استراتيجيات لزيادة إنتاجية مكان العمل

لا تتعلق الإنتاجية في مكان العمل بدفع أنفسنا باستمرار للقيام بالمزيد في كل لحظة.

الانشغال مفهوم قديم لا يؤدي إلا إلى الإرهاق والإرهاق لجميع المعنيين. أنت لا تريد أن تتعلم كيفية القيام بالمزيد من الأشياء في وقت أقل ولكن بالأحرى تريد أن تفعل الأشياء الصحيحة بكفاءة.

تدور الإنتاجية الحقيقية في مكان العمل حول التركيز على المهام الصحيحة ، ليس من أجل الانشغال ولكن من أجل الهدف والجهود المركزة. تسمح الإنتاجية الحقيقية في مكان العمل لكل شخص بجلب إبداعاته ومهاراته ووجهات نظره الفريدة وطاقته إلى المهام المهمة حقًا.

سواء كنت قائد فريق أو مساهمًا فرديًا ، سيمنحك هذا الدليل بعض الأفكار حول الانتقال من الانشغال إلى الكفاءة والإنتاجية والتأثير.

لكن الوصف أعلاه يعطي نظرة مشوهة للمعنى الحقيقي. دون النظر إلى قيمة العمل المنجز ، فإنه يصف ببساطة الناتج الحجمي فيما يتعلق بالاستثمار.

لذا ، إذا كانت الإنتاجية في مكان العمل لا تتعلق بزيادة الوقت ، فما الذي يدور حوله؟

في نهاية المطاف ، تعد الإنتاجية في مكان العمل بسيطة للغاية: فأنت تقوم بإنجاز مهام ذات مغزى بكفاءة لصالح نفسك كفرد والشركة. لا يتعلق الأمر بإنجاز أي مهمة ؛ بالنسبة لأي محترف في مكان العمل ومكان العمل ، فهذا يعني تحقيق أهدافك الأكثر أهمية بنجاح ، وبعبارة أخرى ، أنشطة SMART .

تؤثر عوامل مختلفة على إنتاجية مكان العمل ، بما في ذلك المساحة المادية والبيئات التي تركز على الإنتاج والثقافة والعادات الشخصية للموظفين.

بالإضافة إلى ذلك ، توفر الموارد ، والتكنولوجيا ، والتواصل الفعال والتعاون ، وممارسات الإدارة ، والتوازن بين العمل والحياة ، وتحفيز الموظفين ومشاركتهم.

تلعب كل هذه العوامل أدوارًا حاسمة في تحديد مستوى الإنتاجية في مكان العمل. يمكن أن يؤدي فهم هذه العوامل وتحسينها إلى تعزيز الإنتاجية بشكل كبير داخل أي مؤسسة.

لماذا تعتبر الإنتاجية في مكان العمل مهمة

إن وجود قوة عاملة أكثر إنتاجية تعمل على أهداف مهمة للأعمال التجارية سوف ترتبط بشكل إيجابي بأداء الشركة.

كشفت الأبحاث التي أجرتها جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) أن المنظمات التي تركز بشدة على الإنتاجية شهدت معدلات دوران أقل للموظفين ومستويات أعلى من رضا الموظفين.

من المرجح أن يكون الموظفون الذين يشاركون بنشاط في عملهم ويشاركون في مهام هادفة أكثر إنتاجية. المنظمات التي تتمتع بمستويات عالية من مشاركة العمال من المرجح أن تنجح أربع مرات أكثر من المنظمات الأخرى التي لا تفعل ذلك. والعكس صحيح أيضا. من المرجح أن يكون الموظفون الأكثر إنتاجية أكثر انخراطًا والتزامًا بعملهم.

ما الذي يقتل إنتاجية مكان العمل؟

وفقًا لـ WorkLife ، من التاسعة إلى الخامسة كذبة ، حيث يقول نصف العمال تقريبًا إنهم يعملون 4 ساعات في اليوم أو أقل. وفقًا لمايكروسوفت ، فإن الإلهاء الأول في مكان العمل الذي يقتل الإنتاجية هو الاجتماعات .

وإذا لم تقتل الاجتماعات قدرتك على الأداء ، فإن تعدد المهام يكون كذلك.

ضع في اعتبارك عدد المرات التي حاولت فيها تنفيذ مهمة أثناء وجودك في اجتماع ، ولكن بعد ذلك قرأت رسالة على Slack وبعد نصف ساعة لم تكمل المهمة ولم تستمع إلى الاجتماع. لا يمكن أن يكون هناك شك في أن تبديل السياق يقتل إنتاجيتك.

في كتابه العميق عمله: قواعد للنجاح المركز في عالم مشتت ، يذكر كال نيوبورت ، مؤلف شهير وأستاذ علوم الكمبيوتر ، أن محاولة مسح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، وحضور اجتماعات لا معنى لها ، وإشعارات الدردشة الجماعية ليست وسيلة للمضي قدمًا في اقتصاد اليوم .

بعبارات بسيطة ، العمل العميق هو مهمة احترافية تقوم بها بتركيز كامل وبدون تشتيت الانتباه. إنه يتحدى عقلك بأقصى طاقته ويساعدك على تحقيق نتائج قيّمة.

قد يكون تعدد المهام هو القاعدة ، لكنه غير فعال للغاية. العمل المتفرّد والعمل العميق في مواجهة الإلهاء المستمر هو السبيل للمضي قدمًا.

5 طرق لتعزيز إنتاجية مكان العمل

هناك مليون طريقة وواحدة لتعزيز الإنتاجية ، لكن خمس منها فقط ستحدث فرقًا كبيرًا. هم:

1. التركيز على رفاهية العمل والحياة
2. خلق ثقافة عمل إيجابية
3. الاستفادة من التكنولوجيا
4. تبسيط الاتصال
5. استخدام البيانات

مما لا يثير الدهشة ، غالبًا ما ينشأ الإرهاق من الاضطرار إلى قضاء فترات طويلة من الوقت في مهام لا معنى لها. لذا فإن زيادة الإنتاجية لا تتعلق فقط بإدارة الوقت الذي يتم قضاؤه في الأنشطة ؛ يبدأ بقضاء الوقت في الأنشطة الصحيحة.

بمجرد تحديد الأنشطة الصحيحة ، يصبح من الأسهل تنفيذ الاختراقات الصغيرة مثل حظر الوقت للقضاء على تبديل السياق لتعزيز الكفاءة.

المصدر: تويست

1. رفاهية العمل والحياة كترياق

رفاهية العمل والحياة ليست فقط ترياقًا للإرهاق وفك الارتباط. إنه الوقود اللازم لتعزيز النمو المهني والتنظيمي الشامل.

إلى جانب الجيل Z ، يبحث جيل الألفية عن شركات ووظائف تدعم أنماط حياتهم. تدرك العديد من المنظمات أن الإنتاجية لم تعد مقتصرة على حدود المكتب.

تمكن بيئة العمل المنتجة حقًا أعضاء الفريق من إدارة عملهم وحياتهم المنزلية وهواياتهم والتزاماتهم العائلية بشكل فعال. من خلال تعزيز المرونة والتوازن بين العمل والحياة ، يمكن للمنظمات خلق جو يغذي الرفاهية العامة ويسمح للأفراد بالازدهار في جميع مجالات حياتهم.

تعمل الرفاهية في الحياة العملية على تحسين الإنتاجية والمشاركة ويمكن دعمها بساعات العمل المرنة وخيارات العمل عن بُعد والعمل عن بُعد. يمكن للفوائد البسيطة ولكن ذات القيمة العالية مثل الإجازة المدفوعة والنهج المختلط للعمل أن تقطع شوطًا طويلاً في إشراك أعضاء الفريق.

قد تبدأ الرفاهية في المنزل مع الفرد في سياق نمط الحياة ، لكن الثقافة الصحيحة تعززه بقدرة أكبر ، وبذلك تعزز الإنتاجية.

2. خلق ثقافة عمل إيجابية

الثقافة هي لعبة داخلية وخارجية.

بقدر ما يحتاج الموظفون إلى أن يكونوا على دراية بكيفية إدارة وقتهم ، تلعب المنظمات نفسها دورًا كبيرًا في إعداد إنتاجية مكان العمل من خلال الثقافة.

يمكن للشركات التي تتطلع إلى بناء مكان عمل أكثر إنتاجية أن تتطلع إلى نتائج مجزية بدلاً من النشاط لتعزيز المزيد من العمل القائم على النتائج. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون تغيير نهج العمل ، كما هو الحال في حالة اتباع نهج رشيق ، مفيدًا في خلق ثقافة ملتزمة ومنتجة.

يُمكِّن مكان العمل المرن الفِرَق من تولي ملكية المشاريع وإدارة وقتهم والعمل وفقًا لنقاط قوتهم. يتم الحكم على الأداء بناءً على جودة العمل بدلاً من الوقت الذي يقضيه جالسًا على المكتب.

يتم تعيين الثقافات الأكثر إيجابية من خلال وجود هدف مشترك وطريقة أكثر فاعلية للعمل. من خلال إنشاء ثقافة تركز على الغرض والمعنى ، والأهداف والغايات الأساسية للمنظمة ، يمكن للمنظمات وضع الأساس لمكان عمل عالي الإنتاجية وفعال.

ثلاث طرق لتعزيز ثقافة العمل الإيجابية تشمل دعم التطوير المهني والنمو ، وتعظيم التنوع ، ومنح الفرق مزيدًا من الاستقلالية.

دعم التطور المهني والنمو

العلاقة بين النمو المهني والإنتاجية كبيرة. وفقًا لشركة ClearCompany ، يقول 74٪ من الموظفين أن نقص فرص التطوير المهني يمنعهم من الوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.

تزود مبادرات التعلم والتطوير المستمرة الموظفين بالأدوات والموارد لتعزيز معارفهم ومهاراتهم. وهذا بدوره يجهزهم لأداء مهامهم بشكل أكثر فعالية ، وحل المشكلات بكفاءة ، والتكيف مع التقنيات وعمليات العمل الجديدة.

خلاصة القول هي أن الموظفين ذوي المهارات الجيدة والواثقين من المرجح أن يكونوا موظفين مشاركين.

لا يفيد نقل المعرفة الموظف فحسب ، ولكنه يمثل أعظم أصول المنظمة وأسرع طريق للنجاح. من خلال الاستثمار في نمو موظفيها ، تنشئ المؤسسات قوة عاملة مجهزة بشكل أفضل للتعامل مع التحديات واغتنام الفرص وزيادة الإنتاجية.

تعظيم التنوع

وجدت دراسة أجرتها مجموعة بوسطن الاستشارية (BCG) أن التنوع يزيد من أرباح الشركات.

يعزز مكان العمل المتنوع والشامل بيئة تشجع التبادل المفتوح للأفكار ، وتمكين الأفراد من خلفيات مختلفة من الالتقاء والتعلم من بعضهم البعض ، ودفع الابتكار والإنتاجية في نهاية المطاف.

عندما يتعاون الأشخاص الذين لديهم وجهات نظر وتجارب وخبرات مختلفة ، فإنهم يجلبون ثروة من الرؤى الفريدة التي يمكن أن تؤدي إلى حلول رائدة وحل المشكلات بشكل إبداعي.

من خلال تبني التنوع ، تخلق الشركات مساحة يشعر فيها الأفراد بالتقدير والاحترام والتمكين ، ويزرعون الشعور بالانتماء ويشجعونهم على المساهمة بأفضل أعمالهم.

في نهاية المطاف ، لا تخلق المنظمات التي تعطي الأولوية للتنوع والشمولية بيئة عمل إيجابية فحسب ، بل تطلق أيضًا إمكانات أكبر للابتكار والإنتاجية والنجاح المالي.

منح الفرق وأعضاء الفريق الاستقلالية

لا أحد يحب أن يتم إخباره بما يجب فعله ومتى وسيكون لكل موظف أسلوبه في التسليم. تتمثل إحدى طرق تحقيق قوة عاملة مُمكنة في تشجيع المسؤولية الشخصية من خلال سياسات تنظيمية محددة جيدًا.

عندما يتم تمكين الأفراد لاتخاذ القرارات وتحمل ملكية عملهم ، يصبحون أكثر استثمارًا في نجاحها ويكونون متحمسين لأداء أفضل ما لديهم.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون استكشاف فن التفويض والاستعانة بمصادر خارجية مفيدًا. من خلال تحديد نقاط القوة والمهارات لكل عضو في الفريق ، يمكن تعيين المهام إلى أكثر الأفراد ملاءمة ، مما يسمح لهم بالتفوق في مجالات خبرتهم.

هذا لا يعزز الكفاءة فحسب ، بل يوفر أيضًا الوقت لأعضاء الفريق للتركيز على عمل ذي قيمة أعلى يساهم في الإنتاجية الإجمالية ونجاح المنظمة.

3. الاستفادة من التكنولوجيا لتحقيق نتائج أفضل

نتعرض للمقاطعة كثيرًا في العمل ونميل إلى خسارة نصف وقتنا في العمل بسبب الإلهاءات غير المنتجة. عند استخدامها استراتيجيًا ، يمكن أن تكون التكنولوجيا حلاً جذريًا ليس فقط في تقليل الانحرافات وتوفير الوقت الضائع في العمل ولكن في تحسين طرق العمل.

لا تقتصر الإنتاجية على العمل المركز فحسب ، بل تتعلق أيضًا بالكفاءة والتنظيم . لتعزيز الإنتاجية من خلال التنظيم ، من الضروري إنشاء عمليات مبسطة ومهام سير عمل فعالة. يبدأ من اليوم الأول في تنظيم الإعداد والتدريب والمهام التي يمكن أتمتتها.

من خلال أتمتة الإعداد والتدريب ، يمكن للشركات تحسين الإنتاجية عن طريق تقليل المهام الإدارية ، وضمان التدريب المتسق عبر الأقسام ، وخلق تجربة تأهيل أكثر جاذبية وتوجيهًا ذاتيًا للموظفين الجدد.

هذا لا يقلل فقط من إرهاق فريق الموارد البشرية ولكن للموظفين الجدد الذين ، بدلاً من تلقي الكثير من الأعمال الورقية ، وجلسات التدريب الطويلة ، والتدريب غير المتسق عبر الأقسام ، يسجلون الدخول إلى منصة مركزية تقدم تجربة تعليمية مخصصة.

يمكن لأعضاء الفريق التحرك بوتيرتهم الخاصة ، مما يسمح لهم بالتعلم واستيعاب المعلومات بشكل أكثر فاعلية دون الشعور بالإرهاق.

يمكن أن يؤدي إنشاء إجراءات موحدة وأتمتة المهام المتكررة كلما أمكن ذلك إلى توفير وقت وطاقة ثمينين لمزيد من المساعي الاستراتيجية والإبداعية.

يمكن أن يساعد تنفيذ برنامج إدارة المشروع والتعاون الفعال في تحسين تخصيص المهام وتقليل التكرار وتسهيل التنسيق السلس.

4. تبسيط عمليات الاتصال والعمل

يعد تبسيط عمليات الاتصال والعمل أمرًا بالغ الأهمية لتعزيز ثقافة العمل التعاوني وزيادة الإنتاجية.

ألف رسالة من رسائل Slack يوميًا لا تساعد على إنتاج قوة عاملة. بدلاً من ذلك ، يؤدي إنشاء هياكل للسماح لأعضاء الفريق بتبادل الأفكار والتعليقات والمعلومات بحرية إلى تحسين التعاون وحل المشكلات.

يضمن هذا النوع من النهج المنهجي والشفاف والشامل أن يشعر كل شخص بأنه مسموع وقدير ، مما يؤدي في النهاية إلى رفع الروح المعنوية والمشاركة. ولن يستغرق الأمر ساعات في قراءة الرسائل وكتابتها أيضًا!

بالإضافة إلى ذلك ، تلعب تنظيم الاجتماعات دورًا حيويًا في تبسيط إجراءات العمل. تساعد جداول الأعمال الواضحة والأهداف المحددة والأطر الزمنية المخصصة في الحفاظ على المناقشات مركزة ومثمرة.

من خلال تقليل الظلال غير الضرورية وتعظيم الكفاءة ، تمكن الاجتماعات المنظمة الفرق من اتخاذ القرارات بشكل أسرع وتحقيق النتائج المرجوة بشكل أكثر كفاءة.

يؤدي تنفيذ ممارسات الاتصال المبسطة وإنشاء اجتماعات منظمة إلى تعزيز العمل الجماعي والإبداع ، وتسريع الجداول الزمنية للمشروع ، ودفع النجاح التنظيمي الشامل.

5. استخدام البيانات لدفع الإنتاجية الشخصية والتنظيمية

البيانات هي القوة الدافعة في ضمان والحفاظ على المساءلة والإنتاجية لصالح الموظفين والمنظمة.

تعمل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) كبوصلة تضيء الطريق نحو تحسين الإنتاجية. من خلال تحليل البيانات ، يمكن للفرق تحديد مجالات التحسين وتحديد الاختناقات وعدم الكفاءة في عمليات مكان العمل التي تعيق التقدم.

علاوة على ذلك ، تمكّن البيانات القادة من إلهام وتحفيز الفرق ، حيث تصبح الأهداف والتوقعات الواضحة معايير ملموسة للنجاح.

باستخدام البيانات كحليف لك ، يمكنك إطلاق العنان للإمكانات الكاملة لإنتاجيتك الشخصية والمؤسسية ، ودفعك نحو إنجازات أكبر.

القليل يمكن أن يكون أكثر

إن تنفيذ استراتيجيات فعالة لتعزيز إنتاجية مكان العمل لا يفيد المنظمة فحسب ، بل يساهم أيضًا في إرضاء الموظفين والمشاركة والرفاهية العامة.

من خلال دمج العمليات والإجراءات المصممة جيدًا ، وقنوات الاتصال الواضحة ، والموارد الداعمة ، تخلق المنظمة بيئة تعزز الإنتاجية وتمكن الموظفين من أداء أفضل ما لديهم.

عندما يشعر الأفراد بالإنجاز ويرون أن جهودهم تحدث فرقًا ، تزداد مستويات رضاهم ومشاركتهم ، مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي والتحفيز.

علاوة على ذلك ، من خلال إعطاء الأولوية لرفاهية الموظفين ، تعزز المنظمة توازنًا صحيًا بين العمل والحياة ، وتقليل التوتر وتعزيز الرفاهية العامة. في النهاية ، ينتج عن ذلك قوة عاملة منتجة ومرضية تدفع نجاح ونمو المؤسسة ، وتشكل دورة إيجابية من الإنتاجية والرضا والرفاهية.

من خلال خلق بيئة عمل تعزز الإنتاجية ، وتعطي الأولوية للقيمة ، وتعزز ثقافة إيجابية ، يمكن لمؤسستك أن تحقق نموًا مستدامًا وتظل قادرة على المنافسة في مشهد الأعمال سريع الخطى اليوم.

يمكن أن يؤدي الالتزام بتهيئة بيئة عمل مواتية إلى فوائد ملموسة ومساعدة الشركات على الازدهار في السوق.

لا تعود إنتاجية مكان العمل إلى مدير الموارد البشرية بل تعود إلى الفرق وأعضاء الفريق والمؤسسة. لذلك إذا كنت تتساءل عن كيفية زيادة إنتاجيتك في مكان عملك ، فلا تحاول تكديس المزيد في وقت أقل.

بدلاً من ذلك ، يجب على الأفراد تحديد ما إذا كانت المهام المطروحة تساهم بالفعل في أهداف المنظمة. يمكن للفرق تحليل طريقة عملهم. يجب أن تهدف المنظمات إلى خلق ثقافة عمل إيجابية ، واستخدام التكنولوجيا ، واستخدام البيانات لربط المعنى بالنتائج.

استثمر في نمو الموظفين والخبرة والاحتفاظ بهم. تعرف على كيفية تحقيق إنتاجية أكبر من خلال خطط نجاح الموظف.