• Erklärung, dass kein Waren-/Dienstleistungsaustausch erfolgt (falls zutreffend)
• Beschreibung und nach Treu und Glauben geschätzter Wert der erbrachten Waren/Dienstleistungen (falls zutreffend)

Auch wenn das IRS dies nicht verlangt, ist es hilfreich, Ihre Nachricht mit dem Namen des Spenders und dem Datum zu personalisieren, an dem Sie die wohltätige Spende erhalten haben. Diese Informationen bestätigen die Identität des Empfängers und können bei der Aufzeichnung helfen.

Das sind nun alle Informationen, zu deren Angabe Sie gesetzlich verpflichtet sind. Um jedoch zu lernen, wie man eine Spendenquittung erstellt, die der Personalisierung Priorität einräumt, sind einige weitere Details erforderlich. Beispielsweise können Sie Ihre Spender darüber informieren, wie Sie die Gelder verwendet haben (oder planen, sie zu verwenden) und über bevorstehende Spendenaktionen oder Möglichkeiten für Freiwilligenarbeit informieren. Mit anderen Worten, machen Sie Ihre Anerkennungsschreiben zu mehr als einer Spendenquittung.

Wir empfehlen auch, Ihren Briefen durch Segmentierung ein wenig Personalisierung hinzuzufügen. Ihre wiederkehrenden Spender und Großspender sollten einen besonderen Dankesbrief für ihre besonderen Spenden erhalten. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sie dafür schätzen, dass sie über alles hinausgehen, indem Sie Ihrem Bestätigungsschreiben für Spender eine einzigartige Note verleihen:

• Persönliche Notiz: Senden Sie Ihrem Spender eine personalisierte Nachricht, um zu bestätigen, dass er für eine bestimmte Anzahl von Jahren gespendet oder eine beträchtliche einmalige Spende getätigt hat.
• Nachricht von einem Leiter: Lassen Sie einen der Leiter Ihrer gemeinnützigen Organisation eine personalisierte Nachricht schreiben, in der er dem Spender mitteilt, wie viel seine Beiträge für die Organisation bedeuten.
• Anerkennung: Erwägen Sie, Ihre wiederkehrenden Spender oder Großspender (natürlich mit deren Erlaubnis – und vielleicht ohne die genauen Zahlen) über Ihren E-Mail-Newsletter oder in den sozialen Medien bekannt zu geben.

Beispiele für Spendenbestätigungsschreiben

Hier sind einige Beispiele für Spendenbestätigungsschreiben. Diese reichen von der absoluten Mindestanforderung bis hin zu etwas Persönlicherem. Finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert.

Sie können diese kopieren/einfügen, um Ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen, aber wir empfehlen, sie so zu personalisieren, dass sie der Stimme Ihrer Marke entsprechen.

Beispiel 1: Individuelles Bestätigungsschreiben

Hallo [Name des Spenders],

Vielen Dank für Ihre Spende in Höhe von 500 $ an [Name der gemeinnützigen Organisation], die wir am [Eingangsdatum] erhalten haben. Wir haben keine Waren oder Dienstleistungen im Austausch für Ihren Beitrag bereitgestellt.

Beispiel 2: Individuelles Bestätigungsschreiben

Hallo [Name des Spenders],

Wir sind sehr dankbar für Ihre Spende in Höhe von 250 $ an [Name der gemeinnützigen Organisation] am [Eingangsdatum]. Als Dankeschön haben wir Ihnen im Austausch für Ihren Beitrag ein T-Shirt mit einem geschätzten Marktwert von 25 $ geschickt. Wir hoffen, Sie (in Ihrem neuen Hemd) bei der bevorstehenden Freiwilligenveranstaltung am [Datum der Veranstaltung] zu sehen. Nochmals vielen Dank für Ihre großzügige Spende – ohne Spender wie Sie könnten wir der Community nicht helfen.

Vielen Dank,

[Name]

Beispiel 3: Bestätigungsschreiben zum Jahresende

Sehr geehrter [Spendername],

Vielen Dank für die Unterstützung unseres Vereins im vergangenen Jahr. Dank Spendern wie Ihnen konnten wir 500 Tieren helfen, ein neues Zuhause bei liebevollen Familien zu finden. Jede Spende zählt, und wir sind dankbar für Ihre Beiträge.

Sie haben letztes Jahr insgesamt 1.000 $ an [Name der gemeinnützigen Organisation] gespendet, und wir haben Ihnen im Gegenzug keine Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung gestellt. Wir danken Ihnen aufrichtig für Ihre Hilfe und hoffen, dass wir nächstes Jahr auf Sie zählen können, um uns dabei zu helfen, noch mehr einheimischen Tieren in Not zu helfen.

Melden Sie sich für unseren E-Mail-Newsletter an, um über alle unsere bevorstehenden Spendenaktionen und Freiwilligenveranstaltungen auf dem Laufenden zu bleiben . Bitte teilen Sie es mit Ihren Freunden und Ihrer Familie, um sie ebenfalls einzubeziehen.

Danke für alles, was Sie tun!

Mit bestem Dank,

[Name]

Gehen Sie über die Anerkennung hinaus

Sie können ein Bestätigungsschreiben senden, wenn Sie eine Spende erhalten, aber lassen Sie dies nicht das Ende Ihrer Kommunikation sein. Ein Schlüssel zur Bindung gemeinnütziger Freiwilliger besteht darin, später nachzufassen und Ihre Spender wissen zu lassen, wie Sie ihre Beiträge ausgegeben haben. Und wenn sie Ihren E-Mails zugestimmt haben, informieren Sie sie über andere Fundraising- oder Freiwilligenangebote .

Sie können Ihre Spender auch über andere Möglichkeiten informieren, wie sie Ihrer gemeinnützigen Organisation helfen können, z. B. indem Sie sich für ein gemeinnütziges Projekt anmelden oder einen Link in ihrem LinkedIn-Konto teilen.

Letztendlich möchten Sie aus einmaligen Spenden lebenslange Beziehungen machen – und Ihr Anerkennungsschreiben ist ein wichtiger Teil dieses Prozesses. Vermeiden Sie also die Versuchung, das Nötigste zu tun, indem Sie eine Quittung vorlegen . Gehen Sie für Ihre Spender weit darüber hinaus – hoffentlich tun sie dasselbe für Ihre gemeinnützige Organisation.

Denken Sie über einzigartige Möglichkeiten nach, wie Sie Spendern zeigen können, dass Sie sich um sie kümmern. Sie können beispielsweise Folgendes tun:

• Telefonieren: Telefonieren Sie, um den Spendern persönlich für ihre Beiträge zu danken.
• Schreiben Sie einen handgeschriebenen Brief: Zeigen Sie Ihren Spendern mit einem handgeschriebenen Dankesbrief, wie viel ihre Spende bedeutet.
• Teilen Sie ein Bild: Lassen Sie Ihre Spender sehen, wem oder was sie mit ihrer Spende geholfen haben.

Bestätigungsschreiben automatisieren

Setzen Sie Ihre Spendenbestätigungsschreiben mit der Online- Spenderverwaltungssoftware auf Autopilot . Die Plattform von Classy kann Ihnen dabei helfen, Ihre Dankeschöns zu automatisieren, die Kampagnenleistung zu verfolgen, Unterstützer zu verwalten, wiederkehrende Spenden zu bearbeiten und vieles mehr.

Wissen Sie, wer die größten Spenden gibt? Wer gibt am häufigsten? Classy Manager kann Ihnen helfen, Ihre Unterstützer zu suchen, zu filtern und zu segmentieren, um gezieltere Nachrichten zu erstellen.

Möchten Sie die Plattform in Aktion sehen? Fordern Sie eine Demo an , um zu erfahren, wie Ihre gemeinnützige Organisation Classy verwenden kann, um Spendenaktionen zu verwalten, neue Spender zu gewinnen, intuitive Zahlungsoptionen freizuschalten, Bestätigungsschreiben zu versenden und vieles mehr.