حلول تقنية لتجربة عمل أفضل عن بُعد

يبدو أن العمل عن بعد موجود هنا ليبقى إلى أجل غير مسمى. تميل الشركات في جميع الصناعات إلى الشعور بمشاعر مختلطة حول هذا الأمر ، حيث يفضل البعض العودة إلى الحياة المكتبية قبل انتشار الوباء في أقرب وقت ممكن ، في حين أن البعض الآخر أكثر انفتاحًا على ترتيبات العمل عن بُعد الدائمة.

عادةً ما يكون الموظفون هم أصحاب المصلحة الأكثر حرصًا على مواصلة العمل عن بُعد ، وذلك بفضل ما يوفره من حرية ومرونة كبيرتين. ومع ذلك ، فإن العمل عن بُعد لا يخلو من سلبيات ، سواء بالنسبة لأصحاب العمل أو الموظفين ، وقد يكون وجود منصة اتصالات موحدة حلاً جيدًا. مع وضع ذلك في الاعتبار ، فيما يلي بعض الحلول التقنية المهمة للحصول على تجربة عمل أفضل عن بُعد في كل مكان.

مؤتمرات الفيديو

تعد اجتماعات الفيديو أكثر أهمية من أي وقت مضى للحفاظ على تفاعل الأشخاص وتعاونهم بينما يعمل ملايين الأشخاص من المنزل. يبدو أن مؤتمرات الفيديو موجودة لتبقى ، حيث يتوقع غالبية قادة الأعمال السماح للموظفين بالعمل عن بُعد حتى بعد السيطرة على الوباء. يمكن أن تساعدك معرفة كيفية استخدام برامج مؤتمرات الفيديو بفعالية في تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات الفيديو ، فضلاً عن جعل موظفيك أكثر سعادة وإنتاجية.

من المرجح أن يتفاعل الأشخاص عند استخدام مؤتمرات الفيديو بدلاً من الصوت. يمكن استخدام هذا البرنامج لجدولة اجتماع بسرعة ، أو تدريب موظفين جدد ، أو إجراء مراجعات للأداء. أن تكون قادرًا على رؤية وجوه الآخرين يعزز التواصل ويجمع الفرق معًا وكذلك يحسن التعاون ويرفع الروح المعنوية.

موصى به لك: كيف غيرت الأزمة الصحية لـ COVID-19 الوصول عن بُعد (متبوعًا بدراسة حالة)؟

أنظمة الغرف

تستخدم الشركات أنظمة الغرف لإضافة مؤتمرات الفيديو إلى مكان الاجتماع. يستخدم الموظفون برنامج مؤتمرات الفيديو للاتصال بالفيديو بين شخصين ، ولكن أنظمة الغرف تزود منطقة الاجتماع بتقنية تسمح للجميع في الغرفة بالانضمام دون الحاجة إلى إحضار أجهزتهم الخاصة.

تتضمن برامج مؤتمرات الفيديو في كثير من الأحيان أنظمة الغرف كمنتج إضافي أو منتج مصاحب. ومع ذلك ، لا يفرق بعض مقدمي الخدمة بين مؤتمرات الفيديو وأنظمة الغرف ، ويقدمونها كحزمة واحدة. سيشمل بعض البائعين أجهزتهم الخاصة ، والتي يمكن استخدامها جنبًا إلى جنب مع الأجهزة الحالية للشركة للحصول على شركة وتشغيلها.

الهاتف السحابي

بالنسبة للأعمال الحديثة ، فإن العامل الأكثر أهمية هو استمرارية الشركة ولن يتمكن العملاء من الاتصال بشركتك إذا تعطلت الأنظمة الموجودة في مقر الشركة. عادة ما يكون ملاذك الأول في مثل هذه السيناريوهات هو البحث عن متخصص في تكنولوجيا المعلومات يمكنه مساعدتك في حل المشكلة. ومع ذلك ، ستظل تفوتك فرص العمل خلال هذا الوقت. سوف يغضب العملاء نتيجة للتوقف ، مما قد يعني خسارة العمل.

إذا كان لديك نظام هاتف قائم على السحابة ، فسيستمر في العمل حتى تتمكن من الوصول إلى الإنترنت. إذا كان اتصالك بالإنترنت غير متاح ، يمكنك استخدام البريد الصوتي والاستفادة من تسجيل المكالمات لضمان الاتصال والاستمرارية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام المصاحب الآلي للبرنامج.

برنامج المكافآت والتقدير

يمكن للمديرين التعرف بسهولة على تقاريرهم المباشرة بفضل برنامج التعرف على الموظفين. لقد ثبت جيدًا أن الموظفين الذين لا يتلقون تقديرًا في الوقت المناسب يعانون من تضاؤل ​​الحافز والحوافز للأداء على مستوى عالٍ. في حالة عدم وجود حل تقني ، يُطلب من الموظفين عادةً انتظار مراجعات الأداء نصف السنوية والسنوية من أجل الحصول على أي ملاحظات أو تقدير. عادة ما تكون نتيجة جهود الاعتراف المتأخرة أن الاعتراف والثناء وردود الفعل أقل تأثيرًا وذات مغزى.

هذا هو السبب في أنه من الأساسي الاعتراف في الوقت المحدد ، والبرنامج يجعل ذلك ممكنًا. لم يعد يتعين على المديرين الانتظار أو الجلوس أمام أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم للتعبير عن تقديرهم لموظفيهم. يمكنهم القيام بذلك من أي مكان في العالم وعلى الطاير.

توظيف

لقد أصبح من الواضح بشكل متزايد أن تكنولوجيا التوظيف ضرورية بلا شك لتمكين العمل عن بعد. عندما يتعلق الأمر بالتوظيف ، فإن امتلاك التكنولوجيا الصحيحة أمر بالغ الأهمية للعثور على الأشخاص المناسبين للوظائف التي توظفها.

يمنح استخدام عملية التوظيف الرقمية الشركات ميزة في اكتساب المواهب لأنها تستفيد من الذكاء الاصطناعي والخوارزميات التي يمكن برمجتها ليس فقط لإلقاء أكبر شبكة ولكن لاتخاذ قرارات القائمة المختصرة الأكثر استنارة عندما يتعلق الأمر باختيار المتقدمين المؤهلين. عندما يعمل الجميع ويتقدمون للحصول على وظائف من المنزل ، لا سيما في سوق العمل الدولي ، فأنت بحاجة إلى أدوات اكتساب المواهب للحفاظ على تبسيط عمليات التوظيف الخاصة بك.

قد ترغب في: 5 طرق مثيرة للاهتمام لزيادة مبيعاتك عن بعد.

التعلم بالنقال

في حين أن وجود نظام LMS يعمل بكامل طاقته يعد أمرًا ضروريًا لتوفير تدريب ملائم وشامل لموظفيك ، إلا أن دمجه مع تطبيق التعلم على الأجهزة المحمولة يتيح لموظفيك الوصول إلى تدريبهم من أي مكان. سواء كان موظفوك يعملون في مكتب أو دائمًا في حالة تنقل ، فإنهم جميعًا بلا شك ملتصقون ومدينون بالفضل لهواتفهم المحمولة.

لماذا لا تستفيد من هذا وتوفر لهم التدريب على الجهاز الذي يقضون فيه بالفعل الكثير من الوقت؟ لم يعد من الضروري أن يتواجد الموظفون في محطة سطح مكتب لتلقي تدريب عالي الجودة يزودهم بالمهارات والمعلومات التي يحتاجونها.

تتبع الوقت

يعد التركيز على التركيز أحد المخاطر العديدة التي تواجه العمل عن بُعد. تسمح الرحلة الصباحية لعامل المكتب بالانتقال إلى وضع العمل بحيث يكون جاهزًا عند وصوله للعمل والدخول إلى حالة التدفق.

العمل عن بعد يعني التغييرات العقلية والجسدية على هذا الروتين. عندما تتضمن الرحلة المشي من غرفة نومك إلى مكان عملك ، وخاصة إذا كانت مساحة العمل هذه تتضمن أشياء مثل أجهزة التلفزيون وسريرك وربما أفراد الأسرة أيضًا ، فقد يكون هذا التبديل صعبًا. يساعد برنامج إدارة الوقت من خلال إبقاء الناس على دراية بحقيقة أنهم في وقت الشركة.

يمكنك إبقاء الموظفين مسؤولين ومنتجين باستخدام تطبيق بسيط لمراقبة الوقت. قد تتسبب مطالبة الأشخاص بتتبع وقتهم في الفوضى وتجنب المساءلة الحاسمة المطلوبة لعلاقة عمل جيدة بين الموظف وصاحب العمل.

شبكات VPN

نظرًا لأن المزيد من الموظفين يعملون خارج المكتب ، يصبح الأمن السيبراني مصدر قلق أكبر ، لا سيما إذا كان المستخدمون متصلين عبر الشبكات العامة أو الشخصية. تعد محاولات التصيد ، والحرمان الموزع للخدمة (DDoS) ، وهجمات حساب سطح المكتب البعيد ، واستغلال Bluekeep من أكثر المخاطر شيوعًا للموظفين عن بُعد. لسوء الحظ ، فإن العديد من الموظفين إما غير متعلمين بما يكفي في مجال الأمن السيبراني لملاحظة هذه الأشكال من الهجمات أو ليسوا على دراية بها ، مما يجعلهم معرضين بشكل خاص للانتهاكات.

يمكن أن يلحق الموظفون الضرر بأمن بيانات الشركة مثل المتسللين ومجرمي الإنترنت ، لذا فإن الحفاظ على أمان أجهزتهم أثناء عملهم من المنزل أمر غير قابل للتفاوض. تسمح الشبكات الظاهرية الخاصة للموظفين بالوصول الآمن عن بُعد إلى البيانات والشبكة الداخلية للمؤسسة. تنشئ الأداة نفقًا آمنًا بين جهاز المستخدم وبيانات الشركة ، وتقوم بتشفير كل ما يتم إرساله بين نقطتي النهاية.

مضاد للفيروسات

على الرغم من أن مكتبك الفعلي قد يكون لديه القدرة على الأمن السيبراني للتعامل مع جميع محطات العمل ، إلا أنك لا تتمتع بنفس القدر من التحكم في أجهزة الكمبيوتر المنزلية. بالنسبة لجهاز الكمبيوتر البعيد ، يعد Windows Defender ، الذي يأتي بشكل قياسي مع نظام التشغيل Windows 10 ، أكثر من مجرد حل مناسب لمكافحة الفيروسات.

يجب أيضًا استخدام برنامج أمان نقطة النهاية بواسطة كل عامل بعيد يستخدم جهاز Macintosh.

ضع سياسة تتطلب من جميع الموظفين في المنزل استخدام منتج مضاد للفيروسات على جميع الأجهزة التي تتصل بموارد الشركة والنظر فيما إذا كنت ستحتاج إلى استخدام نظام مراقبة قائم على السحابة لتتبع محطات العمل الخاصة بك. افحص أدوات وحدة تحكم الدعم التي تستخدمها حاليًا ، بالإضافة إلى أي تراخيص قد تحتاجها للوصول إلى الأجهزة التي لا تخضع لسيطرتك وإشرافك المباشرين. يمكنك إعداد حلول عن بُعد للسماح لفريق دعم تكنولوجيا المعلومات لديك بالوصول عن بُعد إلى أجهزة الكمبيوتر المنزلية للموظفين للمساعدة في إعداد الوصول عن بُعد.

برمجيات تتبع النفقات

يسمح حل إدارة النفقات عبر الإنترنت للموظفين بالوصول إلى حسابات المصاريف الخاصة بهم من أي مكان. يجوز للموظفين عن بُعد تقديم النفقات من المنزل أو على الطريق ، والتي سيقوم فريق المحاسبة أو كشوف المرتبات بتقييمها والموافقة عليها على الفور ، مما يجعل الجميع على اطلاع بالسرعة وعلى نفس الصفحة دون الحاجة إلى القدوم إلى المكتب.

يتم تقليل الوقت المستغرق للموافقة على النفقات وتسديدها إلى النصف عند استخدام حل متكامل لإدارة النفقات. البديل هو أن يعمل موظفوك الماليون عن بُعد ، ويتلقون عددًا كبيرًا من الإيصالات الافتراضية التي تتطلب وقتًا للمصادقة. يجب مراجعة كل إيصال وفقًا لسياسة الشركة قبل سدادها ، مما يؤخر دفع الموظف.

قد يعجبك أيضًا: نصائح للتطوير الذاتي كمطور برامج عن بُعد في COVID-19.

خاتمة

العمل عن بعد ، من نواح كثيرة ، أذهل الاقتصاد والقوى العاملة ، وقدم أساليب جديدة للقيام بالأشياء بين عشية وضحاها والتي ، بعبارة ملطفة ، تخل بالنظام القائم. لقد تم تشكيل حياتنا العملية لفترة طويلة من خلال المكتب وكوننا على مقربة من بعضنا البعض ، ولا يزال العمل عن بُعد ، حتى بعد ما يقرب من عامين ، غريبًا على العديد من الأشخاص والشركات.

كان انفجار تقنية تمكين العمل عن بُعد هو الجانب المشرق في كل هذا. توجد الآن حلول تقنية وبرمجية تقريبًا لكل مشكلة وتحدي يطرحه العمل عن بُعد.

من التكنولوجيا التي تسهل التعاون افتراضيًا إلى التكنولوجيا التي تسهل العثور على الموظفين وإعدادهم في بيئة العمل عن بُعد ، هناك طرق للتغلب على العديد من مخاطر العمل عن بُعد. ضع الأمثلة المذكورة أعلاه في الاعتبار وتأكد من أن عملك يستفيد من كل ما هو موجود لجعل العمل عن بُعد أكثر إنتاجية ومتعة لجميع المعنيين.