Beste Workflow-Automatisierungssoftware [+Beispiele]

Workflow-Automatisierungstools sind eine hervorragende Möglichkeit, alltägliche Aufgaben wie Dateneingabe, Buchhaltung, Lead-Generierung und Lead-Pflege zu automatisieren.

Durch die Automatisierung Ihres Workflows können Sie sich auf Ihre kreative Arbeit konzentrieren und strategische Geschäftsentscheidungen treffen.

Dieser Blog ist perfekt für Sie, wenn Sie noch nie von Business-Workflow-Software gehört haben. Hier besprechen wir:

• Die besten Workflow-Automatisierungsplattformen
• Die Vorteile von Vertriebs- und Marketing-Workflow-Software
• Tipps und Tricks zur Auswahl der idealen automatisierten Workflow-Plattform

Springen wir rein!

Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?

Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, papierbasierte und manuelle Prozesse durch digitale Tools zu ersetzen. In der Regel installieren Benutzer eine einzige Plattform, die den Fluss von Aufgaben, Dokumenten und Informationen über arbeitsbezogene Aktivitäten hinweg optimiert.

Das taktische Ziel der Integration von Automatisierungssoftware besteht darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiter vorrangige Aufgaben zur richtigen Zeit ausführen.

Bei angemessener Implementierung trägt Workflow-Automatisierungssoftware dazu bei, die Produktivität zu verbessern, die Arbeit zu standardisieren, menschliche Fehler zu beseitigen, die Transparenz zu verbessern und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Compliance-Richtlinien einhalten.

Wie funktioniert die Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung umfasst das Entwerfen, Ausführen und Automatisieren alltäglicher und zeitaufwändiger Aufgaben. So können Unternehmen Kosten und Zeit sparen und Fehler reduzieren.

Die Workflow-Automatisierung besteht aus zwei Haupttypen: Geschäftsprozess- und Roboterprozess-Workflow.

Geschäftsprozessmanagement

BPM bezieht sich darauf, wie Unternehmen verschiedene Prozesse strukturieren, um Kundenanforderungen zu erfüllen.

Die meisten Workflow-Automatisierungen folgen dieser Methode, um die Effizienz zu steigern und unternehmenskritische Geschäftsziele zu erreichen.

Die Software automatisiert Geschäftsprozess-Workflows , um Zeit zu sparen und Aufgaben zu optimieren , die Mitarbeiter normalerweise manuell ausführen.

Roboterprozess-Workflow

Roboterprozesse automatisieren Roboterprozesse und ahmen dabei den Stil von Menschen nach. In den meisten Fällen verwenden IT-Teams RPA, um Verwaltungsverfahren zu unterstützen.

Mit Hilfe von Robotern können Mitarbeiter die relevantesten Lösungen zur Behebung von Verarbeitungsfehlern identifizieren, Helpdesk-Anfragen entschärfen und bei Verarbeitungsfehlern eingreifen.

Warum brauchen Sie Tools zur Workflow-Automatisierung?

Untersuchungen zeigen, dass über 25 % der CEOs Zeit mit alltäglichen Aufgaben verbringen , die Maschinen schneller und effizienter erledigen können.

Darüber hinaus zeigen Studien, dass etwa 60 % der Mitarbeiter 30 % ihrer Zeit sparen können, indem sie ein Workflow-Automatisierungstool nutzen.

Daher verwenden heute immer mehr Organisationen Automatisierungstools aus den folgenden Gründen:

• Um die Produktivität zu steigern
• Zur Steigerung der Effizienz
• Um menschliche Fehler zu reduzieren
• Um Prozesse zu beschleunigen
• Um die Genauigkeit zu verbessern und Abweichungen zu reduzieren
• Um die Verantwortlichkeit auf individueller Ebene sicherzustellen
• Die Verwendung von Annahmen zu reduzieren und durch die Verwendung von Fakten zu ersetzen

Nachdem Sie nun die Hauptvorteile von Workflow-Automatisierungstools kennen , wollen wir sie im Detail besprechen:

Ermöglicht es Ihnen, an hochwertigen Aufgaben zu arbeiten

Das Workflow-Automatisierungstool entlastet Ihre Mitarbeiter von zeitaufwändigen und geringwertigen Aufgaben. Stattdessen können sie sich auf nicht automatisierte, höherwertige Aufgaben konzentrieren, die menschliche Kreativität erfordern.

Ermöglicht es Ihnen, Kosten zu sparen

Ein herausragender Vorteil von Automatisierungssoftware ist, dass sie die Produktivität steigert, um höhere Kosteneinsparungen zu erzielen.

Verbessert die Sichtbarkeit des Workflows

Die Workflow-Automatisierung beinhaltet eine Workflow-Zuordnung, die einen detaillierten Einblick in die Aufgaben und Prozesse schafft, die Sie automatisieren.

Auf diese Weise erhalten Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über Arbeitsabläufe, um veraltete und redundante Aufgaben zu identifizieren und innovative Lösungen zu finden.

Verbessert die Kommunikation

Workflow-Automatisierungstools verbessern die Transparenz, was wiederum die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen verbessert.

Letztendlich hilft es Ihnen, Engpässe zu erkennen und die Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.

Verbesserte Verantwortlichkeit

Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Ihnen, verschiedene Aufgaben zu definieren und einzelne Schritte dem richtigen Mitarbeiter zuzuweisen.

Auf diese Weise können Unternehmen die Verantwortlichkeit der Mitarbeiter in bestimmten Prozessen verbessern.

Wer braucht ein Workflow-Automatisierungstool?

Das Beste an der Workflow-Automatisierung ist, dass jeder sie verwenden kann. Wer profitiert am meisten von Workflow-Automatisierungstools:

Unternehmen

Unternehmen nutzen die Workflow-Automatisierung aus folgenden Gründen:

• Um Prozesse zu schaffen, die Kosten reduzieren
• Zur Optimierung der Aufgabenverwaltung
• Um Fehler durch manuelle Eingaben oder Versehen zu verringern
• So automatisieren Sie Genehmigungsabläufe
• So optimieren Sie die Dokumentenrouten

DevOps

DevOps verwenden typischerweise Automatisierungssoftware, um:

• Erleichterung der Kommunikation zwischen Entwicklern und Betrieb
• Überwinden Sie Engpässe und Nachverfolgungen

IT-Administratoren

Schließlich verwenden IT-Administratoren Workflow-Automatisierungstools aus folgenden Gründen:

• So erstellen Sie Übersichten über das gesamte Cloud-Netzwerk
• So fügen Sie eine Visualisierungsebene hinzu
• Überwachen und Analysieren von Netzwerkzustand und -mängeln

Wann sollte ich ein Workflow-Automatisierungstool verwenden?

In der Regel verwenden Unternehmen und Unternehmer Tools zur Workflow-Automatisierung, wenn:

• Ihre Aufgabe wiederholt sich
• Sie müssen Ihre Aufgabe schnell und ohne menschliche Fehler erledigen
• Sie möchten Ihren Arbeitsablauf rationalisieren, um die Effizienz zu verbessern
• Sie möchten eine strategische Geschäftsentscheidung auf der Grundlage von Fakten treffen

Die 12 besten Workflow-Automatisierungstools

Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass über 45 % der Aktivitäten, für die Unternehmen Geld ausgeben, durch die Anpassung der aktuellen Technologie schneller und effizienter durchgeführt werden können.

Durch die Verwendung des idealen Workflow-Automatisierungstools können Sie also die Produktivität steigern, Kosten sparen und Ihre Geschäftsziele erreichen. Aber die Frage ist, welches ist das richtige Werkzeug?

Um Ihnen zu helfen, die richtige Wahl zu treffen, haben wir eine umfassende Liste der zwölf wichtigsten Tools zur Workflow-Automatisierung erstellt :

Octopus-CRM

Octopus CRM ist die perfekte All-in-one- Automatisierungssoftware für LinkedIn zum Aufbau Ihres Marketing-Trichters. Unsere hochmoderne Workflow-Marketing-Plattform ermöglicht es Ihnen, Ihre alltäglichen LinkedIn-Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen.

Mit diesem innovativen Tool können Sie zeitaufwändige Aufgaben wie das Senden personalisierter Verbindungsanfragen an über 100 LinkedIn-Benutzer, das Unterstützen verschiedener Profile und das Besuchen Ihrer Zielgruppe automatisieren.

Nicht nur das, Octopus CRM bietet Ihnen eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Leistung. Sie können auf detaillierte Analysen zugreifen, einschließlich der Anzahl der Profilaufrufe, der Suchauftritte, des Social-Selling-Index und der Kampagnenleistung.

Ein Bonuspunkt bei der Integration von Octopus CRM in Ihren aktuellen Geschäftsablauf ist, dass Sie das wöchentliche Einladungslimit von LinkedIn sicher umgehen können. Sie können Octopus CRM auch verwenden, um Ihre Aktivitäten auf jedem LinkedIn-Kontotyp zu steuern.

Der beste Teil? Octopus CRM ist budgetfreundlich!

Wer braucht Octopus CRM?

Octopus CRM ist ideal für Unternehmen jeder Größe, die ihre digitale Marketingstrategie optimieren und sich auf die Generierung und Pflege von Leads auf LinkedIn konzentrieren möchten.

Zapier

Zapier ist ein weiteres hervorragendes Tool zur Workflow-Automatisierung, mit dem Sie sich mit vorhandenen Tools verbinden können. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, jeden Geschäftsprozess zu automatisieren, da sie sich mit über 1000 Web-Apps wie Google Drive, Facebook und Insta verbindet.

Sobald Sie den idealen Workflow erstellt und die Apps ausgewählt haben, die Sie in Ihrem Workflow benötigen, hilft Ihnen das Tool bei der Zusammenarbeit über Ordner und Geräte hinweg.

Wer braucht Zapier?

Zapier ist perfekt für kleine bis mittlere Unternehmen und Freiberufler, die mehrere Tools verwenden, aber nicht angemessen zusammenarbeiten können.

HubSpot

HubSpot ist die perfekte Lösung für alle Ihre Marketing-, Vertriebs- und Betriebsautomatisierungsanforderungen.

Mit dem All-in-One-Tool zur Workflow-Automatisierung können Sie Ihre Geschäftsabläufe verknüpfen, Aufgaben rationalisieren und Teamprozesse aufeinander abstimmen.

Darüber hinaus können Sie mit dieser benutzerfreundlichen Plattform ein Serviceticket mit einem vorhandenen Datensatz verknüpfen, Unordnung in Kundendaten beseitigen und Leads vom Marketing zum Vertrieb leiten.

Wer braucht HubSpot?

HubSpot ist perfekt für wachsende Unternehmen und Unternehmer, die alltägliche Aufgaben automatisieren möchten. Darüber hinaus ist das Tool ideal für Marketing-, Vertriebs-, Service- und Betriebsteams.

Koppler.io

Coupler.io ist eine No-Code-Integrationslösung zur Automatisierung des Datenflusses aus mehreren Quellen in Google Sheets, Excel oder Google BigQuery. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine Verbindung zu einer erforderlichen App herstellen und die Datenübertragung in Ihre Tabelle oder BigQuery-Tabelle planen.

Mit Coupler.io können Sie den Export von Rohdaten aus verschiedenen Apps wie Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce und vielen anderen automatisieren. Sie können die Häufigkeit Ihres automatisierten Datenflusses ab alle 15 Minuten anpassen. Was ist der Vorteil?

Angenommen, Sie möchten einige wertvolle Einblicke aus Ihrem Tableau-Dashboard mit Ihren Stakeholdern teilen. Anstatt sich mit komplexen Freigabeoptionen in Tableau auseinanderzusetzen, können Sie Tableau über Coupler.io mit Excel verbinden und die sich selbst aktualisierende Arbeitsmappe mit Ihren Kollegen teilen.

Wer braucht Coupler.io?

Coupler.io ist das automatisierte Workflow-Tool für Reporting, Analyse und Backup. Es verfügt über eine breite Palette von Implementierungen und ist die Wahl verschiedener Unternehmer und Experten, darunter Buchhalter, Datenanalysten, Vertriebsmitarbeiter usw.

IFTTT

If This Then That ist eine futuristische Workflow-Anwendung, mit der Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens automatisieren können. IFTTT fördert die Interkonnektivität des Internets, um Geschäfts- und Lebensabläufe zu rationalisieren.

Sie können IFTTT in Ihr Büro und Zuhause integrieren, da das Tool mit Büroanwendungen, intelligenten Kühlschränken und intelligenten Geräten kompatibel ist.

Mit über 700 verfügbaren Integrationen fungiert IFTTT als Kanal für Aufgaben und Informationen, die über eine bestimmte Route fließen. Das Beste an der Wahl dieses automatisierten Workflow-Tools ist, dass Sie seine hochgradig automatisierten Funktionen nutzen können, ohne ein einziges Wort des Codes zu kennen.

Wer braucht IFTTT?

IFTTT ist aufgrund seiner flexiblen Preispläne und innovativen Automatisierungsfunktionen perfekt für Unternehmen und Unternehmer jeder Größe.

Wir empfehlen dieses Tool für IT- und Personalabteilungen.

Jira

Jira ist das ideale Projektmanagement- und Automatisierungstool für Unternehmen, die die „If This Then That“-Methodik bevorzugen.

Mit dieser agilen Automatisierungssoftware können Benutzer jede Aufgabe oder jeden Prozess mit wenigen Klicks automatisieren. Darüber hinaus können Sie auf über hundert Automatisierungsvorlagen zugreifen, um Ihre Aufgaben zu beschleunigen.

Zu den zusätzlichen Funktionen gehören globale Automatisierung, Roadmaps, Admin-Einblicke, Schlüsselmetriken und eine Sandbox. Das Tool ermöglicht die Integration mit Plattformen wie Zoom, GitHub und Zendesk.

Wer braucht Jira?

Jira ist aufgrund seiner erschwinglichen Pläne und futuristischen Funktionen perfekt für Unternehmen jeder Größe geeignet.

Nintex

Nintex ist eine revolutionäre Workflow-Automatisierungsplattform, die über 8.000 Unternehmenskunden beim Zugriff auf 3 Millionen Workflow-Anwendungen hilft. Mit diesem innovativen Tool können Sie Ihre Geschäftsprozesse schnell und effizient verwalten, automatisieren und optimieren.

Darüber hinaus bietet Nintex verschiedene Workflow-Automatisierungstools wie Prozessabbildung, Prozessintelligenz und erweiterte Workflows. Sie können verschiedene Prozesse abbilden, überwachen und ausführen.

Wer braucht Nintex?

Nintex ist ideal für Unternehmen und Freiberufler mit etablierten Prozessen, die mehrere Apps verbinden möchten.

Kissflow

Kissflow ist eine Cloud-basierte Automatisierungslösung, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu automatisieren und auf Analysen zuzugreifen.

Kissflow wurde mit Menschen ohne Programmierkenntnisse an vorderster Front entwickelt und ermöglicht es Ihnen, persönliche und Team-Workflows zu erstellen. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Plattform, kollaborative Workflows effizient zu erstellen und auszuführen.

Kissflow ermöglicht es Ihnen auch, mehrere Workflows mit mehreren Prozessen auf einer Plattform zu integrieren. Es fördert ein vereinfachtes Tracking, Performance-Tracking und eine einfache Compliance.

Darüber hinaus können Sie mit diesem Automatisierungstool Berichte detailliert analysieren, um Engpässe zu identifizieren und Herausforderungen und Lösungen innerhalb von Sekunden zu bewältigen.

Mit über 50 vorinstallierten Geschäftsprozess-Apps ermöglicht Ihnen Kissflow, alle Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Wer braucht Kissflow?

Kissflow ist ideal für kleine Unternehmen und Freiberufler, die noch keine Workflow-Automatisierung verwendet haben. Dank der Benutzerfreundlichkeit des Tools können Benutzer Prozesse problemlos automatisieren.

Integrat

Integromat ist eine futuristische und robuste Integrationsplattform, mit der Sie Ihre Workflows visualisieren, individuell erstellen und automatisieren können.

Mit seiner Drag-to-Drop-Oberfläche können Sie sich mit mehreren Apps verbinden, ohne eine einzige Codezeile eingeben zu müssen. Darüber hinaus können Sie mithilfe von Routern Aufgaben in verschiedene Routen aufteilen. Sie können auch die Daten filtern, die verschiedene Routen durchlaufen.

Darüber hinaus ermöglicht Integromat Benutzern die Integration mit über 1000 Apps und Diensten, einschließlich JSON und APIs. Ein Bonus bei der Verwendung dieses Automatisierungstools besteht darin, dass Sie auf den kostenlosen Plan zugreifen können, um Tausende von Operationen zu nutzen.

Warum braucht Integromat?

Integromat ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die erstmals automatisierte Workflow-Tools einsetzen.

Integrieren

Integrify ist eine weitere innovative Workflow-Automatisierungssoftware, mit der Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen und parallele/sequenzielle Abläufe ausführen können.

Mit dem Tool können Sie Geschäftsprozesse rationalisieren und manuelle Aufgaben automatisieren, indem Sie Aufgaben und Anfragen zusammenarbeiten und Erinnerungen einrichten.

Darüber hinaus bietet Integrify Workflow-Beispiele, eine Benutzer-Wissensdatenbank, eine Rest-basierte offene API und die Möglichkeit, Daten zu importieren und zu exportieren.

Wer braucht Integrify?

Wir empfehlen kleinen und mittleren Unternehmen, diese innovative Workflow-Automatisierungssoftware zu verwenden. Mit dem Drag-and-Drop-Tool zur Prozesserstellung können Sie alltägliche Aufgaben schnell und effizient automatisieren.

Schreiber

Scribe ist ein Workflow-Automatisierungstool, mit dem Sie Ihre Geschäftsabläufe dokumentieren können. Mit dieser Plattform können Sie Ihren Bildschirm erfassen und Klicks und Tastenanschläge in schriftliche Anweisungen umwandeln.

Scribe ist eine kostenlose Chrome-Erweiterung oder kostenpflichtige Desktop-Anwendung, mit der Einzelpersonen und Teams unbegrenzte Automatisierungsworkflows erstellen können.

Darüber hinaus können Sie Scribes über einen Link teilen oder in ein CMS, Wiki, Projektmanagement-Tool oder Hilfezentrum einbetten.

Der beste Teil? Sie können die unbegrenzte Nutzung kostenlos genießen!

Wer braucht Schreiber?

Scribe ist ideal für Unternehmen jeder Größe, die den Arbeitsablauf automatisieren und gleichzeitig die Geschäftsleistung verfolgen möchten.

Top 5 Beispiele für Workflow-Automatisierung

Nachdem wir nun die Arten von Automatisierungs-Workflow-Tools besprochen haben , gehen wir einige Beispiele durch:

Beispiel Nr. 1: Aufgaben erstellen

Die Verwendung eines automatisierten Aufgabenerstellungssystems ermöglicht es Ihnen, einen automatisierten Workflow mit einem Aufgabenverwaltungssystem aufzubauen und einzurichten.

Mit Workflow-Prozessen können Sie Mitarbeiter benachrichtigen, denen eine Aufgabe zugewiesen wurde.

Beispiel Nr. 2: Verwalten von Leads

Automatisierte Workflow-Systeme können Hunderte von Kundenanfragen sichten, Ihr CRM mit den relevanten Informationen füllen und Leads vom Marketing zum Vertrieb leiten.

Beispiel Nr. 3: Rechnungen erstellen

Der automatisierte Workflow ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen nach einem festgelegten Zeitplan zu erstellen und zu versenden. Auf diese Weise können Sie Mitarbeiter für Aufgaben freisetzen, die Kreativität und strategische Entscheidungen erfordern.

Beispiel Nr. 4: Verwalten von Tickets

Die Automatisierung von Trouble-Tickets hilft IT-Teams, menschliche Fehler zu reduzieren und Anfragen nach technischer Unterstützung effizient zu bearbeiten.

Beispiel Nr. 5: Milderung der „Schatten“-IT

Schatten-IT bezieht sich auf Technologie, die Mitarbeiter ohne Aufsicht der IT-Abteilung verwenden. Während Mitarbeiter Tools selbstständig nutzen können , kann ein falscher Schritt Ihr Unternehmen viel Geld kosten.

Ein automatisierter Workflow hilft Ihnen, diese Probleme zu vermeiden, indem ein Warnsystem installiert wird, das Administratoren benachrichtigt, dass die IT-Abteilung die Genehmigung nicht erteilt hat.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und Workflow-Automatisierung?

Der Hauptunterschied zwischen Robotic Process Automation und Workflow Automation besteht darin, dass sich erstere auf die Automatisierung einzelner Arbeitsaktivitäten konzentriert. Im Gegenteil, die Workflow-Automatisierung hilft Ihnen, den Arbeitsfluss durch benutzerdefinierte Prozesse zu automatisieren.

RPA ahmt Mausklicks und Tastaturanschläge nach, um Geschäftsprozesse auszuführen. Andererseits hilft Ihnen die Workflow-Automatisierung, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Produktivität zu steigern und Kommunikationsausfälle zu vermeiden.

Auswahl der richtigen Workflow-Automatisierungssoftware

Hier haben wir einen umfassenden Leitfaden beigefügt, der Ihnen hilft, die perfekte Workflow-Automatisierungssoftware zu finden:

• Erkennen Sie Ihre Geschäftsanforderungen – Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie automatisieren und welche Geschäftsprozesse Sie rationalisieren möchten
• Die Vorteile und Verwendung der Software – Bevor Sie sich für eine Workflow-Automatisierungssoftware entscheiden, sollten Sie deren Vorteile und Verwendungen berücksichtigen. Zum Beispiel ist Octopus CRM perfekt für digitale Vermarkter, die ihre LinkedIn-Marketinganforderungen erfüllen möchten
• Die Kosten der Plattform – Identifizieren Sie Ihr Budget, bevor Sie sich für eine Automatisierungs-Workflow-Software entscheiden
• Benutzerfreundlich – Idealerweise möchten Sie eine Software auswählen, die einfach zu navigieren und benutzerfreundlich ist

Fazit

Die Wahl der perfekten Workflow-Automatisierungssoftware kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie sich jedoch für eines der zwölf oben aufgeführten Tools entscheiden, können Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und effizient Kosten senken.

Betrachten Sie die Vor- und Nachteile jedes Tools, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.