Die 6 häufigsten Fehler, die Sie bei der Organisation einer Firmenveranstaltung vermeiden sollten

Damit Ihr Firmenevent ein voller Erfolg wird und sich alle über einen guten Tag freuen, muss alles stimmen, aber das ist kein Zufall.

Um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft, ist viel Planung und Überlegung erforderlich, und es hilft auch, wenn Sie einige der klassischen Fehler vermeiden können, die die Dinge leicht aus der Bahn werfen können.

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Hier ist ein Blick auf einige der häufigsten Fehler, die Ihnen den Tag verderben können, wenn Sie nicht aufpassen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie bei Ihrer eigenen Firmenveranstaltung kein ähnliches Schicksal erleiden.

1. Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung?

Wird Ihre Firmenveranstaltung ohne klar definiertes Ziel ausgerichtet, läuft sie Gefahr, ein echtes Non-Event zu werden.

Es ist sehr wichtig, dass Sie wissen, was Sie von der Veranstaltung erwarten, und einige klare Ziele haben.

Genau zu wissen, was Sie von der Veranstaltung erwarten, hilft Ihnen bei der Gestaltung Ihres Planungsprozesses und bietet Ihnen die beste Gelegenheit, alles in die Wege zu leiten, um diese Ziele zu erreichen.

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Neben der klaren Definition Ihrer Ziele in Bezug auf die Veranstaltung selbst ist es eine gute Idee, sich einige messbare Ziele zu setzen, anhand derer Sie beurteilen können, wie erfolgreich die Veranstaltung im Nachhinein war.

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2. Den falschen Veranstaltungsort auswählen

Einer der größten Fehler, den Sie machen können, ist die Wahl eines ungeeigneten Veranstaltungsortes für Ihre Veranstaltung.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, etwas falsch zu machen, z. B. einen Ort auszuwählen, der für die Anzahl der teilnehmenden Delegierten zu groß ist, oder einen Veranstaltungsort auszuwählen, der kein gutes Verkehrsnetz hat, was bedeutet, dass die Besucherzahlen leiden, wenn dies schwierig ist kommen.

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Erstellen Sie eine Checkliste mit Funktionen und Optionen, die Sie sich von Ihrem Veranstaltungsort wünschen, und verwenden Sie diese Liste als Blaupause, um einen Ort auszuwählen, der so viele Kästchen wie möglich ankreuzt.

Die Art von Dingen, nach denen Sie wahrscheinlich suchen sollten, sind gute Catering-Einrichtungen, eine geeignete PA und ein digitales Medien-Setup, damit Sie Ihre Präsentation aus den richtigen Gründen unvergesslich machen können, sowie eine Überprüfung, ob die Größe Ihres Veranstaltungsortes genau richtig ist für die erwartete Teilnehmerzahl.

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3. Die richtige Nummer in Ihrem Team

Sie möchten nicht, dass sich die Delegierten darüber beschweren, dass sie keinen Drink bekommen oder das Gefühl haben, sich selbst überlassen zu sein, weil nicht genügend Personal vorhanden ist.

Wenn Ihre Firmenveranstaltung unterbesetzt ist, könnte dies zu einer potenziellen Katastrophe führen und den guten Eindruck, den Sie mit Ihrer Präsentation oder Produkteinführung hinterlassen, leicht verderben.

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Wenn Sie nur ein kleines Team von Mitarbeitern haben, die für Sie arbeiten, kann es sein, dass Sie einige zusätzliche Mitarbeiter für den Tag einstellen müssen.

Personalkosten können eine finanzielle Belastung sein, und es könnte verlockend sein, die Zahl niedrig zu halten, um Geld zu sparen, aber das könnte sich als falsche Sparsamkeit herausstellen, wenn Ihr Team Schwierigkeiten hat, all die Dinge zu bewältigen, die es am Tag zu erledigen hat.

4. Auf alle Eventualitäten vorbereitet

Sie werden immer hoffen, dass Ihre Veranstaltung ein großer Erfolg wird und an dem Tag alles nach Plan läuft, aber es ist nicht ungewöhnlich, dass bestimmte Dinge schief gehen und unvorhergesehene Umstände schnell alles ins Chaos stürzen können.

Es muss nicht so sein, und es ist klug, zu akzeptieren, dass etwas nicht nach Plan läuft, und vor der Veranstaltung selbst über einige mögliche Szenarien zu sprechen.

Wenn Ihr Team auf das Unerwartete vorbereitet ist und jeder weiß, wie Plan B aussehen könnte, kann dies dazu beitragen, leichter auf negative und herausfordernde Szenarien zu reagieren.

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Skizzieren Sie einen praktikablen Notfallplan und stellen Sie sicher, dass Ihr Team gut informiert ist, was als nächstes zu tun ist, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

5. Eine gute Kommunikationslinie

Ähnlich wie bei einem Notfallplan ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Veranstaltungsplanung, der oft übersehen wird, die Notwendigkeit einer klaren Kommunikation zwischen allen an der Zusammenstellung der Veranstaltung beteiligten Parteien.

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Ein Corporate Event erfordert einen offenen Dialog und regelmäßige Kommunikation mit allen relevanten Personen und externen Unternehmen, die Teil des Prozesses sind.

Wenn Sie beispielsweise externes Catering nutzen oder sich auf externe Lieferanten verlassen, ist es wichtig, dass Ihr Planungsteam regelmäßig mit externen Quellen kommuniziert, damit jeder genau weiß, was von ihm erwartet wird und in welchem ​​​​Zeitrahmen es arbeitet.

6. Verwirrte Delegierte

Um beim Thema gute Kommunikationswege zu bleiben, vergessen Sie nicht, dass Ihre Delegierten eine Anleitung zur Veranstaltung benötigen und Sie möchten, dass sie Ihre Veranstaltung leicht finden, sobald sie im Gebäude ankommen.

Das Ziel sollte sein, den Teilnehmern viele Informationen darüber zu geben, wie sie zur Veranstaltung selbst gelangen, und was Sie nicht leiden möchten, wenn sie dort ankommen, ist ein Mangel an klarer Beschilderung.

Betreten Sie das Gebäude, als ob Sie selbst ein Delegierter wären, und stellen Sie sicher, dass Sie eine angemessene Beschilderung anbringen, die allen hilft, mit minimalem Aufwand dorthin zu gelangen, wo sie sein müssen.

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Seien Sie jedoch vorsichtig, da Sie die Menschen wirklich nicht mit zu vielen Informationen bombardieren möchten und zu viele Schilder und Anweisungen rund um das Gebäude die Menschen leicht verwirren und frustrieren könnten.

Wenn Sie die Rolle des Eventmanagers übernehmen, werden Sie zweifellos zu schätzen wissen, dass es sich um einen Job handelt, der mit viel Verantwortung verbunden ist, aber wenn Sie akribisch planen und einige der häufigsten Fehler vermeiden, gibt es keinen Grund, warum Sie nicht genießen können ein erfolgreicher Tag.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Organisation Ihres Firmenevents und erstellen Sie eine Checkliste und einen Plan, mit denen Sie arbeiten und die Sie mit anderen teilen können.