الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة لشركات الأعمال الصغيرة: الدليل النهائي

اليوم ، أصبحت خدمات المحاسبة الاستعانة بمصادر خارجية لشركات الأعمال الصغيرة ممارسة شائعة. لماذا ا؟

وذلك لأن أصحاب الأعمال يمكنهم الوصول إلى فريق محاسبة افتراضي مدرب ومعرفة بتكاليف أقل. الأهم من ذلك ، يمكن للمحاسبين الخارجيين مساعدة أعمالك الصغيرة على النمو بشكل أسرع وتشغيلها بشكل أفضل من خلال السماح لك بالتركيز على وظائف عملك الأساسية.

ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يجب البحث عنها قبل التعاقد مع فريق يقدم خدمات المحاسبة ومسك الدفاتر الخارجية . من الجيد أيضًا تصنيف خدمات المحاسبة التي ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية لها.

في هذه الملاحظة ، دعنا نستكشف مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات مسك الدفاتر عندما يكون الوقت مناسبًا للقيام بذلك ، والأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك قبل الاستعانة بمصادر خارجية ، والخدمات التي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لها.

الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة

يعني الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة ومسك الدفاتر التعاقد مع طرف ثالث لأداء مهامك المحاسبية.

قد يتعاون الفريق الخارجي الذي توظفه مع الموظفين الداخليين لديك. بدلاً من ذلك ، قد يقدمون أيضًا خدمات محاسبية بزاوية 360 درجة ، بحيث يمكنك توظيفهم دون وجود أي موظفين لهذه الوظيفة.

متى يجب أن تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة ومسك الدفاتر؟

قد تبدو خدمات المحاسبة الاستعانة بمصادر خارجية لشركات الأعمال الصغيرة خيارًا جيدًا عندما:

• لا تستطيع شركة الأعمال الصغيرة الخاصة بك العثور على مرشح مناسب لتوظيفه كموظف بدوام كامل بتكاليف معقولة.
• موظفوك بدوام كامل في إجازة مرضية أو في إجازة أو أخذ إجازة لأي سبب من الأسباب.
• تنمو شركتك وتبحث عن فرص لتوسيع نطاق خدمات مسك الدفاتر والمحاسبة.

5 فوائد الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة للأعمال الصغيرة

لماذا الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات إعداد المحاسبة والضرائب ؟

فيما يلي بعض المزايا التي يمكنك تجربتها بعد الاستعانة بمصادر خارجية:

1. يوفر الوقت

مع نمو عملك ، ستجد نفسك تقضي وقتًا أقل في توسيع نطاق عملك والمزيد من الوقت في التركيز على إيراداتك ونفقاتك.

بدلاً من ذلك ، يمكنك تركيز وقتك وجهدك ومواردك على إنشاء استراتيجيات الأعمال وتنفيذها من خلال الاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة ومسك الدفاتر والمهام الإدارية الأخرى.

لن تجلب هذه الممارسة المزيد من الإيرادات فحسب ، بل ستساعدك أيضًا على بناء علاقات أقوى مع عملائك.

2. الوصول إلى الخبرة

ميزة أخرى للاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة لشركات الأعمال الصغيرة هي أنها توفر لك إمكانية توظيف محترف بمستوى عالٍ من الخبرة في هذا المجال. للبقاء على صلة ومتابعة السباق ، تواصل شركات المحاسبة ومسك الدفاتر الخارجية تحسين مهاراتها ومؤهلاتها.

علاوة على ذلك ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لهذه الخدمة يفتح الباب أمام فريق من الخبراء المتخصصين في المحاسبة. يمكنك أن تطمئن إلى أن مهام مسك الدفاتر والمحاسبة في أيدٍ مطلعة وموثوقة.

3. يقلل التكاليف

يخطئ العديد من الشركات في التفكير في أن خدمات الاستعانة بمصادر خارجية ستتكبد تكاليف إضافية ، وبالتالي ، تكاليف غير ضرورية. ومع ذلك ، هذا ليس كذلك.

يتيح لك الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة تقليل نفقاتك دون تقليل جودة الخدمة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك توفير الأموال المدفوعة بخلاف ذلك على الرواتب واللوازم المكتبية والمزايا والضرائب للموظفين بدوام كامل أو بدوام جزئي.

علاوة على ذلك ، فإن عملية تعيين الموظفين الداخليين هي عمل صارم ، حيث تستهلك تكاليفك ومواردك.

لذلك ، غالبًا ما يكون تعيين فريق محاسبة خارجي أكثر فعالية من حيث التكلفة من تعيين موظفين داخليين لنفس العمل.

4. أقل فرصة للاحتيال

من المرجح أن يكون لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة شخص واحد فقط على رأس مهامها المحاسبية. إنهم يثقون بشكل أعمى في ذلك الموظف دون أي مساءلة أو ضوابط داخلية. قد يزيد ذلك من فرص كتابة نفقات وهمية أو التلاعب بالكتب.

من ناحية أخرى ، تسمح خدمات المحاسبة الخارجية للعديد من الأشخاص بالاطلاع على تقارير وكتب معاملاتك ، مما يقلل من فرصة الاحتيال.

5. فرصة أكبر لتوسيع نطاق المحاسبة

إذا تم تعيين شخص واحد فقط للمحاسبة لشركتك ، فمن المؤكد أنه سيشعر بأنه مثقل بالعمل قبل فترة طويلة. في هذه الحالة ، قد تكون فرص اكتشاف هذا الموظف لشذوذ في الكتب منخفضة.

مع وجود فريق متخصص من المحاسبين ، سيكون لديك فرص أكبر لاكتشاف الحالات الشاذة بسبب خبرتهم في أفضل الممارسات المحاسبية.

إلى جانب ذلك ، سيكون لدى الفريق الخارجي ما يكفي من التوفر والقوى العاملة لتوسيع نطاق خدماتك بسهولة ، دون أي تأخير على الإطلاق.

ما الذي تبحث عنه في خدمات المحاسبة الخارجية

لذلك ، قررت لصالح الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة لشركات الأعمال الصغيرة. رائعة!

تتضمن الخطوة التالية اختيار شركة تناسب أهدافك وأخلاقيات عملك. بمعنى آخر ، يجب أن تتوافق جودة أدائهم مع أهدافك.

في الوقت نفسه ، فقط عندما يُظهرون الاحتراف ويبنون الثقة ، يمكنك الاعتماد عليهم في رعاية دفاتر المحاسبة الخاصة بك.

كيف تختار شركة مسك الدفاتر المناسبة؟ فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك قبل الاشتراك في خدمة محاسبة خارجية:

• هل تحتاج إلى خدمات المحاسبة ومسك الدفاتر الأساسية ، مثل قيود اليومية اليدوية أو مسك الدفاتر المالية؟ أو هل تحتاج إلى خدمات إضافية ، مثل تشغيل كشوف المرتبات أو خدمات الإيداع الضريبي؟ (المزيد عن ذلك أدناه)
• ما هو مخطط الدفع الذي تتبعه شركة المحاسبة الخارجية - تحصيل الرسوم كل شهر ، بالساعة ، أو بأي طريقة أخرى؟
• ما هي ميزانيتك الشهرية للمحاسبة ومسك الدفاتر؟
• هل تمتلك الشركة التي تريد توظيفها المؤهلات والخبرة المناسبة؟ هل حققوا نتائج عالية الجودة باستمرار في الماضي؟
• هل تتزامن شركة خدمات المحاسبة مع برنامج المحاسبة المفضل لديك ، مثل Xero أو QuickBooks أو Wave أو FreshBooks؟
• هل هي مرنة بما يكفي للتكيف مع متطلباتك المتغيرة في المستقبل؟
• هل يحافظون على الخصوصية وأمن البيانات عند التعامل مع البيانات المحاسبية والمالية لعملائهم؟

ما هي خدمات المحاسبة التي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية؟

تشمل خدمات المحاسبة ومسك الدفاتر التي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لها ، على سبيل المثال لا الحصر:

• محاسبة نهاية العام

يتضمن ذلك إعداد تقارير نهاية العام لتقديمها في الاجتماعات العامة وإرسالها إلى المساهمين. وبشكل أكثر تحديدًا ، قد تحتاج إلى جمع بياناتك المالية وإيصالاتك ، وتعديل الإدخالات ، وتخطيط ميزانيتك للعام المقبل.

نهاية السنة المالية هي أكثر أوقات السنة ازدحامًا بالنسبة لمعظم الشركات. ومن ثم ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لمتطلبات المحاسبة في نهاية العام قد يساعدك على تجنب أي اختناقات في اللحظة الأخيرة.

• كشف رواتب

قد تحتاج إلى إعداد بيانات رواتب الموظفين ، وحساب مدفوعات المكافآت ، ودفع العمولات. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات إدارة كشوف المرتبات ، يمكنك التأكد من أنك لن تفوت أبدًا الامتثال الضريبي أو الموعد النهائي لكشوف المرتبات.

• إعداد الإقرارات الضريبية

يمكن لشركة محاسبة خارجية إعداد ضريبة المبيعات والضرائب الدورية والعوائد الأخرى. يمكنهم أيضًا تسهيل معالجة الضرائب والتخطيط ، والعائدات ربع السنوية ، والإيداعات المتعددة.

• إدارة دفتر الأستاذ

يمكنك تقليل مخاطر تكبد ديون العملاء عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة لشركات الأعمال الصغيرة. على وجه الخصوص ، يمكن أن تساعدك شركة مسك الدفاتر الافتراضية في إدارة دفتر الأستاذ للمبيعات لفترة قصيرة أو ثابتة.

يمكن أيضًا أن تكون إدارة دفتر الأستاذ كامل الخدمات على جدول أعمالهم. نظرًا لاستخدامهم لأحدث أدوات وبرامج إدارة دفتر الأستاذ ، يمكنهم تقديم أفضل خدمات المحاسبة عالية الجودة لعملك.

• التدقيق الداخلي

إن الاستعانة بمصادر خارجية لمتطلبات التدقيق الداخلي الخاصة بك يفتح الأبواب أمام خدمات إعداد وظيفة التدقيق الداخلي من الدرجة الأولى.

عندما تقوم بتعيين مستشارين للتدقيق الداخلي من الخارج ، يمكنهم أيضًا المساعدة في إنشاء دليل الإجراءات والسياسات ، ومراجعات الأداء الاستراتيجية ، ومراجعات دقيقة لتحسين الكفاءة.

• إدارة التدفق النقدي

يمكنك الاعتماد على شركة خدمات محاسبة خارجية لفهم مبيعاتك ونفقاتك المتوقعة أولاً. بعد ذلك ، سيحددون المجالات الإشكالية من خلال تحليل الحسابات الدائنة ، والحسابات المدينة ، وسياسة الائتمان ، والمخزون ، والمكونات الأخرى.

ستساعدهم هذه المهمة على التنبؤ بجميع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة لعملك خلال فترة زمنية. في المقابل ، يمكن أن تساعدك توقعات التدفق النقدي هذه في جمع الأموال وإعداد الميزانية وتخطيط الأعمال.

• خدمات استشارات التقييم

يجب أن تضع في اعتبارك أفضل ممارسات التقييم لتلبية متطلبات إعداد التقارير الضريبية والتثمين المالي المعقدة لشركتك. مرة أخرى ، قد لا يكون أداء هذه المهمة ممكنًا بالنسبة لك بسبب ضيق الوقت.

يقدم فريق استشاري خارجي للتقييم خدمات تقييم عالية الجودة للأصول غير الملموسة والملكية الفكرية والضرائب وأعمالك بشكل عام. يمكنهم أيضًا تقديم تقييم للمشتقات ، والتعويض على أساس الأسهم ، وجوائز الأسهم ، من بين أمور أخرى.

• محاسبة اكسل

من الأهمية بمكان أن نتذكر أن الحلول المحاسبية ليست أبدًا شيئًا واحدًا يناسب الجميع. سيكون لدى الشركات المختلفة كميات مختلفة من البيانات المالية. وفقًا لذلك ، قد يكون من الصعب على مديري المحاسبة الداخليين تنفيذ إدخالات Excel اليدوية أو إظهار البيانات بشكل صحيح في Excel.

يضمن الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهمة الحصول على حلول مخصصة ، مثل تكامل المصنف مع مصادر البيانات الخارجية.

يعد استيراد بيانات Excel إلى البرامج المستندة إلى مجموعة النظراء وأتمتة العمل اليدوي المتكرر عن طريق إنشاء وحدات الماكرو من المهام اليومية لمحاسبين Excel الخارجيين.

• تقرير مالى

تمنحك التقارير المالية نظرة ثاقبة لأداء عملك خلال سنة مالية معينة. لهذا السبب أصبح التحليل وإعداد التقارير من المهام الحاسمة للشركات اليوم.

تحتاج إلى إعداد وتحليل بيانات الأرباح والخسائر ، والميزانيات العمومية ، وبيانات التسويات المصرفية ، وبيانات التدفق النقدي ، وتقارير تحليل الأعمال ، وتقارير تحليل العمليات. نظرًا لندرة الوقت لديك ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام لفريق خارجي من الخبراء.

يمكن أن يمنحك الاستعانة بمصادر خارجية لمهام إعداد التقارير المالية الخاصة بك إمكانية الوصول إلى خدمات المكافآت. قد يشمل ذلك إعداد تقارير ضريبة المبيعات وتقارير المبيعات وتقارير الشراء.

• معالجة الفواتير

لتبسيط العمليات التجارية الخاصة بك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار عدد الفواتير التي يتم التعامل معها شهريًا ، وعدد الأشخاص المشاركين في معالجة الفواتير ، والوقت المستغرق لمعالجة الفواتير ، والمقاييس الرئيسية الأخرى.

ومع ذلك ، قد ينتهي بك الأمر إلى إنفاق آلاف الدولارات سنويًا فقط لمعالجة المشكلات في مطابقة الفواتير لأوامر الشراء المعنية ، أو الرد على استفسارات البائعين ، أو أي عيوب أخرى في معالجة الفواتير.

بدلاً من ذلك ، يمكن لفريق المحاسبة الخارجي مساعدتك في التحقق من صحة بيانات الفاتورة ، ومسح الفواتير الورقية ضوئيًا ، وتسجيل المعاملات ، وإنشاء إيصالات لفواتير الموردين ، والمزيد.

• تسوية الحسابات

تساعدك هذه الخدمة على تأكيد ما إذا كان رصيد الحساب الفعلي يطابق ذلك الموجود في كشف الحساب المصرفي المقابل.

سيتحقق فريق تسوية الحسابات الخارجية من دقة كل حساب عن طريق تحديد الأخطاء والتناقضات وتصحيح الرصيد النهائي على النحو الواجب.

أخيرًا ، سيقدم لك الفريق تقرير تسوية كاملًا يحتوي على البنود المعلقة والاستثناءات والشيكات المدفوعة.

• إدخال دفتر اليومية اليدوي

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، قد لا يكون لديك الموظفون اللازمين لأداء إدخالات دفتر اليومية اليدوية. يمكن لفريق إدخال دفتر اليومية الخارجي يدويًا إدخال معاملات دفتر اليومية بدقة في دفاتر الأستاذ.

إلى جانب تقليل الأخطاء في هذا النوع من العمل ، يمكنهم اقتراح تحسينات على إدخالات دفتر اليومية المشكوك فيها أو الإشكالية.

الوجبات الجاهزة

مسك الدفاتر والمحاسبة من الوظائف الحيوية لكل عمل ، لكنهما معقدان أيضًا. لا تتطلب هذه الوظائف الوقت فحسب ، بل تتطلب أيضًا معرفة الخبراء. بدون خبرة مناسبة في المحاسبة ومسك الدفاتر ، قد يكون هناك العديد من الأخطاء ، وقبل أن تعرف ذلك ، قد يفلس عملك.

على الرغم من ذلك ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات المحاسبة لشركات الأعمال الصغيرة لها فوائد كبيرة. وتشمل هذه الفعالية من حيث التكلفة ، وزيادة عدد المهام ، والمرونة من حيث الاتفاقات والعقود.

للاستفادة من هذه المزايا وغيرها ، تواصل مع خبراء المحاسبة المخصصين في MyTasker. بصرف النظر عن الحفاظ على حساباتك ، يمكنهم تحسين التدفق النقدي ، وتحويل وظائف التمويل الخاصة بك ، ومساعدة أعمالك على النمو.