Bestandsgenauigkeit: 5 Best Practices zur Verbesserung

Die Bestandsgenauigkeit misst die Bestandsdifferenz zwischen Ihren elektronischen Aufzeichnungen und Ihrem physischen Bestand. Üblicherweise vergleichen Sie die erfasste Inventarnummer in Ihrem Warenwirtschaftssystem mit dem tatsächlichen Bestand in Ihrem Lager oder Geschäft.

Wenn Sie beispielsweise 100 Artikel in Ihrer Software erfassen, aber nur 80 Einheiten in Ihrem Lager zählen, beträgt Ihre Bestandsgenauigkeit 80 %.

Die Bestandsgenauigkeit ist eine entscheidende Kennzahl für Einzelhandelsunternehmen. Wenn es gut verwaltet wird, kann es die Bestandsqualität kontrollieren, indem es Fehlbestände, Engpässe und Schwund verhindert, und auch ein positives Kundenerlebnis bieten.

Lassen Sie uns die Vorteile für Ihr Unternehmen untersuchen:

Sorgen Sie für ein besseres Verständnis Ihres Unternehmens

Der genaue Bestandsstatus gibt Ihnen ein tieferes Wissen darüber, welche und wie viele Produkte Sie vorrätig haben müssen, um die Kundennachfrage zu erfüllen. So vermeiden Sie eine Über- oder Unterbestückung. Mit der richtigen Anzahl an Produktverfügbarkeiten können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden entsprechend Bestellungen aufgeben und empfangen können. Es wird weniger Sorgen um Engpässe oder das Aufhängen zu vieler toter Bestände in den Regalen geben.

Sparen Sie Zeit und Geld

Die Bestandsgenauigkeit hilft Ihnen, die Zeit für das Zählen und Suchen von Produkten zu minimieren. Wenn Ihr Inventar korrekt nachverfolgt wird, einschließlich dessen, was bestellt wurde und was auf Lager ist, müssen Sie weniger Inventar nachzählen. Eine Bestandsverwaltungssoftware kann den Bestand in Echtzeit aktualisieren und zeigt Ihnen genau, was Sie gerade haben, ohne es manuell zu überprüfen.

Darüber hinaus informiert Sie ein genaues Inventar darüber, welche Produkte sich gut verkaufen und welche nicht. Daher können Sie sich entscheiden, die Aufstockung der langsam verkauften Artikel einzustellen und den Verkauf der verbleibenden Artikel voranzutreiben. Es hilft Ihnen, wertvollen Platz in Ihrem Lager zu sparen und die Lagerhaltungskosten zu senken. Darüber hinaus gibt Ihnen die Kenntnis der meistverkauften Produkte Einblicke in einen weiteren Plan zur Lagerung oder Herstellung dieser Artikel.

Steigern Sie Effizienz und Produktivität

Eine genaue Bestandsaufnahme ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeit einfacher und schneller zu erledigen. Dank Barcode-Scannern und einem Warenwirtschaftssystem wissen sie genau, wo sich ein Produkt im Lager befindet. Ihre Mitarbeiter können den Barcode des Artikels bei der Kommissionierung scannen, anstatt ihn manuell aufschreiben zu müssen. Das beschleunigt ihre Arbeit und macht den Prozess effizienter. Durch die Reduzierung der manuellen Arbeit minimieren Sie auch menschliche Fehler und weisen Ihr Personal zu, damit es sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.

Verbessern Sie das Kundenerlebnis und die Loyalität

Die Bestandsgenauigkeit kann zu Ihrer Kundenzufriedenheit und -loyalität beitragen. Wenn Sie die korrekte Produktverfügbarkeit anzeigen können, bestellen Kunden beispielsweise keine vergriffenen Artikel. Der Auftragserfüllungsprozess wird durch den schnelleren Versand ebenfalls reibungsloser ablaufen. Das hinterlässt einen guten Eindruck beim Kunden und erhöht die Wiederholungskäufe. Im Gegenteil, ungenaue Lagerbestände können zu nicht ausgeführten Bestellungen oder verpassten Verkaufsmöglichkeiten führen, wenn die Kunden nicht wissen, dass Sie das gewünschte Produkt noch haben.

Hier ist die prozentuale Genauigkeitsformel, die Sie für Ihre Aktie berechnen können:

Bestandsgenauigkeit = (gezählte Artikel / erfasste Artikel) * 100

Beginnen Sie damit, die Einheiten einer SKU zu zählen, die Sie auf Lager haben. Teilen Sie dann diese Zahl durch die Zahl, die in Ihrem Bestandsverwaltungssystem für dieselbe SKU erfasst ist, und multiplizieren Sie sie mit 100.

Sie haben beispielsweise 1.000 Einheiten in Ihrem Lager gezählt. Ihre elektronischen Aufzeichnungen zeigen, dass Sie 1.200 haben. Das bedeutet, dass Ihre Bestandsgenauigkeitsrate ist: (1000/1200)*100 = 83,33 %.

Denken Sie daran, dass die Formel nur dann richtig ist, wenn Sie eine zuverlässige Bestandszählung haben. Es gibt 2 Methoden für die Bestandszählung, um Ihnen Inputs für die Berechnung zu geben: eine Inventurzählung oder eine Bestandsbewertung.

Zählung der physischen Inventur

Eine Inventurzählung bezieht sich auf die manuelle Zählung Ihrer Bestände. Um menschliche Fehler zu vermeiden, sollten Sie 2 separate Teams haben, um jede SKU zu zählen und ihre Ergebnisse zu vergleichen. Unterteilen Sie Ihr Lager in bestimmte Zonen. Jedes Team zählt abwechselnd die Bestände, die sich nur in dieser Zone befinden. Wenn die 2 Teams die gleiche Zahl haben, notieren Sie sie. Wenn nicht, führen Sie eine Nachzählung durch, bis sie einen Konsens finden.

Die physische Bestandszählung funktioniert am besten für Marken mit weniger SKUs, da die Zählung großer Bestandsmengen erheblich länger dauert.

Inventur

Ein weiterer Ansatz zur Messung der Bestandsgenauigkeit ist die Bestandsbewertung. Dies ist der Geldwert Ihres unverkauften Inventars zum Zeitpunkt der Meldung.

Für diese Methode nehmen Sie den Wert Ihres tatsächlichen Inventars. Sie können Barcode-Scanner verwenden, um den Wert des verfügbaren Bestands schnell zu addieren. Dann dividieren Sie ihn durch den Bestandswert, der in Ihrem Bestandsverwaltungssystem angezeigt wird, und Sie erhalten das gleiche Ergebnis.

Fahren Sie mit dem gleichen Beispiel fort: Wenn Sie 1.000 Einheiten in einem Lagerhaus mit einem Wert von jeweils 5 $ zählen, ist Ihr Gesamtbestand 5.000 $ wert. Ihr Bestandsverwaltungssystem erfasst 1.200 Einheiten, was einem Wert von 6.000 $ entspricht. Wenn Sie die Division nehmen, beträgt Ihre Inventargenauigkeitsrate (5.000/6.000) * 100 = 83,33 %.

Die Bestandsbewertungsmethode ist am nützlichsten für große Unternehmen mit großen Lagerbeständen. Da sie keine manuelle Zählung verwenden können, die für große Lager weniger praktisch oder zeitaufwändig ist.

Bestandsabweichungen können viele Probleme für Ihre Lieferkette verursachen. Ihre Website zeigt möglicherweise den falschen Status der Produktverfügbarkeit an, und Kunden bestellen möglicherweise ein Produkt, das nicht in Ihrem Bestand vorhanden ist.

Bevor Sie sich mit den Lösungen befassen, sollten Sie die Faktoren kennen, die diese Ungenauigkeiten überhaupt auslösen.

Undokumentierter Bestandsverlust

Bestandsverlust oder Bestandsschwund tritt auf, wenn weniger Produkte auf Lager sind als im aufgezeichneten Saldo. Dafür gibt es viele Gründe, wie zum Beispiel Diebstahl und Buchungsfehler oder Transportschäden.

Wenn Sie einen beschädigten Artikel haben, der nicht verkauft werden kann, schließen Sie ihn aus Ihrer physischen Zählung aus und schreiben Sie ihn in Ihrer Software ab. Andernfalls, wenn diese Verluste nicht dokumentiert werden, stimmt Ihre physische Zählung nicht mit Ihrem erfassten Bestand überein.

Der beste Weg, um diese Art von Diskrepanz zu vermeiden, besteht darin, die Verluste sofort zu dokumentieren, wenn sie auftreten. So können Sie Ihre Bestände im Auge behalten und nach Lösungen für diese Verluste suchen.

Fehler bei der Auftragserfüllung durch Lieferanten

Wenn Sie eine Bestellung (PO) bei Ihrem Lieferanten aufgeben, können alle Fehler, die während der Erfüllung auftreten, zu Ungenauigkeiten für Ihren Bestand führen. Beispielsweise können Sie Ihren Bestand erfassen, bevor Sie die Sendung erhalten. Wenn es vom Lieferanten zu Verzögerungen kommt, können Ihre Kunden die Produkte nicht rechtzeitig erhalten, und Sie müssen diese kostspieligen Fehler beheben.

Daher sollten Sie mit seriösen Lieferanten zusammenarbeiten, denen Sie vertrauen können, dass sie die Verantwortung für ihre Fehltritte übernehmen. Darüber hinaus können Sie eine E-Mail zur Erfüllungsbestätigung anfordern, um nach Fehlern zu suchen, bevor der Anbieter Ihre Bestellung versendet.

Ungeordnete Lager

Viele Lagerhäuser teilen das gleiche Problem der Desorganisation. Wenn Sie eine große Anzahl von Artikeln haben, ist es einfacher, sie ohne ein Bestandsverwaltungssystem für die Lagerung zu verlegen. Ein unorganisiertes Lager führt dazu, dass Produkte verloren gehen oder nicht richtig verfolgt werden.

Wenn ein Artikel an der falschen Stelle platziert wird oder eine falsche Kennzeichnung aufweist, führt dies zu einer Inkonsistenz zwischen Ihren physischen Zählungen und Ihren Inventaraufzeichnungen. Das kostet Sie Umsatz, weil die Produkte, die nicht auffindbar sind, in den Regalen landen und obsolet werden.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, Ihre Lager und Kommissionierorte zu organisieren. Ordnen Sie einheitliche Behälter und Paletten an und richten Sie einen Bestandskennzeichnungsstandard ein, den Ihre Kommissionierer und Zählteams befolgen können.

Schlecht verwaltete Rücksendungen

Eine weitere Herausforderung, die zu ungenauen Beständen führt, sind falsch verwaltete Rücksendungen. Zurückgegebene Waren können falsch codiert sein und zu falschen Bestandsaufzeichnungen führen, wenn sie in Ihrem Lager wiederhergestellt werden. Beispielsweise wird ein beschädigtes Produkt fälschlicherweise als „verfügbar“ gekennzeichnet und zu einem „Geisterbestand“. Das bedeutet, dass Ihr Inventarsystem anzeigt, dass eine bestimmte Ware verfügbar ist, obwohl dies nicht der Fall ist.

Um schlecht verwaltete Rückgaben zu bekämpfen, sollten Sie einen reibungsloseren Rückgabeprozess anwenden und Aufgaben nach Möglichkeit automatisieren, um menschliche Fehler in Ihren Bestandsunterlagen zu reduzieren. Schulen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit Retouren: Wenden Sie die richtigen Codes an, bevor Sie Artikel wieder einlagern.

Untersuchungen des RFID-Labors der Auburn University zeigen, dass die durchschnittliche Bestandsgenauigkeit für US-Einzelhändler 65 % beträgt. Dies bedeutet, dass ein durchschnittlicher Einzelhändler in über einem Drittel der Fälle nicht weiß, wo sich ein bestimmtes Produkt befindet oder ob es auf Lager ist.
Allerdings sind 65 % kein guter Richtwert. Die optimale Rate liegt bei 100 %, was viel Raum für Verbesserungen lässt. Je näher Sie dieser Zahl kommen, desto weniger Zeit verschwenden Sie mit dem Abgleich Ihrer Inventurzählungen mit Ihren Bestandsunterlagen.

Je mehr Verkäufe Sie tätigen, desto höher ist normalerweise die Wahrscheinlichkeit von Bestandsabweichungen. Um Ihr Geschäft effizient zu führen, müssen Sie daher Methoden entwickeln, die den Bestand genau kontrollieren, was besonders wichtig ist, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Nachdem Sie nun die Kennzahl für die Bestandsgenauigkeit, ihre Bedeutung und Herausforderungen kennen, wollen wir untersuchen, wie Sie die Bestandsgenauigkeit für Ihre Marke verbessern können.

1. Investieren Sie in ein Bestandsverwaltungssystem

Ein High-Tech-Inventarverwaltungssystem verfügt über Automatisierung und viele Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihr Inventar genau erfasst wird:

• Erleichtern Sie die Bestandszählung mit Barcode-Scannen: Barcode hilft Ihnen, Artikel unter Tausenden von SKUs zu verfolgen. Sie können Barcode-Etiketten mit benutzerdefinierten Attributen erstellen, Ihre Barcode-Liste in einer Ansicht verwalten und Produktinformationen über das Scannen von Barcodes abrufen. Dies hilft Ihren Mitarbeitern, Produkte einfacher zu sortieren, Standorte zu finden und zu zählen.
• Echtzeit-Sichtbarkeit Ihrer Bestandsübertragung: Zusammen mit Produktetiketten kann die Bestandsbewegung nach dem Scannen in Echtzeit aktualisiert werden. Sie wissen genau, wo sich Ihre Produkte in allen Phasen Ihrer Lieferkette befinden. Daher können Sie SKUs während des gesamten Produktlebenszyklus verfolgen, unabhängig davon, ob sie gerade von einem Lieferanten geliefert, in ein Lager gebracht, in ein Geschäft gebracht oder verkauft werden. Durch diese Transparenz können Sie Ihr Inventar bis zu jeder Einheit verfolgen und so sicherstellen, dass Ihr Inventar immer korrekt ist.
• Ein zuverlässiges Bestandsverwaltungssystem hilft Ihnen, nachhaltig zu skalieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software mit erweiterten Funktionen ein großes Geschäftsfeld bewältigen kann, wenn Sie expandieren möchten. Andernfalls sollten Sie sich nach einem besseren, vernetzteren Warenwirtschaftssystem oder ERP-System umsehen.

2. Standardisieren Sie Behälter und Palettengrößen für die Lagerung

Wie oben erwähnt, ist ein organisiertes Lager ein entscheidender Faktor, der sich auf Ihre Bestandsgenauigkeit auswirkt. Standardisierte Behälter und Paletten sind die wichtigsten Elemente eines übersichtlichen Lagers. Mit Standardabmessungen können Sie Ihre Lagerabläufe mit einem effizienten Bestandsbewegungsprozess rationalisieren.

Darüber hinaus hilft Ihnen die Optimierung der Lagerhaltung auch dabei, den Bestand genauer zu erfassen. Wenn Ihre Produkte in Standardbehältern oder Paletten angeordnet sind, ist es viel einfacher, diese Artikel zu sortieren, zu zählen und zu verfolgen. Daher ist Ihre Berichterstattung auch genauer und an Ihren Bestandsaufzeichnungen ausgerichtet.

3. Arbeiten Sie mit einem Fulfillment-Partner zusammen

Anstatt Ihr eigenes Inventar zu lagern, können Sie mit einem 3PL-Unternehmen zusammenarbeiten, um sich um Lagerhaltung und Auftragserfüllung zu kümmern. Das Fulfillment-Unternehmen kann Ihren Bestand in seinem Lager lagern und für Sie verwalten. Sie kümmern sich auch um die Kommissionierung, Verpackung und den Versand von Produkten an Ihre Kunden.

Dank ihres vollständigen Bestandsverwaltungssystems kann ein 3PL Ihnen mehr Zeit und Ressourcen sparen, als Sie es selbst tun würden. Indem Sie die Logistik an Fachleute auslagern, können Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren, um Ihr Geschäft auszubauen.

4. Cycle-Counting implementieren

Cycle Counting ist ein fortwährendes Prüfungsverfahren für den Bestand, bei dem Sie jeden Tag einen kleinen Teil des Bestands zählen. Ihr gesamter Bestand wird rotierend gezählt.

Durch die Einführung eines Cycle-Counting-Programms können Sie eine höhere Genauigkeitsrate genießen. Auf diese Weise helfen Ihnen alle Fehler, die während dieser kleinen Zählungen entdeckt werden, einzugrenzen, wo Sie nach Diskrepanzen suchen müssen. So können Sie Probleme schnell erkennen und sofort beheben, um Ihre Bestandsaufzeichnungen entsprechend anzupassen.

5. Führen Sie regelmäßige Bestandsprüfungen durch

Bestandsprüfungen vergleichen Ihre physischen Lagerbestände mit Ihren aktuellen Finanzunterlagen, um die Korrektheit Ihrer Buchhaltung zu bestätigen. Wenn Sie über ein großes Bestandsvolumen verfügen, können Sie einen externen Prüfer beauftragen.

Im Gegensatz zum Cycle Counting, das kontinuierlich und in Echtzeit stattfindet, finden regelmäßige Audits zu festgelegten Zeiten statt, z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Je öfter Sie ein Audit durchführen, desto genauer werden Sie sein. Regelmäßige Audits helfen, Bestandsschwund wie verlorene oder beschädigte Artikel zu erkennen, bevor sie Probleme verursachen.

Genaue Lagerbestände sind entscheidend für die Rationalisierung Ihres Bestandsverwaltungsprozesses. Es hilft Ihnen, Fehlbestände und Überbestände zu vermeiden und die Betriebskosten zu senken. Wir hoffen, dass die 5 Best Practices für Bestandsgenauigkeit Ihnen das richtige Wissen vermittelt haben, um Ihre Arbeitsabläufe bei der Bestandsverwaltung zu verbessern. Eine hochgenaue Bestandsaufnahme informiert Sie mit besseren Bedarfsprognosen und trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.