ينجذب الكثير من الناس إلى فكرة تغيير العالم للأفضل. يحب البعض إجراء تغيير إيجابي من خلال التبرع بأموالهم لقضية مهمة في حياتهم بينما يختار البعض الآخر التبرع بوقتهم للتطوع.
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بأولئك الذين يختارون التطوع ، فيجب أن توفر لهم تجربة تطوعية إيجابية أثناء وبعد وقت العمل معك. بنفس الطريقة التي لا يبذل بها معظم الناس قصارى جهدهم في وظيفة لا يشعرون فيها بالتقدير ، فمن المرجح أن يكون المتطوعون أقل استعدادًا للتبرع بوقتهم إلى منظمة غير ربحية لا تجعلهم يشعرون بالتقدير والتقدير.
ترتبط الأسباب الأكثر شيوعًا للإرهاق بكيفية إدارة الموظفين: المعاملة غير العادلة ، والافتقار إلى الوضوح ، وعبء العمل الذي لا يمكن التحكم فيه وضغط الوقت. المتطوعون هم ، من نواح كثيرة ، أعضاء في موظفي منظمتك غير الربحية ويجب عليك بذل كل ما في وسعك لمنعهم من الإرهاق.
يصبح توفير تجربة تطوعية جيدة والاحتفاظ بالمتطوعين أكثر أهمية خلال جائحة COVID-19 حيث يبحث الناس عن طرق لمساعدة الآخرين. فرص التطوع هي طريقة مثالية للمساعدة في تحقيق هذا الهدف.
إذا كانت هناك فرص للتطوع شخصيًا ، فيجب أن يشعر الناس بالأمان وأن يتم تزويدهم بالمعدات اللازمة. بالإضافة إلى ذلك ، من المفيد توفير فرص تطوع افتراضية للسماح للأشخاص الذين لا يشعرون بالراحة بالخروج بفرصة لمشاركة مهاراتهم. أدناه ، سنوجهك عبر ثلاثة أساليب مختلفة يمكنك استخدامها لمنع الإرهاق الذي يعاني منه المتطوعون وتوفير تجربة إيجابية للمتطوعين.
3 نصائح لمنع الإرهاق التطوعي
1. تحسين توظيف المتطوعين وإعدادهم
استقال العديد من المتطوعين بسبب ضعف التوافق مع المنظمة غير الربحية أو سوء استخدام مهاراتهم. يعد المتطوعون أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مؤسستك غير الربحية ، وبدون دعمهم ، فإنك تخاطر بفقدان القوة البشرية اللازمة لاستضافة الأحداث ، وجذب المانحين ، وتحقيق مهمتك في نهاية المطاف.
لهذا السبب ، من المهم أن تتبع نهجًا مركزًا وشاملًا لتجنيد المتطوعين وإعدادهم. يجب على المتطوعين ، من خلال التدريب والتوجيه ، فهم كل ما يحتاجون إليه بخصوص مؤسستك غير الربحية للقيام بعملهم بشكل جيد.
للبدء ، خذ رسالة التوظيف التطوعي الأولية الخاصة بك وفكر مليًا في كيفية ارتباطها بالقيم الأساسية لمنظمتك غير الربحية ورسالتها وعلامتها التجارية وصوتها ونبرة صوتها. ثم ضع في اعتبارك نوع المتطوع الذي ترغب في اجتذابه. بصرف النظر عن الشخص الذي يشاركك مهمتك وقيمك ، يجب عليك أيضًا فحص الصفات الأخرى بأسئلة مثل:
- الشخصية: هل تريد متطوعين يتمتعون بكاريزما؟ هل تبحث عن أشخاص يعملون بسهولة كجزء من فريق؟ هل تملي خبرتك كمتطوع أن يتسخ الناس أيديهم؟
- التاريخ السابق: ما مقدار الخبرة التطوعية التي تريد أن يتمتع بها كل شخص؟ ما نوع الخبرة الوظيفية المهم لهذا المنصب التطوعي؟
- الاهداف: ما الذي يريد المتطوع تحقيقه من خلال العمل معك؟ ما الذي تريد تحقيقه بمساعدة المتطوعين؟
- المهارات والمواهب: ما نوع المؤهلات التي يمتلكها المتطوع المثالي؟ ما نوع المهارات الشخصية والتقنية والمهنية التي يمتلكونها؟
مع وجود فكرة قوية عن الشخص الذي تريد تجنيده وما الذي تريد تجنيده من أجله ، فإن خطوتك التالية هي صياغة وصف لفرصة التطوع الخاصة بك. ركز على سبب اهتمام المتطوع بمنصب معين.
ربما تبدو تجربة المتطوعين جيدة في السيرة الذاتية ، أو ربما يمكنهم اكتساب المهارات الأساسية من خلال عملهم التطوعي. تأكد من تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات حول الوظيفة ، بما في ذلك المسؤوليات والتوقعات وتواريخ البدء والانتهاء والموقع.
من هناك ، حدد كيف ستعزز فرص التطوع. يمكنك استضافة كشك في مهرجان مهني ، أو التعاون مع منظمات ومجموعات مجتمعية أخرى ، أو نشر إعلانات على شبكة الإنترنت ، أو مطبوعة ، أو إذاعية. تعد وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا مصدرًا ممتازًا للترويج لفرص التطوع الخاصة بك.
مع إغلاق عملية التوظيف الخاصة بك ، يجب عليك أيضًا فحص كيفية انضمامك إلى متطوعين جدد. ركز على كيفية الوفاء بالمسؤوليات الموضحة في الوصف ، ووفر لهم التدريب اللازم لإنجاز الوظيفة.
يجب أن تقدم عملية الإعداد الناجحة متطوعين جدد لموظفيك الداخليين والمتطوعين الآخرين والقادة في مؤسستك. يجب أيضًا دمجهم في قاعدة بيانات المتطوعين الخاصة بك ، مما يوفر للقيادة كل ما تحتاج لمعرفته حول هويتهم. تحقيقًا لهذه الغاية ، يمكنك أيضًا التفكير في وجود شخص ما في لوحتك يرحب شخصيًا بالمتطوعين الجدد من خلال ندوة توجيهية من نوع ما.
هدفك هنا ليس فقط تعليم الناس كيف يمكنهم مساعدة منظمتك غير الربحية. تريدهم أن يشعروا وكأنهم جزء من المجتمع. تريد أن تمنحهم الأدوات التي يحتاجون إليها لتمثيل علامتك التجارية وتبشير رسالتك ، وإلهامهم للقيام بذلك.
قم بإنشاء مجموعات أدوات إعداد المتطوعين التي يمكنك تمريرها للوافدين الجدد. يجب أن تتضمن هذه المجموعة المعلومات التالية:
- نظرة عامة على مؤسستك ، بما في ذلك المهمة والرؤية والقيم والهدف الأساسي
- نصائح للتحدث عن منظمتك غير الربحية في الأماكن العامة
- إرشادات العلامة التجارية للنشر على القنوات الاجتماعية
- المعلومات والمواد التدريبية لأية أدوات وحلول برمجية تستخدمها مؤسستك غير الربحية
- تفاصيل الاتصال لمديري المتطوعين
- القيم والمبادئ والإرشادات العامة المرتبطة بعلامتك التجارية
- معلومات عن العمليات والقواعد الداخلية لمنظمتك غير الربحية
- تفاصيل حول المواقع المهمة مثل مكتبك وأماكن جمع التبرعات وما إلى ذلك.
استخدم قائمة مراجعة التسويق الرقمي المجانية هذه للمساعدة
2. حافظ على اتصالات واضحة
مثلما يؤدي ضعف التواصل وسوء الإدارة إلى إحباط الموظفين بأجر ، فإنه أيضًا يضر بشدة بعلاقة مؤسستك غير الربحية مع المتطوعين. بدون اتصالات واضحة ، لن يعرف المتطوعون ما يجب عليهم فعله ولن يكون لديهم نظرة ثاقبة لتأثير جهودهم.
تأكد من وجود خطوط اتصال واضحة للمتطوعين للوصول إلى الموظفين الرئيسيين داخل مؤسستك غير الربحية ، مثل المديرين المتطوعين. يجب أن يكون المتطوعون قادرين على الوصول بسهولة إلى هؤلاء الأفراد ، بينما يجب أن يكون لدى موظفيك الداخليين قنوات واضحة لرفع الأسئلة والمخاوف إلى الأعضاء الآخرين في فريقك إذا لزم الأمر. .
ابدأ بفهم اللجان التطوعية المختلفة داخل مؤسستك ، مثل التسويق والاتصالات والعمل الخيري والخدمة والتخطيط الاستراتيجي. تذكر أن لكل مجموعة مسؤوليات واحتياجات مختلفة ، وستكون مهتمة بمعلومات مختلفة. علاوة على ذلك ، فإن أهم شيء هو البقاء على اتصال منتظم مع جميع المتطوعين.
من المحتمل أن يكون البريد الإلكتروني هو أبسط وسيلة ، مما يسمح لك بإنشاء قوائم بريدية مجزأة للغاية وقابلة للتتبع من خلال نظام أساسي مثل Mailchimp أو ActiveCampaign. قد ترغب أيضًا في التفكير في إنشاء مجموعة على Facebook يمكنك من خلالها تنسيق الأنشطة التطوعية وتمكين المتطوعين لديك من تقديم ملاحظات مباشرة.
لا تنسَ عرض الجهد الذي يساهم به المتطوعون في الفرق الداخلية أيضًا: اكتب رسالة إخبارية شهرية للمتطوعين لتوزيعها على زملائك في العمل. قم بتضمين نقاط البيانات والصور والأدلة الملموسة الأخرى التي تُظهر أن مؤسستك غير الربحية تصل إلى مراحلها الرئيسية ، وأكد أن هذا شيء لم يكن من الممكن أن تفعله بدون المتطوعين. للمتطوعين الذين يعملون بجد أو ملهمين أو مبدعين بشكل استثنائي ، قم بتضمين وسائل الشرح المباشرة كـ "شكر" خاص.
قد يأتي هذا المحتوى في شكل مقابلة أو قصة في رسالتك الإخبارية أو على موقعك أو على مدونتك. يمكنك حتى أن تذهب إلى أبعد من ذلك لتأسيس جائزة تطوعية أو برنامج تقدير يقدم بطاقة هدايا لمتطوعيك الأكثر تفانيًا.
بغض النظر عما تفعله ، فإن الشيء المهم هو أن تركز على الكيفية التي ساعدتك بها مساهمات كل متطوع في إنجاز مهمتك. ضمِّن ، بموافقتهم ، صورًا وفيديوهات لجمع التبرعات. أظهر لهم أنهم يُحدثون تأثيرًا ، وأن العمل الذي يقومون به مهم.
تنزيل مجاني: 9 نماذج بريد إلكتروني لخطة الاتصال السنوية للمؤسسات غير الربحية
3. عامل المتطوعين كأشخاص وليس كموارد
بالنسبة للعديد من القادة في المجال غير الربحي ، فإن مهمتهم هي حياتهم. كل شيء بالنسبة لهم. نتيجة لذلك ، فإنهم يرفعون متطوعيهم إلى مستوى عالٍ من التميز.
في بعض الأحيان ، ليس بالضرورة أن يكون الجميع متحمسين أو مشاركين مثلك. سيكون لكل متطوع حد لمقدار الجهد الذي يمكن أن يبذله ، وكيف يمكنه المساهمة في مؤسستك.
وهذا جيد. إن توقع أو مطالبة كل متطوع بالمساهمة بالطريقة نفسها تمامًا يخلق مستوى من الضغط مرهقًا وغير مستدام. بدلاً من ذلك ، فإن الطريق الأفضل هو توفير فرص تطوعية مرنة.
لا يحتاج كل متطوع إلى أن يكون "حذاءًا على الأرض" في هذا الحدث الخاص بك. في الواقع ، قد لا يحتاجون إلى قضاء أكثر من بضع ساعات في الأسبوع مع مؤسستك.
يتألف التطوع الصغير ، على سبيل المثال ، من مهام صغيرة لا تتطلب تقديم طلب أو عملية توظيف. كما أنها تتطلب التزامًا بحد أدنى من الوقت. قد يشمل ذلك توفير سلع لبيع المخبوزات ، أو التغريد عن حدث أو سبب ، أو المشاركة في استطلاع.
في ضوء ذلك ، يجب عليك أيضًا التفكير في الوظائف التطوعية عبر الإنترنت. تحتاج مؤسستك غير الربحية إلى أشخاص لمراقبة خلاصاتها الاجتماعية ومصممي الرسومات ومشرفي المواقع وخبراء التسويق. هذه كلها وظائف يمكن القيام بها عن بعد ، مما يسمح لك بالاستفادة من المتطوعين الرقميين عبر مواقع متعددة.
يمكن لبرامج إدارة المتطوعين مثل InitLive أو Volgistics أن تبسط عملية التوظيف الخاصة بك وتجعل جدولة المتطوعين أبسط بكثير ، مما يسمح للمتطوعين بالعمل لساعات مرنة ، وتبادل التحولات حسب الحاجة ، وجدولة نوباتهم الخاصة. بالإضافة إلى استخدام مثل هذا النظام ، أكد للمتطوعين لديك أنه لا توجد توقعات.
يجب على كل شخص أن يعمل بقدر ما يستطيع فقط. السماح للأشخاص بهذا المستوى من المرونة يمكن أن يقلل بشكل كبير من فرصة شعور شخص ما بالتوتر لأنهم لا يساهمون بشكل كافٍ أو يتعرضون لضغوط للقيام بالمزيد. وهذا بدوره يمكن أن يساعد في منع إرهاق المتطوعين.
ستكون هناك دائمًا درجة معينة من الدوران بين المتطوعين ، لكن لا داعي لأن يكون هناك إرهاق. من خلال فهم كيفية تأثير أفعالك على أخلاقيات عمل المتطوعين والمساهمة فيها ، يمكنك العودة إلى ما يهم حقًا: تغيير العالم.
Louis Louw هو صاحب Elite Sport Socks . إنه شغوف بالأعمال والتكنولوجيا وتسلق الصخور. تبيع Elite Sports Socks الجوارب المخصصة للفرق الرياضية وجمع التبرعات المدرسية.
دليل القائد لتحفيز الموظفين