كيف تكتب نموذج طلب الشراء

عند القيام بالأعمال التجارية ، من الضروري توثيق جميع معاملاتك. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت بائعًا للبضائع ، لأن توثيق معاملتك يثبت صحة الشركة ومكانتها الجيدة في المستقبل. عندما يرغب شخص ما في إجراء عملية شراء ، هناك حاجة إلى نموذج طلب الشراء لتحديد المنتج الذي يتم شراؤه وبأي سعر. لذا فإن هذا المستند ليس ضروريًا فقط للمشتري ولكن أيضًا للبائع وسجلاته. في حين أنه من السهل توضيح الحاجة إلى نموذج طلب شراء ، فإن السؤال التالي هو: كيف تكتب نموذجًا؟ لحسن الحظ ، هناك إجابات متعددة على هذا.

المنشور ذو الصلة: ما يجب معرفته عن عوملة الفاتورة

قبل الحديث عن كيفية إنشاء نموذج طلب شراء ، من المهم فهم ماهيته. غالبًا ما يكون هناك التباس في الاختلاف بين أمر الشراء والفاتورة. كما هو مذكور ، فإن نموذج طلب الشراء هو مستند يخطر البائع برغبته في الشراء مقابل الدفع الموعود. الفاتورة من ناحية أخرى هي فاتورة من البائع إلى المشتري لإبلاغه بالمبلغ المستحق مقابل السلع و / أو الخدمات.

مع وضع هذا في الاعتبار ، فإن بعض أولئك الذين قد يحتاجون أو يستفيدون من نموذج طلب الشراء هم أصحاب الشركات الذين قد يحتاجون إلى إنشاء واحد للشراء من شركات أخرى في معاملات B2B (من الأعمال إلى الأعمال). نظرًا لأن المعاملات التجارية يمكن أن تكون كبيرة ومعقدة وغالبًا ما تتضمن عمليات شراء على نطاق واسع ، هناك حاجة إلى مزيد من التفاصيل قليلاً وهذا هو الاستخدام الحقيقي لنموذج طلب الشراء لأنه يوفر مساحة لإضافة قدر كبير من المعلومات حول الطبيعة الشراء مثل اسم المنتج والسعر والتسليم وما إلى ذلك. قد تستخدم العديد من الكيانات الأخرى نموذج طلب الشراء لأن الجميع منخرط في التجارة على مستوى ما في الاقتصاد المعولم.

الآن وقد تم شرح استخدامها والغرض منها ، فإن السؤال التالي هو: كيف يقوم شخص ما بإنشاء نموذج طلب شراء؟ كما ذكرنا ، فإن إجاباتهم متعددة وتتعلق بمسألة اختيار. غالبًا ما يكون للعمل التجاري الأكبر نمط نموذج طلب الشراء الخاص به والذي يحب استخدامه. غالبًا ما تجعلها الشركات عبر الإنترنت جاهزة للعملاء كجزء من عملية مسار المبيعات وقد يختار البعض الآخر تنزيل نموذج طلب الشراء بتنسيق PDF.

إذا قررت شركة أو فرد إنشاء ملف PDF الخاص بأمر الشراء القابل للتعبئة ، فأين يمكنهم القيام بذلك؟ هناك بالفعل العديد من الموارد الممتازة عبر الإنترنت حيث يمكن تنزيل نموذج طلب الشراء كمستند PDF جاهز للتعبئة. غالبًا ما يشتمل ملف PDF الخاص بأمر الشراء على سلسلة من المساحات القابلة للتعبئة التي تستفسر عن معلومات محددة تتعلق بالشراء والتي سيتم تفصيلها في الأسفل. على الرغم من أنه من الممكن إنشاء نموذج طلب الشراء الخاص بك ، إلا أنه يُقترح استخدام نموذج مُعد مسبقًا لأنه مُعد بالفعل ويقلل من فرصة ترك بعض المعلومات الأساسية.

اقرأ أيضًا: الإجهاد المرتبط بالعمل خطير: إليك كيفية التعامل معه

إنشاء نموذج طلب شراء

هناك عدة طرق لإنشاء نموذج طلب شراء عبر الإنترنت ، وإحدى هذه الطرق هي العثور على محرر PDF عالي الجودة عبر الإنترنت. يقدم محررو PDF عبر الإنترنت مثل LuminPDF نموذج طلب الشراء الخاص بهم والذي يمكنك تنزيله ؛ ومع ذلك ، إذا كانت هناك حاجة إلى ملف مخصص ، فيمكن تحرير ملف PDF فارغ من خلال الحل الخاص بهم إلى المواصفات المطلوبة. عند إنشاء نموذج طلب شراء ، ضع في اعتبارك كل ما يجب ذكره في المستند. إذا كانت بعض المعلومات مفقودة ، فقد يتسبب ذلك في تأخير أو ما هو أسوأ من ذلك ، عملية شراء فاشلة ، مما قد يضر بمصالح عملك.

العناصر الرئيسية لأمر الشراء

عند ملء نموذج أمر شراء معد مسبقًا أو نموذج قمت بإنشائه بنفسك ، هناك بعض المعلومات الضرورية التي يجب تضمينها. ما هو واضح بالطبع هو اسم المنتج المطلوب ، وكم أو كم تحتاج بالإضافة إلى المبلغ الذي يجب دفعه مقابل المنتجات أو الخدمات المذكورة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أشياء مهمة أخرى يجب تضمينها للحصول على ما ترغب في شرائه.

هناك تضمين آخر واضح وهو الاسم والعنوان الذي ترغب في إرساله إليه. يكون نموذج طلب الشراء عديم الفائدة إذا لم يصل إلى الشخص أو الشركة المناسبة. أيضًا ، لا تقم فقط بتضمين عنوانهم ولكن عنوانك أيضًا. لن يكون مفيدًا إذا حاولت شراء شيء ما بدون معرفة الشركة التي تشتريها من مكان إرسال المنتج إليها.

أيضًا عندما تطلب منتجًا معينًا وليس خدمة مثل الاستشارات ، هناك حاجة إلى وسائل الشحن. مكان شحنه ، وما الخدمة التي يجب استخدامها ، وما إلى ذلك. في حين أن خيار من يعود إليك ، غالبًا ما يكون هناك حاجة إلى حساب سعر الشحن الذي سيتعين عليك دفعه لإرسال المنتج إلى العنوان الذي تختاره.

هذه بعض الأشياء الأساسية التي يجب تضمينها في أمر الشراء ، وهناك أشياء أخرى يجب تضمينها بالطبع ، وإذا كنت تستخدم أمر شراء مُعد مسبقًا بتنسيق PDF ، فسيتم تحديد ما هو مطلوب ومكان وضع المعلومات في ملف التعبئة. وثيقة وبالتالي القضاء على الأخطاء المحتملة. ومع ذلك ، إذا كنت لا تستخدم مستند PDF قابل للتعبئة ، فيجب عليك إنشاء مستند والتأكد من تضمين جميع المعلومات.

اقرأ أيضًا: 5 ركائز لنجاح تعهيد العمليات التجارية

كيفية عمل طلب شراء في PDF

لإنشاء أمر شراء بتنسيق PDF ، يجب عليك أولاً استخدام محرر PDF (هناك العديد للاختيار من بينها) والقيام بما يلي: أضف العنوان ، وقم بإنشاء فراغات قابلة للتعبئة للمعلومات المطلوبة مثل معلومات الفواتير واسم المنتج ، بالإضافة إلى معلومات البائع والمشتري (أنت) في المستند. بمجرد إنشاء كل هذا ، يصبح ملء جميع المعلومات المطلوبة وإرسالها إلى البائع أمرًا بسيطًا.

في مجال الأعمال ، قم دائمًا بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة عند شراء منتج أو خدمة باستخدام نموذج طلب الشراء. عند إنشاء نموذج طلب شراء أو تنزيل قالب PDF معد مسبقًا من موقع تحرير PDF عبر الإنترنت ، يجب أن تضع في اعتبارك الانتباه إلى التفاصيل للتأكد من عدم وجود تعقيدات. إذا تم تضمين جميع المعلومات ، فإن الخطوة الأخيرة هي إرسالها وانتظار منتجك أو خدمتك.