DAM-Metadaten: Warum weniger mehr ist

Eine Digital-Asset-Management-Plattform (DAM) ist nicht dazu gedacht, ein Schließfach oder ein schwarzes Loch zu sein, in das Vermögenswerte hineingehen, aber nie wieder herauskommen. Ihr DAM schafft Mehrwert und Effizienz, indem es Ihnen ermöglicht, vorhandene Assets zur Wiederverwendung einfach zu finden.

Es hilft Ihnen bei der Verwaltung von Nutzungsrechten und -beschränkungen, um regulatorische und rechtliche Probleme bei der Wiederverwendung von Assets zu vermeiden. Der Grundstein dieses Prozesses sind Metadaten.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie zu viele Metadatenfelder vermeiden sollten und wie Sie die Metadatenverwaltung in Ihrem DAM optimieren können.

Von einer guten Sache kann man nie genug haben, oder?

Die grundlegendste Definition von Metadaten sind Daten über Daten. Es handelt sich um die Informationen, die Ihren Vermögenswerten zugeordnet werden, um sie zu beschreiben. Es füttert Ihre Suchergebnisse und Filter, sodass Sie genau das Asset finden können, das Sie benötigen.

Das von Ihnen gewählte DAM-System verfügt wahrscheinlich über einen Standardsatz sofort einsatzbereiter Metadatenfelder, die die Grundlagen abdecken – Titel, Beschreibung, Dateityp usw. Und Sie möchten möglicherweise zusätzliche benutzerdefinierte Felder hinzufügen, die auf Ihre Branche, Ihr Unternehmen und Ihr Unternehmen zugeschnitten sind Produkte.

Wenn es um DAM-Metadaten geht, machen viele Unternehmen den Fehler anzunehmen, dass mehr immer besser ist, insbesondere wenn sie zum ersten Mal ein DAM-System verwenden. Wenn Metadaten der Grundpfeiler Ihres DAM sind, dann möchten Sie so viele Metadaten wie möglich pro Asset, oder?

Nun ja, nicht unbedingt. Sie müssen auch den Zeit- und Arbeitsaufwand bedenken, der für die Eingabe der Metadaten erforderlich ist. Während Automatisierung und KI bei der Metadateneingabe helfen können, können sie menschliche Augen und Wissen nicht vollständig ersetzen.

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Die richtige Balance finden

Der Schlüssel liegt in den richtigen Metadaten. Sie möchten ein Gleichgewicht zwischen dem Nutzen und Wert der Metadaten und dem Zeit- und Arbeitsaufwand für deren Eingabe finden.

Eine gute Übung, die Sie mit Ihren Stakeholdern durchführen können, besteht darin, die erste Liste der Metadatenfelder, die Sie zusammengestellt haben, einschließlich vorkonfigurierter und benutzerdefinierter Felder, in die Kategorien „Must-haves“, „nice-to-haves“ und „nicht unbedingt“ einzustufen benötigt oder überflüssig.

Scheuen Sie sich nicht, zurückzudrängen und zu hinterfragen, ob ein Bereich wirklich benötigt wird. Die Schlüsselfragen, auf die in der Diskussion häufig zurückgegriffen werden sollte, sollten sein:

• Enthält dieses Feld Informationen, die meinen Endbenutzern helfen, die benötigten Assets zu finden?
• Ist der Wert, den dieses Feld bietet, die Zeit wert, die für die Eingabe der Informationen benötigt wird?
• Gibt es einen rechtlichen, regulatorischen oder organisatorischen Grund, warum die Informationen in diesem Feld Vermögenswerten zugeordnet werden müssen?

Für Ihre Pflichtfelder müssen Sie außerdem festlegen, ob das Feld erforderlich sein soll. Das bedeutet, dass für alle Assets im DAM in diesem Feld Informationen eingegeben werden müssen, damit sie gespeichert und zur Verwendung verfügbar sind.

Seien Sie bei der Festlegung von Feldern nach Bedarf sehr wählerisch. Je mehr erforderliche Felder vorhanden sind, desto mehr Zeit und Aufwand sind für die Vervollständigung der Metadaten pro Asset erforderlich. Ein guter Indikator besteht darin, festzustellen, ob für bestimmte Assets Fülltags wie „N/A“ , „Keine “ oder „ Sonstiges“ in dieses Feld eingegeben werden müssen, da dies erforderlich ist und einfach keine spezifischen Bedingungen gelten. Das würde darauf hinweisen, dass das Feld nicht wirklich allgemein erforderlich ist.

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Aber wir brauchen wirklich alle diese Felder!

Wenn Ihre Stakeholder sich nicht rühren und die Liste der Metadatenfelder, die sie in das DAM aufnehmen möchten, länger ist als von Ihnen empfohlen, müssen Sie möglicherweise zunächst Ihre Schlachten auswählen. Vertrauen Sie mir, es wird klappen.

In den Anfängen des DAM kann es vorkommen, dass diejenigen, die für das Hochladen von Assets und die Anwendung von Metadaten verantwortlich sind, die meisten Felder tatsächlich ausfüllen. Im Laufe der Zeit wird es jedoch natürlich vorkommen, dass einige Felder ganz oder größtenteils aufgegeben werden, da die Arbeit immer intensiver wird und sich eine effizientere Metadatenroutine entwickelt.

Ihre Uploader werden herausfinden, welche Informationen in der für die Eingabe vorgesehenen Zeit am wertvollsten sind, und beginnen, ihre Metadateneingabe entsprechend anzupassen. Dann sind Sie in der Schlüsselposition, die Metadaten zu präzisieren. Wir werden später darauf zurückkommen.

Optimierung des Prozesses

Beim Einrichten Ihrer Metadatenfelder haben Sie eine Reihe von Optionen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Felder zu organisieren und zu gruppieren, sowie mehrere für diese Felder verfügbare Formate.

Schauen Sie sich für das Feldformat alle Ihre Optionen an und wählen Sie den Feldtyp aus, der für die darin enthaltenen Daten am sinnvollsten ist. Verwenden Sie Datumsfelder für Datumsangaben, Zahlenfelder mit entsprechender Zeichenanzahlbegrenzung für Zahlen usw.

Versuchen Sie, Freitextfelder so weit wie möglich zu minimieren und stattdessen kontrollierte Vokabulare in Dropdown- und Mehrfachauswahlfeldern zu verwenden. Dies eliminiert die Möglichkeit von Rechtschreibfehlern und beseitigt Verwirrung über verschiedene Begriffe, die in Ihrer Organisation zur Beschreibung desselben Sachverhalts verwendet werden.

Jeder muss einen standardisierten Begriff anstelle von Akronymen oder abgekürzten Begriffen verwenden. Auch die Bereitstellung eines Glossars für kontrollierte Vokabelfelder kann für Ihre Benutzer sehr hilfreich sein, sowohl für diejenigen, die Metadaten eingeben, als auch für diejenigen, die nach Assets suchen.

Gruppieren Sie Ihre Felder so, dass sie für die Benutzer, die die Metadaten eingeben, sinnvoll sind und eine möglichst einfache und effiziente Metadateneingabe ermöglichen. Suchen Sie die am häufigsten verwendeten Felder oben auf der Seite, um das Scrollen zu minimieren. Wenn Sie Pflichtfelder haben, stellen Sie sicher, dass diese leicht erkennbar sind.

Verwenden Sie nach Möglichkeit Auto-Tagging und KI-Tools, um die Konsistenz zu fördern. Beachten Sie jedoch, dass diese Tools einer Aufsicht bedürfen. Sie müssen eingerichtet, geschult und dann einer kontinuierlichen Qualitätskontrolle und Aktualisierung unterzogen werden. Es wird Änderungen und Ausnahmen geben, die sich auf automatisierte Tagging-Workflows auswirken, und menschliche Augen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie die Genauigkeit Ihrer Metadaten aufrechterhalten.

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Aber es gibt noch so viele Felder!

Die Verwaltung von Metadaten erfolgt nie. Wenn sich Geschäftsanforderungen und -prozesse ändern, müssen Sie stets sicherstellen, dass Ihre Metadaten auf dem neuesten Stand bleiben und relevant bleiben. Felder werden hinzugefügt und entfernt, und Metadaten-Tags in vorhandenen Feldern müssen hinzugefügt, entfernt oder aktualisiert werden.

Aber was ist mit all den Bereichen, die das Unternehmen unbedingt brauchte, dann aber aufgab? Sobald Ihr DAM läuft und die Eingabe von Metadaten einigermaßen zur Routine geworden ist, sind Sie in einer hervorragenden Position, die Feldinventur erneut zu prüfen.

Nutzen Sie alle in Ihrem DAM verfügbaren Berichtstools, um ein vollständiges Bild davon zu erhalten, wie Ihre Metadaten eingegeben und verwendet werden. Erstellen Sie Berichte zu allen Metadatenfeldern in Ihrem DAM und teilen Sie diese bei Bedarf in überschaubare Teile auf, um den vollständigen Bestand an Assets zu erhalten.

Erstellen Sie aus Sicht des Endbenutzers Berichte zu den beliebtesten Suchbegriffen und Filtern. Und welche Suchbegriffe geben Benutzer ein, die keine Ergebnisse liefern?

Wenn es Lücken in den verfügbaren nützlichen Berichten gibt, befragen Sie Ihre Benutzer, sowohl Eingaber als auch Endbenutzer. Was frustriert sie? Welches Feedback haben sie zu Optimierungen der Metadatenfelder und ihres Layouts oder der verfügbaren Suchfilter, die ihnen das Leben erleichtern würden?

Nachdem Sie alle Ihre Berichte und Rückmeldungen gesammelt haben, sehen Sie sich den Verlauf und den aktuellen Status Ihrer Metadaten an. Versuchen Sie, einige Themen oder Muster herauszuarbeiten:

• Gibt es Felder, in die nie oder nur selten Metadaten eingegeben wurden?
• Gibt es Felder, die in den Anfängen Ihres DAM möglicherweise konsequent verwendet wurden, aber seitdem aufgegeben wurden?
• Sehen Sie Redundanzen bei der Eingabe bestimmter Metadaten in mehreren Feldern?

Während Sie die Daten analysieren und Felder finden, die für die Entfernung aus Ihrer Metadatenstruktur in Frage kommen, ist dies auch ein guter Zeitpunkt, um die Fragen noch einmal zu überdenken, die Sie sich und Ihren Stakeholdern gestellt haben, als Sie mit der Definition der Struktur begonnen haben:

• Enthält dieses Feld Informationen, die meinen Endbenutzern helfen, die benötigten Assets zu finden?
• Ist der Wert, den dieses Feld bietet, die Zeit wert, die für die Eingabe der Informationen benötigt wird?
• Gibt es einen rechtlichen, regulatorischen oder organisatorischen Grund, warum die Informationen in diesem Feld Vermögenswerten zugeordnet werden müssen?

Nutzen Sie die gesammelten Daten, um Ihren Stakeholdern einen Vorschlag zu unterbreiten, wie Sie Ihre Metadatenstruktur straffen können, um sie effizienter und effektiver zu machen. Da Sie nun über Benutzerfeedback, Zahlen und historische Informationen verfügen, sollte es einfacher sein, ihre Zustimmung zu erhalten.

Und denken Sie daran: Nützliche Updates beschränken sich nicht nur auf das Entfernen ungenutzter und nicht ausreichend genutzter Felder. Felder können an verschiedene Stellen auf der Seite verschoben werden. Durch eine neue Spalte oder Reihenfolge innerhalb der Spalte kann ein Feld hervorgehobener und leichter sichtbar gemacht werden, wodurch sich die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass es verwendet wird.

Durch die Einschränkung des Scrollens wird die Nutzung verbessert

Je weniger Scrollen erforderlich ist, um die Spalte anzuzeigen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie verwendet wird. Felder können umbenannt werden, wenn die Beschreibung nicht klar ist. Benutzer geben möglicherweise keine Metadaten in ein bestimmtes Feld ein, weil sie nicht genau wissen, was sie dort eingeben sollen.

In manchen Fällen kann das Format eines Feldes geändert werden. Wäre es beispielsweise möglich, ein bestimmtes Freitextfeld in ein Dropdown-Menü umzuwandeln, um Zeit zu sparen und die Datengenauigkeit zu erhöhen?

Das Entfernen von Feldern, die sich als irrelevant erwiesen haben, kann für Sie in puncto Effizienz das Beste aus Ihrem Geld herausholen. Denken Sie jedoch daran, dass die Nützlichkeit, Genauigkeit und Integrität Ihrer Metadaten Ihre vorrangigen Ziele sind.

Einige nicht verwendete Felder enthalten möglicherweise historische Informationen, die Sie aus rechtlichen Gründen aufbewahren müssen und die Sie daher nicht direkt löschen möchten. In diesen Fällen können Sie die Felder aus der aktuellen Ansicht ausblenden und sie bei Bedarf weiterhin für die Berichterstellung oder die Wiederherstellung in Ihrem Metadatenformular verfügbar haben.

Metadatenarbeit wird nie erledigt

Wie bei den meisten Bereichen Ihres DAM ist die Pflege und Verbesserung Ihrer Metadatenstruktur ein fortlaufender Prozess. Als entscheidender Aspekt des DAM erfordern Metadaten regelmäßige Aufmerksamkeit, um Genauigkeit und Relevanz sicherzustellen.

Berichte und Benutzerfeedback sind wesentliche Faktoren bei der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen und Ihren Stakeholdern, um das Gleichgewicht zwischen Effizienz und Wert aufrechtzuerhalten. Mit der richtigen Sorgfalt und Aufmerksamkeit stellen Metadaten sicher, dass Ihre Assets genauso nahtlos aus Ihrem DAM herausfließen, wie sie hineinfließen.