ما هو طلب الشراء؟ - الفهم الكامل للتعامل مع واحد

أوامر الشراء ضرورية لجميع الأنشطة التجارية. ومع ذلك ، لا تزال أسئلة "ما هو أمر الشراء" و "كيف يمكن لشركة ما أن تتعامل مع أمر الشراء بفاعلية" من الأسئلة الخادعة للعديد من أصحاب الأعمال الجدد أو أولئك الذين يعتزمون بدء عمل تجاري. لا تقلق. ستجيب هذه المقالة على جميع أسئلتك حول أمر الشراء.

ما هو طلب الشراء؟

طلب الشراء (PO) هو مستند ملزم قانونًا ينشئه المشتري ويقدم إلى البائع.

تساعد أوامر الشراء الشركات على تتبع مشترياتها - الكمية والتكلفة ووقت الدفع ، حيث سيتم إدراج كل شيء في الفاتورة وإيصال التعبئة. كما أنها ضرورية لمراقبة مستويات المخزون لأنها تتبع عدد العناصر وأوقات التسليم. هذا يجعلها جزءًا أساسيًا من السجل ويقلل من مخاطر خطأ المورد.

يعتبر PO مفيد للموردين أيضًا. يجب أن يكون لديهم الوقت لإعداد المنتجات وتلقي مدفوعات دقيقة وفي الوقت المناسب لأن رقم أمر الشراء يتطابق مع الفاتورة وإيصال التعبئة.

كيف يعمل أمر الشراء؟

1. يقوم المشتري بإنشاء طلب شراء

أولاً ، تُبلغ الإدارة قسم المشتريات في شركتك بوجوب إصدار أمر. أرسلت الشركة هذا المستند إلى قسم المشتريات لتتبع البضائع المطلوبة.

2. ينشئ المشتري طلبًا

يتم إنشاء الأمر عندما يتم الاتفاق على البضائع المراد شراؤها. يسرد أمر الشراء تاريخ الطلب ومعلومات الشحن على ظهر السفينة وشروط الخصم وأسماء البائع والمشتري ووصف العنصر الذي تم شراؤه ورقم الصنف والسعر والكمية ورقم أمر الشراء.

3. يقبل البائع (أو يرفض) الطلب

يرسل المشتري الطلب إلى المورد ، الذي يقرر ما إذا كان بإمكانه ويرغب في تلبية الطلب. يصبح عقدًا ملزمًا قانونًا لكلا الطرفين بمجرد قبول الطلب.

4. يسجل المشتري عملية الشراء

يدفع المشتري السعر المتفق عليه (أو تاريخ متفق عليه محدد في الطلب) - يقوم المورد بشحن أمر الشراء مع فاتورة. ثم يقارن القسم المالي للمشتري هذه الفاتورة بأمر الشراء للتأكد من اتساق المستندين.

سيقوم المورد بتسليم المنتجات في التاريخ المحدد ، وسيدفعها المشتري. يجب على كلا الجانبين الوفاء بأمر الشراء وفقًا لذلك.

أنواع أوامر الشراء

1. أوامر الشراء القياسية (أمر شراء للاستخدام الفردي) - تظل اتفاقية الأمر هذه سارية المفعول حتى يستلم المشتري جميع العناصر.

يتم استخدامه للمجموعات غير المنتظمة أو النادرة أو لمرة واحدة. يحتوي على مواصفات شراء كاملة توضح بالتفصيل السعر والكمية والدفع وأوقات التسليم.

2. أوامر الشراء المخطط لها (الطلب المسبق) - على غرار ما ورد أعلاه ، ولكن عادة ما تكون اتفاقية طويلة الأجل لا تتضمن تاريخ تسليم يسمح للمشتري بتوقع الطلب في المستقبل

يجب تقديم جميع المعلومات الضرورية بترتيب مخطط ، على سبيل المثال ، تفاصيل السلع والخدمات وتكاليفها. سيتم إصدار إصدار لتأكيد جدول التسليم عند تعيين معلومات التسليم لعناصر معينة.

3. أوامر الشراء الشاملة - يمكن للشركات الكبيرة استخدام الطلبات الشاملة لتتبع جميع العناصر المطلوبة لقسم أو مشروع معين. الطلب الشامل قد يحتوي أو لا يحتوي على الأسعار.

يُستخدم أمر الشراء هذا عادةً لشراء أصناف محددة بشكل متكرر من أحد الموردين ، مثل ب. المواد الأولية والمواد الاستهلاكية.

4. أوامر الشراء التعاقدية

تُستخدم أوامر الشراء التعاقدية لإنشاء اتفاقيات وشروط التسليم بين المشترين والبائعين كأساس لعلاقة عمل مستمرة. لطلب المنتجات ، يمكن للمشتري الرجوع إلى أمر العقد في حالة الشراء القياسي.

فوائد أوامر الشراء

1. يتجنب الطلبات المكررة

عندما تقوم شركة بتوسيع أعمالها ، يمكن لأوامر الشراء أن تساعد في تتبع ما تم طلبه ومن قام بطلبه. حتى إذا طلب المشتري منتجًا مشابهًا ، فقد يكون من الصعب التحقق من الفاتورة. يتم استخدام الأمر كشيك لدفع الفاتورة.

2. بتتبع الطلبات الواردة

قد يبدو هذا واضحًا ، لكن نظام الطلب المنظم جيدًا يبسط إدارة المخزون والشحن من خلال تسهيل رؤية المنتجات القادمة في أي وقت.

3. أنها تضمن التواصل الواضح

في جوهره ، يرسل الطلب جميع تفاصيل الشراء. يمكنك تجنب أي تعارضات أو ارتباك محتمل في المستقبل من خلال توضيح وشرح وتوثيق كل جزء.

4. بمثابة وثائق قانونية

إذا كان هناك نزاع حول الطلب أو السعر المتفق عليه في المعاملات المستقبلية ، فسيكون الأمر بمثابة مستند قانوني واجب النفاذ. والأهم من ذلك أنها تحمي كلا الطرفين.

عيوب أوامر الشراء

1. المزيد من الأعمال الورقية

تنشئ أوامر الشراء أوراقًا إضافية ، والتي يمكن أن تكون مزعجة لعمليات الشراء الصغيرة وتستغرق وقتًا طويلاً للفرق الأصغر.

2. يمكن استبداله بسهولة

على الرغم من أنها لا تعمل كعقد قانوني بين البائع والمورد ، إلا أن بطاقات الائتمان يمكن أن تحل محل أوامر الشراء للمساعدة في تسجيل المشتريات.

ماذا يحتوي طلب الشراء؟

1. رقم أمر الشراء - يسمح للأطراف بمطابقة الطلبات مع الشحنات والفواتير
2. تفاصيل المشتري - قم بتضمين اسم الشركة وتفاصيل الاتصال
3. تفاصيل الشحن - عنوان التسليم وطريقة الشحن والتاريخ ووقت التسليم
4. تفاصيل المورد - معلومات المورد ، مع تفاصيل الاتصال المناسبة لشخص مسؤول عن أعمال المورد
5. الشروط ذات الصلة - بما في ذلك شروط الدفع وأي كلمات أخرى ، على سبيل المثال ، ترتيبات الشحن.
6. قائمة العناصر - تشمل رقم الفئة والكمية والسعر والإجمالي.
7. وصف السلع والخدمات - أضف سياقًا إلى قائمة العناصر

كيف تتعامل مع طلبات الشراء بفاعلية في متاجر التجارة الإلكترونية؟

1. تتبع الطلبات

يتعين على صاحب المتجر التعامل مع معلومات الطلبات الوفيرة كل شهر. تساعد المواصفات المستهدفة لأرقام الطلبات في تتبع حالتها والتحقق منها بسرعة.

يمكن لرواد الأعمال استخدام الكود للعثور على طلب معين والتحقق من تفاصيله بسرعة.

2. السماح بأوامر السائبة

تتيح متاجر التجارة الإلكترونية للعملاء الطلب بكميات كبيرة. سيساعد هذا العملاء ، وخاصة متاجر B2B ، على شراء أي عدد من المنتجات في طلب واحد ، مما يقلل من عدد الطلبات التي يتعين على المتجر عبر الإنترنت إدارتها.

3. استخدم رمز شريطي وإشعار شحن متقدم

بالنسبة لجميع الشحنات الواردة ، يمكن للمشترين تقديم إشعارات الشحن مع ملصقات الباركود لكل منتج. يساعد البائعين على تحديد المنتجات المطلوبة التي تصل إلى نقطة الاستلام على الفور عن طريق مسح الرموز الشريطية.

يساعد استخدام الرموز الشريطية في التحكم في أنظمة المخزون بكفاءة ، حيث يمكن لأصحاب المتاجر تحديد كل عنصر ومطابقته بأمر صالح.

4. تعيين أرقام الفواتير على أساس أرقام الطلبات

من الضروري إرسال نسخ من الطلبات ومعلومات الشحن والفواتير إلى العملاء تلقائيًا بعد إكمال فورة التسوق في متجرك.

لإدارة الطلبات والفواتير بسهولة ، يحتاج صاحب المتجر إلى تجميع معلومات مثل رقم الفاتورة بناءً على رقم الطلب. هذا يجعل النظام سهل الإدارة عندما يدفع العملاء فواتيرهم.

استنتاج

تم شرح كل شيء يتعلق بسؤال "ما هو أمر الشراء". نأمل أن تكون المقالة مفيدة لك إذا كنت تخطط لبدء عمل تجاري.

وبالنسبة لأصحاب المتاجر ، تذكر أنه مع نمو التجارة الإلكترونية اليوم ، فإن زيادة الطلبات عبر الإنترنت أمر لا مفر منه. يجب أن تكون استباقيًا في إدارة الطلبات بشكل فعال لأن هذا يؤثر بشكل مباشر على نتائج أعمالهم.