إدارة العلاقة بين تكنولوجيا المعلومات الداخلية ومزود خارجي
نشرت: 2020-12-31تجد الكثير من الشركات أن القرار بين الحفاظ على توفير دعم تكنولوجيا المعلومات داخليًا أو الاستعانة بمصادر خارجية لمزود خارجي يكون قرارًا مباشرًا. في هذه الحالة ، فإن تسلسل القيادة ومجموعة القيم الأساسية المشتركة وهيكل الإبلاغ هي نفسها في جميع أنحاء الفريق ، وتظل واضحة تمامًا.
ومع ذلك ، نادرًا ما يكون هذا هو الحال عندما يتعلق الأمر بحلول تكنولوجيا المعلومات. تعتبر الفرق الداخلية من الاحتمالات الجذابة ، ولكن تكاليفها يمكن أن تكون فلكية ؛ قد يوفر لك الاعتماد على فريق خارجي ثروة أكبر من الخبرة ، ولكنك ستفقد نهج "التدريب العملي" الذي لا يمكن أن يوفره إلا فريق موجود فعليًا في مكاتبك.
وظيفة ذات صلة: كيفية اتخاذ قرارات تجارية فعالة
تتخذ الشركات قرارًا متزايدًا لتحقيق التوازن بين هذين الخيارين ، على أمل تحقيق أفضل ما في العالمين ، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة دائمًا. إذا كنت تريد أن يتمتع فريقك بعلاقة إيجابية تفيد شركتك ، فستحتاج إلى طرح بعض الأسئلة المهمة على نفسك - وتحديد ما يحدث داخليًا وما يجب الاستعانة بمصادر خارجية.
هل الفريقان يشتركان في نفس الغرض؟
الاحتمال هو أن عملك يحتوي على مجموعة أساسية من القيم والمثل التي تملي كيفية قيامك بإدارة عمليتك كل يوم. في حين أن هذه طريقة رائعة لتوحيد القوى العاملة لديك ، فقد تشعر أحيانًا كما لو أن فرق تكنولوجيا المعلومات لا تعمل ضمن هذه الأهداف - ولكن لماذا هذا؟
بشكل أساسي ، يتلخص الأمر في الدور الذي يؤدونه في عملك. من الواضح أن موظفي التسويق والحسابات والمبيعات لن يتمكنوا من القيام بعملهم بدون تشغيل أنظمة تكنولوجيا المعلومات ، ولكن يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث شقاق بينهم وبين باقي أعضاء الفريق. هل هم مجرد خدم يعملون لدى من يقومون بالعمل "المناسب"؟ أم أنهم يقودون الأعمال إلى الأمام في حد ذاتها؟
يجب أن ينظر عملك إلى فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك بنفس قيمة أي مجال آخر من القوى العاملة لديك ؛ لذلك ، يجب أن يتناسب طاقم العمل والمزود الخارجي مع هذا النموذج في التفكير أيضًا. على الرغم من أنك قد ترى دعم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك إلى حد كبير عندما لا يعمل شيء ما بشكل صحيح ، إلا أنه لا يزال من المهم خلق جو من العمل الجماعي حيث تعمل جميعًا نحو هدف مشترك.
قد يعني وجود هذا الموقف أنك تشرك مقدم الخدمة الخارجي الخاص بك في مواقف لا تتعلق بها تمامًا ، ولكن إذا كان هذا يضمن معاملتهم كأعضاء قيّمين في مجتمعك ، فيمكنك حينئذٍ تجنب أي ارتباك مستقبلي حول الاتجاه والأولويات من عملك.
اقرأ أيضًا: 3 نصائح بسيطة للحفاظ على ميزانيتك
من الذي يتخذ القرارات لعملك؟
ومع ذلك ، في حين أنه من المهم جعل الجميع يشعرون وكأنهم جزء من فريق ، فمن المهم بنفس القدر التأكد من أنهم محكومون من قبل قيادة قوية وفعالة. عندما تجلب مزودين خارجيين ، يمكن أن تصبح خطوط الأوامر هذه ضبابية بعض الشيء ، لذلك ستحتاج إلى توضيح الأمور والتأكد من أنك لن تواجه أي مشاكل على أساس الارتباك.
عندما يتم اتخاذ قرار قائم على تكنولوجيا المعلومات ، يجب عليك التأكد من أن الفريق بأكمله يعرف من اتخذ هذا القرار ، بالإضافة إلى سبب اتخاذه ومن الذي سيوجه الطلبات الأخرى من هناك إلى الخارج. من الجيد أن تكون لديك مبادرة ، لكنك لا تريد تعطيل العمل التجاري الأكبر من خلال جعل الأشخاص يتخذون قرارات لا تتماشى مع الأهداف الأوسع نطاقاً والأطول أجلاً.
كيف يبدو هيكل التقارير الخاص بك؟
إذا كنت تعمل مع موفر دعم خارجي لتكنولوجيا المعلومات ، فسيتعين عليك التأكد من أنهم يستخدمون بنية تقارير مماثلة لتلك التي يعمل بها فريقك الداخلي. تعمل تكنولوجيا المعلومات بأقصى قدر من السلاسة عندما يتحرك كل شيء معًا كواحد - فكر في الأمر على أنه الشبكة بأكملها ، وليس مجرد أجهزة فردية.
لتوحيد فرقك ، أنشئ هيكلًا لإعداد التقارير وتأكد من موافقة الفريقين على الالتزام به - وهذا يقلل من فرصة حدوث فجوات وأخطاء ، فضلاً عن الفرص الضائعة.
هل من الواضح من يقوم بكل مهمة؟
من خلال أدوات إدارة المشاريع المستندة إلى مجموعة النظراء ، يمكن أن يكون من السهل تعيين مهام معينة لمستخدمين معينين. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل مع فريق خارجي لا يقع ضمن هيكل إدارتك المعتاد ، فقد ترى بعض المشكلات تبدأ في الظهور.
لتجنب ذلك ، يجب عليك التأكد من أن كل مهمة واحدة مطلوبة أو يتم تعيين فريقك الداخلي أو الخارجي باستمرار بنفس الطريقة ، حتى لو انتهى الأمر بمضاعفة الموفر الخارجي من خلال طرقه الخاصة. من خلال القيام بذلك ، يمكنك إلقاء نظرة سريعة على خططك ومعرفة بالضبط من سيتعامل مع مهمتك ، وبشكل أكثر تحديدًا ما إذا كان سيتم الاستعانة بمصادر خارجية أو تنفيذها داخليًا.
اقرأ أيضًا: أفضل 10 أدوات عمل مجانية للشركات الناشئة
هل التواصل واضح؟
هذا السؤال ليس "تقنيًا" للغاية ، وهو عنصر أساسي لنجاح أي عمل: تأكد من أن فريقك يتواصل بشكل واضح ومتسق وفعال.
قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن من السهل أن يتأخر الاتصال بمرور الوقت ، خاصةً إذا كان العمل يتراكم أو يمر عملك بفترة مزدحمة بشكل خاص. إذا استمر الجميع في أداء المهام الموكلة إليهم ، فقد لا يبدو التواصل المنتظم ضروريًا ، لكن من الجدير دائمًا التأكد من أن الجميع يعرف مكانهم وكيف يتقدم الآخرون في عملهم.
يمكنك المساعدة في التواصل من خلال إعداد أدوات تعاون مثل مخططات Slack أو حرائق Basecamp لتوفير مساحة للموظفين للدردشة فقط!
هل فرقك تفهم بعضها البعض؟
قد تفترض أن لديك فهمًا شاملاً لأدوار الأفراد في فريقك وما قد يفعلونه يوميًا ، ولكن إذا لم تكن على اطلاع دائم ، فقد تواجه بعض الاستياء أو التوتر بين جانبي دعمك.
من الواضح أن تحديد مسؤوليات كل فريق في وقت مبكر من عملية التوظيف أمر بالغ الأهمية لمساعدة كل فريق على فهم ما يفعله الآخر على أساس يومي. يجب أيضًا ألا تتردد في الجمع بين الفريقين معًا لتظلل بعضهما البعض إذا كنت ترغب في إنشاء أساس قوي أو تعزيز العلاقة بشكل أكبر. يمكن أن تختلف أنظمة تكنولوجيا المعلومات بشكل كبير من شركة إلى أخرى ، ولا توجد طريقة أفضل لإزالة التعقيدات من جعل كل فريق يفهم المسؤوليات الروتينية للآخر. في حين أن هذا لن يؤدي بالضرورة إلى أعضاء قابلين للتبادل ، إلا أنه يعني أنه يمكن أن يكون لديهم توقعات مناسبة لبعضهم البعض ، وسيعرفون إلى أين يتجهون للحصول على بعض الدعم إذا كانوا بحاجة إلى خبرة إضافية.