6 نصائح لتحسين التحكم في التكاليف في صناعة تكنولوجيا المعلومات

بينما تستمر معظم القطاعات في تجربة التغييرات الرقمية ، فإن الطريقة التي تتعامل بها الشركات مع إدارة التكلفة تمر باضطراب جذري. لم تعد الشركات تعطي الأولوية للتكلفة فوق أي شيء آخر. النوع الجديد من التحكم في التكاليف هو استراتيجية مختلطة تركز على إدارة التكاليف والنمو.

بينما تكره معظم المؤسسات الميزانية ، لم يعد خفض التكلفة وحده كافياً. إذا كانت المنظمات ترغب في زيادة الإيرادات إلى الحد الأقصى ، وتحسين الميزانيات ، وضمان الاستدامة المالية على المدى الطويل ، فيجب عليها بدلاً من ذلك إعطاء الأولوية للسياق.

مراقبة التكلفة هي تقدير المصروفات لتخطيط الميزانية وتعديلها. يجب تتبع جميع التكاليف ، ويجب على الشركات إدارة الإنفاق لحساب التغييرات والتنبؤات الدقيقة بالتكلفة.

يجب أن تحافظ الشركات على طرق تحكم ملائمة للتكلفة. دعونا نناقش التحكم في التكاليف ومكوناتها العديدة.

ما هو التحكم في التكاليف؟

تعمل مراقبة التكاليف على تقليل نفقات الشركات من خلال إدارة وتحليل البيانات المالية. يمكن للشركات تطوير تقديرات أكثر دقة ومستنيرة من خلال جمع النفقات الموحدة ، وتحديد المجالات التي يمكن أن تقلل فيها التكاليف ، وتحديد الإنفاق الزائد.

قد يؤدي تحسين تفاعلك مع البائعين إلى توفير كبير في التكلفة لمؤسستك. لذلك ، ليس من المستغرب أن يسير هذان الهدفان جنبًا إلى جنب للحفاظ على التحكم في التكاليف. يعد تبسيط عمليات إعادة التفاوض على عقود تأمين الأسعار إحدى الإستراتيجيات ، كما أن إقامة علاقات طويلة الأمد مع الموردين والمستهلكين هي استراتيجية أخرى ، كما أن تكوين تعاون متبادل المنفعة لا يزال يمثل استراتيجية أخرى.

في النهاية ، الغرض من التحكم في التكلفة هو تزويد عملك بهيكل قوي مصمم لتحسين الرؤية وإبقائك مسؤولاً عن النفقات.

موصى به لك: كيفية استخدام مُحسّنات محرّكات البحث لتنمية الوعي بالعلامة التجارية للشركة؟

لماذا تعتبر مراقبة التكاليف مهمة؟

قد تقوم الشركات بتقسيم جداول المشروع إلى مكونات ومراحل. يقوم معظم مديري المشاريع بتوزيع الميزانية الإجمالية لكل عنصر بناءً على متطلباته. تقدم الجهود المبذولة للتحكم في التكاليف الفوائد الواردة أدناه:

• عندما ترتفع النفقات بشكل مفرط ، راقب التقدم ومؤشرات الأداء الرئيسية (مؤشرات الأداء الرئيسية) وقم بتنفيذ التدابير التصحيحية.
• الحفاظ على هوامش الربح المتوقعة.
• ضع توقعات واضحة وتجنب توسيع النطاق.
• تحقيق الانفتاح مع الإدارة والمكونات والعملاء.
• إنشاء مقاييس مفيدة لإدارة المشروع في المستقبل.

من المستحيل اتخاذ اختيارات مهمة مثل من يتم تعيينه ، وما الذي يجب بناؤه ، ومقدار الوقت الذي يجب تخصيصه لكل جانب من جوانب المشروع بدون خطة مالية قوية. تشير الميزانية التي يتم صيانتها جيدًا والتي تلتزم بمبادئ عمل المؤسسة إلى أين يتجه المشروع وإلى أين سينتهي. في هذه الحالة ، يرتبط أداء المشروع ارتباطًا وثيقًا بميزانيته.

الفروق بين التحكم في التكلفة وخفض التكلفة هي كما يلي:

تشير مراقبة التكلفة إلى الحفاظ على النفقات ضمن حدود محددة مسبقًا. خفض التكلفة هو عملية تقليل تكاليف الوحدة من خلال تطبيق تقنيات تصنيع مبتكرة لا تضعف جودة المنتج.

على عكس خفض التكلفة ، لا تشارك مراقبة التكاليف في صيانة الجودة القياسية.

6 نصائح لتحسين التحكم في التكاليف في صناعة تكنولوجيا المعلومات

يجب دائمًا مراعاة خفض النفقات غير المطلوبة. ومع ذلك ، فإن التركيز الأساسي للعديد من الرؤساء التنفيذيين هو ويجب أن يكون على تقديم مزايا تنافسية تقنية للشركة. فيما يلي ستة طرق مختلفة لخفض التكاليف في صناعة تكنولوجيا المعلومات. هذه تمكن إداراتها من توزيع قدر أكبر من ميزانياتها لشراء تقنيات مبتكرة تساعد الأعمال التجارية على التوسع.

1. تقليل تكلفة ترخيص البرامج

وفقًا لاستطلاع أجرته Computer Weekly ، شعر 50 ٪ من صناع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات في الشركة بأنهم مضطرون إلى تبني نهج السحابة الذي اقترحه مقدم الخدمة. من الضروري إعادة تصور تفاعلات المعاملات هذه كشراكات للمضي قدمًا. ضع في اعتبارك استخدام حل إدارة أصول البرامج (SAM) لخفض التكاليف إذا لم يسمح البائع بهذه الشراكة. يجب أن تستمر في العمل مع البائع لأنه يوفر المنتج الأكثر ملاءمة لمتطلباتك.

لاحظ Jochen Hagenlocher من شركة Novartis في عام 2017 في مؤتمر استضافته ITAM Review أن "90٪ من عمليات التدقيق يمكن تجنبها عن طريق التعاقد الذكي أو إدارة العلاقات أو إذا قمت بالشراء مبكرًا."

وشجع مدراء تقنية المعلومات في الشركات على محاربة أي محاولة لتشغيل هذه البرامج النصية لأنها تشكل خطرًا أمنيًا وقد تضر بمعدات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسات الهشة. يحاول موفرو البرامج أحيانًا تشغيل كتاباتهم على شبكات عملائهم لاكتشاف إساءة استخدام البرنامج.

بالإضافة إلى ذلك ، اقترح التواصل مع بائعي البرامج مطالبتهم بتوقيع اتفاقية مسؤولية غير محدودة. سيتطلب ذلك منهم تحمل المسؤولية الكاملة عن أي ضرر قد تسببه نصوصهم. من خلال تقليل العدد الإجمالي للتراخيص المستخدمة ، قد يكون من الممكن توفير المال على تكاليف الصيانة.

تعد مهارات إدارة ترخيص البرامج القوية واحدة من أكثر الطرق الممتازة للشركة لتقليل نفقات البرامج المهدرة والغرامات القانونية التي يمكن تجنبها. إنها واحدة من أكثر الطرق المقبولة. تتضمن إدارة أصول البرامج (SAM) مصطلح "إدارة ترخيص البرامج" ، والمشار إليه أيضًا باسم "SLM".

يتضمن تعظيم وتسجيل وإدارة إجمالي تكاليف تكنولوجيا المعلومات. اقرأ المزيد في Zluri لفهم SLM بشكل أفضل. تتم مراقبة جميع تراخيص برامج المؤسسة وصيانتها بمساعدة نظام إدارة تراخيص البرامج (SLM).

قد ترغب في: دليل كامل لترحيل البيانات السحابية للشركات.

2. تقليل تعقيد التخزين

قد يكون من المناسب للشركات العمل مع مورد واحد فقط لجميع احتياجاتهم. لكن القيام بذلك بشكل متكرر يؤدي إلى زيادة تكاليف العمل. بدلاً من ذلك ، لخفض التكاليف وتحسين خطة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة ، تعمل العديد من الشركات مع مجموعة متنوعة من مقدمي الخدمات المختلفين على مجموعة متنوعة من المنصات الأخرى. يمكن للشركات أيضًا اختيار المنتج الذي يوفر الأداء الأمثل لكل غرض من خلال مزج قاعدة البائعين الخاصة بهم.

تستخدم الغالبية العظمى من مؤسسات تكنولوجيا المعلومات التجارية اليوم مزيجًا من التخزين السحابي العام والخاص وطرق التخزين التقليدية. يمكن أن يؤدي التعقيد الناتج عن إدارة مجموعة واسعة من السلع والأنظمة إلى أعباء مالية كبيرة. يعد استخدام محرك البيانات الوصفية لربط أنظمة التخزين المختلفة أحد الأساليب لحل هذا التحدي. قد يؤدي هذا أيضًا إلى توفير كبير في التكلفة.

من خلال المحاكاة الافتراضية ، يعزل محرك البيانات الوصفية مسار البيانات عن مسار البيانات الوصفية. هذا يجعل من الممكن توصيل عدة أنواع من التخزين بمساحة اسم عالمية واحدة. يتضمن ذلك دمج التخزين السحابي كطبقة إضافية لتخزين البيانات. هذا يجعل من الممكن لفرق تكنولوجيا المعلومات التجارية إرفاق أهداف بالبيانات ، ووضع معايير لأداء البيانات والحفاظ عليها ، كما ذكر ديفيد فلين ، كبير مسؤولي التكنولوجيا في البيانات الأولية.

كما يسمح لك بتقييم ما إذا كان يتم تحقيق هذه الأهداف أم لا ويمنحك بديلاً لنقل البيانات تلقائيًا للحفاظ على الامتثال. يتضمن ذلك ترتيب طبقات البيانات عبر أجهزة تخزين متعددة للوفاء بمعايير الأداء أو التكلفة أو الموثوقية.

3. افتراضية قواعد البيانات

تعد مشاركة الموارد المادية إحدى الطرق لخفض التكاليف وتحسين الكفاءة في تكنولوجيا المعلومات التجارية ، وإضفاء الطابع الافتراضي على قواعد البيانات الخاصة بك هي إحدى الطرق للاستفادة من هذه الفرصة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك احتمال أن يؤدي ذلك إلى زيادة المرونة والإنتاجية.

على سبيل المثال ، يمكن للمطورين حفظ صورة لقاعدة بيانات ، وبدء دورة اختبار ، وتحديد المشكلات وتصحيحها ، ثم العودة إلى صورة قاعدة البيانات حيث قاموا بحفظها في البداية لإجراء اختبارات إضافية. للبدء ، يجب أن تجعل قواعد بياناتك افتراضية بأقل خطورة ، مثل قواعد بيانات LDAP الخاصة بالتطوير والإنتاج. من هناك ، ستعمل على تشغيل قواعد بيانات افتراضية ، والتي قد تبدو أكثر تعقيدًا. ومع ذلك ، فإن تحسينات المرونة والإنتاجية التي توفرها تساعد في خفض التكاليف وتتفوق على أي سلبيات للعديد من شركات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالمؤسسات.

4. التحكم في تكاليف السحابة الخاصة بك

وفقًا لمسح حالة السحابة السنوي الذي أجرته شركة RightScale ، فإن الشركات تفرغ حوالي 35٪ من رأس المال الذي تنفقه على الخدمات السحابية. ما سبب حدوث هذا؟ سيبدأ المستخدمون في تجميع الموارد ولكن بعد ذلك ينسونها. بالإضافة إلى ذلك ، هناك نقص في الرؤية. تصنف الإدارات بشكل متكرر السحابة ، ولا أحد يتتبع المبلغ الإجمالي الذي يتم إنفاقه على السحابة.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم توفير مثيلات السحابة بكمية زائدة من الموارد. تشير تقارير RightScale إلى أن 39٪ من إجمالي تكلفة المثيل يتم على الأجهزة الظاهرية (VMs) التي تعمل بأقل من 40٪ من سعة وحدة المعالجة المركزية والذاكرة الخاصة بها.

تعد أداة إدارة التكلفة السحابية خيارًا لعملك إذا لم تكن هناك رؤية كافية لمبلغ الأموال التي يتم إنفاقها على الخدمات السحابية.

5. تقليل نفقاتك من خلال استخدام الخدمات المدارة

يمكن أن يكون الحصول على مساعدة مقدم خدمة مُدار (MSP) مفيدًا في بعض الأحيان للشركات من حيث تحقيق وفورات في التكاليف.

هذا صحيح بشكل خاص عندما لا تمتلك مؤسسة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة العمالة المتخصصة المطلوبة في مجالات محددة ، مثل إدارة الشبكة. يعد استخدام خدمات MSP أيضًا حلاً فعالاً من حيث التكلفة للشركات التي ليس لديها عمل كافٍ لتبرير توظيف محترف على أساس دوام جزئي للتعامل معه.

وفقًا لتقرير الاتجاهات في الخدمات المدارة السنوي الذي أجرته CompTIA ، فإن العامل التحفيزي الأساسي للعمل مع MSP لـ 56٪ من المؤسسات التي تضم 100 عامل أو أكثر و 47٪ من الشركات التي تضم أقل من 100 موظف هو تعزيز الكفاءة والاعتمادية.

قد يعجبك أيضًا: جدران حماية الشركة: هل هي حقًا فكرة جيدة للاستخدام؟

6. قم ببنائه بالطريقة الصحيحة من البداية

قد تبدو فكرة أنك يجب أن تنحرف (افعلها بشكل صحيح في المرة الأولى) فكرة واضحة ومباشرة. ولكن لكي تكون فعالة حقًا ، يجب أن تكون متأصلة في ثقافة شركتك. قد يكون تصحيح الأمور في المرة الأولى أكثر صعوبة من أي وقت مضى في هذا اليوم وهذا العصر حيث يتوقع الجميع كل شيء تم بالأمس. يبدو أن الإسراع في المشروع يمكن أن يوفر المال على المدى القصير. لكن على المدى الطويل ، يؤدي ذلك إلى خسارة الشركات للمال.

عندما يتعلق الأمر بالبرمجة أو البرمجة ، فإن التشجيع على استخدام الاختصارات بدلاً من الالتزام بالممارسات القياسية مثل اختبار المستخدم ومراجعة الكود قد يؤدي إلى صعوبات باهظة في المستقبل عندما يواجه أحد تطبيقات الأعمال المهمة إخفاقًا. تبلغ التكلفة النموذجية لوقت التوقف عن العمل لمؤسسة ذات حجم متوسط ​​أكثر من 5600 دولار في الدقيقة. سيستمر هذا الأمر في أن يصبح أسوأ مع اتصال المزيد والمزيد من الكائنات بالإنترنت (IoT).

لا يؤدي تنفيذ الأشياء وفقًا لأفضل الممارسات إلى إيقاف وقت التوقف عن العمل فحسب ، بل إنه يقلل أيضًا من مقدار الديون التقنية ويحرر وقت المطورين للتركيز على المبادرات التي من شأنها توفير المال وتحقيق المزيد من الدخل.

 هذا المقال بقلم فاطمة علي أصغر. فاطمة كاتبة ومحررة مركزها مومباي ، الهند. لديها 7 سنوات من الخبرة في كتابة المدونات والمقالات. تحب قراءة القصص الخيالية ولعب ألعاب الطاولة مع أطفالها أثناء وقت فراغها.