كيفية إدارة فريق فعال عن بعد

تعد إدارة فريق العمل عن بُعد بكفاءة بمثابة منحنى تعليمي لأي شركة تقوم بالتبديل من الموقع أو العمل القائم على المكتب.

في Exposure Ninja ، ندير فريقنا بنسبة 100٪ عن بُعد وقد قمنا بذلك منذ أكثر من سبع سنوات. لا نفجر أبواقنا ، لكننا نحب أن نفكر في أنفسنا كفريق افتراضي فعال وفعال بشكل لا يصدق. هذا لا يعني أننا لم نصطدم ببعض المطبات على طول الطريق.

بينما قد تبدو إدارة فريق افتراضي أمرًا شاقًا في البداية ، إلا أنها قد تكون نعمة مقنعة. يدفعك نقل شركتك إلى إعداد العمل عن بُعد إلى تحسين عملياتك ، وتوضيح ما تتوقعه من أعضاء فريقك وجعل شركتك أكثر رشاقة.

شاهد ندوة الويب الخاصة بنا حول كيفية البقاء على قيد الحياة والازدهار عند الانتقال إلى العمل عن بُعد من رئيس النينجا لدينا والخبير الذي يعمل عن بُعد ، تيم كاميرون كيتشن.

التحديات مع إدارة فريق بعيد

ستواجه بعض التحديات الجديدة عند نقل فريقك إلى مكان عمل افتراضي - ولكن المهم هو كيفية إدارتك لها. فيما يلي بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي تواجه فرق العمل عن بُعد:

• عدم وجود الأدوات المناسبة للعمل عن بعد
• طرق الاتصال غير المنظمة أو غير الملائمة
• عدم وجود المساءلة والوضوح بشأن المسؤوليات
• حدود ساعات العمل واحترام وقت الجميع
• جداول العمل المفككة
• صعوبة تتبع العمل والإنتاجية والأداء
• مشاكل تحديد الوقت الذي يتعرض فيه الموظفون للضغط أو الإرهاق
• الشعور بالعزلة وعدم وجود ترابط جماعي

لقد جربنا واختبرنا أساليب مختلفة لإدارة هذه التحديات. لقد فشل البعض ، لكن البعض الآخر نجح. في تدريبنا على ثورة العمل عن بُعد ، نأخذك عبر نجاحاتنا وإخفاقاتنا ، حتى تتمكن من تجنب ارتكاب أخطائنا والتوجه مباشرة إلى تنفيذ الأشياء الرائعة.

احصل على قمة جوجل مجانا

قم بتنزيل نسخة مجانية من كتابنا الأكثر مبيعًا ،

" كيف تصل إلى قمة جوجل "

تنزيل My Free Copy

كيفية ضمان إدارة فريقك البعيد بكفاءة

لا يجب أن تكون إدارة فريق بعيد أمرًا مزعجًا. مع وجود العمليات الصحيحة في مكانها الصحيح ، يمكنك إنشاء عملية سلسة عبر الإنترنت تجعلك تتساءل لماذا لم تذهب بعيدًا من قبل.

1. تعيين توقعات واضحة وساعات العمل

عندما تتوقع أن يعمل فريقك وما تتوقع أن يعمل عليه عند التبديل إلى العمل عن بُعد يعد اعتبارًا مهمًا. سيؤدي تسليم موظفيك إلى جهاز كمبيوتر محمول وإرسالهم إلى المنزل دون أي تفسير إلى ساعات عمل غير متسقة وعمل غير منتظم.

بينما يمكن أن يكون العمل عن بُعد مرنًا ، من المهم إدارة مدى المرونة التي تتيحها لذلك الوقت. ضع توقعات لساعات العمل مع فريقك من خلال محادثات فردية أو عقود محدثة أو اتفاقية مكتوبة للعمل من المنزل. يجب أن يكون كل عضو في الفريق واضحًا بشأن ساعات العمل المتوقعة.

في Exposure Ninja ، نستفيد من ساعات العمل المرنة من خلال السماح للعديد من موظفينا بالعمل بمرونة شريطة أن يعملوا دائمًا ما لا يقل عن أربع ساعات يوميًا ، من الاثنين إلى الجمعة ، خلال الفترة من التاسعة إلى الخامسة في المملكة المتحدة. مع الأدوار التي تواجه العميل ، هناك مرونة أقل ، لكننا سنظل نسمح لفريقنا بإدارة أوقات الراحة ، ونقدم خيارات العمل من ثمانية إلى أربعة أو عشرة إلى ستة بدلاً من ذلك.

2. حدد آداب الاتصال الواضحة وجداول الاجتماعات

هل سيتواصل فريقك عبر البريد الإلكتروني و WhatsApp فقط؟ (لا آمل ذلك!) ما هي الأدوات التي يجب أن يستخدموها للتواصل؟ كيف ستعقد الاجتماعات؟ أين ومتى؟ هذه ليست سوى بعض الأسئلة الأولية التي تطرحها الشركات حول اتصالات العمل عن بُعد.

إليك ما نوصي به:

• استخدم Slack لجميع الاتصالات الداخلية. Slack هي أداة مراسلة فورية يمكن تثبيتها على سطح المكتب والجوال للسماح لأعضاء الفريق بالتواصل بسرعة وكفاءة.
• استخدم تقويم Google لجدولة الاجتماعات. يجب على كل فرد في الفريق استخدام نفس نظام التقويم لتجنب قيام الأشخاص بالحجز المزدوج للاجتماعات أو كتابة كل شيء في مذكراتهم بالقلم والورق.
• قم بجدولة الاجتماعات مسبقًا وحدد الوقت الذي تحتاجه فقط. قم بإنشاء جداول أعمال واضحة للاجتماع وقم بتعيين رئيس اجتماع لتوجيه المناقشة وتحريك الاجتماع عند الضرورة.
• استخدم Google Hangouts للاجتماعات. Google Hangouts هي أداة مؤتمرات فيديو مجانية الاستخدام. عند جدولة اجتماع في تقويم Google ، يتم تلقائيًا تعيين رابط إلى Google Hangout. ببساطة اضغط على الرابط للانضمام إلى الاجتماع.
• امنح فريقك إرشادات حول كيفية التواصل بشكل فعال مع زملاء العمل عن بُعد. يعني الانتقال إلى العمل عن بُعد زيادة كمية الرسائل عبر الإنترنت وتقليل التفاعل وجهًا لوجه. نظرًا لأنه لا يمكنك الاعتماد على لغة جسدك ونبرة صوتك من خلال الرسائل المكتوبة ، فمن المهم أن يعرف أعضاء الفريق كيفية الكتابة إلى زملائهم بشكل فعال.

3. استخدم الأدوات الصحيحة

تمتلك الفرق البعيدة الفعالة الأدوات المناسبة. في حين أن أدوات الاتصال المذكورة أعلاه هي الخطوة الأولى ، فمن الضروري أيضًا امتلاك الأدوات المناسبة لإدارة الجوانب الأخرى لعمليات شركتك.

هذه هي الأدوات الرئيسية التي نوصي بها في Exposure Ninja:

• العمل الجماعي * - أداة إدارة المشاريع والمهام لتتبع وتعيين مهام ومشاريع العمل.
• Hubstaff * - أداة تتبع الوقت لتتبع ساعات العمل ومستويات النشاط.
• Xero - برنامج محاسبة لكشوف المرتبات وإدارة فواتير العملاء.
• Lastpass - أداة إدارة كلمة المرور الآمنة.
• Infusionsoft / Keap - مبيعات CRM. اقرأ المزيد عن CRMs هنا.

جميع الأدوات التي أوصينا بها هنا ، نستخدم أنفسنا.

4. ضع العمليات في مكانها الصحيح

بمجرد فرز البرامج والأدوات التي تحتاجها لإدارة شركتك بشكل جيد ، فقد حان الوقت لوضع العمليات في مكانها الصحيح. العمليات هي العمود الفقري للأعمال الناجحة التي تدار عن بعد ولا يمكنني التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية العمليات الواضحة والفعالة والقابلة للتكرار.

في Exposure Ninja ، نستخدم Teamwork * لإدارة المهام. يتمتع العمل الجماعي بوظيفة تسمح لك بإنشاء قوائم مهام (مثل قوائم المراجعة) للمهام الأساسية في عملك. يضمن ذلك للموظفين عدم تفويت أي شيء لأنهم دائمًا ما يقومون بمراجعة عملهم مرة أخرى. إنه مفيد أيضًا بشكل لا يصدق لأعضاء الفريق الجدد الذين يبدأون العمل عن بُعد لأنه يمنحهم دليلًا واضحًا خطوة بخطوة.

جعل التحول إلى العمل عن بعد؟ هل تبدو العمليات وكأنها صداع؟ يأخذك التدريب والاستشارات الخاصة بـ Remote Working Revolution لدينا من خلال إعداد عمليات قوية عن بُعد خطوة بخطوة. سجل للحصول على كل الأسرار.

5. جعل الناس مسؤولين ومساءلتهم

كما هو الحال مع أي عمل تجاري ، فإن الأكثر نجاحًا هي تلك التي يكون لأعضاء الفريق فيها مسؤوليات واضحة ويكونون مسؤولين عن مهام أو عمليات معينة. من هم هؤلاء الأشخاص ومدى مهارتهم في إدارة العمليات المسؤولة عنها هو جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال عن بُعد بسلاسة.

إذا كان عملك بحاجة إلى عمليات جديدة للعمل عن بعد ، فاجعل شخصًا معينًا داخل مؤسستك مسؤولاً عن إنشاء كل واحدة. إذا كان لديك فرد يتمتع بعقلية تشغيلية قوية ، فمن الجدير تكليفه بوضع المعايير ومراجعة العمليات الموضوعة.

6. إدارة مناطق زمنية مختلفة

يمكن للمناطق الزمنية المختلفة أن تدمر فريقًا افتراضيًا غير مستعد لها. في حين أنه قد يكون من الأرخص الاستعانة بمصادر خارجية لمهام معينة لفرق مقرها في بلدان أخرى ، إذا كانت قاعدة عملائك الأساسية في المملكة المتحدة أو الولايات المتحدة الأمريكية ، فستحتاج أيضًا إلى موظفين متاحين في تلك المناطق الزمنية. الاعتبار الآخر هو عندما يحتاج موظفوك إلى التفاعل مع بعضهم البعض والتأكد من وجود تقاطع بين جداول عملهم.

العديد من الشركات الناجحة عن بعد ، بما في ذلك Buffer ، لديها فرق مقرها في مواقع مختلفة ومناطق زمنية مختلفة ، كما يفعل Exposure Ninja. على الجانب الإيجابي ، يمكن أن تكون شركتك متاحة للرد على عملائك بشكل متكرر. تأكد من وضع ساعات عمل واضحة وتحقق من توافق تلك الجداول الزمنية بين الزملاء.

7. افهم متى يحتاج الموظفون إلى الدعم عن بعد

يمشي موظف أمام مكتبك ، متأخراً 20 دقيقة بشكل غير معتاد في العمل مع عبوس عميق محفور على جبينه. تسألهم عما إذا كان كل شيء على ما يرام ، ويبدو أنهم يخنقون الدموع. من السهل تحديد الوقت الذي يحتاج فيه الموظف إلى الدعم في مكان العمل الفعلي حيث يكون لديك تفاعلات وجهًا لوجه.

عندما يعمل فريقك عن بعد ، لا ترى نفس الإشارات. لكن هناك إشارات. ابحث عن التغييرات في السلوك ، وساعات العمل الفردية ، والمهام الفائتة ، وتأكد من أنك تسأل بشكل مباشر أيضًا.

8. جدول منتظم 1: 1 اللحاق بالركب

تضمن عمليات اللحاق الفردية المنتظمة أن فريقك يسير على الطريق الصحيح مع مهامهم. سوف يمنحهم الاتجاه الذي يحتاجون إليه ، ويمنحك راحة البال مع العلم أنه يتم إحراز تقدم. عمليات اللحاق بالركب لا تقدر بثمن للحفاظ على الرابطة بين المديرين والموظفين قوية وإدارة فريق بعيد بكفاءة.

9. إضافة الأنشطة الاجتماعية

لا يعني كون فريقك افتراضيًا أن الجانب الاجتماعي من العمل يجب أن يترك جانباً. استبدل محادثات غرفة الموظفين ومشروبات ما بعد العمل بقنوات Slack ومجموعات الاهتمامات. في Exposure Ninja ، لدينا قناة Watercooler حيث يناقش فريقنا جميع الأنواع بالإضافة إلى نوادي الكتب ودوريات كرة القدم الخيالية والمزيد.

تجنب إغراء حزم موظفيك بأجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم وعبور أصابعك. هذا لن يؤدي إلا إلى نتيجة واحدة: كارثة. اتبع الخطوات المذكورة أعلاه واحصل على تدريبنا على ثورة العمل عن بُعد أو احجز استشارة حول العمل عن بُعد مع فريق الخبراء لدينا لحماية مستقبل عملك.

* بعض الروابط الموجودة في هذه المقالة هي روابط تابعة والتي يتلقى Exposure Ninja رسومًا مقابل الترويج لها (هذه الروابط ليست برعاية). يروج Exposure Ninja للخدمات التي نستخدمها بالفعل في حزمة التسويق الخاصة بنا