So erstellen Sie eine effektive Firmenkreditkartenrichtlinie und warum es wichtig ist

Eine Firmenkreditkartenrichtlinie schützt Ihr Unternehmen, seine finanzielle Sicherheit und seine Mitarbeiter. Aber was sollte eine Unternehmenskreditrichtlinie beinhalten? Gibt es Best Practices für Firmenkreditkarten, von denen Sie lernen können?

Wenn Sie Antworten rund um die Kreditpolitik von Unternehmen suchen, sind Sie hier genau richtig! Wir behandeln Folgendes:

• Was ist eine Firmenkreditkartenrichtlinie?
• Warum ist eine Unternehmenskreditrichtlinie wichtig?
• Wie erstellen Sie eine Unternehmenskreditrichtlinie?
• Wie überwachen Sie die Nutzung der Firmenkreditkarte Ihrer Mitarbeiter?
• Wie beginnen Sie mit der Kreditkartenrichtlinie Ihres Unternehmens?

Bereit einzutauchen? Lass uns gehen!

Was ist eine Firmenkreditkartenrichtlinie?

Eine Richtlinie für Firmenkreditkarten ist eine Reihe von Richtlinien, die Managern und Mitarbeitern helfen, die Regeln für die angemessene Verwendung von Firmenkreditkarten zu verstehen. Die Verwendung von Best Practices für Unternehmenskreditkarten stellt die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter sicher und schützt Ihr Unternehmen vor Kreditkartenmissbrauch und Missverständnissen.

Kurz gesagt, wenn Sie Firmenkreditkarten im Namen von Mitarbeitern ausstellen, benötigen Sie eine Firmenkreditkartenrichtlinie, um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu schützen. Gehen Sie zum nächsten Abschnitt, um zu erfahren, warum.

Warum eine Firmenkreditkartenrichtlinie wichtig ist

Eine Firmenkreditkarte unterscheidet sich von der eigenen Karte eines Mitarbeiters. Die Rechnung für eine Firmenkreditkarte geht entweder an Sie (Eigentümer/Manager) oder an einen Buchhalter in Ihrer Organisation. Einige Mitarbeiterausgaben können steuerlich absetzbar sein, und andere Ausgaben, die sie möglicherweise tätigen könnten, beziehen sich möglicherweise nicht auf Einkäufe, die Ihr Unternehmen zu zahlen bereit ist. Sie müssen sich also sehr klar darüber sein, was als legitime Geschäftsausgabe gilt, die Mitarbeiter mit ihren Karten bezahlen können. Das bildet die Grundlage einer guten Unternehmenskreditpolitik.

Es gibt mehrere Vorteile einer soliden Firmenkreditkartenrichtlinie. Hier sind ein paar:

• Sorgen Sie für Verständnis: Warum gibt Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern Firmenkarten? In der Regel werden Firmenkarten nur für bestimmte Zwecke verwendet (obwohl diese je nach Mitarbeiter oder Abteilung leicht variieren können). Mitarbeiterreisen sind ein offensichtliches Beispiel. Wenn Ihre Mitarbeiter geschäftlich reisen, können sie ihre Firmenkarte verwenden, um Flugtickets, Bodentransporte, Mahlzeiten, Hotels und dergleichen zu bezahlen. Mitarbeiter, die hauptsächlich im Büro arbeiten, können eine Firmenkarte verwenden, um Mahlzeiten mit Kunden, Abonnements und Materialien für Teamfeiern zu bezahlen. Diese Ausgaben können mit Ausgabenobergrenzen oder anderen Beschränkungen einhergehen. Wie auch immer Sie sich vorstellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Firmenkarten verwenden, Sie sollten dies in einer klaren Richtlinie formulieren.
• Grundlegende Berechtigung: Eine Unternehmenskarte sollte an Mitarbeiter ausgegeben werden, die nachweislich dafür Verwendung haben. In der Regel ist es sinnvoll, Karten an Gruppen oder Klassen von Mitarbeitern auszugeben. Dies kann durch die Stellenbeschreibung definiert werden, z. B. Verkäufer, oder die Verantwortung, z. B. Verkäufer, die häufig alleine reisen. Viele der heutigen Firmenkarten bieten auch physische oder virtuelle Karten, die vorübergehend ausgestellt werden können, beispielsweise wenn ein Büroangestellter eine einmalige Geschäftsreise plant oder wenn ein Manager Ausrüstung oder Zubehör für ein neues Projekt kaufen muss.
• Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten des Karteninhabers: Überlassen Sie dies nicht dem Zufall. Mitarbeiter mit Firmenkarten haben die Erlaubnis, Firmengeld auszugeben. Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Firmenkartenrichtlinie und die Privilegien und Verantwortlichkeiten verstehen, die diese Karten mit sich bringen. Dazu gehören die Einhaltung aller Richtlinien für die ordnungsgemäße Verwendung sowie die sichere Aufbewahrung und das Melden verlorener oder verlegter Karten.
• Klären Sie den Besitz von Prämien : Viele Firmenkarten sammeln „Punkte“, wenn sie verwendet werden, mit Cashback oder Reiseprämien, die beim Einlösen von Punkten verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, ob sie oder das Unternehmen das Eigentum an diesen Belohnungen beanspruchen werden.
• Erläutern Sie die Berichtsanforderungen: Die Verwendung einer Firmenkreditkarte ist für die Mitarbeiter praktisch, da sie die Notwendigkeit ersetzt, persönliche Gelder auszugeben und auf die Erstattung zu warten. Dennoch müssen Ausgaben über die Firmenkarte nachverfolgt und kategorisiert werden. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, ob Sie möchten, dass sie alle Belege sammeln und einreichen, wenn sie formelle Spesenabrechnungen einreichen müssen, und wenn ja, wie oft sie dies tun sollten.
• Beschreiben Sie gegebenenfalls die Verwendung in Notfällen: Firmenkarten werden in der Regel für vorab genehmigte legitime Geschäftsausgaben verwendet. (Mitarbeiter müssen wahrscheinlich nicht für jede Verwendung eine Genehmigung einholen, solange die Ausgaben in allgemein anerkannte Kategorien fallen, wie z. B. Flugkosten oder Hotels.) Gelegentlich können jedoch Mitarbeiter, die geschäftlich unterwegs sind, auf eine ungewöhnliche Situation stoßen, wie z. B. verlorenes oder gestohlenes Gepäck oder Laptops. Ihre Firmenkreditkartenrichtlinie sollte darlegen, welche Notfallausgaben allgemein akzeptabel sind, einschließlich ob und wie diese Ausgaben zurückgezahlt werden sollten, wenn der Mitarbeiter nach Hause zurückkehrt.
• Legen Sie Konsequenzen bei Missbrauch fest: Mitarbeitern Firmenkarten zu geben, ist ein Zeichen großen Vertrauens, und das kann man nicht genug betonen. Wenn Sie Firmenkreditkarten im Namen von Mitarbeitern ausstellen, sind die Karteninhaber dafür verantwortlich, Firmengelder angemessen auszugeben. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Unternehmen schützen, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Unternehmenskartenrichtlinie auch unangemessene Verwendungen und alle Konsequenzen für Missbrauch regelt.

Wir haben in diesem Abschnitt viel behandelt, und Sie fragen sich vielleicht, wie Sie alle erforderlichen Elemente in Ihre Firmenkartenrichtlinie aufnehmen können. Im nächsten Abschnitt unterteilen wir diesen komplexen Prozess in einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um eine solide Firmenkreditkartenrichtlinie für Ihr Unternehmen zu erstellen.

So erstellen Sie eine Firmenkreditkartenrichtlinie

Ihr Unternehmen benötigt eine Firmenkreditkartenrichtlinie, um den Mitarbeitern klar zu machen, wie, warum und wo sie die Firmenkreditkarten verwenden können, die Sie auf ihren Namen ausstellen lassen. Das klingt einfach und kann es auch sein, solange Sie sich bemühen, klare Richtlinien für Mitarbeiter zu erstellen, die eine Unternehmenskarte verwenden.

Ihre Unternehmenskreditkartenrichtlinie muss schriftlich festgehalten werden, und ein Manager oder Vertreter der Personalabteilung sollte sie mit den Mitarbeitern besprechen, bevor sie sie unterzeichnen und eine Unternehmenskarte erhalten.

Hier sind einige spezifische Schritte, die Sie als Beispiel für eine Firmenkreditkarte verwenden können:

Schritt Nr. 1: Identifizieren Sie den Zweck von Firmenkreditkarten für Ihr Unternehmen

Auch wenn es für Sie offensichtlich erscheint, ist es für alle anderen vielleicht nicht so. Nehmen Sie sich also die Zeit, zu erklären, warum Ihr Unternehmen Mitarbeitern Firmenkarten ausstellt. Es ist in Ordnung, es einfach zu halten.

Schritt Nr. 2: Berechtigte Mitarbeiter definieren

Sie werden wahrscheinlich nicht jedem Mitarbeiter eine Firmenkarte geben (obwohl es sicherlich in Ordnung ist, dies zu tun, wenn dies Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht!). Erläutern Sie am besten genau, wem Sie die Nutzung einer Firmenkarte gestatten und unter welchen Umständen.

Schritt Nr. 3: Beschreiben Sie akzeptable Verwendungen und Grenzen

Die meisten Mitarbeiter werden wahrscheinlich automatisch verstehen, dass Geschäftskreditkarten nur für legitime Geschäftsausgaben bestimmt sind. Machen Sie für die winzige Minderheit, die dies möglicherweise nicht tut, die Erwartungen kristallklar. Geben Sie nicht nur an, wie Mitarbeiter ihre Unternehmenskarten verwenden können, sondern geben Sie auch deutlich an, wofür sie ihre Karten nicht verwenden können.

Es ist auch eine gute Idee, Richtlinien bezüglich Notfallausgaben während der Reise festzulegen. Mitarbeiter müssen möglicherweise unterwegs persönliche oder technische Ausrüstung ersetzen. Brauchen sie eine vorherige Genehmigung, wenn ihr Gepäck vor einer wichtigen Präsentation verloren geht oder ihr Laptop gestohlen wird? Wenn sie für medizinische Versorgung bezahlen oder persönliche Gegenstände kaufen müssen, können sie das? Und wird von ihnen erwartet, dass sie dem Unternehmen diese Ausgaben erstatten? Denken Sie über die Möglichkeiten nach und formulieren Sie Erwartungen.

Schritt Nr. 4: Erläutern Sie die Berichtsanforderungen

Einer der Vorteile der Verwendung von Firmenkarten besteht darin, dass Mitarbeiter keine Quittungen aufbewahren und keine detaillierten Spesenabrechnungen zur Erstattung einreichen müssen. Ihr Unternehmen muss auch keine Belegseiten scannen und speichern, da Sie alle Ausgaben jeden Monat auf einem Kontoauszug sehen. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass Sie die Papierspur von Belegen vollständig eliminieren können. Wenn Sie erwarten, dass Mitarbeiter Quittungen einreichen, Ausgaben kodieren und Berichte erstellen, teilen Sie ihnen mit, wie dies zu tun ist.

Schritt #5: Sprechen Sie über Worst-Case-Szenarien

Sie hoffen, dass alles reibungslos verläuft, die Mitarbeiter ihre Karten verantwortungsbewusst verwenden und niemals unangemessene Gebühren auftauchen. Das ist eine tolle Einstellung, aber keine gute Unternehmenspolitik. Sie müssen einige häufige Probleme besprechen, die bei der Verwendung von Firmenkarten auftreten können, und erklären, wie Ihr Unternehmen darauf reagieren wird. Das folgende Beispiel ist keine vollständige Liste. Denken Sie darüber nach, wie Sie erwarten, dass Mitarbeiter Karten verwenden, und was schief gehen könnte. Wenn Sie sich eine Reihe möglicher Disziplinarmaßnahmen vorstellen, geben Sie diese klar an, damit niemand überrascht wird und Sie keine rechtlichen Schritte befürchten müssen.

BEISPIEL: Jede Unternehmenskarte von [Firmenname] ist Eigentum des Unternehmens und gehört nicht dem Mitarbeiter, der sie besitzt. Firmenkarten können bei Problemen oder Missbrauch gesperrt werden. Beispielsweise müssen Mitarbeiter ihr Bestes tun, um ihre Karten sicher aufzubewahren. Unbefugten Benutzern, einschließlich Familie und Freunden, sollte kein Zugriff auf Unternehmenskarten gewährt werden. Bei Verlust oder Diebstahl einer Karte muss der Mitarbeiter das Unternehmen benachrichtigen bzw. Schritte zur Sperrung der Karte einleiten, sobald er den Verlust entdeckt. Das Versäumnis, Spesenabrechnungen wie erforderlich einzureichen, unbefugte Nutzung oder unangemessene Käufe können zum Widerruf der Privilegien der Unternehmenskarte führen. Der Mitarbeiterzugriff auf Unternehmenskarten endet, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen freiwillig verlässt oder gekündigt wird.

Schritt Nr. 6: Lassen Sie den Mitarbeiter die Richtlinie lesen und unterschreiben

Eine Firmenkreditkartenrichtlinie sollte nicht wie eine dieser „Nutzungsvereinbarungen“ sein, die sich niemand wirklich die Mühe macht, sie zu lesen, bevor er zur Bestätigung auf das Kästchen klickt. Das ist wichtig genug, um sich die Zeit zu nehmen, es richtig zu machen. Bitten Sie jeden Mitarbeiter, sich mit einem Manager oder Vertreter der Personalabteilung zu treffen. Lesen Sie die Richtlinie gemeinsam durch, besprechen Sie sie, ermutigen Sie die Mitarbeiter, Fragen zu stellen, wenn eine Klärung erforderlich ist, und beantworten Sie diese Fragen.

Der Mitarbeiter und der Unternehmensvertreter sollten die Richtlinie jeweils unterzeichnen und datieren und bestätigen, dass sie gemeinsam gelesen und verstanden wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Mitarbeiter eine Kopie aushändigen, bevor Sie das Original in seine Mitarbeiterakte legen.

Die 10 Best Practices für Firmenkreditkartenrichtlinien

Nachdem Sie nun die Grundlagen zum Erstellen einer Unternehmenskreditrichtlinie verstanden haben, gehen wir einige spezifische Best Practices für Unternehmenskreditkarten durch. Diese Praktiken können Ihnen dabei helfen sicherzustellen, dass Mitarbeiter Karten angemessen verwenden und dass das finanzielle Risiko Ihres Unternehmens so gering wie möglich ist.

Halten Sie sich an Ihre Richtlinien

Sobald Sie Richtlinien für Firmenkreditkarten eingeführt haben, halten Sie sich daran. Sie werden Ihre Richtlinien nur schwächen, wenn Sie sie nicht durchsetzen. Denken Sie daran, dass Ihre Unternehmenskreditrichtlinie einige Informationen über Notfallausnahmen enthalten sollte. Abgesehen davon müssen sich alle Mitarbeiter, sogar Führungskräfte, an die klaren Richtlinien halten, denen sie vor der Ausstellung ihrer Karten zugestimmt haben.

Passen Sie die Richtlinien nach Bedarf an

Es ist klug, alle Ihre Geschäftsrichtlinien und -verfahren regelmäßig zu überprüfen, und Ihre Unternehmenskreditrichtlinie ist keine Ausnahme. Die Ausgabegewohnheiten und -muster Ihrer Mitarbeiter können sich ändern, wenn sich Ihr Unternehmen ändert. Machen Sie nicht den Fehler, starr an veralteten Richtlinien festzuhalten, die Ihrem Unternehmen nicht mehr gut tun. Und ignorieren oder umgehen Sie auch nicht veraltete Richtlinien. Nehmen Sie sich die Zeit, eine formelle Überprüfung durchzuführen und die Kreditkartenrichtlinien des Unternehmens nach Bedarf zu aktualisieren.

Weisen Sie angemessene Kreditlimits und Ausgabenkontrollen zu

Jede Mitarbeiterkarte kann ein eigenes Limit haben, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass ein unseriöser Mitarbeiter Ihr Guthaben aufbraucht. Diese Limits hängen davon ab, wie Ihre Mitarbeiter ihre Karten verwenden. Ein Mitarbeiter, der routinemäßig zwei Wochen oder länger unterwegs ist, benötigt ein höheres Kreditlimit als ein Manager im Büro, der selten Einkäufe tätigt. Wenn Sie eine Unternehmenskarte verwenden, die Ausgabenkontrollen bietet, werden Sie feststellen, dass Sie die Kreditlimits für einzelne Karten einfach anpassen können. Möglicherweise können Sie auch Kategorien für Ausgaben einschränken, z. B. nur für Anbieter von Büromaterial oder Softwareverlängerungen.

Karteninhabernummern begrenzen

Viele Firmenkartenunternehmen versprechen eine unbegrenzte Anzahl kostenloser Mitarbeiterkarten. Aber wie viele Ihrer Mitarbeiter werden tatsächlich eine haben müssen? Stellen Sie sicher, dass Sie allen Mitarbeitern Karten geben, die einen berechtigten, nachgewiesenen Bedarf daran haben. Andere Mitarbeiter können möglicherweise die Zahlung seltener Ausgaben auf andere Weise arrangieren.

Regelmäßig neu bewerten

Der Bedarf der Mitarbeiter an Krediten und ihre Kreditlimitanforderungen können sich im Laufe der Zeit ändern. Wenn sich die Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter ändern oder wenn sie einen legitimen Bedarf für eine Unternehmenskarte nachweisen können, sollten Sie bereit sein, Änderungen vorzunehmen. Denn wenn Mitarbeiter Firmenkarten verwenden, ist es sowohl für sie als auch für Ihr Unternehmen einfacher. Niemand profitiert davon, Quittungen und Ausgaben von Hand nachverfolgen zu müssen.

Angemessene Ausnahmen zulassen

Ihre Firmenkreditkartenrichtlinie sollte die Folgen einer inakzeptablen Nutzung sehr klar darlegen. Wenden Sie diese Konsequenzen gerecht an und behalten Sie sich ein wenig Gnade für ehrliche Fehler vor. Ein Mitarbeiter, der ständig die Erwartungen missachtet, unterscheidet sich stark von einem, der einen ehrlichen Fehler macht oder selten ausrutscht. Manchmal ist eine Abmahnung eine vernünftige erste Reaktion, wenn sie mit einer unverzüglichen Rückzahlung unangemessener Ausgaben einhergeht.

Wenden Sie Richtlinien einheitlich an

Wie andere Richtlinien sollte auch die Kreditrichtlinie Ihres Unternehmens Klarheit schaffen, Erwartungen wecken und sowohl die Organisation als auch Ihre Mitarbeiter vor Risiken schützen. All Ihre harte Arbeit bei der Erstellung dieser Richtlinie wird umsonst sein, wenn Sie sich nicht an die Vereinbarungen halten, die Sie festgelegt und unterzeichnet haben. Sofern nicht anders angegeben, müssen Ihre Firmenkreditkartenrichtlinien für alle Mitarbeiter gelten, die eine Firmenkreditkarte verwenden.

Gehen Sie virtuell, wenn möglich

Viele Firmenkartenunternehmen geben virtuelle Karten und Karten für den einmaligen Gebrauch aus, deren Verwendung enge Beschränkungen haben kann. Eine Einwegkarte kann beispielsweise an einen bestimmten Anbieter gebunden werden. Eine virtuelle Karte kann ein Kreditlimit haben, das es einem Mitarbeiter ermöglicht, für einen bestimmten Einkauf zu bezahlen, und ein Ablaufdatum, das eine weitere Verwendung verhindert.

Schluss mit dem Rätselraten bei den Ausgabenlimits

Eine Firmenkreditkarte ist kein Blankoscheck. Ein Mitarbeiter könnte seine Karte verwenden, um ein Abendessen mit Steak und Hummer sowie eine großartige Flasche Wein zu bezahlen, aber Sie müssen diesen üppigen Appetit nicht berücksichtigen oder für das Abendessen bezahlen. Erstellen Sie Erwartungen für die Ausgaben pro Tag, pro Reise oder pro Mahlzeit, um diese Art von Szenarien zu vermeiden. Ein guter Ausgangspunkt sind die Tagessätze der Bundesregierung für Bundesreisende, die je nach Standort angepasst werden können, um angemessene Ausgabenerwartungen widerzuspiegeln.

Ausgaben überwachen

So wie Sie Ihre persönliche Kreditkartenabrechnung einsehen würden, müssen Sie Ihr Firmenkreditkartenguthaben und Ihre monatlichen Gebühren im Auge behalten. Jemand in Ihrem Unternehmen muss die Verantwortung für diesen wichtigen Schritt übernehmen. Wer wird die monatlichen Gebühren jedes Mitarbeiters abzeichnen? Wer prüft die Kreditkartenabrechnung regelmäßig auf verdächtige Muster und unbefugte Nutzung? Es ist eine wichtige Verantwortung, die jemandem übertragen werden sollte, der befugt ist, eventuell auftretende Probleme anzugehen.

Erste Schritte mit Ihrer Firmenkreditkartenrichtlinie

Jetzt, da Sie den Zweck einer Firmenkreditkartenrichtlinie verstehen, die Vorteile sehen, die diese Richtlinie bieten kann, und die Schritte verstehen, die zum Erstellen und Implementieren einer Firmenkreditrichtlinie erforderlich sind, können Sie loslegen!

Wenn Sie gerade erst anfangen herauszufinden, wie Ihr Unternehmen von der Verwendung von Firmenkreditkarten profitieren kann, fragen Sie sich vielleicht, welche der vielen verfügbaren Firmenkarten am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Schauen Sie sich unsere Liste der besten Firmenkreditkarten an, um sich inspirieren zu lassen oder eine Übereinstimmung zu finden.

Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen bei der Erstellung einer Unternehmenskreditrichtlinie geholfen hat. Wenn Ihnen gefällt, was Sie gelesen haben, gefallen Ihnen vielleicht auch einige unserer anderen Ressourcen zu Geschäftsrichtlinien. Zum Beispiel haben wir einen Leitfaden zum Erstellen eines Budgets für kleine Unternehmen sowie einige Tipps zum Onboarding neuer Mitarbeiter erstellt.

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Häufig gestellte Fragen zu Richtlinien für Firmenkarten