الترقية إلى اتصالات VoIP: 6 ميزات لا غنى عنها في كل نظام هاتف صلب للأعمال التجارية الصغيرة

هناك العديد من المزايا لإجراء التبديل إلى أنظمة الهاتف الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) للشركات الصغيرة ، وبالتالي فإن اتخاذ القرار بشأن إجراء التبديل أمر سهل بالنسبة لمعظم أصحاب الأعمال.

اليوم ، أصبح العمل عن بُعد جزءًا لا يتجزأ من حياتنا ، وتساعد أنظمة هاتف العمل القائمة على السحابة أصحاب الأعمال على الحفاظ على التواصل بين الموظفين على الرغم من موقعهم. هذا النظام أرخص بكثير وأكثر مرونة في الاستخدام من أنظمة الهاتف التقليدية مع أنظمة PBX التي عفا عليها الزمن. أثناء استخدام أنظمة الهاتف القائمة على السحابة ، يمكنك التركيز على أهداف عملك والسماح للمحترفين بالعناية بأنظمة الاتصال الخاصة بك.

ومع ذلك ، فإن اختيار المزود المناسب يمكن أن يمثل تحديًا. يتطلب اتخاذ خيار مستنير تحليلًا دقيقًا للميزات التي يقدمها كل مزود خدمة ، ومقدار تكلفة هذه الميزات ، ومدى قابلية الأنظمة للتوسع. تابع القراءة لمعرفة حوالي ستة من أهم ميزات VoIP التي يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة البحث عنها عند اختيار خدمة الهاتف.

وظيفة ذات صلة: فرص عمل صغيرة تستحق التحقق في عام 2019

اقرأ أيضًا: 7 أدوات بسيطة لتمكينك من التسويق في عام 2019

المصاحبة الآلية

تتيح هذه الميزة لأصحاب الأعمال الصغيرة خفض التكاليف المرتبطة بتعيين موظفين استقبال بدوام كامل. تمامًا مثل موظف الاستقبال ، ترحب ميزة الرد الآلي بالمتصلين وتعرض المكالمات وتستخدم المطالبات الصوتية لتوجيه المكالمات إلى العضو المناسب في الفريق. يساعد الرد الآلي في تلبية احتياجات هاتف الأعمال الصغيرة ، لكنهم يقللون أيضًا من التكاليف التشغيلية ويزيدون تقييمات رضا العملاء.

ضع في اعتبارك أن معظم العملاء والعملاء لا يريدون أن يتعثروا في تصفح الرسائل الصوتية التي لا نهاية لها. قم بإعداد الرد الآلي لطرح بعض الأسئلة الممكنة لضمان إعادة توجيه المكالمة إلى الموظف المناسب. سيوفر ذلك الوقت والموارد دون تقليل معدلات رضا العملاء.

سواء كان ذلك لتحسين رضا العملاء أو زيادة الإنتاجية أو توفير المال ، لا تتاح للمنظمات دائمًا الفرصة للقيام بالأمور الثلاثة في وقت واحد. ولكن مع تقدم التكنولوجيا وأفضل خدمة VoIP ، أصبح هذا ممكنًا مع نظام الهاتف الحديث الذي يمكنه القيام به باستخدام VoIP أو نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت.

اقرأ أيضًا: 10 خطوات لكتابة ورقة بحثية من 10 صفحات في الجامعة

تحويل الصوت إلى البريد الإلكتروني

إن تنمية شركة صغيرة تتطلب بالفعل الوقت والجهد ، لذلك فإن عددًا قليلاً من أصحاب الأعمال والموظفين لديهم الوقت للتحقق من بريدهم الصوتي بشكل متكرر كما ينبغي. وهنا يأتي دور النسخ الصوتي إلى البريد الإلكتروني. ستعمل هذه الميزة تلقائيًا على تحويل الرسائل إلى نص وإعادة توجيهها إلى صناديق البريد الوارد للموظفين.

إن تقليل الوقت الذي يجب أن يقضيه الموظفون في الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي وكتابة الأسماء ومعلومات الاتصال بصرامة يدويًا ليس الميزة الوحيدة لنسخ الصوت إلى البريد الإلكتروني. كما يسمح للموظفين بالحفاظ على رسائلهم منظمة. بمجرد تحويلها إلى نموذج بريد إلكتروني ، يمكن للموظفين حفظ هذه الرسائل وتنظيمها والبحث فيها وحذفها حسب الحاجة ، وهو ما لن يكون ممكنًا إذا علقوا في الاستماع إلى البريد الصوتي التقليدي.

اقرأ أيضًا: قائمة بأعلى مسرعات بدء التشغيل الأوروبية

ملحقات بعيدة

يشار إليها أيضًا باسم الامتدادات البعيدة أو الأرقام الافتراضية ، تتيح هذه الميزة لأنظمة VoIP لأصحاب الأعمال إعادة توجيه المكالمات إلى الهواتف المحمولة. عندما يقوم شخص ما بالاتصال برقم داخلي بعيد ولا يلتقطه أحد ، سيقوم النظام بتوجيه المكالمة إلى نظام بريد صوتي منفصل عن البريد الصوتي الشخصي للموظف. في حين أن جميع الشركات الصغيرة يمكن أن تستفيد من وجود امتدادات افتراضية ، فإن هذه الميزة أكثر فائدة للشركات التي لديها موظفين عن بعد.

يبدو الأمر أكثر احترافًا إذا كان لدى الشركات رقم واحد فقط يمكن لعملائها وعملائها وشركائها في العمل الاتصال بها بدلاً من رقم منفصل لكل موظف. بالإضافة إلى ذلك ، يرغب عدد قليل من الموظفين في استخدام هواتفهم الشخصية لإجراء أعمال الشركة. تسمح الإضافات الافتراضية لأصحاب الأعمال بتجنب نفقات شراء هاتف منفصل لكل موظف من موظفيهم.

فحص المكالمات

يسمح فحص المكالمات لأصحاب الأعمال والموظفين بالتحقق من رقم المتصل قبل الرد حتى يتمكنوا من اختيار كيفية التعامل مع المكالمة. ومع ذلك ، فإنه يتجاوز معرف المتصل التقليدي. يسمح فحص المكالمات للموظفين الذين يتلقون مكالمات شخصية في العمل بإعادة توجيه المكالمات إلى هواتفهم المحمولة ، بينما يمكن للآخرين الذين يقتنعون بأنهم يتلقون مكالمات التسويق عبر الهاتف فصلهم ببساطة.

يمكن أيضًا إعداد أفضل VoIP لأدوات فحص مكالمات الشركات الصغيرة لعرض أكثر من مجرد الرقم. ستسمح هذه الميزة أيضًا للموظف بالتحقق من اسم المتصل وإذا كان لدى الشركة نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ، فيمكنهم أيضًا سحب سجلات العملاء على الفور. يمكنك التحقق من نصائح الرسائل القصيرة والرموز القصيرة المثيرة للاهتمام وكيفية التعرف على مكالمات ورسائل البريد العشوائي على https://shortcodes.org/.

اقرأ أيضًا: 5 فوائد للحصول على شعار أعمال جيد التصميم

مؤتمرات الفيديو

تستخدم بعض الشركات مؤتمرات الفيديو بانتظام للبقاء على اتصال مع موظفيها البعيدين ، بينما يستخدمها البعض الآخر فقط في مناسبات نادرة لجدولة اجتماعات افتراضية مع شركاء الأعمال البعيدين. أصبحت مكالمات الفيديو أيضًا أكثر شيوعًا طوال الوقت بين المستهلكين. اعتمادًا على التركيبة السكانية لعملائها ، قد تستفيد بعض الشركات من قدرتها على إجراء مكالمات فيديو مع عملائها أو عملائها.

يمكن إجراء معظم المحادثات مع العملاء وشركاء الأعمال عبر الهاتف ، ولكن من الأفضل تحقيق أشياء مثل المفاوضات أو التعامل مع القضايا الحساسة باستخدام مؤتمرات الفيديو. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح مؤتمرات الفيديو للعاملين عن بُعد أو أولئك الذين هم بعيدون عن المكتب في العمل المشاركة الكاملة في الاجتماعات الأساسية حتى لا يضطروا للقلق بشأن ما إذا كانوا يفوتون.

اقرأ أيضًا: كيفية بدء عمل طباعة ثلاثية الأبعاد

إمكانية تخصيص الموسيقى

يستمتع قلة من العملاء أو العملاء بالتعليق ، ولكن في بعض الأحيان يكون ذلك ضروريًا. لا يحتاج أصحاب الأعمال اليوم للاختيار بين موسيقى التعليق القياسية ، وهي مبتذلة ومتكررة وتترك عملائهم في صمت تام. بدلاً من ذلك ، يمكن لأولئك الذين يستخدمون أنظمة VoIP تعيين نغمات مخصصة تعكس الشخصيات الفريدة لأعمالهم أو تلبي ما يعتقدون أن عملائهم قد يرغبون في سماعه.

قد يبدو هذا بسيطًا ، لكنه ليس كذلك. ستعمل الموسيقى المناسبة على تحسين معدلات رضا العملاء ، مما يسهل تحويل العملاء العاديين إلى عشاق العلامة التجارية المخلصين ومنع الكوارث المحتملة لخدمة العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون معظم المتصلين أكثر ودية مع موظفي الاستقبال والموظفين وأكثر تقبلاً لعروضهم إذا لم يقضوا الـ 15 دقيقة الماضية في الاستماع إلى موسيقى المصعد العامة.

اقرأ أيضًا: 7 خطوات لإنشاء بيان صحفي سيعزز مشروعك التجاري التالي

الخط السفلي

الميزات الست الموضحة أعلاه ليست سوى عدد قليل من العديد من الميزات المتاحة لأصحاب الأعمال الصغيرة الذين يتحولون إلى أنظمة هاتف VoIP. تشمل الميزات الأخرى الجديرة بالملاحظة الإرسال بالفاكس الإلكتروني والاتصال بالملحق والطلب المتكرر وميزات المكتب البعيد والحلقات المتسلسلة والاتصال ثلاثي الاتجاهات والتوجيه والجدولة المستندة إلى الوقت والمزيد.

المشكلة بالنسبة لمعظم أصحاب الأعمال الصغيرة لا يقررون ما إذا كانوا يريدون تثبيت نظام هاتف VoIP. هناك العديد من المزايا عند إجراء التبديل لدرجة أن معظم أصحاب الأعمال يعتبرونه قرارًا سهلاً. يأتي التحدي عندما يتعين على هؤلاء المالكين تقييم خياراتهم.

يعد التأكد من أن الموفر يوفر الوصول إلى جميع الميزات المذكورة أعلاه والأساسيات الأخرى مثل حظر المكالمات والاتصال من امتداد إلى امتداد هو الخطوة الأولى نحو اختيار مزود ممتاز. لا ينبغي لأصحاب الأعمال التوقف عند هذا الحد ، على الرغم من ذلك. يجب عليهم أيضًا البحث عن شركة تقدم خدمة عملاء استثنائية وأسعارًا تنافسية وسمعة ممتازة وحلولًا مصممة خصيصًا لاحتياجات أصحاب الأعمال الصغيرة حتى يتمكنوا من الالتزام بنفس خدمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت مع نمو شركاتهم وازدهارها.