Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement

Die Führung eines erfolgreichen Unternehmens oder Unternehmens erfordert den Abschluss von Verträgen mit Dritten wie Kunden, Lieferanten, Lieferanten oder anderen Interessengruppen.

Beim Vertragsmanagement ist es unerlässlich, den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden – Vertrauen zu stärken, künftige Konflikte zu verhindern, Erwartungen konkret zu formulieren, vor Verbindlichkeiten zu schützen und die Rentabilität sicherzustellen.

Der Vertragsverwaltungsprozess kann jedoch entmutigend, arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein, da ein Unternehmen viele Verträge verwalten und im Auge behalten muss.

Ein durchschnittliches Unternehmen erstellt und verwaltet Vertragsdaten von Hunderten oder sogar Tausenden aktiven Verträgen.

Dadurch werden Vertragsprozesse unweigerlich ineffizient. Weltweite Handels- und Vertragsforschung zeigt, dass eine ineffektive Vertragsentwicklung und -verwaltung das durchschnittliche Unternehmen etwa 9 % seines Umsatzes kostet.

KI verändert die Methode der Datenverarbeitung in verschiedenen Branchen, auch im Rechtsbereich; Es optimiert den Vertragsabschlussprozess und beeinflusst den Vertragsinhalt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Auswirkungen KI auf das Vertragsmanagement hat und welche Vorteile und Risiken der Einsatz von KI im Vertragsmanagement mit sich bringt.

Was ist KI für das Vertragsmanagement?

AI for Contract Management nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Verträge zu verwalten. Es handelt sich um ein Automatisierungssystem, mit dem Sie alle Verträge Ihres Unternehmens verwalten und verfolgen können.

KI-gestützte Vertragsmanagementsoftware ist lohnender als Vertragslebenszyklusmanagement-Software (Contract Lifecycle Management, CLM) der ersten Generation, da CLM auf regelbasierter Automatisierung basiert, die immer noch einen erheblichen manuellen Arbeitsaufwand erfordert.

KI-gestützte Vertragsmanagementsoftware (ACMS) funktioniert durch das Erlernen und Verstehen der in Rechtsverträgen verwendeten Sprache.

Es führt Vertragsfunktionen mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) aus und ist darauf trainiert, Muster und Verhaltensweisen zu erkennen und zu kennzeichnen, beispielsweise wiederkehrende wichtige Rechtsbegriffe und -klauseln.

ACMS wendet dieses Verständnis von Verträgen bei der Ausführung verschiedener Aufgaben an – zum Erkennen wahrscheinlicher rechtlicher Probleme, zum automatischen Hervorheben von Überarbeitungen oder sogar zum Unterbreiten von Bearbeitungsvorschlägen, um den Vertrag verständlicher zu machen – und ersetzt so die manuelle Vertragsverwaltung während des gesamten Vertragslebenszyklus.

Beispielsweise kann die mühsame Aufgabe, Entschädigungsbestimmungen manuell zu kennzeichnen, Kündigungsklauseln oder Zahlungsbedingungen, Namen und Daten hervorzuheben, mit ACMS problemlos erledigt werden, sodass Sie sich bei Vertragsverhandlungen auf komplexere Themen konzentrieren können.

Anwendungsfälle für KI-gestütztes Vertragsmanagement

Mit KI-gesteuertem Vertragsmanagement können wir Herausforderungen im Vertragsmanagement auf einzigartige Weise lösen. AI Contract Management vereinfacht den Vertragsabschlussprozess und schafft Zeit für komplexere Aufgaben im Vertragsmanagement.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie KI nutzen können, um das Vertragsmanagement zu optimieren:

1. Automatisierte Vertragserstellung : Mit AI Contract können Vertragsentwürfe automatisch erstellt werden. Normalerweise stellt ein Benutzer der KI Eingabeaufforderungen in Form vorgefertigter Vertragsbedingungen und -klauseln zur Verfügung, um seinen spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
   
   Anschließend automatisiert die KI die Vertragserstellung, ohne den Nutzer ständig einzubeziehen. Die automatisierte Vertragserstellung ermöglicht Unternehmen die Erstellung zuverlässiger Dokumente und einen effektiveren Arbeitsablauf. Es verbessert das Vertragsmanagement, indem es die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert und gleichzeitig allen Parteien ermöglicht, über die neuesten Informationen und Überarbeitungen im Vertrag auf dem Laufenden zu bleiben.
   
   
2. Automatisierte Vertragsanalyse : KI kann bei der Analyse von Verträgen auf Compliance und Risiko eingesetzt werden. Es kann Diskrepanzen und Inkonsistenzen zwischen Dokumenten erkennen, Verpflichtungen und Verbindlichkeiten der beteiligten Parteien vergleichen, wichtige Erkenntnisse zusammenfassen und Muster hervorheben, die sich der menschlichen Beurteilung entziehen könnten.
   
   Dadurch wird der Analyseprozess wesentlich einfacher, schneller, effizienter und fehlerfrei. Ein wesentlicher Vorteil des KI-Vertragsmanagements besteht darin, dass es Objektivität bietet, die den Benutzern klar macht, auf welche Punkte sie sich bei Vertragsverhandlungen konzentrieren sollten.
   
   
3. Automatisierte Vertragsverwaltung : Anstatt sich mit der routinemäßigen Vertragsverwaltung zu befassen, kann KI verwendet werden, um Verträge automatisch von der Phase vor der Unterzeichnung – Erstellung, Verhandlung/Zusammenarbeit, Überprüfung/Genehmigung und Ausführung – bis zur Phase nach der Unterzeichnung – Verwaltung/Ausführung – zu verwalten , Verlängerung/Kündigung und Berichterstattung/Verfolgung. Es spart Zeit und sorgt für eine effektive und effiziente Bearbeitung von Vertragsdokumenten.
   
   
4. Automatisierte Vertragsverlängerung : KI kann einen abgelaufenen Vertrag automatisch verlängern. Es stellt sicher, dass die ursprünglichen Bedingungen einer Vereinbarung für den neuen Lebenszyklus des Vertrags durchsetzbar bleiben. Es folgt einem Automatisierungssystem, das einer festgelegten Erneuerungszeit entspricht.
   
   Sollte keine der beteiligten Parteien vor dem Datum der automatischen Verlängerung aussteigen, sind sie weiterhin an die Vertragsbedingungen gebunden. Die automatisierte Vertragsverlängerung verringert den Aufwand bei der Vertragsverwaltung und sorgt für eine reibungslose Vertragsverlängerung.

Vorteile von KI im Vertragsmanagement

Die Vorteile von KI im Vertragsmanagement sind enorm. Automatisierte Vertragsmanagementsoftware kann den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Überprüfung und Aktualisierung von Verträgen reduzieren.

KI kann auch dabei helfen, Vertragsrisiken und -chancen zu erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung der Vertragsleistung zu empfehlen. Darüber hinaus kann KI bei der Verwaltung der Vertragskommunikation und -lebenszyklen helfen.

Die Vorteile des KI-Vertragsmanagements sind:

Bessere Einblicke und Analysen für die Entscheidungsfindung

Um in der heutigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen schnelle und genaue Entscheidungen treffen. Allerdings ist es nicht immer einfach, fundierte Entscheidungen zu treffen, insbesondere wenn die Daten komplex und schwer zu verstehen sind.

Beim Vertragsmanagement geht es darum, unzählige Datenpunkte zu analysieren und zu überprüfen und Entscheidungen zu treffen. Die Bewertung und Analyse von KI-Verträgen erleichtert das Lesen und Pflegen von Verträgen und bietet aufschlussreiche Daten, die eine fundierte Entscheidungsfindung erleichtern.

KI-Vertragsmanagementsoftware kann dabei helfen, Vertragsdaten und historische Ergebnisse zu organisieren und zu verstehen, sodass Entscheidungsträger Muster und Trends erkennen können, die möglicherweise nicht offensichtlich waren. Mit besseren Erkenntnissen und optimierten Analysen können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen, ihren Wert steigern und ihre Geschäftsleistung verbessern.

Erleichterung von Vergleichen zwischen Standards und Analyse historischer Klauseln

Mit zunehmender Beliebtheit von KI im Vertragsmanagement wird erwartet, dass Verträge stark standardisiert, routinisiert und vorlagenbasiert sein werden und nur dann Änderungen vorgenommen werden, wenn dies erforderlich ist, um spezifischen Benutzeranforderungen gerecht zu werden.

Einer der Vorteile des KI-Vertragsmanagements ist die Analyse und Standardisierung komplizierter historischer Klauseln. KI-Vertragsmanagementsoftware nutzt Algorithmen, um große Datenbanken nach Präzedenzfällen und ähnlichen Verträgen zu durchsuchen. Dadurch werden Verträge nun deutlich stärker standardisiert.

Beispielsweise wird der Vergleich verschiedener englischsprachiger Standards durch die Verwendung einer gemeinsamen historischen Klausel erleichtert. Dieser Abschnitt definiert den Ursprung des Standards und seine Beziehung zu anderen Standards. Es gibt auch das Datum des Standards an. Mithilfe einer gemeinsamen historischen Klausel können Analysten Klauseln unterschiedlicher Standards leichter identifizieren und vergleichen.

Erweiterung automatisierter Funktionen

Im Gegensatz zur Vertragsmanagementsoftware der ersten Generation verfügt KI über erweiterte automatisierte Fähigkeiten. Mithilfe von Mustervergleichsalgorithmen erkennt KI automatisch subtile Muster und Strukturen in einem Dokument.

Dank der Automatisierungsfunktion können Sie neue Verträge mithilfe von Vorlagen aus älteren Verträgen erstellen, Prognosen anhand der Informationen aus diesen Verträgen erstellen oder Benachrichtigungen für potenzielle Leistungsverlängerungs- oder Neuvertragsoptionen erstellen.

Wiederkehrende Aufgaben reduzieren

Vertragsmanagement umfasst sich wiederholende Aufgaben. Es gibt zu viele Dinge, auf die man in einem Vertrag achten muss – wesentliche Termine, Fälligkeitstermine und Geschäftsbedingungen. Das Ausarbeiten von Verträgen, das Durchlaufen zahlreicher Änderungsrunden oder das Durchforsten früherer Vereinbarungen nach akzeptablen Bedingungen kann anstrengend sein.

Das KI-gesteuerte Vertragsmanagement kann Informationsbeschaffungs-, Analyse- und Überprüfungsaufgaben übernehmen. Dies sorgt für einen fehlerfreieren Vertragsabschluss.

Umgang mit großen Vertragsdatensätzen

KI-basierte Vertragsmanagementsoftware bietet endloses Potenzial. Im Gegensatz zur manuellen Durchsicht von Verträgen, die mehr Zeit in Anspruch nimmt, kann die KI-Vertragsverwaltung Hunderte und Tausende von Vertragsdatensätzen in kürzerer Zeit verarbeiten.

Es verfolgt die Details von Millionen von Verträgen. Die aus jedem Vertrag gesammelten Informationen werden dann bei der Prüfung neuer Verträge verwendet. Darüber hinaus werden in jedem Vertrag Trends ermittelt und anhand dieser Annahmen neue Verträge entworfen, überprüft und verfeinert.

Vertragserkenntnisse in Intelligenz umwandeln

KI-Vertragsmanagement hat das Potenzial, die Arbeitsweise von Unternehmen zu revolutionieren. Es kann Vertragseinblicke in Informationen umwandeln, die zur Risikominderung, Effizienzsteigerung und Verbesserung der Entscheidungsfindung genutzt werden können. Es stellt außerdem sicher, dass das Ziel jeder Geschäftsbeziehung im Vertrag genau widergespiegelt und in der Realität vollständig erreicht wird.

Es wandelt Vertragseinblicke in eine Reihe von Informationen um, z. B. die Anzahl erneuerbarer und nicht erneuerbarer Verträge für bestimmte Dienste, Bereiche oder Vertragsgrößen; die Dauer der Vertragsverhandlungen oder welche Verkäufer die meisten Geschäfte machen; Wer prüft Verträge, verteilt sie oder genehmigt ihre Bedingungen durch elektronische Signaturen?

Wie KI das Vertragsmanagement verändert

KI-gestützte Verträge sind weitaus effizienter als die manuelle Vertragsverwaltung. KI ersetzt keine Juristen; Es macht ihre Aufgaben – die Verwaltung des Vertragslebenszyklus – einfacher und effektiver.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie KI das Vertragsmanagement verändert:

Datenextraktion

Bei der Datenextraktion werden bestimmte Daten aus einem größeren Datensatz abgerufen. Dies kann manuell durch Identifizieren und Extrahieren der gewünschten Datenelemente erfolgen, der Prozess ist jedoch zeitaufwändig und arbeitsintensiv.

KI vereinfacht die Datenextraktion, indem sie gewünschte Daten, einschließlich wichtiger Daten, Klauseln, juristischer Fachsprache und Geschäftsbedingungen, aus PDFs, Word- und Bilddateien identifiziert und extrahiert. Die extrahierten Daten können dann für Analysen, Berichte oder andere Zwecke verwendet werden, z. B. zum Versenden von Erinnerungs-E-Mails an die Stakeholder, wenn Unterschriften erforderlich sind, zum Markieren verwirrender Formulierungen zur rechtlichen Überprüfung oder zum Versenden von Warnungen, wenn Fristen näher rücken.

Intelligente Workflow-Automatisierung

Intelligente Workflow-Automatisierung automatisiert Vertragsprozesse, um sie effizienter zu gestalten. Mithilfe von KI lassen sich Arbeitsabläufe wie Genehmigung, Erneuerung, Analyse und Überprüfung automatisieren.

Intelligente Workflow-Automatisierung hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen und Ihre Produktivität zu steigern.

Klausel- und Metadatenanalyse

KI beherrscht die Struktur eines Textes und die darin enthaltenen Informationen hervorragend. KI-basierte Vertragsmanagementsoftware kann Verträge schnell und zuverlässig lesen, um Bestimmungen zu extrahieren, Metadaten zu organisieren und potenzielle Probleme oder Problembereiche zu erkennen; Dies hilft Unternehmen bei der Risikominderung, Streitbeilegung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Organisation von Massendokumenten

KI analysiert nicht nur Daten oder extrahiert Klauseln; es schafft auch ein System zu ihrer Organisation. Es kategorisiert schnell und effektiv große Mengen an Verträgen, optimiert die Suche und vereinfacht das Auffinden bestimmter Verträge oder Daten. Das spart Zeit und verringert die Möglichkeit von Fehlern oder Versehen.

Überprüfung intelligenter Verträge

Die Vertragsprüfung kann ein langwieriger Prozess sein. Die Überprüfung eines Vertrags dauert durchschnittlich etwa 92 Minuten. Dies wäre ein entmutigender Prozess für ein Unternehmen, das Hunderte von Verträgen verwaltet. Stellen Sie sich vor, Sie multiplizieren 92 mit dieser Zahl.

KI kann Verträge automatisch überprüfen und potenzielle Probleme oder Bereiche vorschlagen, auf die man sich konzentrieren sollte; Dadurch erhalten Unternehmen genaue, umfassende und mit den gesetzlichen Vorgaben vereinbare Verträge. Außerdem kann die KI auf der Grundlage vorab festgelegter Regeln Empfehlungen zum Verhandeln geben.

Vertragsrisikoanalyse

KI-gestützte Vertragsmanagementsoftware kann Ihnen dabei helfen, mit einem Vertrag verbundene Risiken wie Vertragsbruch oder Nichteinhaltung einzuschätzen und zu identifizieren. Dies wird dadurch erreicht, dass Fehler oder unvollständige Informationen gekennzeichnet, ungünstige Bedingungen hervorgehoben, Änderungen an fehlenden oder unklaren Klauseln empfohlen, bestimmte Teams benachrichtigt werden, wenn sich Vertragsbedingungen ändern, und sogar Klauseln mit Standardverträgen verglichen werden, um das Risikoniveau zu ermitteln.

Die KI-gestützte Risikoanalyse hilft Ihnen, Risiken zu mindern, das Risiko rechtlicher Probleme zu verringern und Ihre Geschäftsinteressen zu schützen.

Reduzierung des Vertragsvolumens

Das gestiegene Vertragsvolumen ist auf ein wachsendes Unternehmen zurückzuführen. Die Anzahl der Verträge, die ein Unternehmen verwaltet, nimmt mit zunehmendem Wachstum regelmäßig zu.

KI verringert das Vertragsvolumen, indem es wiederkehrende Aktionen automatisiert, mögliche Problembereiche identifiziert, große Uploads verwaltet und alle relevanten Dokumente an einem Ort speichert. Der Einsatz künstlicher Intelligenz im Vertragsmanagement kann die Produktivität steigern, den Druck auf Vertragsmanager verringern und eine effektive Vertragsabwicklung gewährleisten.

Risikomanagement und Compliance

Ohne Frage bietet KI Leichtigkeit und Effizienz. Unternehmen müssen sich jedoch der Risiken bewusst sein, die mit einem übermäßigen Einsatz von KI einhergehen.

Im Folgenden sind einige Risiken aufgeführt, die mit dem KI-Vertragsmanagement verbunden sind:

1. Fehlerrisiko : KI ist nur so gut wie diejenigen, die sie nutzen, da sie auf Anweisungen, Eingaben und vorprogrammierten Daten basiert. Es kann zu einer falschen Ausgabe führen, wenn es nicht mit hochwertigen, unvoreingenommenen und genauen Daten trainiert wurde, und dadurch könnten Risikobedenken und Umsatzmöglichkeiten außer Acht gelassen werden. Manchmal erzeugen KI-Systeme Ergebnisse, die nicht existierende Regeln oder Gesetze beinhalten.
   
2. Verzerrungsrisiko : Eine Datenstichprobe kann verzerrt sein, wenn sie klein oder homogen ist oder Stereotypen darstellt. Voreingenommenheit verringert die Glaubwürdigkeit Ihrer Unternehmensdokumente und gefährdet Ihren Ruf. Der Datensatz, auf dem generative KI trainiert wurde, spielt eine entscheidende Rolle für ihre Leistung. Das generative KI-Tool wird bei der Datenerfassung immer eine gewisse Voreingenommenheit aufweisen.
   
3. Risiko von Datenschutzverletzungen : Datenschutzverletzungen werden weiter zunehmen, da generative KI-Tools in den meisten Fällen Benutzereingaben verarbeiten und speichern, wie dies bei anderen Datendiensten der Fall ist, während sie in ihren Nutzungsbedingungen kaum oder gar keine Sicherheitsgarantien bieten. Sie müssen bei der Auswahl der zu verwendenden KI-Modelle Vorsicht walten lassen und die Nutzungsbedingungen für die Datensicherheitsbestimmungen des generativen KI-Tools sorgfältig lesen.
   
4. Risiko einer unbeabsichtigten Offenlegung: Um das Risiko einer versehentlichen Offenlegung zu verringern, vermeiden Sie die Eingabe geschäftlich sensibler Daten oder vertraulicher, persönlicher oder sensibler Informationen. Wenn Sie bestimmte Daten nicht ausschließen können, sollte Ihr Unternehmen sicherstellen, dass es sie anonymisiert.

Zusammenfassung: Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement

Das Geheimnis einer effektiven Implementierung und Nutzung von KI im Vertragsmanagement besteht darin, zu verstehen, was sie erreichen können und was nicht. Es reduziert den Zeitaufwand für die Vertragsbewertung und -erstellung und schafft so einen Mehrwert für Unternehmen, die große Verträge und routinemäßigere Transaktionen abwickeln.

Denken Sie daran, dass Menschen Verträge mit anderen Menschen abschließen. Auch wenn KI einige Verfahren rationalisieren kann, ist daher immer eine gewisse menschliche Aufsicht erforderlich. Wenn er mit der entsprechenden Vertragsmanagement-Software ausgestattet ist, ist ein Mensch zweifellos eine Kraft, mit der man rechnen muss.