ما هي إجراءات حجز رحلات العمل؟

يعد التعامل مع حجز رحلات العمل إحدى الخطوات الحاسمة في إدارة السفر. تبسط المؤسسات حجز رحلات العمل من خلال تنفيذ سياسات سفر محددة جيدًا. يمكن للموظفين الرجوع إلى سياسات السفر لمعرفة ما يمكنهم حجزه وما لا يمكنهم حجزه.

بالإضافة إلى تبسيط حجوزات سفر العمل ، تركز السياسة على التحكم في تكاليف سفر العمل. للقيام بذلك ، تشجع الشركات الحجوزات المبكرة من خلال تحفيز الموظفين على اختيار خيارات الحجز الفعالة من حيث التكلفة.

في الوقت نفسه ، يتوقع الموظفون من أصحاب العمل السماح لهم بالحجز الذي يختارونه من منتجات وخدمات سفر العمل. ونتيجة لذلك ، ظهرت العديد من الإجراءات لإدارة حجز رحلات العمل .

كيف تبسط الشركات حجز رحلات العمل؟

توفر المنظمات للموظفين طرقًا متعددة لإجراء حجوزات سفر العمل. تنشر بعض المؤسسات مديري سفر داخليين ، بينما يشترك البعض الآخر مع شركات إدارة السفر أو يستخدمون برامج إدارة السفر . وبالتالي ، تختلف إجراءات حجز رحلات العمل عبر المؤسسات.

نشر مدراء السفر الداخليين

يدير مدير سفر الأعمال احتياجات السفر للأعمال الخاصة بالمؤسسة بشكل كامل. بالإضافة إلى وضع سياسات السفر وضمان الامتثال للسياسة ، يساعد المحترف الموظفين على إجراء ترتيبات سفر العمل. يساعد مدير السفر الموظفين على حجز أفضل منتجات السفر للعمل وفقًا لسياسات السفر التنظيمية.

علاوة على ذلك ، فهم يتفاوضون مع العديد من الموردين والبائعين لتوفير منتجات سفر العمل بأسعار أقل. إلى جانب تسهيل حجز رحلات العمل ، يقوم مدير السفر بتسوية نفقات السفر وإدارة معاملات بطاقات الائتمان. ومن ثم ، يمكن للموظفين التركيز على الجوانب الأخرى لرحلات العمل عندما يكون لدى الشركة مدير سفر داخلي.

الشراكة مع شركات إدارة السفر

تدير العديد من الشركات برامج سفر العمل من خلال الشراكة مع شركات إدارة السفر (TMCs). توفر شركة TMC منتجات وخدمات السفر الأساسية بأسعار منخفضة من خلال بناء اتصالات عبر صناعة السفر. إلى جانب ذلك ، فإنه يوفر للموظفين خيارات حجز أوسع من خلال تمكين الوصول إلى قوائم جرد السفر المحلية والدولية.

تحجز العديد من شركات إدارة السفر منتجات سفر الشركات للموظفين وفقًا لسياسات السفر التنظيمية. علاوة على ذلك ، توفر العديد من شركات إدارة خدمات السفر للموظفين أدوات الحجز الذاتي. تساعد أدوات الحجز الذاتي الموظفين على حجز رحلات عملهم بأنفسهم. ومع ذلك ، لديهم خيار الحصول على مشورة الخبراء من خلال الاتصال بـ TMC أثناء إجراء حجوزات سفر العمل.

استخدام برامج إدارة السفر

تعمل العديد من الشركات على تبسيط إدارة رحلات العمل من خلال الأتمتة. إنها برامج إدارة السفر على متن الطائرة التي تتميز بحلول مدمجة لإدارة السفر وإدارة النفقات. يمكن للموظفين استخدام البرنامج للوصول إلى مخزون سفر كبير من الرحلات الجوية وأماكن الإقامة وتأجير السيارات. أيضًا ، يمكنهم حجز ما يختارونه من منتجات سفر العمل في دقائق باستخدام أداة حجز السفر الذاتي التي يوفرها البرنامج.

تسمح حلول برامج إدارة السفر للشركات بتنفيذ سياسات السفر التنظيمية. يضمنون عدم انتهاك الموظفين لسياسات السفر أثناء اختيار وحجز منتجات السفر. علاوة على ذلك ، يوصي برنامج إدارة السفر الجديد بأفضل خيارات الطيران والفنادق للمسافرين من رجال الأعمال بشكل متكرر بناءً على تفضيلات الحجز وتاريخ السفر.

ما الذي يفكر فيه الموظفون أثناء القيام بحجز سفر عمل؟

تسمح معظم الشركات للمسافرين بحجز منتجات وخدمات السفر. إنهم على متن الطائرة أدوات الحجز الذاتي التي تتيح للموظفين الوصول إلى مخزون سفر واسع وتحديد اختيارهم لخيارات سفر العمل. لكن يتعين على الموظفين مراعاة عدة عوامل أثناء إجراء حجز سفر للعمل. فيما يلي بعض هذه العوامل:

السياسات التنظيمية

تساعد الشركات الموظفين على تجنب تكبد نفقات السفر غير القابلة للاسترداد من خلال تنفيذ سياسات السفر والنفقات. يمكن للموظف الرجوع إلى السياسات لتحديد فئة شركة الطيران ونجم الفندق الذي يمكنه حجزه. قبل البدء في حجز رحلات العمل ، يقضي الموظفون بعض الوقت في فهم السياسات التنظيمية. كما أنهم يطرحون عدة أسئلة لتجنب انتهاكات سياسة السفر.

ميزانية السفر

تُبقي بعض المؤسسات التكاليف تحت السيطرة من خلال إنشاء ميزانية سفر الموظف. أثناء الموافقة على طلبات سفر العمل ، يتقاسم المديرون التكلفة المقدرة لرحلة العمل مع الموظفين. في مثل هذه الحالات ، يتعين على الموظفين التركيز على أسعار الرحلات الجوية والفنادق وتأجير السيارات للالتزام بميزانية السفر. أيضًا ، يستكشفون طرقًا لحجز منتجات السفر المرغوبة من خلال الاستفادة من أفضل الصفقات.

خط سير الرحلة

أثناء إجراء حجوزات سفر العمل ، تلعب مسارات السفر دورًا مهمًا. يتتبع الموظفون الجدول الزمني للأحداث والأنشطة أثناء رحلات العمل من خلال تخطيط مسارات رحلات العمل. يشيرون إلى مسارات السفر لتحديد أوقات المغادرة والوصول للرحلات الجوية. أيضًا ، يقررون وقت تسجيل الوصول في الفنادق للاسترخاء والاسترخاء قبل الاجتماعات.

الجدول الزمني للحجز

تتحكم الشركات في التكاليف من خلال تشجيع الموظفين على إكمال حجوزات السفر مبكرًا. تطلب بعض الشركات من الموظفين إجراء حجوزات سفر خلال إطار زمني محدد ، على سبيل المثال ، قبل 10 أيام من تاريخ المغادرة. يكمل الموظفون حجز السفر مبكرًا للامتثال للسياسات التنظيمية. كما أن حجز السفر المبكر يساعدهم على حجز رحلة الطيران والإقامة التي يختارونها خلال مواسم الذروة.

الحد من التوتر

يصبح تحقيق أهداف العمل أمرًا صعبًا للغاية إذا تم الضغط على الموظفين أثناء رحلات العمل. ومع ذلك ، فإن الشعور بالتوتر والقلق بعد رحلات الطيران الطويلة أمر شائع بين المسافرين الدائمين. لتجنب ذلك ، يعمل المسافرون الأذكياء من رجال الأعمال على تقليل وقت السفر بالطائرة ليظلوا مسترخين ونشطين بعد رحلات الطيران. يفعلون ذلك عن طريق حجز رحلات طيران مباشرة وبدون توقف بدلاً من رحلات ربط لتخفيف التوتر وتخفيف مخاطر تأخير الرحلات وإلغائها.

أمان

أصبح البقاء في أمان من أهم أولويات المسافرين للعمل بعد الوباء. أثناء مقارنة أماكن الإقامة للحجز ، يقومون بفحص الإجراءات التي يتخذها الفندق للحفاظ على أمان الضيوف. بالإضافة إلى ذلك ، يركز العديد من المسافرين من رجال الأعمال على موقع الفندق لتقليل وقت التنقل والاستمتاع بوقت التوقف.

خيارات للحفظ

تتحكم العديد من المؤسسات في التكاليف من خلال تحفيز الموظفين على اختيار حلول سفر فعالة من حيث التكلفة. يشاركون جزءًا من المدخرات مع الموظفين كمكافأة. يستكشف الموظفون طرقًا لتقليل تكاليف الرحلة دون التأثير على تجربة سفرهم التجارية وسلامتهم إذا كانت سياسات السفر التنظيمية تكافئهم على تقليل تكاليف حجز رحلات العمل.

الكلمات الأخيرة في

في الوقت الحاضر ، لدى المنظمات إجراءات مختلفة متعددة للتعامل مع سفر العمل. وبالتالي ، تختلف إجراءات حجز رحلات العمل عبر المؤسسات. لكن كل مؤسسة تركز على تسهيل حجز الرحلات الجوية والفنادق على الموظفين. وبالمثل ، يفضل الموظفون حجز منتجات سفر العمل التي تحافظ على سلامتهم وخالية من الإجهاد أثناء رحلات العمل.