7 Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch Field Service Management

Unter Außendienst versteht man jede Arbeit oder Dienstleistung außerhalb der Firmenräume eines Mitarbeiters. In diesem Szenario reisen Mitarbeiter zum angegebenen Standort des Kunden, um Geräte zu installieren oder Serviceleistungen zu erbringen. Jedes Unternehmen nutzt den Außendienst, um die Produktivität zu steigern und höchste Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Jedes Außendienstunternehmen benötigt ein Außendienstmanagement, um Aufgaben effizient zu verwalten, auch wenn dies oft eine Herausforderung darstellt. Das Field Service Management steuert den Außendienst, das Personal, den Arbeitsablauf und die Ausrüstung. Es trägt auch dazu bei, Prozesse zu rationalisieren und Ressourcen zu maximieren. Darüber hinaus helfen Field-Service-Management-Lösungen dabei, alle Aktivitäten aus der Ferne zu überwachen.

Außendienstlösungen steigern die Effizienz des Außendienstes und steigern die Produktivität erheblich. In diesem Artikel werden verschiedene Strategien zur Steigerung der Produktivität bei der Implementierung von Lösungen für das Außendienstmanagement beschrieben.

Verbesserte Kommunikation

Die Art und Weise, wie Technologie den Globus verändert, ist beispiellos. Dank der Möglichkeit, aus der Ferne an Projekten zu arbeiten, ist die Belegschaft deutlich unabhängiger und produktiver geworden. Alle Informationen sind jetzt verfügbar, ohne dass Mitarbeiter reisen oder unnötige Telefonate führen müssen.

Durch die Implementierung moderner Außendienstmanagementsoftware stehen dem Techniker Informationen jederzeit zur Verfügung.

Zu den Lösungen für das Außendienstmanagement gehören Funktionen, die Ihre Arbeit vereinfachen, da Ihre Mitarbeiter online auf Tools zugreifen können, einschließlich der Dokumentation, die mit den durchzuführenden Vorgängen verknüpft ist.

Beispielsweise können Markierungen für Servicestandorte oder Kommentare zu notwendigen Artikeln wichtige Informationen bieten. Eine entscheidende Leistungskennzahl im Servicesektor, die First-Time-Fix-Raten, kann durch sofortigen mobilen Zugriff auf benötigte Informationen erhöht werden.

Automatisieren Sie Ihr Geschäft

Durch die Automatisierung routinemäßiger Geschäftsprozesse mit geringem Wert wie der Dateneingabe können Sie die Produktivität steigern und den Aufwand für Techniker durch Doppelarbeit verringern.

Untersuchen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen, um festzustellen, was Sie digitalisieren können. Restrukturieren Sie diese Prozesse gegebenenfalls neu, damit sie den heutigen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Beispiele hierfür sind Bestandsbestellung, computergestützte Planung und Versand sowie Fahrzeugüberwachung.

Denken Sie daran, dass viele Niederlassungen Ihres Unternehmens gegründet wurden, als es noch relativ klein war. Was mit 10 Mitarbeitern einfach manuell zu bewerkstelligen war, kann mit 100 Mitarbeitern eine Herausforderung darstellen. Es kann sich sogar auf die Büroangestellten auswirken; Sollten beispielsweise alle Einkäufe weiterhin vom CFO genehmigt werden oder könnten automatisierte Ausgabenschwellenwerte eingerichtet werden, um Zeit zu sparen?

Beauftragen Sie den richtigen Techniker mit den richtigen Werkzeugen

Die Sicherstellung der Zuweisung des richtigen Experten mit den entsprechenden Tools ist ein Ansatz zur deutlichen Verbesserung der Effizienz von Serviceeinsätzen. Allerdings ist es oft leichter gesagt als getan.

Techniker riskieren viele sinnlose Wege, wenn sie nicht wissen, welche Geräte und Materialien sie für eine Reparatur oder Installation benötigen.

Eine Außendienstlösung kann die Anzahl der Hin- und Rückfahrten reduzieren, indem sie Einzelheiten zu den erforderlichen Arbeiten liefert und den Auftrag dem entsprechenden Experten zuweist. Eine gute Lösung für das Außendienstmanagement spezifiziert die Werkzeuge, die Techniker benötigen, wenn sie beim Kunden ankommen.

Vielleicht sind Sie neugierig, wie das machbar ist. Abhängig von den Details jedes Serviceauftrags stellt das Programm zur Außendienstoptimierung den Spezialisten eine Liste relevanter Rollen und Tools zur Verfügung. Dazu wird eine Liste aller Serviceaufträge gescannt, deren Fertigstellung an diesem Tag geplant ist.

Um sicherzustellen, dass sie alles Nötige haben, bevor sie die Werkstatt verlassen, kann ein Techniker diese Liste mit den Vorräten vergleichen, die sie in ihrem LKW haben.

Fördern Sie Serviceprognosen und Kapazitätsplanung

Selbst die modernste Außendienstlösung kann nicht alle Ergebnisse vorhersehen, aber sie kann die Planung erheblich vereinfachen. Jede Organisation ist auf Vorhersehbarkeit angewiesen, was den Außendienstabteilungen hilft, sich besser auf die erwartete Nachfrage vorzubereiten.

Das Programm zur Optimierung des Außendienstes entwickelt Vorhersagemodelle und identifiziert Servicemuster auf der Grundlage gesammelter historischer Daten. Ihr Unternehmen kann anhand dieser Daten das Volumen anstehender Serviceanfragen vorhersagen. Es ermöglicht außerdem eine effiziente Kapazitätsplanung, um Ressourcen effektiv einzusetzen.

Prognosen und Kapazitätsplanung reduzieren die Kosten, die mit unzureichenden oder übermäßigen Ressourcen verbunden sind, und ermöglichen Ihren Technikern eine schnellere Erbringung von Dienstleistungen, indem ein großer Teil des Rätselratens, das normalerweise mit dem Außendienst verbunden ist, entfällt.

Verfolgen Sie die richtigen KPIs

Der Außendienstsektor ist datengesteuert. Sie müssen die relevanten Key Performance Indicators (KPIs) überwachen, um die Prozesse im Außendienst zu überwachen und zu verbessern. Typische KPIs für den Außendienst sind die Erstreparaturrate, der Kundenzufriedenheitswert und die Auslastung des Außendienstes.

Die Erstreparaturrate gibt den Anteil der Service- oder Reparaturarbeiten an, die beim ersten Mal durchgeführt wurden. Sie können diesen KPI verbessern, indem Sie der entsprechenden Person die Aufgabe übertragen und ihr das Wissen und die Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie benötigt, um das Problem beim ersten Versuch zu lösen. Eine Verbesserung bedeutet mehr Kosteneinsparungen und eine höhere Kundenzufriedenheit.

Die Zufriedenheit der Kunden mit dem Außendiensterlebnis wird anhand des Customer Satisfaction Score (CSAT), einer Außendienststatistik, gemessen.

Die als Field Service Utilization (FSU) bekannte Außendienststatistik berechnet den Anteil der Zeit, in der Techniker produktiv sind.

Kundenbeziehungsmanagement

Customer Relationship Management (CRM) ist ein entscheidendes Werkzeug für jede Außendienstumgebung. Außendienstfirmen können sicherstellen, dass die Bedürfnisse ihrer Kunden schnell und effektiv erfüllt werden, indem sie ihren Mitarbeitern einfachen Zugriff auf Kundenprofile, Bestellhistorien und Kommunikationsprotokolle gewähren.

Aufgrund kürzerer Anrufzeiten und weniger erforderlicher Personalressourcen pro Auftrag können die Umsätze und die Zustimmungsrate der Kunden gesteigert werden.

Reiserouten optimieren

Der Hersteller muss sicherstellen, dass das Personal die reibungslosesten und schnellsten Routen nutzt, da sich die Kraftstoff- und Arbeitskosten für einen Serviceauftrag schnell erhöhen können. Planen Sie die schnellste Straße, die die Anlage mit dem Standort verbindet, um den Technikern unterwegs Zeit zu sparen.

Techniker sollten bei der Verwendung der Software den effizientesten Routen folgen, um zum Standort zu gelangen. Der Disponent kann den Fortschritt der Feldexperten in Echtzeit verfolgen, während die App geöffnet ist.

Da sie nun sehen können, wo sich ein Techniker befindet, können sie eine dringende Reparaturanfrage an den nächstgelegenen Techniker senden und bei Bedarf die damit verbundenen vorausschauenden Wartungsarbeiten in den Zeitplan des Technikers aufnehmen.

Verbessern Sie Ihre Geschäftseffizienz mit Field Service Management

Ein Außendienstteam kann eine komplizierte Aufgabe haben, aber mit regelmäßiger, effizienter Schulung kann sie reibungsloser ablaufen. Mit einfachen Lösungen für Probleme im Außendienstmanagement können Sie sofort Einfluss auf Ihre Einnahmen, Qualität und den Grad der Kundenzufriedenheit nehmen. Der grundlegende Schritt besteht jedoch darin, auf die Digitalisierung umzustellen und Ressourcen für das Außendienstmanagement bereitzustellen, um Prozesse zu automatisieren, Fehler zu begrenzen und die Hebelwirkung zu erhöhen.