ما هي الاجتماعات المرنة وكيفية إدارتها

في العمل ، نشارك في مشاريع مختلفة ونعمل مع زملائنا كفريق ، لفترة معينة. بشكل عام ، يتم تقسيم المشروع إلى مهام فرعية متعددة ويتم تخصيص كل مهمة فرعية لشخص بواسطة قائد الفريق. هذا يضمن أن تقدم المشروع واضح وسلس وفعال. لكن هذه العملية وحدها لا تضمن نجاح المشروع. لضمان الجودة والتسليم في الوقت المحدد والنجاح في النهاية ، تحتاج إلى عقد اجتماعات على فترات منتظمة. من خلال عقد الاجتماعات ، يمكنك معرفة الحالة العامة للمشروع ، وحالة كل مهمة فرعية ، والصعوبات التي يواجهها أعضاء الفريق ، والأفكار الجديدة / الأساليب البديلة للمشروع ، وما إلى ذلك أيضًا ، يجب عليك التأكد من أن اجتماعاتك تركز ولا تتحول إلى جلسة محادثة. إذن ، كيف تنظم مثل هذا الاجتماع المثمر؟ بالطبع ، هناك طرق مختلفة يمكنك من خلالها عقد الاجتماعات. أحد هذه الاجتماعات هو إطار عمل رشيق يساعد على زيادة إنتاجية الفريق. دعونا نلقي نظرة سريعة على هذا:

ما هي اجتماعات Agile؟

تم تشكيل اجتماعات Agile في البداية كجزء من تطوير البرمجيات. لكن في الآونة الأخيرة ، أصبح هذا الاجتماع جزءًا من إدارة المشاريع في جميع الشركات. إذن ، ما هو الاجتماع المرن؟

يتم إجراء اجتماعات Agile من خلال النظر في مجموعة من المبادئ التي تم تحديدها في شكل بيان. بشكل عام ، يتضمن Agile العمل في فترة زمنية أقصر ، وتوفير التحديثات ، ومهام التخطيط ، ومناقشة التعليقات من العميل ، ومشاركة المعلومات المهمة الأخرى المتعلقة بالمشروع. لذا ، فالأمر كله يتعلق بالتطوير التكراري ، بدلاً من التعامل مع مشروع دفعة واحدة.

من يشارك في الاجتماع:

بشكل عام ، عندما تقوم بالترتيب لعقد اجتماع ، عليك أولاً تضييق نطاق الأشخاص الذين سيكونون جزءًا من الاجتماع. وبالمثل ، بالنسبة للاجتماعات المرنة ، لدينا قائمة بالمشاركين الذين يمكن أن يكونوا جزءًا من هذه الاجتماعات:

1. مالك المنتج:

يعد مالك المنتج جزءًا لا يتجزأ من الفريق ، حيث يتأكدون من الوفاء بالنطاق والتكاليف والمواعيد النهائية. تقع على عاتق مالك المنتج مسؤولية تعظيم قيمة المنتج من خلال تمثيل أصحاب المصلحة ، وتحديد أولويات الأعمال المتراكمة ، وتمكين الفريق ، والحفاظ على عمليات Agile و Scrum.

مالك المنتج هو المسؤول عن

• إدارة أصحاب المصلحة ودفع القيمة.
• إدارة الاتصال الفعال بين فريق التطوير وأصحاب المصلحة
• تقديم رؤية المنتج لفريق التطوير
• حل النزاعات وإدارة المواقف أو التصعيد مع أصحاب المصلحة أو أعضاء فريق التطوير
• ترتيب أولويات العناصر المتأخرة
• تثقيف فريق التطوير حول قيم ومبادئ وعمليات سكروم
• تثقيف أصحاب المصلحة حول فوائد سكرم

مالك المنتج المعروف أيضًا باسم مدير المنتج هو الشخص الذي يحصل على تحديثات التقدم من الفريق ، ويقدم اقتراحات حول طرق متابعة المشروع ، ويتعاون مع الفريق لإكمال المشروع بشكل فعال بجودة.

2. مدير المشروع:

مدير المشروع متحمس ومنظم وموجه نحو الهدف. يتفهم هو أو هي ما هي المشاريع المشتركة ، بالإضافة إلى دوره أو دورها الاستراتيجي في كيفية نجاح المنظمات وتعلمها وتغييرها. من مهام مدير المشروع بدء المشروع وتخطيطه وتصميمه وإدارته من البداية إلى النهاية.

تشمل واجبات مدير المشروع ما يلي:

• تخطيط وتنظيم وإنجاز المشروع
• تقرير مالى
• صنع ميثاق المشروع
• إدارة الموارد
• إدارة المخاطر
• إدارة التغيير
• الجدولة
• تقدير التكلفة وتطوير الميزانية
• ضبط جودة التوثيق
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية
• إدارة البائعين
• إدارة التقارير والوثائق المهمة الأخرى

3. فريق التطوير:

يشمل فريق التطوير الأعضاء الذين يطورون المنتجات أو يقدمون الخدمات في الشركة. الشيء المعروف هو أن فريق التطوير في شركة البرمجيات هو الذي يطور التطبيقات / أدوات البرمجيات. يقدم هذا الفريق رؤى قيمة عند المشاركة في الاجتماع. هم أيضًا الفريق الذي يتقدم بالمشروع بالفعل. لذلك ، يجب أن يشارك جميع أعضاء هذا الفريق في الاجتماع.

4. سكرم ماستر:

سيد سكرم هو قائد الاجتماع الذي يتأكد من أن جميع أعضاء الفريق في الاجتماع يتبعون ممارسات منهجية سكروم. كما أنها تساعد الفريق على الاستمرار في التركيز على موضوعات الاجتماع ، والإجابة على أسئلتهم وتقديم الإرشادات المتعلقة بعملية Scrum.

5. الأشخاص المستثمرون:

هؤلاء هم الأشخاص الذين لديهم مصلحة في تقدم المشروع ولكنهم غير مشاركين بشكل مباشر. وهذا يشمل المهنيين مثل المديرين الذين يلقون نظرة على مدى كفاءة وفعالية عمل الفرق ، والمستثمرين / العملاء الذين يستثمرون الأموال في المشروع أو الشركة ، وما إلى ذلك في بعض الأحيان ، قد يكون هناك موظفون مهتمون بحضور اجتماعات Agile على الرغم من أنهم ليسوا جزءًا من فريق التطوير. هذا لأنهم مهتمون بمعرفة المزيد عن شركتهم واكتشاف طرق جديدة لإنجاز المهام.

أنواع اجتماعات Agile:

هناك أربعة أنواع رئيسية من الاجتماعات الرشيقة المدرجة أدناه:

1. التخطيط السريع:

يتم إجراء تخطيط Sprint بشكل عام في بداية السباق. في هذا الاجتماع ، يعطي قائد المشروع الأولوية للمهمة التي يجب أن يركز عليها الفريق ويتم إكمالها في السباق. ثم يخطط الفريق لمدة كل مهمة ، ويصلح أهداف كل مهمة ، وطرق تحقيق الأهداف. بسبب هذه المناقشات ، يتم التخطيط للعدو لفترة أطول قد تكون قريبة من أربع ساعات.

2. الوقوف اليومي:

الاجتماع الأكثر تكرارًا والأقصر أيضًا في إطار العمل الرشيق هو اجتماع الوقوف اليومي. في الموقف اليومي ، تتم مناقشة التفاصيل المتعلقة بمشروع مثل المهمة التي تم إنجازها بالأمس ، والمهمة المخطط لها اليوم ، والصعوبات التي يواجهها أعضاء الفريق لإنجاز المهمة ، وما إلى ذلك مع كل عضو في الفريق. يوفر هذا أيضًا تقدمًا محدثًا للمشروع للسباق. يمكن أن يؤدي إجراء الوقوف اليومي أيضًا إلى تجنب المشكلات وتحسين مدة إنتاجية العدو. يمكن أن يستغرق الوقوف اليومي مدة أقصر حوالي 15-20 دقيقة.

3. مراجعة Sprint:

يتم عقد هذا الاجتماع لمراجعة وعرض إنجازات جميع أعضاء الفريق. في المراجعة ، يمكن لكل عضو في الفريق عرض المهمة التي أكملها خلال السباق. هذه أيضًا فرصة لتقديم التغذية الراجعة. يمكن لقائد الاجتماع أيضًا دعوة الأطراف المهتمة ومالكي المنتجات لإجراء مراجعات سريعة حتى يتمكنوا من مناقشة كيف تتناسب مهمة الفريق المنجزة مع إرشادات المشروع. يتم إجراء مراجعة العدو بشكل عام في نهاية كل سباق أو بعد الوصول إلى مراحل المشروع. يمكن أن تكون تقييمات Sprint رسمية أو غير رسمية بناءً على تفضيل الفريق. بشكل عام ، تستمر هذه المراجعة غالبًا ما بين ساعة إلى ساعتين.

4. Sprint بأثر رجعي:

يتم إجراء سباق العدو بأثر رجعي بحيث يحصل الفريق المشارك في السباق على فرصة لمناقشة الأمر بالتفصيل. يناقش الفريق الأشياء الناجحة أثناء العدو وما هي المجالات التي قد تستفيد من التحسين. يوفر هذا فكرة للفريق لتحديد كيفية أداء سباقات السرعة المستقبلية التي يمكن أن تزيد من الإنتاجية وتمنع المشكلات. في بعض الأحيان ، يمكن للأطراف المعنية ومالكي المنتجات أيضًا تقديم آراء في هذا الاجتماع مثل الطرق التي يمكن للفريق اتباعها لتحسين سير العمل والعمليات الأخرى. عادة ما يحدث سباق العدو بأثر رجعي في نهاية العدو ويمكن أن يستمر لمدة ساعة ونصف.

كيفية إدارة اجتماعات Agile:

تعد إدارة الاجتماع بشكل فعال مهمة صعبة للغاية. يجب أن تدار الاجتماعات السريعة للغاية بشكل فعال. حتى كيف نفعل ذلك؟ ليست الاجتماعات المرنة فحسب ، بل ستكون النصائح التالية مناسبة لإدارة أي اجتماع:

(ط) إصلاح المواضيع والتركيز عليها:

عندما تعقد اجتماعًا ، ركز أولاً على بعض الموضوعات المحددة. هذا يوفر الوقت لجميع الأعضاء المشاركين في الاجتماع ويساعد الفريق أيضًا على التركيز على العناصر المهمة. لذلك ، حاول تجنب المناقشات / الموضوعات التي تخرج عن محور موضوع الاجتماع.

(2) تقديم ملاحظات:

تأكد من مراجعة المهام المنجزة بشكل متكرر وتقديم ملاحظات إيجابية لتحفيز أعضاء الفريق. أيضًا ، في حالة وجود حاجة للتحسين ، يمكن أيضًا تقديم ملاحظات بناءة. هذا يمكن أن يجعل أعضاء الفريق يتحسنون أكثر. يمكن أن يؤدي القيام بذلك بشكل متكرر إلى بناء علاقة عمل قوية.

(3) إصلاح الهدف:

من المهم جدًا وضع أهداف لأي اجتماع. وهذا بدوره يمكن أن يساعدك في تحديد الموضوعات التي سيتم التركيز عليها في الاجتماع. بناءً على الهدف والموضوعات ، يمكنك إعداد الأسئلة ومراجعة المهام وما إلى ذلك في الاجتماع.

(4) إقراض الأذن:

الاستماع جزء أساسي من التواصل. خاصة في الاجتماعات ، الاستماع الخاص بك مهم. لذا ، استمع بصبر إلى ما يقوله كل عضو في الفريق. وبالمثل ، بمجرد طرح سؤال ، انتظر الرد من أعضاء الفريق ثم تحدث. يمكن أن يساعدك هذا في فهم الصعوبات التي يواجهها أعضاء الفريق أثناء التعامل مع المشروع ، وأفكارهم ، وإصلاح مشكلة ، والمزيد من التحسين ، وما إلى ذلك.

على الرغم من وجود العديد من الطرق لإجراء اجتماعات رشيقة ، فقد قدمنا ​​نظرة عامة سريعة على الاجتماعات المرنة وكيفية عقد الاجتماع وإدارتها بفعالية وسهولة.