17 نصيحة فعالة لإدارة الوقت لأصحاب المشاريع المشغولين [معلومات رسومية]

في العصر الحديث ، يتعين على كل رائد أعمال التعامل مع تحديات فريدة. هدف كل رائد أعمال هو البحث عن فرص جني الأرباح. أثناء محاولة تحقيق الهدف ، يمكن لأي شخص أن يكافح لإدارة الوقت. بغض النظر عن مدى ذكائك ، فلن تحصل على أكثر من 24 ساعة في اليوم.

هل تساءلت يومًا كيف يبدو أن لدى بعض الأشخاص وقتًا كافيًا ، بينما لا يملك الآخرون ذلك؟

حسنًا ، الأمر كله يتعلق بمهارة إدارة الوقت.

ما هي إدارة الوقت؟

إدارة الوقت هي في الأساس خدعة لن تدع الوقت يتحكم بك. ويشمل:

• التخطيط والتنظيم
• تحديد الأهداف والغايات
• تفويض المسؤوليات
• تحديد المواعيد النهائية
• تحديد أولويات الأنشطة حسب أهميتها
• تخصيص الوقت المناسب للمهمة الصحيحة

تساعدك ممارسة الإدارة الجيدة للوقت على أداء أفضل. ستصبح الأمور أسهل بالنسبة لك وستستفيد من -

• تحسين الإنتاجية والكفاءة
• سمعة مهنية أفضل
• كمية أقل من التوتر
• زيادة فرص التقدم
• فرص أكبر للوصول إلى ذروة النجاح

ومع ذلك ، هذا لا يحدث بين عشية وضحاها!

إنها عملية شاملة يجب أن تتعلمها يومًا بعد يوم.

بصفتك رائد أعمال ، إذا كنت تريد إدارة وقتك بشكل صحيح ، فأنت في المكان المناسب.

ستجد هنا دليلاً شاملاً سيوضح لك بالضبط كيفية إدارة وقتك بفعالية لعملك.

فقط استمر في القراءة ...

# 1: لديك نهج إيجابي

هل يمكنك أن تظل إيجابيًا حتى عند مواجهة تحديات الوقت؟

حسنًا ، كرائد أعمال ، يمكنك مواجهة عبء عمل ضخم في أي يوم. في مثل هذه المواقف ، فكر في كيفية التعامل مع ضغط العمل والمضي قدمًا وفقًا لذلك.

فيما يلي بعض النصائح والحيل المتعلقة بإدارة الوقت التي قد تكثف نهجك -

• تبسيط الطريقة التي تعمل بها وتؤمن بنفسك.
• ركز على اتخاذ قرارات جيدة.
• انظر إلى الجانب المشرق من خطط عملك.
• لا تفكر في الأشياء التي لا يمكنك التحكم فيها.
• لا تقلق بشأن الفشل.
• ابحث عن طريقة تناسبك.

إذا كنت تسترشد بهدف ، فستجد بالتأكيد الطرق الصحيحة لتنفيذ خططك.

لا يمكن لأحد أن يكون ستيف جوبز أو بيل جيتس أو مارك زوكربيرج بين عشية وضحاها. واجه هؤلاء الرجال أيضًا العديد من التحديات لكنهم لم يخافوا منها أبدًا. خذ إخفاقاتك على أنها أكبر الدروس.

كلما بقيت إيجابيًا ، زادت قدرتك على إنجاز عملك خلال الفترة الزمنية المحددة.

# 2: حدد الأهداف

ربما كنت تعمل بجد حقا ...

لكن يبدو أن كل الجهود تذهب سدى!

هل تساءلت يوما لماذا؟

في كثير من الأحيان ، لا تزال هناك فجوة كبيرة بين ما تحلم به وما يحدث في الواقع!

الاسترخاء! يوجد حل لك ...

التمرين الأولي لمعرفة المتطلبات أمر ضروري للغاية. لهذا ، تحتاج إلى تحديد أهداف واقعية لنمو عملك.

توفر عملية تحديد الأهداف إطار عمل تحتاج إلى العمل فيه. تحديد الهدف هو أفضل طريقة لتحويل الدقة العالية إلى نتائج قابلة للتحقيق.

التمرين الأولي لمعرفة ما تريده بالضبط أمر ضروري للغاية. تحتاج إلى وضع خطة لتحقيق أهدافك. يجب تحديد كل هدف من خلال المعايير التالية:

S - محدد

م - قابل للقياس

أ- قابل للتحقيق

R - واقعي

تي - في الوقت المناسب

ضع أهدافك في مثل هذه الطريقة بحيث يمكن قياس التقدم بشكل دوري. لهذا ، من المهم أن يكون لديك أهداف طويلة الأجل وكذلك قصيرة الأجل. يساعدك تقسيمها إلى أجزاء صغيرة على تتبع التقدم بسهولة.

# 3: كن منظمًا

"الإبداع يزدهر في الفوضى!"

عندما تحصل على الكثير من الخطط المتعلقة بعملك ، فغالبًا ما تتشوش هذه الخطط.

حافظ على هدوئك واسأل نفسك -

• هل احتفظ بالمستندات المهمة في المكان الصحيح؟
• هل يتم تخزين معلومات الاتصال المهمة الخاصة بي في مكان واحد؟
• هل أقوم بفرز المواد الضرورية بشكل دوري؟
• ما هي أهدافي الأسبوعية؟
• كيف يمكن أن تكون مفيدة على المدى الطويل؟

إذا رتبت كل شيء بشكل منهجي ، فستكون الأمور سهلة بالنسبة لك. وعندما يحين الوقت ، سيكون كل شيء متاحًا بسهولة في متناول يديك. هذا يمكن أن يوفر وقتك الثمين بشكل كبير.

ومع ذلك ، فإن التنظيم ليس جهدًا لمرة واحدة. تحتاج إلى مراجعة خططك بشكل متكرر ومعرفة ما لم يتم القيام به بعد.

وبمجرد أن تصبح عادة ، ستتم الأمور بسلاسة. وبالتالي ، ستكون قادرًا على الاستمتاع بمزايا التنظيم.

# 4: جدولة كل شيء!

هل تريد أن تكون أكثر فاعلية وإنجاز المزيد من الأشياء؟

توقف عن التلاعب بكل الكرات في الهواء دفعة واحدة!

دوّن أفكارك على الورق ... كلها!

الجدولة هي كيف تقرر متى ستتحقق هذه الخطط. حدد وقتًا محددًا من اليوم للعمل على أشياء محددة. ستمنعك هذه الإستراتيجية من إنجاز نصف الخطوة. في النهاية ، سيتم إنجاز كل ما تم التخطيط له لذلك اليوم.

لتقليل العبء المعرفي ، يمكن للجدولة -

• أذكرك بكل ما تحتاج إلى إنجازه
• تقديم فكرة عن قائمة المهام بانتظام
• إدارة تقويم الأعمال
• يخطر حول المكالمات الهاتفية والاجتماعات والأحداث الهامة

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تطبيقات مختلفة مثل - الجدولة مرة واحدة ، وعلامة الاختيار ، والشرائط ، وتقويم Google ، والتي يمكن أن تساعدك رقميًا.

مع هذه ، يمكنك الاستفادة من وقتك في التفكير ، وليس التذكر!

# 5: تحديد أولويات المهام الخاصة بك

حسنًا ، لنفترض أن لديك قائمة "مهام" الآن ...

يبدو أنه رائع!

لكن عبء العمل على رائد الأعمال ضخم.

ماذا لو أصبحت ثقيلة جدًا بحيث لا يمكن التعامل معها بشكل صحيح؟

لا تتوتر بشأن كيفية تجاوزها.

تعرف على متطلباتك الشخصية والمهنية وخطط وفقًا لذلك. تحديد الأولويات هو مفتاح الحفاظ على التركيز.

عندما تصل إلى الوضوح بشأن أهدافك ، يكون من الأسهل بكثير اختيار الأشياء على أساس أولوياتها.

اسأل نفسك - "هل هذا يقربني من أهدافي؟"

إذا كانت الإجابة "لا" ، فأنت تعلم أنه يمكنك تأجيل هذه المهمة إلى وقت لاحق.

رقم 6: ركز على المهمة التي بين يديك

قد تبدو فكرة تعدد المهام مغرية. غالبًا ما نتعجب من الشخص الماهر في تعدد المهام.

ومع ذلك ، أثناء القيام بذلك ، هناك فرص أكثر في أن ينتهي بك الأمر إلى ارتكاب خطأ فادح.

لهذا ، من الأفضل -

• تخصيص الوقت بشكل منفصل لكل مهمة
• تجنب التبديل بين المهام المتعددة
• ابدأ مهمة جديدة بعد إنجاز المهمة التي بين يديك
• ضع حدودًا فردية

بمجرد أن تعرف ما هو الأكثر أهمية ، يمكنك التركيز على إنجازه. قم بإنشاء "شعار تركيز" وإقران مبادرات إدارة الوقت بتركيز يشبه الليزر.

مع هذه النصائح الفعالة لإدارة الوقت ، نضمن لك تنفيذ المهام بدقة أكبر وأداء كل شيء خلال الموعد النهائي المحدد.

# 7: مندوب للخبراء

قبل إضافة أي مهمة إلى جدولك الخاص ، اسأل نفسك - "هل أحتاج إلى القيام بذلك بمفردي؟"

إذا كانت الإجابة "لا" ، فلا تتردد في تفويضها.

عندما يتعلق الأمر بالاستفادة من وقتك وطاقتك ، فأنت بحاجة إلى تعلم فن التفويض.

يمكن أن يساعدك المساعد الماهر في-

• الأنشطة الروتينية
• تنظيم ملفات العمل
• إجراء مكالمات عمل
• الفواتير
• صياغة الرسائل
• جدولة المواعيد

إذا كان لديك الأشخاص المناسبون الذين يعملون معك ، فلا داعي للقلق. يمكن أن يكون هذا الشخص أكبر معزز للإنتاجية ومخفف للتوتر بالنسبة لك.

رقم 8: قم بإجراء تدقيق للوقت

عندما تكون مشغولاً للغاية ، فإن كل دقيقة فراغ مهمة!

قد تعتقد أن كل شيء يتم إنجازه في غضون الوقت المحدد ، ولكن من المهم توثيق كيفية استخدامه بالفعل.

في كثير من الأحيان ، يقوم أصحاب الأعمال بتدوير عجلاتهم بشكل عشوائي وينتهي بهم الأمر إلى إضاعة وقتهم الثمين دون أي نتيجة إيجابية.

كن على علم بذلك!

يمكن أن يعطي تدقيق الوقت فكرة أفضل عن كيفية إدارة وقتك بشكل فعال لكل مهمة. على الرغم من أنه يحتوي على مصطلح "تدقيق" في اسمه ، إلا أنه ليس بهذه الصعوبة كما قد يبدو.

وإذا لزم الأمر ، استخدم برنامج تتبع الوقت من أجل فهم أفضل لكيفية وأين يمكنك تعديل إجراءات العمل الخاصة بك.

يتيح لك تبسيط العملية الخاصة بك عن طريق تسليط الضوء على استهلاك الوقت. اجعل عمليات تدقيق الوقت جزءًا لا يتجزأ من كيفية التعامل مع إدارة الوقت.

رقم 9: تحليل العمليات عن كثب

الصورة الكبيرة موجودة دائمًا من أجلك.

لكن أولاً ، افحص العمليات بدقة. سيوفر لك المزيد من الأفكار المطلوبة لنمو الأعمال.

فكر في هذه -

• هل استراتيجيات عملي مبدعة بما فيه الكفاية؟
• هل يمكنني الوصول إلى رأس المال الذي سأحتاجه للنجاح؟
• هل توجد ثغرات في إستراتيجية التسويق الخاصة بي؟
• كيف يمكنني التفوق على منافسي؟
• هل هذا هو الوقت المناسب لتوسيع عملي؟
• ما الهيكل الأنسب لعملي؟
• ما الذي أحتاجه لبدء العمل ، والاستمرار في القيام به ، والتوقف عن القيام به؟

بعد ذلك ، قم بتطوير عملية مدروسة جيدًا لتحسين استراتيجياتك. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا توثيق أفضل النتائج للأغراض المستقبلية.

يجب على رواد الأعمال جمع المعرفة باستمرار من الأشخاص الذين يسبقونهم. إنهم بحاجة إلى تعلم المهارات في مجالات التسويق والتصميم والتكنولوجيا.

باختصار ، انظر عن كثب إلى الخطوات المختلفة في مسار التسويق وإجراء الاختبارات لفهم كيف يمكنك أن تنمو بشكل أسرع من أي شخص آخر.

رقم 10: واجه المهام الصعبة في ذروتك

من الجيد أن تفعل أصعب شيء أولاً.

عندما نؤجل المهام الصعبة ، غالبًا ما نشعر بالتوتر بشأنها ونستمر في تأجيلها.

أنت قلق بشأن كيفية إحباطك أو غضبك أو إحباطك. الاعتراف بهذه المشاعر هو الخطوة الأولى في تطوير قوتك العاطفية.

إذا قمت بأداء أصعب مهمة في ذروتك ، فيمكنك إشراك عقلك على أكمل وجه.

بمجرد أن تبدأ ، سيتم حل الأمور تدريجيًا بمرور الوقت. إذا لزم الأمر ، قسّم المهمة إلى عدة أجزاء. وبالتالي ، سيبدو الأمر ممكنًا وممتعًا حقًا.

الطريقة رقم 11: إعادة الاتصال بـ "لماذا"

في كثير من الأحيان ، تميل إلى خفض رأسك والتركيز بشدة. تنسى كل ما يدور حولك. وفي النهاية ، تكتشف نفسك بعيدًا عن المسار الصحيح.

عندما يكون هناك مشروع تجاري قيد التنفيذ ، سيكون من المريع أن يتم الخلط بينك وبين كيفية التعامل مع الوقت.

لا تتشوش!

في هذه اللحظات ، أعد الاتصال بـ "لماذا".

يعيد قادة الأعمال الناجحون النظر في الأفكار الأساسية - السبب التأسيسي وراء سبب قيامهم وماذا يفعلون. يمكن أن يساعدك على البقاء في المسار الصحيح على المدى الطويل.

لذلك ، عندما تتساءل عما إذا كانت مهمة معينة تستحق وقتك ، اسأل نفسك عما إذا كانت تتماشى مع السبب.

رقم 12: اتخاذ قرارات أولية أفضل

إذا كنت تفكر في أفضل نصائح إدارة الوقت ، فإن أحد أهم الجوانب هو اتخاذ قرارات أولية أفضل.

عندما تبدأ العمل ، فإنه لا يتسع على الفور. وهذا هو السبب في أنه أفضل وقت للاستفادة من الميزة التكتيكية.

لهذا ، يجب أن يكون لديك فهم سليم للعملية برمتها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا الاستفادة من الدروس المستفادة مسبقًا من أجل الارتجال الأكثر ذكاءً.

إذا تمكنت من تقليل الحماقة في قراراتك الأولية ، فستتمكن من توفير المزيد من الوقت لاحقًا.

رقم 13: ابدأ في وقت مبكر

" الطائر المبكر يحصل على الدودة. "

إنه ليس مجرد قول مأثور!

وفقًا للخبراء ، يظل معظم الأشخاص عند مستوى أدائهم الأمثل في الصباح. أظهرت الدراسات أن أولئك الذين يستيقظون مبكرًا يصبحون أكثر إنتاجية.

ابدأ يومك في وقت أبكر من أي شخص آخر. من خلال الاستيقاظ قبل بقية العالم ، تحصل على مزيد من الوقت للتخطيط ليومك مسبقًا.

احصل على السبق في بعض المهام التي قد تلوح في الأفق فوق رأسك.

رقم 14: تقليل عوامل التشتيت

رواد الأعمال هم بطبيعة الحال أشخاص طموحون. يحاولون الاستفادة القصوى من يومهم. لكنهم أيضًا بشر ويمكن أن يتشتت انتباههم عن غير قصد.

لذا ، كيف يمكنك التخلص من عوامل التشتيت وزيادة تركيزك؟ حاول القيام بما يلي:

• حدد وقتًا للتأمل
• إدارة وقت التمرين
• تجنب التواجد غير الضروري على وسائل التواصل الاجتماعي
• احتفظ بالهاتف بعيدًا أثناء الأعمال المهمة

بالإضافة إلى القيام بذلك ، يجب أن تكون على دراية بالإجهاد الزائد. بدون الإدارة السليمة للضغط ، يمكن أن تفقد تركيزك وتتشتت انتباهك.

يعرف الأشخاص الناجحون كيفية التعامل مع عبء العمل. عندما يكون هناك ضغط ، فإنهم يستغرقون وقتًا لاستعادة السيطرة على كل شيء.

تحكم في قدرتك على التركيز والعمل بشكل جيد. لا تدع المشتتات تملي يومك.

رقم 15: تخلص من العناصر غير الضرورية

استخدم قاعدة 80/20 - ركز على الأشياء القليلة التي ستولد أهم النتائج. كرائد أعمال ، حاول أن تفهم سمات 20 في المائة من عملائك الذين يشكلون غالبية إيراداتك.

الوقوع في الأمور غير الضرورية يسبب الفشل. وفر وقتك بالتخلص من الأنشطة الأقل أهمية. حاول أن تكون بنّاءً دون أن تكون مشغولاً للغاية.

تأكد من أن جميع اتصالاتك دقيقة وموجزة. قبل جدولة أي اجتماع ، فكر مليًا فيما إذا كان مناسبًا على الإطلاق.

رقم 16: خذ وقتًا للتوقف والتفكير

بصفتك رائد أعمال ، تميل إلى الانتقال بسرعة من شيء إلى آخر ، حتى دون توقف لالتقاط الأنفاس.

لكنك تحتاج إلى بعض وقت الفراغ للتفكير في الطرق الصحيحة للقيام بالأشياء.

المفتاح هو أن تكون منتجًا - يتطلب الأمر تدبرًا وتخطيطًا.

لهذا الغرض ، ضع وقتًا غير منظم في جدولك الأسبوعي. خلال هذه الفترة ، لا تفعل شيئًا سوى التعلم والاستكشاف والتفكير.

يمكن أن يساعد هذا أيضًا في تعظيم النطاق الترددي لدماغك ، أي إزالة الفوضى في عقلك.

رقم 17: كل شيء عن إدارة العقل

إذن ، لقد مررت بالعديد من النصائح والحيل المتعلقة بإدارة الوقت حتى الآن ...

أتريد أن تعرف الجزء الأفضل؟

ها هو KICKER!

توقف عن التفكير في الأمر على أنه "إدارة الوقت"…!

إدارة الوقت هي كل شيء عن إدارة العقل. بمجرد أن تبدأ في السيطرة على الأمور ، يبدو أن كل شيء يسهل القيام به.

في معظم الحالات ، ليس الوقت الذي يحتاج إلى إدارة أفضل ، بل نحن.

إذا كنت شغوفًا بعملك وترغب في مواجهة التحديات ، فستجد طريقة للذهاب ...

أليس كذلك؟

تصبح الأمور ممتعة عندما تبدأ في النظر إلى كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك كسلسلة من الخيارات. وفي النهاية ، ستدرك أن الإمكانات كانت في داخلك طوال الطريق.

بصفتك رائد أعمال ، لا يمكنك شراء أو استعارة الوقت من أي شخص.

إذن ، ما هو بيت القصيد؟

المفتاح هو أن تكون لديك القدرة على تنظيم سير العمل وإدارة الوقت وفقًا لذلك. مع نصائح إدارة الوقت المذكورة أعلاه لرواد الأعمال ، أنت جاهز تمامًا لتحقيق أهدافك!