في ضوء وباء COVID-19 ، لم يعد التحول الرقمي غير الربحي خيارًا. تواجه المنظمات الآن تحديات غير مسبوقة وتتجه إلى التكنولوجيا للعمل عن بُعد ، وتحويل جهود جمع الأموال عبر الإنترنت ، والتحقق من الفئات الضعيفة التي تخدمها.
تعتبر التكنولوجيا اللازمة لإنجاز ذلك وتحقيق مهمتك مهمة ، ولكن يجب عليك وضع خطة للتأكد من أن الأشخاص الذين يستخدمون هذه التقنيات يمكنهم تعلم العمليات الجديدة بنجاح. سواء كانوا موظفين داخليين أو متطوعين أو أعضاء مجلس إدارة أو مستفيدين منك ، يجب أن يظل الأشخاص في قلب التحول الرقمي غير الربحي .
من منظور داخلي ، يعني مصطلح "التحول الرقمي" شيئًا مختلفًا لكل قسم في مؤسستك غير الربحية. مع انتقال مؤسستك إلى المستوى الرقمي ، يحتاج كل دور إلى إعادة التفكير في كيفية إنجاز عملهم وتحقيق أهدافهم:
- يقوم المديرون المتطوعون بنقل العمليات الورقية والتنسيق عبر الإنترنت
- يركز مديرو تكنولوجيا المعلومات على الخدمات اللوجستية للتحول إلى بيئة عمل كاملة من المنزل
- تقوم فرق التسويق بتحويل الأحداث الشخصية إلى مشاركة الخبرات في العالم الافتراضي
- تقوم إدارات التنمية بنقل عمليات جمع الأموال عبر الإنترنت
- يحافظ المديرون التنفيذيون على قوة عاملة موزعة متوازنة وتتحرك نحو نفس الهدف
أثناء إجراء تحول رقمي في مؤسستك غير الربحية ، من المهم أن تتذكر كيف يمكن أن تكون تجربة كل فريق مختلفة الآن لأنهم جميعًا تقريبًا عبر الإنترنت أو منظمين من خلال الأدوات الرقمية. أدناه ، قمنا بتجميع ثلاث نصائح للمساعدة في ضمان أن تضع مؤسستك غير الربحية الجميع في الاعتبار طوال العملية وتوجيه فريقك أثناء التحول الرقمي.
1. ترجمة العمليات الورقية إلى رقمية
يعمل بنك الطعام الحضري الكبير Heller Consulting مع متطوعيهم عادةً من خلال اجتماع شخصي ، حيث يقومون بملء الأعمال الورقية. بعد ذلك ، يتواصل المتطوعون عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف مع موظفي بنك الطعام للاشتراك في الورديات.
رأى موظفو البرنامج الحاجة إلى تحويل تجربة المتطوعين إلى تجربة رقمية لأن العملية الشخصية لم تكن تتناسب مع عدد المتطوعين اللازمين لخدمة المستفيدين. علاوة على ذلك ، لم تكن عملية يمكن تكرارها بسهولة عبر الإنترنت: فكل خطوة لها لمسات بشرية متعددة ، من إدخال البيانات واستدعاء المتطوعين إلى الاجتماعات الشخصية.
لذلك ، فكروا في كيفية تلقي المتطوعين للمعلومات رقميًا ، وكيف ينبغي لبنك الطعام أن يتتبع بيانات المتطوعين داخليًا. وكانت النتيجة واجهة عبر الإنترنت سمحت للمتطوعين بالتسجيل وتغيير المناوبات في الوقت الفعلي ، وإنشاء صفحات تطوعية مخصصة حيث يمكنهم تتبع ساعات العمل ، والتواصل مع موظفي بنك الطعام. يمكن للموظفين أيضًا توجيه معلومات المتطوعين مباشرةً إلى CRM وإضافة متطوعين إلى سلسلة البريد الإلكتروني ذات الصلة.
إذا كانت مؤسستك غير الربحية تشرع في مشروع يحول عملية شخصية إلى رقمية ، فاصطحب فريقك من خلال الخطوات التالية:
- حدد اجتماعًا مع الموظفين المشاركين في العملية وجهًا لوجه
- راجع أساسيات العملية الحالية حتى لا تفوتك أي وظائف رئيسية
- اسأل عما يمكن تحسينه باستخدام الأدوات الرقمية
- الاعتراف بمخاوف الموظفين بشأن عملية التحول الرقمي. يمكن أن تؤدي معالجة هذه المخاوف إلى فتح الفريق لممارسات الاستماع والعصف الذهني بشكل أفضل
- رسم خريطة للعملية الرقمية الجديدة والدور الجديد للجميع
- تنفيذ التكنولوجيا الجديدة وإبلاغ الموظفين بجميع التغييرات والتحديثات
- وفر موارد التدريب لموظفيك حتى يشعروا بالراحة عند استخدام الأدوات الجديدة
- اعقد اجتماعًا آخر لإعادة التجميع بعد استخدام الأداة الجديدة وناقش أي تعديلات أو تغييرات نهائية
استخدم قائمة التحقق الخاصة بالتسويق الرقمي المجاني للمساعدة
2. ابدأ بالتجربة التأسيسية
قبل البدء في مشروع التحول الرقمي ، فكر في الأمر من الخارج. إذا كان هدفك ، على سبيل المثال ، هو تشجيع المتبرعين والمتطوعين على الانخراط بشكل أكبر مع مؤسستك ، فيجب عليك التعاون عبر الأقسام لتضييق نطاق الأمور الأكثر أهمية بالنسبة إلى هؤلاء مكونات محددة.
من خلال التعامل مع التحول الرقمي من هذا المنظور ، تكون قادرًا على التفكير في نقاط الألم التي يعاني منها جمهورك وكيف يمكن للتكنولوجيا معالجة نقاط الألم هذه.
على سبيل المثال ، لم تتمكن إحدى منظمات إنقاذ الحيوانات من مواكبة آلاف المكالمات التي كانت تتلقاها من الأشخاص الذين كانوا يفكرون في تبني الحيوانات الأليفة. لذلك ، قرروا إجراء إصلاح شامل لأتمتة التسويق الخاصة بهم وتحويل خطوات الشاشة الأولية إلى رحلة تفاعل رقمية.
يتم الآن استكمال هذه الخطوات عبر الإنترنت وجمع المعلومات من خلال نموذج يحدد ما إذا كان شخص ما مؤهلاً لتبني حيوان. يتلقى أولئك غير المؤهلين سلسلة من الاتصالات عبر البريد الإلكتروني تشرح كيف يمكن أن يصبحوا مؤهلين.
تنزيل مجاني: 9 نماذج بريد إلكتروني لخطة الاتصال السنوية للمؤسسات غير الربحية
بالنسبة لجميع الأشخاص المؤهلين ، يتم إعدادهم لإجراء مقابلات عبر الفيديو مع موظفي المنظمة غير الربحية. يتلقون أيضًا سلسلة بريد إلكتروني آلية حول كيفية رعاية حيوانهم الأليف الجديد.
قبل هذا التغيير ، كان شخص ما يتصل بالمأوى (غالبًا أكثر من مرة) ، ويحاول الاتصال بأحد الموظفين على الهاتف ، وتحديد موعد للذهاب إلى الملجأ لإجراء مقابلة. الآن ، يحصل المستخدمون على تجربة افتراضية سريعة ويمكن للموظفين تتبع جميع المتبنين المهتمين بكفاءة أكبر.
للمساعدة في وضع نفسك مكان ناخبيك ، اطرح أسئلة على موظفيك مثل:
- ما رسائل البريد الإلكتروني التي يرغب شخص ما في تلقيها وقراءتها من منظمتنا؟
- ما نوع منشورات وسائل التواصل الاجتماعي التي يجدونها ملهمة؟
- هل سيستمتعون بتلقي هذه المعلومات عبر البريد المباشر أو البريد الإلكتروني؟
- هل هناك عملية مطبقة تضع الكثير من الملكية على المكون ، مثل إجبارهم على الاتصال عدة مرات؟
من هناك ، يمكنك اختبار أداة تقنية جديدة بتكلفة منخفضة أو كتجربة لمعرفة كيف تخدم مؤسستك في حملة أو حدث معين. بعد ذلك ، قم بتقييم النتائج وتطبيقها وأنت تفكر في كيفية استمرار الابتكار في خدمة مؤسستك لسنوات قادمة.
3. توظيف تقنيات إدارة التغيير لدعم موظفيك
مع عمل الأشخاص في جميع أنحاء البلاد من المنزل بسبب جائحة COVID-19 ، يجب على المحترفين غير الربحيين أيضًا التعامل مع التحول الرقمي في بيئات عملهم اليومية.
بالنسبة للقادة والمشرفين غير الربحيين ، من المهم أن نتذكر أن التقنيات والعمليات الجديدة يمكن أن تشير أحيانًا للموظفين إلى أن وظائفهم في خطر. ليس هذا هو الحال ، ولكن الخوف يمكن أن يدخل المعادلة عندما يُطلب من شخص ما اكتساب مهارات جديدة بسرعة وربما إصلاح كيفية قيامه بعمله كل يوم.
يمكن أن يؤدي هذا الخوف إلى مقاومة التغيير داخل موظفيك. بدلاً من تعلم الأدوات الجديدة ، يعود الموظفون أحيانًا إلى العمليات القديمة ، أو يتخطون التدريب على التكنولوجيا الجديدة ، أو يقولون صراحةً إنهم يرفضون تعلم الطريقة الجديدة.
تعتبر مقاومة التغيير أمرًا طبيعيًا ، ولكن الأمر متروك للمشرفين للتحقق من الموظفين والتواصل بشكل فعال طوال فترة التغيير والاحتفال عندما يستخدم الموظفون الأدوات الرقمية الجديدة بنجاح. في مؤسستك غير الربحية ، يمكنك المساعدة في إدارة هذا التغيير و:
- امنح صيحات أسبوعية للموظفين في نهاية كل أسبوع ، وحدد شخصًا يستخدم الأداة أو العملية الجديدة بنجاح
- إرسال تحديثات مهمة محددة عبر البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، اعرض الوقت الذي تم فيه إشراك 100 متطوع افتراضيًا ، أو عندما يتم نشر أول حملة بريد إلكتروني على أداة أتمتة التسويق
- شجع الموظفين الذين يتدربون على استخدام أدوات أو عمليات جديدة. يمكنك إرسال حلوى أو إقامة حفلة بيتزا افتراضية في نهاية أسبوع طويل من التدريب
- قم بجدولة تسجيلات الوصول الإضافية مع الموظفين الذين يغيرون عملية شخصية إلى عملية رقمية
بغض النظر عن الطريقة التي تختارها للمساعدة في إدارة التغيير والتحول الرقمي ، فإن الاتصال المفتوح يعد أمرًا بالغ الأهمية. إنه يمنح الموظفين طريقة للتعبير عن آرائهم ، والشعور بالاستماع والاعتراف ، وتقديم أي انتقادات للعملية أو الأداة الجديدة. خلال العملية برمتها ، تريد أن يشعر موظفوك بالتقدير.
حافظ على تحفيز موظفيك مع هذا الدليل المجاني
من السهل أن تضيع في الخدمات اللوجستية لمشروع التحول الرقمي. خاصة الآن ، عندما يكون هناك ضغط للحصول على أدوات تقنية جديدة تعمل لخدمة المحتاجين ، وجمع الأموال ، والتواصل داخليًا مع موظفيك. علاوة على ذلك ، يمكن أن يكون هناك إغراء لإعطاء الأولوية للتكنولوجيا على الأشخاص.
تذكر: يتوق موظفوك ومجتمعك إلى المشاركة الحقيقية ، ويمكنك استخدام الأدوات الرقمية لمنحها لهم. ضع هذه النصائح في الاعتبار ، وابحث عن خيارات التكنولوجيا واسأل نفسك ما إذا كان أسلوبك في التحول الرقمي يعمل لصالح مؤسستك بأكملها ، من الموظفين إلى المستفيدين. لمزيد من المعلومات حول إدارة التغيير وكيفية ارتباطها بالتحولات الرقمية في المنظمات غير الربحية ، تفضل بزيارة صفحة موارد إدارة التغيير في Heller Consulting.
كتب هذا المنشور كايا سويفت ، مدير التسويق في شركة Heller Consulting ، وهي شركة استشارية تكنولوجية متخصصة في الإستراتيجيات غير الربحية وتنفيذها. تستمتع بسرد القصص الملهمة لعملاء هيلر الذين يجدون طرقًا جديدة ومبتكرة لاستخدام التكنولوجيا لخدمة العالم بشكل أفضل.
دليل القائد لتحفيز الموظفين