أفضل ممارسات إدارة أعمال التسويق: لوحات المعلومات والقوالب والطلبات

تساعد أدوات إدارة العمل التسويقي أعضاء الفريق على التعاون بشكل أكثر فعالية ، والقضاء على الصوامع داخل المنظمة وتحسين كفاءة العمل.

فيما يلي أفضل ثلاث ممارسات تمكن الفرق من تحقيق أقصى استفادة من أداة إدارة العمل التسويقي.

استخدم لوحات معلومات مخصصة للفرق والأفراد وأصحاب المصلحة

قالت Brianna Miller ، مديرة التسويق وتوليد الطلب في شركة Protenus لتحليلات الامتثال للرعاية الصحية ، في مؤتمر MarTech: "ستساعد لوحات المعلومات حقًا في استخدام الأداة وأيضًا لجعل الجميع يستخدمون الأداة باستمرار".

يمكن استخدام لوحات المعلومات الخاصة بإدارة العمل في ثلاث مواقف رئيسية ، لكل منها إعدادات وأغراض مختلفة.

لوحة تحكم الفريق. يمكن عرض جميع المشاريع الحالية والقادمة على لوحة معلومات الفريق. يمكن رؤيتها وتحديثها خلال اجتماعات الفريق ، مما يوفر الشفافية لجميع أعضاء الفريق.

وأوضح ميلر أن لوحة تحكم الفريق هي "حيث نضع خريطة لجميع مشاريع المشروع ونتصورها على مستوى عالٍ عبر فريقنا". "هذا شيء يمكن لجميع فرقنا الوصول إليه ، ونستخدمه في جميع اجتماعات فريقنا."

لوحات المعلومات الفردية. يجب إنشاء لوحات معلومات فردية لأعضاء الفريق الفرديين حتى يتمكنوا من عرض وتحديث المشاريع التي يعملون عليها. يمكنهم أيضًا معرفة العناصر التي تنتظر المراجعة أو الموافقة.

تعد لوحات المعلومات الفردية مفيدة أيضًا في الاجتماعات الفردية مع المديرين.

قال ميلر: "أستخدمها مع تقاريري المباشرة حتى نتمكن من رؤية ما يعملون عليه بالضبط". "يمكنني الإجابة على أي أسئلة لديهم ويمكن أن ينتهي بنا المطاف في محادثة مفتوحة وشفافة."

لوحة معلومات لأصحاب المصلحة للقراءة فقط. يمكن للفريق أيضًا إنشاء لوحة معلومات للقراءة فقط لأصحاب المصلحة الخارجيين ، بما في ذلك القيادة التنفيذية والعملاء.

قال ميلر: "إنه يمنحهم نظرة على المشروع ، والحالة ، والمواعيد النهائية ، والمعلومات الأساسية دون الحاجة إلى الدخول في التفاصيل الجوهرية".

قم بإنشاء قوالب للمشاريع والمهام القابلة للتكرار

تم تنفيذ العديد من المشاريع والمهام التي يعمل عليها فريق التسويق من قبل ويمكن تكرار عملياتها. تسمح أدوات إدارة العمل للفرق بإنشاء قوالب لهذه المشاريع القابلة للتكرار بحيث لا يلزم إنشاء العمليات والتعيينات والمواعيد النهائية بالكامل من البداية في كل مرة.

قال ميلر: "نحن نستخدمها طوال الوقت للندوات عبر الإنترنت ، والرسائل الإخبارية ، والمعارض التجارية ، ودراسات الحالة ، وأي شيء له عملية منتظمة نتابعها إلى حد كبير" إلى حد كبير "في معظم الأوقات.

سيقوم القالب تلقائيًا بتعيين مالكي المشروع ومالكي المهام والمراجعين لتعييناتهم استنادًا إلى المواعيد النهائية المحددة مسبقًا والتي تؤدي جميعها إلى "التاريخ الرئيسي" الجديد المحدد للمشروع الجديد.

للحفاظ على تدفق العمليات بسلاسة ، يجب تحديث النماذج على أساس منتظم لتشمل أي كفاءات جديدة أو تغييرات أخرى يتم إجراؤها على العملية.

هل تحصل على أقصى استفادة من المكدس الخاص بك؟ شارك في استبيان الاستبدال الموجز لعام 2023 MarTech

وأوضح ميلر: "عادة ما نقوم (على الأقل) بإجراء (مراجعة) مرة في السنة ، ولكن غالبًا مرتين في السنة". "[نقوم] فقط بمراجعة سريعة مع الفريق وأولئك الذين يشاركون في كل نوع من المشاريع ، للتأكد من أننا لا نفقد أي شيء أو نحتاج إلى إجراء أي تغييرات."

حفر أعمق: كيف تقرر ما إذا كان يجب أن تحصل على نظام أساسي لإدارة الأداء التسويقي

إنشاء واستخدام نماذج طلب المشروع

من الممارسات الجيدة الأخرى لأدوات إدارة العمل إنشاء نماذج طلبات المشروع. هذا يضمن أن جميع طلبات المشروع الجديدة يتم إجراؤها بنفس الطريقة وتأتي من مصدر واحد. إنه أفضل من تلقي الطلبات عبر Slack أو البريد الإلكتروني أو في الاجتماعات.

تتمثل إحدى ميزات استخدام نماذج الطلب في إمكانية تضمين متطلبات المشروع في النموذج ، مما يسهل الحصول على جميع المعلومات المهمة اللازمة للمشروع مقدمًا.

قال ميلر: "إنها تساعد حقًا في أتمتة عملية الطلبات الواردة". "لذلك عندما يكون لديك قوالب معدة ، يمكنه تلقائيًا إنشاء المشاريع أو المهام بناءً على المعلومات التي تحصل عليها في النموذج والقوالب التي قمت بإنشائها. يمكنه تعيين المشاريع تلقائيًا ، [و] يمكنه إنشاء المهام تلقائيًا. "

سيؤدي استخدام لوحات المعلومات والقوالب ونماذج الطلبات بهذه الطرق إلى تمكين المؤسسات من تحقيق أقصى استفادة من أدوات إدارة العمل التسويقي.

سجل وشاهد مؤتمر MarTech هنا.

احصل على MarTech! يوميًا. حر. في بريدك الوارد.

عنوان البريد الإلكتروني للنشاط التجاري

يشترك يعالج...

انظر الشروط.