احصل على المزيد من المهام بأقل من خلال تبسيط المكدس التكنولوجي الخاص بك

نرى مشكلة متكررة في مجال الأعمال الحالي: تضخم الأكوام التقنية للأعمال. في الأوقات الاقتصادية المضطربة اليوم ، تستخدم الشركات العديد من التطبيقات والبرامج للتحكم بشكل أفضل في عملياتها ونتائجها. ولكن إليك مشكلة تنشأ عن هذا السلوك: يقضي الموظفون وقتًا أطول في البحث عن المعلومات والملفات والتقنية التي يحتاجونها لمهام محددة أكثر من العمل. بصرف النظر عن كونه غير فعال فيما يتعلق بالوقت والموارد ، فإن هذا يثير مشكلات: البيانات المنعزلة ، والإسناد غير الواضح ، وإرهاق الموظفين.

إذا كان هذا يبدو مألوفًا لك بشكل غريب ، فهناك إستراتيجية واحدة يمكنك وضعها في الاعتبار: تبسيط مجموعتك التقنية. على الرغم من أنه قد يبدو غير بديهي ، فقد يؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجية الفريق وفعاليته.

لذا ، كيف تعرف أن الوقت قد حان لتبسيط عملياتك من خلال اعتماد أداة شاملة داخل شركتك؟ لدينا بعض الأفكار حول هذا الموضوع والتي قد تساعدك على تحديد وصياغة خطة عمل فعالة.

أهم العلامات التي تحتاجها لتحديث البرنامج

المشكلة هي أنه لا يوجد برنامج مثالي. في معظم الحالات ، تحتاج إلى أدوات أخرى لإكمال ميزات البرنامج التي لديك. ومع ذلك ، يمكن أن يكون للمشكلات التقنية طويلة الأمد تأثير سلبي على الكفاءة والتكاليف. ومع ذلك ، تحقق من هذه العلامات لتقييم ما إذا كان لديك كومة تقنية غير فعالة.

• برنامج مع ميزات متداخلة.
• البيانات المنعزلة ، مما يجعل تقديم تجربة العملاء متعددة القنوات التي ترغب في تقديمها أمرًا صعبًا.
• مشكلات التكامل مثل الأخطاء المتكررة أو إصلاح الأخطاء الجديدة باستمرار.
• قضايا التحجيم.
• انتهاكات البيانات أو المخاطر الأمنية.
• انخفاض معنويات الفريق بسبب العدد الكبير من الأدوات والبرامج التي يحتاجون لاستخدامها بشكل روتيني.

ونظرًا لأن ما قد يصلح لمنافسيك قد لا يعمل من أجلك ، فإن إصلاح جميع المشكلات المذكورة أعلاه قد يصبح أمرًا شاقًا. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لإنجاز المزيد باستخدام برامج أقل.

تحديد المشاكل التقنية الخاصة بك

قد يبدو حجز العروض التوضيحية لبرامج مختلفة فكرة جيدة ، لكنها ستفشل إذا لم تكن على دراية بقيود البرامج واحتياجاتك.

ابدأ بإنشاء قائمة بجميع التقنيات التي تستخدمها حاليًا داخل مؤسستك. أفضل مكان لبدء تحديد قيود واحتياجات برامجك هو معرفة ما إذا كانت هناك أداتان أو أكثر مع ميزات متداخلة.

• هل تقوم بتكرار العمليات عبر أداتين على الأقل؟
• كيف تتعامل مع البيانات التي تولدها أدواتك؟
• هل تستخدم كل قطعة تقنية إلى أقصى إمكاناتها ، أم يمكنك بدلاً من ذلك التخلي عنها لخفض بعض التكاليف؟
• هل ترى الفوائد المعلن عنها بواسطة كل أداة؟

للإجابة على كل هذه الأسئلة ، يجب أن تجري مناقشات ومقابلات صادقة مع أصحاب المصلحة الداخليين في جميع الإدارات. فيما يلي بعض الأسئلة المفيدة التي يجب طرحها أثناء العملية ، بصرف النظر عن الأسئلة المذكورة أعلاه:

• هل أثرت مجموعة التقنيات لديك سلبًا على روتينهم اليومي؟
• ما هو الوقت المستغرق في جمع البيانات وتنظيفها بدلاً من استخدامها بشكل استباقي؟
• يمكن حل التحديات الفردية والإدارية عن طريق التخلص من قطعة فنية واعتماد قطعة أخرى.

تطابق كل أداة مع هدف

في بيئة الأعمال الحالية ، تنظر الشركات إلى جميع التقنيات الناشئة على أنها أشياء لامعة جدًا يجب تبنيها. لكن هذا يشجع على زيادة الإنفاق على البرامج ، وقد لا تحتوي الأداة الجديدة حتى على الميزات التي تحتاجها في نهاية اليوم. أو ما هو أسوأ من ذلك ، قد يحتوي على ميزات تتداخل في الغالب مع برنامجك الحالي. انظر إلى أهداف شركتك وأهدافها للتأكد من تبسيط مجموعتك التقنية بنجاح. هل تحاول جذب المزيد من العملاء المحتملين لرعايتهم ، هل يمثل تحقيق المزيد من المبيعات أولوية قصوى؟ ثم حاول تحديد الأداة التي يمكنها تحقيق معظم هذه الأهداف. كلما قلت التكنولوجيا التي تحتاجها لتنظيم عملياتك الداخلية ، سيكون عملك أكثر نجاحًا.

كل شيء يدور حول البيانات

قد يبدو الأمر مبتذلاً ، لكن بياناتك هي أكبر أصول شركتك. لضمان التعاون بين الإدارات واعتماد البرامج ، يجب عليك أيضًا التأكد من أن البيانات قد تم جمعها بنجاح ودقتها وظهورها عبر جميع الأقسام داخل نفس الواجهة. لذلك ، هناك حاجة إلى برنامج يدمج البيانات من مختلف الأدوات الخاصة بالإدارات. على المدى الطويل ، سيساعدك هذا على التأكد من أن جميع الموظفين لديهم نفس وجهة نظر العملاء ، والأهم من ذلك ، تلبية احتياجات وتوقعات عملائك بنجاح ، بفضل التكنولوجيا التي تستخدمها.

حدد منتجات البرامج التي تتعامل مع بياناتك بشكل صحيح وإثرائها بالمعلومات الخارجية للحصول على عرض 360 درجة لعملائك. فيما يلي بعض الأسئلة المفيدة عند إجراء مقابلات مع بائعين مختلفين:

• كيف يتم جمع بيانات العميل وإدارتها؟
• ما هي عملية الإبلاغ عن البيانات الشاذة؟
• كيف يتم التعامل مع البيانات القادمة من البرامج الداخلية الأخرى؟
• هل تتكامل مع أنظمتك الأساسية؟
• هل تتوافق الأداة مع لوائح أمان البيانات؟
• هل النظام الأساسي لديه جميع شهادات أمن البيانات اللازمة؟

مسائل التبني

بمجرد تحديد البائع والأداة المثاليين ، يجب عليك التخطيط لإستراتيجية التنفيذ والاعتماد الخاصة بك. هذا هو المكان الذي يتم فيه مناقشة جودة البائع. يعتمد نجاح تنفيذ البرامج واعتمادها على رغبة البائع في التشمير عن سواعدهم والمشاركة. سيساعد التعاون مع بائع مناسب فرقك أيضًا على جمع الحماس اللازم لانتقال كبير.

• اقرأ أدناه لمعرفة بعض الطرق التي يمكنك من خلالها ضمان عملية تنفيذ واعتماد خالية من الإجهاد:
• ناقش مع البائعين إذا كانوا يقدمون خدمات استشارية قبل وبعد التنفيذ.
• تعرف على عملية التنفيذ المحددة.
• حدد البائعين الذين لديهم برامج وموارد تأهيل قوية مثل قواعد المعرفة.
• أتمتة أكبر عدد ممكن من العمليات لزيادة معدلات التبني.
• ضع مقاييس نجاح داخلية وبروتوكولات تتبع لتقييم عملية التنفيذ والاعتماد.

رصد النتائج وتكييف الاستراتيجية

بمجرد الانتهاء من مرحلة التنفيذ ، يجب عليك مراقبة كيفية تطور عملية الإعداد. من الناحية المثالية ، يجب أن تبدأ من خلال إعداد فرقك تدريجيًا باستخدام أداة واحدة في كل مرة لتجنب إرهاق البرامج. قم بإجراء التدريب حسب الضرورة ، وبمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك البدء في إلقاء نظرة على مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. قارن أداء كل أداة بمؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مسبقًا وقم بتقييم نجاحك.

تتفاجأ العديد من الشركات عندما تعلم أنها تستطيع تحقيق نتائج أفضل بمجرد تحديد حل برمجي واحد يقدم على مستوى الأقسام المختلفة. ومع ذلك ، بمجرد خفض التكاليف والوقت الذي تقضيه في البرامج والميزات المكررة ، يمكنك على الفور ملاحظة زيادة في الإنتاجية ورضا العملاء ومعدلات نجاح أعلى للعملاء.

هل تريد معرفة المزيد حول كيفية إنجاز المزيد بموارد أقل؟ قم بتنزيل دليل المشتري 2023 CRM الخاص بنا وانظر بنفسك!