إحداث ثورة في إدارة الموارد البشرية باستخدام التكامل

ليس هناك من ينكر أن تكامل الموارد البشرية يساعد في تقليل إدخال البيانات المكرر وتبسيط تجربة المتخصصين في الموارد البشرية. يدعم تكامل تكنولوجيا الموارد البشرية أيضًا جهود الامتثال للبيانات ويوسع قدرات إعداد التقارير.

تمثل أنظمة الموارد البشرية المنعزلة تحديًا للشركات لأن البيانات تحتاج إلى إدخالها يدويًا في برامج متعددة في كل مرة يتغير فيها شيء مثل عنوان الموظف. تعمل عمليات تكامل البيانات على التخلص من هذه المشكلة عن طريق مشاركة المعلومات تلقائيًا بين التطبيقات.

عمليات مبسطة

تعد إدارة المعلومات عبر تطبيقات متعددة من أصعب المهام التي يواجهها متخصصو الموارد البشرية. تعد مشاركة البيانات يدويًا بين الأنظمة باهظة الثمن وعرضة للأخطاء ، والتي يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة على مؤسستك.

عندما تستثمر في أداة تكامل ، فإن الأتمتة التي تقدمها يمكن أن توفر الوقت والمال لأعضاء فريقك عن طريق الاستغناء عن الخطوات اليدوية مثل نقل البيانات من شاشة إلى شاشة. على سبيل المثال ، إذا كان على الموظف التسجيل للحصول على المزايا في نظام التأهيل الخاص به ، فيمكن إرسال البيانات تلقائيًا إلى إدارة كشوف المرتبات لمعالجة مدفوعاته. يمكن أن يقلل هذا من الساعات التي يجب أن يقضيها قسم الموارد البشرية في الإدخال اليدوي للبيانات المزدوجة ، والتي يمكن أن تضيف ما يصل إلى أكثر من شهر أو حتى العديد من موظفي الموارد البشرية بدوام كامل.

يؤدي تبسيط العمليات باستخدام عمليات تكامل Gusto أيضًا إلى تحرير فريقك لقضاء المزيد من الوقت في الأنشطة الإستراتيجية التي تنمي عملك. مع تركيز أقل على صيانة النظام الأساسي ، ومطاردة البيانات ، والمراجع التبادلية ، والتقارير اليدوية ، يمكن لقسم الموارد البشرية لديك التركيز على توظيف المواهب المناسبة ، وتطوير القادة الداخليين ، وتحسين رفاهية الموظفين.

من العوامل الحاسمة في نجاح تكامل الموارد البشرية جودة البيانات التي يتم مشاركتها. باستخدام سير عمل متكامل ، يمكنك إنشاء مصدر واحد للحقيقة يلغي الحاجة إلى مقارنة مجموعات البيانات غير المتسقة أو الانتظار حتى يتم إدخال السجلات في أنظمة مختلفة قبل تجميع التقارير.

تعزيز مشاركة الموظفين

تسمح عمليات تكامل الموارد البشرية للموظفين باستخدام أنظمة الموارد البشرية التي يفضلونها ومريحة. هذا يقلل من الوقت الذي يقضونه في التبديل بين البرامج ويزيل فرصة حدوث خطأ بشري.

تسمح عمليات تكامل نظام الموارد البشرية بمزامنة البيانات بين التطبيقات المختلفة بحيث تكون محدثة دائمًا. يمكن لمسؤولي الموارد البشرية أن يكونوا واثقين من أن بياناتهم دقيقة ومحدثة عند تشغيل التقارير.

على سبيل المثال ، إذا تم وضع علامة على الموظف على أنه تم إنهاء العمل به في سجل نظام الموارد البشرية الخاص بك وأداة إدارة خدمة تكنولوجيا المعلومات (ITSM) ، فستنشئ كلتا الأداتين تذاكر مغادرة يمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات إدارتها. يساعد هذا في ضمان عمل فرق الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات معًا.

يعد استخدام منصة تكامل تربط تقنيتين أسهل بكثير. تقوم موصلات النظام الأساسي المنشأة مسبقًا بسحب البيانات من التطبيق المصدر ، بينما يقوم حل البرامج الوسيطة بتخطيطها وتحويلها باستخدام قواعد عمل غير محدودة قبل دفعها إلى التطبيق المستهدف. هذا يجعل عمليات تكامل البيانات المعقدة التي كانت تستغرق ستة أشهر تستغرق الآن بضعة أسابيع فقط.

عندما يتم دمج أنظمة الموارد البشرية لحلول التسجيل والنقاط ، فإنه يلغي الصوامع ويسمح للموظفين بالوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجون إليها في مكان واحد. هذا يحسن تجربتهم مع نظام الموارد البشرية ويساعدهم على أن يكونوا أكثر إنتاجية وانخراطًا.

زيادة الإنتاجية

تجعل عمليات دمج الموارد البشرية إرسال البيانات بين برامج متعددة أمرًا ممكنًا ، وتحسين الدقة تلقائيًا ، وتمكين التشغيل الآلي ، والقضاء على الحاجة إلى إدخال البيانات المزدوجة يدويًا. كما أنه يوفر الوقت ويحرر فرق الموارد البشرية لإنفاق الطاقة على العمل الاستراتيجي الذي ينمي الأعمال. يعد هذا أمرًا ذا قيمة خاصة في عالم اليوم الذي يواجه تحديات فيروس كورونا ، حيث قد يعمل متخصصو الموارد البشرية عن بُعد أو من المنزل ويكون لديهم وقت أقل يضيعونه في العمليات اليدوية.

بالإضافة إلى تقليل التكاليف ، يمكن أن يؤدي تكامل الموارد البشرية إلى تحسين معنويات الموظفين عن طريق تقليل المهام الشاقة التي لا تساهم في النتيجة النهائية. من الضروري أن تتذكر أنه لا يلزم دمج جميع الأنظمة للاستمتاع بفوائد العمليات الآلية والتقارير المبسطة. المفتاح هو فهم المجالات في مؤسستك التي يمكن أن تستفيد أكثر من تكامل الموارد البشرية وإيجاد الحل المناسب الذي يلبي احتياجاتك.

على سبيل المثال ، افترض أن نظام سجل الموارد البشرية الخاص بك (HRIS) لا يتضمن ميزات إدارة الفوائد. في هذه الحالة ، يجب أن تتكامل مع حل النقاط أو التعامل مع مخاطر التسجيل في مزايا الموظفين والتغييرات والإلغاء يدويًا. وبالمثل ، يجب أن تتكامل مع تلك الأنظمة إذا كان نظام معلومات الموارد البشرية الخاص بك لا يتضمن فحوصات الخلفية أو برنامج اختبار ما قبل التوظيف. يتم تنفيذ تكامل بيانات تطبيقات الموارد البشرية الحديثة عادةً عبر واجهات برمجة التطبيقات ويمكن جدولتها للتشغيل على فترات زمنية محددة.

عزز ذكاء الأعمال

تسعى فرق الموارد البشرية إلى التكامل لأنه يجعل الوصول إلى البيانات أسهل ، مما ينتج عنه تقارير أكثر موثوقية ودقة. يمكن أن يساعد تكامل الموارد البشرية أيضًا في التخلص من صوامع البيانات وتحسين الإنتاجية والكفاءة ، مما يسمح لفرق الموارد البشرية بالتركيز بشكل أكبر على مشاركة الموظفين والوظائف الإستراتيجية الأخرى.

تستخدم عمليات تكامل الموارد البشرية عادةً واجهات برمجة التطبيقات (API) لنقل البيانات بين الأنظمة. يسمح هذا النوع من التكامل بمشاركة البيانات في الوقت الفعلي تقريبًا ولا يتأثر بالتغييرات التي تطرأ على واجهات مستخدم التطبيقات. هذا النوع من التكامل هو الخيار الأكثر قوة وأمانًا ولكنه يتطلب فريقًا من الخبراء للمحافظة عليه.

تقدم معظم حلول برامج الموارد البشرية الحديثة واجهات برمجة تطبيقات لدمج بياناتها مع التطبيقات الأخرى. يمكن لمديري الموارد البشرية دمج برامجهم مع الحلول الحالية وحلول النقاط الأخرى ، مثل فحوصات الخلفية أو أدوات فحص ما قبل التوظيف. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية التوظيف من خلال التخلص من العديد من الخطوات اليدوية وتقليل إدخال البيانات المكرر.

إذا لم يكن لدى نظام السجل الحالي الخاص بك وبرامج الموارد البشرية الأخرى تكامل فطري ، فلا يزال بإمكانك تحقيق حل متكامل باستخدام جهاز iPaaS تابع لجهة خارجية. يمكن لهذا الحل توصيل تطبيقات الموارد البشرية المختلفة ونقل البيانات إلى قاعدة بيانات واحدة مشتركة يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها. يمكن أن يسهل ذلك على الموظفين الخدمة الذاتية ، وتتبع أشياء مثل الدفع ، وطلبات الإجازات ، والتدريب ، وتقليل مقدار الدعم الذي تحتاج فرق الموارد البشرية إلى تقديمه.