So schützen und nutzen Sie Ihre Single Source of Truth

Erinnern Sie sich daran, als Kind Telephone (alias Whisper Down the Lane) gespielt zu haben?

Dabei flüstert man jemandem einen Satz ins Ohr, der ihn dann jemand anderem zuflüstert, und es geht so weiter, bis man das Ende der Zeile erreicht. Die letzte Person sagt dann, was sie gehört hat, um zu sehen, wie ähnlich es dem Original ist. Spoiler-Alarm: Es war fast nie dasselbe. In einigen Fällen unterschied sich das Endergebnis so erheblich, dass es vom Ausgangsmaterial überhaupt nicht mehr zu erkennen war.

Es ist üblich, dass das Digital Asset Management System (DAM) eines Unternehmens als „einzige Quelle der Wahrheit“ für alle seine Vermögenswerte bezeichnet wird. Es sollte Ihre erste und einzige Anlaufstelle sein, wenn Sie die aktuelle, genehmigte Version eines Assets benötigen. Aber was passiert, wenn Sie dieses Asset herunterladen und es dann in ein oder mehrere separate Systeme oder Websites hochladen? Wenn dieses Asset aktualisiert wird, wie aktualisieren Sie die Kopien an all diesen anderen Standorten?

Dann ist es sehr leicht, in eine ähnliche Situation zu geraten wie in „Telefon“.

Je weiter sich das Asset und seine Metadaten vom DAM entfernen, desto wahrscheinlicher ist es, dass es veraltet ist. Jedes Mal, wenn Sie ein Asset aus Ihrem DAM entnehmen und es manuell in ein anderes System hochladen, entsteht ein Risiko. Die Metadaten können falsch eingegeben werden oder ganz wegfallen, Dateinamen können geändert werden. Ohne diese Informationen verlieren Sie jegliche Aufzeichnung darüber, was wann, wo und von wem mit diesem Vermögenswert gemacht wird. Je schwieriger es ist, den Überblick zu behalten, desto weniger konsistent ist Ihre Markenführung.

Tauchen Sie tiefer ein: DAM-Metadaten: Warum weniger mehr ist

Das Hochladen desselben Assets an mehreren Standorten ist nicht nur riskant, sondern auch ineffizient. Jeder Upload ist eine überflüssige Aufgabe. Die Zeit der Mitarbeiter wird besser für Arbeiten verwendet, die einen höheren Mehrwert bieten. Denken Sie daran, dass der Speicherplatz nicht unbegrenzt und nicht kostenlos ist. Mehr Kopien können zu höheren Kosten für mehr Speicherkapazität führen.

Kein DAM ist eine Insel

Eine wichtige Möglichkeit, Risiken zu minimieren, die Konsistenz der Inhalte aufrechtzuerhalten, Effizienz zu schaffen und den Gesamt-ROI Ihres DAM zu steigern, ist die Integration mit Ihren anderen Tools und Systemen.

Verfügen Sie über eines dieser Tools, das Assets aus Ihrem DAM nutzt (oder nutzen sollte)?

• Markenmanagementplattform.
• Content-Management-System (CMS).
• Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM).
• Enterprise Risk Management System (ERM).
• Marketingautomatisierung.
• Produktinformationsmanagementsystem (PIM).
• Social-Media-Management-Tools.

Wissen Sie, wie gut sie in Ihr DAM integriert sind? Wenn nicht, sollten Sie es tun.

Beschränken Sie Ihre Integrationen nicht auf Systeme und Tools, die Ihrem DAM nachgelagert sind. Ja, Sie möchten, dass das DAM das endgültige, genehmigte Asset direkt an so viele Orte weiterleitet, wie es benötigt wird, aber was befindet sich davor? Welche Arbeitsabläufe gibt es rund um Ihre Content-Erstellung, Zusammenarbeit und Genehmigungsprozesse? Betrachten Sie außerdem diese Systeme und Tools als mögliche Integrationskandidaten:

• Designsoftware und/oder Tools zur Dokumentenerstellung
• Projektmanagement-Software

Und was ist mit der Analytik? Wenn Sie über eine integrierte, automatisierte Möglichkeit verfügen, Ihre Assets zu verfolgen, nachdem sie Ihr DAM verlassen, können Sie in Echtzeit zeigen, wie sich Ihr Marketing entwickelt, und Ihren Assets einen greifbaren Wert verleihen. Ihr DAM ist wahrscheinlich in der Lage, Ihnen mitzuteilen, wie oft ein Asset heruntergeladen wurde, aber wie oft wurde es danach verwendet? Wie viele Augen haben es gesehen und wo? Je mehr Transparenz Sie darüber haben, wann, wo und wie ein Asset genutzt wird, desto effektiver können Sie sowohl Ihre digitale Strategie entwickeln als auch Effizienzsteigerungen durch die Wiederverwendung erfolgreicher Inhalte erzielen.

Zeichnen der Karte

Wenn Sie die Systeme und Tools identifiziert haben, die Sie in Ihr DAM integrieren möchten, wo beginnen Sie?

Ich schlage vor, sich auf Metadaten zu konzentrieren. Das Metadatenschema in Ihrem DAM ist definiert und in Ordnung, aber wie sieht es in den anderen Systemen aus, in die Sie integrieren werden? Die Abstimmung von Metadaten über alle Ihre Systeme hinweg ist nicht nur eine bewährte Vorgehensweise für die Datenverwaltung und die Unterstützung der Metadatenintegrität, sondern auch für eine reibungslose Verbindung zwischen Systemen unerlässlich. Wenn Ihre Metadaten nicht in Ihren Systemen aufeinander abgestimmt sind, ist das so, als würden Sie eine Gruppe von Menschen, die alle unterschiedliche Sprachen sprechen, in einem Raum zusammenbringen und von ihnen erwarten, dass sie sofort nahtlos kommunizieren. Sicherlich werden sie es irgendwann herausfinden, aber bis dahin wird es ein langer, holpriger Weg sein.

Wenn Sie die Integration Ihres DAM in ein anderes System vorbereiten, sollten Sie sich die folgenden Fragen zu Metadaten stellen:

• Welche Metadaten werden mitgeliefert, wenn Assets von einem vorgelagerten System oder Tool in das DAM gelangen? Werden im DAM Metadaten hinzugefügt, die in diesem Upstream-Stream-System hinzugefügt werden könnten oder sollten?
• Welche zusätzlichen Metadaten müssen möglicherweise hinzugefügt werden, sobald das Asset im DAM eintrifft?
• Welche Metadaten müssen für jedes Downstream-System, in das Sie integrieren, zum Asset gehören? Welche Felder müssen vom DAM auf das nachgelagerte System abgebildet werden?

Sobald Sie definiert haben, welche Metadatenfelder in Ihren Systemen zugeordnet werden, möchten Sie sowohl die Feldnamen als auch alle mit diesen Feldern verbundenen kontrollierten Vokabulare angleichen. Ein System, das einen bestimmten Begriff verwendet, der mit Ihrer Marke in Verbindung gebracht wird, und ein anderes System, das das Akronym für diesen Begriff verwendet, ist ein Rezept für Verwirrung. Bringen Sie alle dazu, die gleiche Sprache zu sprechen.

Wir geben Ihnen Raum zum Wachsen

Die Integration Ihres DAM ist nicht nur eine schöne Sache, sondern eine Notwendigkeit. Das DAM ist Ihre einzige Quelle der Wahrheit, Ihr zentraler Ort für alle Ihre endgültig genehmigten Assets und hilft Ihnen dabei, Ihre Markenbotschaften weltweit bekannt zu machen. Mithilfe von Integrationen können Sie diese Nachrichten verwalten und steuern, um die Konsistenz Ihrer Markenstimme zu gewährleisten. Sie verbessern außerdem die Effizienz und minimieren Risiken, indem sie manuelle, überflüssige Aufgaben automatisieren und die Wiederverwendung vorhandener Inhalte fördern, sodass Teammitglieder mehr Zeit für wertvolle, kreative Arbeit haben.