13 Tipps zum Schreiben einer effektiven Outreach-E-Mail

Wir haben bereits über die wachsende Bedeutung der Öffentlichkeitsarbeit in der Welt des Online-Marketings gesprochen – das Bewerben Ihres eigenen Blogs oder Ihrer Unternehmenswebsite, indem Sie als Gast auf der Website eines anderen schreiben. Dies ist eine äußerst effektive Methode, um neue Zielgruppen zu erschließen und mehr Besucher auf Ihre Website zu locken.

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Aber die harte Wahrheit ist, dass Sie nicht einmal die Chance bekommen werden, einen Gastblog zu schreiben, wenn Sie den ersten Schritt des Outreach-Prozesses nicht richtig machen. Der erste Schritt ist das Schreiben einer E-Mail an den Eigentümer der Website.

Denk darüber nach. Wenn Sie festgestellt haben, dass eine bestimmte Website der ideale Ort für einen Aufenthalt als Gastblogger wäre, können Sie sicher sein, dass viele andere Leute dies auch getan haben. Und all diese anderen Leute senden auch E-Mails an den Websitebesitzer, in denen sie um einen Gastblog bitten. Wenn Sie also auch nur die leiseste Hoffnung haben möchten, jemals die Chance zu erhalten, Ihr Publikum über diese Website zu erweitern, müssen Sie unbedingt sicherstellen, dass sich Ihre Outreach-E-Mail von allen anderen abhebt.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Nachricht die Aufmerksamkeit des Websitebesitzers auf sich zieht – und nicht nur das, sondern auch eine positive Antwort verdient? Wir haben eine Liste mit einigen Tipps zur Kontaktaufnahme zusammengestellt, um die perfekte Kontaktaufnahme-E-Mail zu schreiben, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen soll.

1. Achten Sie auf die Betreffzeile!
Wenn Sie über diesen überaus wichtigen ersten Schritt des Prozesses stolpern, ist das Spiel bereits vorbei. Wenn Sie eine nach Spam klingende oder in irgendeiner Weise abstoßende Betreffzeile schreiben, landet Ihre Outreach-E-Mail wahrscheinlich ohne einen zweiten Blick im Papierkorb.

Seien Sie direkt in Ihrem Thema und lassen Sie den Empfänger genau wissen, was ihn darin erwartet. Mysteriös zu sein ist ein Warnsignal für Spam. Teilen Sie ihm nach Möglichkeit auch mit, welchen zeitlichen Aufwand er für die Bearbeitung Ihrer E-Mails in Betracht zieht – „Kurze Frage – Gastblog-Idee“ wird viel eher geöffnet und gelesen als „Dachte, wir könnten eine Diskussion darüber beginnen Möglichkeit des Gastbloggens.“ Wie Sie die E-Mail gestalten, insbesondere die Betreffzeile der Gästepost, macht den Unterschied, ob Ihre Anfrage den Empfänger erreicht.

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2. Personalisieren Sie eine Begrüßung.
Der beste Weg, jemanden dazu zu bringen, den Rest Ihrer Outreach-E-Mail zu lesen, besteht darin, seinen Namen zu verwenden. Beginnen Sie direkt mit Ihrer Anfrage ohne Begrüßung oder sogar mit einem allgemeinen „Hallo!“ wird nicht viel Hoffnung wecken, dass Ihre E-Mail nicht nur eine Massensendung ist. Gehen Sie altmodisch vor und verwenden Sie „Dear Soundso“ oder sogar „Hi, So-and-so“, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen.

3. Recherchieren Sie.
Ja, es ist auf jeden Fall wichtig, zumindest einige der Blog-Beiträge dieser Person zu lesen, bevor Sie ihr eine E-Mail über das Schreiben von Gästen schicken. Aber wenn Sie darüber hinausgehen, wird Ihre E-Mail herausstechen. Recherchieren Sie ausschließlich über den Eigentümer der Website. Finden Sie heraus, was sie tun, ihren Hintergrund, ihre Familie usw. Vielleicht finden Sie Gemeinsamkeiten, die Sie nutzen können, um eine echte Verbindung herzustellen – und zumindest können Sie etwas von ihnen erwähnen das Leben des Eigentümers, um ihm auf einer noch tieferen Ebene zu zeigen, dass dies keine Massen-E-Mail ist.

4. Lernen Sie ihr Netzwerk kennen.
Selbst wenn Sie keine Verbindung zum Website-Eigentümer haben – und seien wir ehrlich, das werden Sie wahrscheinlich nicht –, können Sie eine fälschen, indem Sie jemanden aus seinem Netzwerk kennenlernen. Schauen Sie sich sein LinkedIn-Profil an und sehen Sie, ob Sie bereits jemanden kennen, der ebenfalls eine Verbindung zu ihm hat. Und wenn nicht, versuchen Sie Kontakt aufzunehmen. Schauen Sie sich auch ihre anderen Social-Media-Kanäle an. Wenn Sie einen gemeinsamen Freund gefunden haben, lassen Sie nicht einfach den Namen fallen. Führen Sie Ihre Gastblogging-Idee durch diese gegenseitige Verbindung aus und sehen Sie, ob sie denken, dass es gut passen würde. Wenn es ihnen gefällt, können Sie diesen Goldklumpen auch in Ihre E-Mail einfügen.

5. Geben Sie Ihrem Opener einen echten Kontext.
Unabhängig davon, ob Sie den Hintergrund des Websitebesitzers oder einen gemeinsamen Freund erwähnt haben oder nicht, muss Ihr erster Absatz den Kontext Ihrer Anfrage klar machen. Was macht die Seite für dich zum perfekten Ort für einen Gastblog? Welche früheren Blogbeiträge hat der Websitebesitzer geschrieben, die Sie besonders nützlich oder relevant für Ihr Thema fanden? Dieser erste Absatz sollte zweifelsfrei beweisen, dass Sie den Blog dieser Person nicht nur regelmäßig lesen, sondern auch ihren Fokus und ihr Publikum verstehen.

6. Geben Sie nur ein Ziel an.
Auch wenn Sie nur so vor Ideen für Gastblogs, Rezensionen, Interviews usw. strotzen, geben Sie nicht der Versuchung nach, sie alle in dieser ersten E-Mail zu erwähnen. Dies ist wichtig, wenn Sie lernen, wie man eine Outreach-E-Mail schreibt. Wählen Sie das eine zentrale Ziel, das Sie haben – in diesem Fall das Schreiben eines Gast-Blog-Beitrags für ihre Website – und fragen Sie nur danach. Wenn Sie den Websitebesitzer mit fünf verschiedenen Anfragen gleichzeitig überhäufen, werden diese Warnlichter wahrscheinlich aufleuchten – diese Person will viel mehr, als ich ihr geben kann – und wird wahrscheinlich zu einem „Nein“ führen.

7. Geben Sie Ihren einzigartigen Blickwinkel an.
Dieser Teil ist genauso wichtig wie das Herstellen eines Kontexts für Ihre Anfrage. Sicher, Sie verstehen vielleicht das Publikum und den Fokus des Websitebesitzers, aber wenn der von Ihnen vorgeschlagene Gastbeitrag genauso klingt wie die Beiträge, die der Blogger jede Woche schreibt, warum um alles in der Welt sollte er ihn veröffentlichen? Sagen Sie ihm in Ihrer Outreach-E-Mail, wie Ihre Blog-Idee seinen Fokus auf sich zieht und sie aus einem einzigartigen Blickwinkel angeht – einem, den nur Sie aufgrund Ihrer spezifischen Expertise bieten können.

8. Seien Sie überzeugend.
Bettle nicht, aber werde auch nicht herrisch. Verwenden Sie stattdessen Ihre Überzeugungskraft, um dem Blogger zu zeigen, was für ihn drin ist. Wie wird ihr Publikum von Ihrem Gastbeitrag profitieren? Wie werden sie davon profitieren?

9. Übertreiben Sie nicht den Abschluss.
Wenn Sie sich abmelden, geben Sie Ihren Namen, Ihren Titel und einen Link zu Ihrer Website ein, und das war's. Fügen Sie nicht einen Haufen anderer Links oder einen Haufen Bilder hinzu; Halten Sie es einfach und professionell.

10. Fassen Sie sich kurz.
Dieser Ratschlag gilt für die gesamte Outreach-E-Mail. Wenn Ihre Notiz endlos weiterschweift, gibt Ihr ausgewählter Blogger möglicherweise einfach auf und hört auf zu lesen. Jeder Abschnitt – Ihre persönliche Eröffnung, einzelne Anfrage und überzeugende Präsentation – sollte so prägnant und auf den Punkt wie möglich sein. Sehen Sie sich einige Beispiele für Outreach-E-Mails an, um zu sehen, wie sie ihre Botschaft formuliert haben.

11. Halten Sie Ihre E-Mail einfach.
Das Hinzufügen von Bildern oder jeglicher Art von Formatierung wird in den Gedanken eines Websitebesitzers Warnsignale auslösen – er sollte nicht auf „Bilder anzeigen“ klicken müssen, nur um Ihre E-Mail zu lesen. Halten Sie es einfach und leicht für alle Beteiligten.

12. Verwenden Sie eine einladende Sprache.
Dies kann einer der schwierigsten Bereiche sein, in denen man sich zurechtfindet, aber es ist wahrscheinlich auch der wichtigste von allen in einer Outreach-E-Mail. Es ist wichtig, gleichzeitig freundlich, höflich und prägnant zu sein. Ja, Sie wollen prägnant sein, aber Sie wollen auch nicht unhöflich klingen. Anstatt so etwas zu sagen wie „Ich möchte noch vor nächsten Freitag einen Gastbeitrag für Sie schreiben“, versuchen Sie, es abzumildern, indem Sie sagen: „Ich würde es lieben, wenn wir darüber sprechen könnten, ob ich irgendwann einen Gastbeitrag für Sie schreibe.“

13. Timing ist wichtig.
Wenn Sie diese Outreach-E-Mail senden, kann dies ebenfalls ein wichtiger Faktor dafür sein, ob sie geöffnet und gelesen wird. Montags kann es zu voll sein, und am Freitag packen die meisten Leute nur die Dinge für das Wochenende ein. Wenn Sie Ihre E-Mail beispielsweise an einem Dienstagmorgen senden, ist dies eine gute Möglichkeit, damit sie im Posteingang des Websitebesitzers zu einem Zeitpunkt angezeigt wird, an dem dieser empfänglicher ist.

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Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Schreiben und Versenden von Outreach-E-Mails gemacht? Haben Sie weitere Tipps zum Teilen oder sogar Ihre eigene Outreach-E-Mail-Vorlage? Vielleicht haben Sie diese E-Mails selbst erhalten und möchten die Gemeinsamkeiten der erfolgreichen E-Mails teilen? Wir würden uns freuen, von Ihnen im Kommentarbereich unten zu hören.