8 نصائح لإدارة فريق تسويق ناجح عن بعد

في حين أن إدارة فريق التسويق القائم على المكتب ليست بالتأكيد نزهة في الحديقة ، فإن إدارة فريق بعيد قد تشعر أحيانًا وكأنها تجري ماراثونًا على مسار غير مرئي.

تشكل المناطق الزمنية المختلفة وثقافات العمل وسرعات الإنترنت غير المتسقة وصعوبات الاتصال جميعها تحديات صعبة للمديرين.

في مدونة هذا الأسبوع ، نشارك ثماني نصائح لمساعدتك في إدارة فريق تسويق ناجح عن بُعد.

هناك ثمانية مجالات رئيسية لإدارة الفريق عن بعد .

1. الثقافة : يجب على الجميع فهم ثقافة الشركة وتجسيدها
2. الأدوات : يجب توفير الأدوات المناسبة والتأكد من أن الجميع يستخدمها
3. الحدود : كن مرنا مع ساعات العمل ولكن صارم مع المواعيد النهائية
4. الأهداف : حدد أهدافًا ذكية يمكن تتبعها ومراجعتها بسهولة
5. التواصل : قم بجدولة اللحاق بالركب بانتظام بين المديرين والزملاء
6. التعاون : شجع فريقك على العمل معًا ومشاركة العبء
7. المساءلة : يجب أن يشعر كل عضو في الفريق بالمساءلة عن أدائه
8. الاتصال : التقاء شخصيًا مرة واحدة على الأقل في السنة لمساعدة فريقك على الترابط

لماذا تشغيل عملية عن بعد على أي حال؟

Exposure Ninja يعمل عن بعد بالكامل. لماذا ا؟ هناك العديد من الفوائد لتشغيل عملية عن بعد. إليك كيف يمكن أن تفيدك:

• التوظيف : يمكّنك العمل عن بُعد من توظيف أفضل المواهب التي يمكنك العثور عليها من أي مكان في العالم - وليس فقط أولئك الذين يعيشون في غضون خمس دقائق من مكتبك. كما أنه يمكّنك من توظيف الأفراد ذوي المهارات العالية الذين يتجاهلهم منافسوك ، مثل الآباء العاملين الذين قد يحتاجون إلى جدول زمني أكثر مرونة.
• الاحتفاظ : لا تفقد الشركات البعيدة الموظفين لمجرد أنها تنقل المدن - أو حتى إذا نقلت البلدان! إن الوقت الذي قضيته في مساعدة موظفيك ليصبحوا خبراء في مجالاتهم محمي ، في حين أن القدرة على توفير المرونة ستقلل من معدل دوران الموظفين - وقد أبرزت الدراسات الحديثة أن المرونة هي ميزة العمل الأكثر رواجًا (حتى فوق الحوافز المالية!) و أن النقص في ذلك يمكن أن يؤدي بفريقك إلى القفز على السفينة.
• تكاليف التشغيل : نظرًا لعدم وجود أماكن لإدارتها ، يمكنك التوفير في إيجار المكتب والتكاليف المرتبطة به مثل وجبات غداء الفريق ، والفاكهة ، والقرطاسية والمعدات.
• الإنتاجية : الموظفون السعداء هم موظفون منتجون ، وليس من قبيل المصادفة أن يؤدي العمل عن بُعد إلى خلق موظفين أكثر سعادة وإنتاجية. من خلال تمكين فريقك من قضاء المزيد من الوقت مع أسرهم والعمل بمرونة حول الالتزامات ، فإنك توفر لهم التوازن بين العمل والحياة التي يحتاجون إليها لأداء أفضل ما لديهم.
• خدمة العملاء : العملية عن بُعد قادرة على تقديم المبيعات والدعم الفني في جميع أنحاء العالم - وعلى مدار الساعة - مما يتيح لك تقديم خدمة أفضل للعملاء.

أثناء تشغيل فريق بعيد ليس للجميع ، إذا بدت هذه الفوائد جذابة ، فمن المحتمل أن ترغب في معرفة كيفية إدارة فريقك الموزع بشكل فعال. إليك الطريقة.

1. طوّر ثقافة شركة قوية وانضمّ إلى الجميع

إن وجود ثقافة شركة واضحة يمكن لموظفيك تبنيها سيعزز ولائهم وتفانيهم والتزامهم. يجب أن تكون ثقافة شركتك هي الأساس الذي تبني عليه أسلوب الإدارة ودليل الموظف والاتفاقيات التعاقدية. يجب أن تكون مدعومة ببيان مهمة قوي ورؤية الشركة ، والتي يجب تعليم موظفيك في اليوم الأول من التوظيف.

تعزز الشركات البعيدة ثقافة المرونة والحرية والمساءلة. هذا يسمح لهم بجذب الموظفين الذين يتناسبون بشكل طبيعي مع الهيكل التنظيمي المطلوب ومشاركة المعتقدات والطموحات الأساسية للمنظمة.

يعد وجود موظفين مناسبين ثقافيًا أمرًا حيويًا لنجاحك. على حد تعبير فليكس جوبز ، داعية العمل عن بعد ، " العمل عن بعد هو أساس ثقافتنا ... الثقافة القائمة على فهم أن الحياة تحدث تتحدث كثيرًا عن كيفية تقديرنا لموظفينا ."

2. توفير الأدوات الصحيحة والتأكد من أن الجميع يستخدمها

ليس من المبالغة القول إننا لا نستطيع أن نفعل ما نفعله في Exposure Ninja بدون البرنامج المناسب!

لقد جربنا واختبرنا العديد من أدوات تتبع الوقت المختلفة ومراقبة الأداء والتواصل عبر الإنترنت. الخيارات أدناه هي أفضل اختياراتنا للحفاظ على عمل فريقك بفعالية والتواصل بوضوح.

أدوات الاتصال

الاتصال السليم هو العنصر الأكثر أهمية في أي جهد تعاوني. ستحدث غالبية اتصالاتك عبر أدوات المراسلة الفورية مثل Slack.

يتمتع Slack بواجهة مستخدم جذابة ويعمل بكفاءة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية وكذلك الهواتف الذكية (على الرغم من أننا لا نشجع Ninjas لدينا على تثبيت Slack على هواتفهم - لا نريد أن يتحقق فريقنا من إشعاراتهم عندما لا يعملون!) محادثات فردية مع أعضاء الفريق ، وإنشاء قنوات منفصلة لمناقشات المشروع ، ومشاركة الملفات ، والقيام بالعديد من المهام الأخرى بطريقة بسيطة وسهلة.

من الناحية الفنية ، يمكنك استخدام Slack لمكالمات الفيديو ، ولكن من واقع خبرتنا ، فإن معظم الأشخاص سوف يلتزمون بالرسائل النصية إذا كانوا بالفعل يستخدمون Slack. لهذا السبب من المهم أيضًا تخصيص وقت لمكالمات الفيديو. باستخدام نظام المراسلة النصية ، غالبًا ما يتم تقسيم انتباهك عبر قنوات متعددة. تعد مكالمات الفيديو طريقة جيدة لإظهار شخص ما في فريقك أنه يحظى باهتمامك الكامل خلال العشرين دقيقة القادمة أو نحو ذلك - كما أنها تتيح لأعضاء فريقك رؤية الوجوه الودية التي يعملون معها كل يوم!

هناك الكثير من الأدوات المجانية الممتازة لإجراء مكالمات الفيديو. نحن نستخدم Skype و Zoom و Google Hangouts على أساس يومي.

احصل على قمة جوجل مجانا

قم بتنزيل نسخة مجانية من كتابنا الأكثر مبيعًا ،

" كيف تصل إلى قمة جوجل "

تنزيل My Free Copy

أدوات تتبع الإنتاجية

نحن نعلم أن العاملين عن بُعد أكثر إنتاجية من نظرائهم العاملين في المكتب ، ولكنك على الأرجح سترغب في استخدام برنامج لتنظيم وتتبع عبء العمل لفريقك بأكمله. نستخدم Hubstaff لتتبع إنتاجية فريقنا. عندما يبدأ أحد أعضاء فريقنا العمل لهذا اليوم ، فإنه ببساطة يبدأ تشغيل مؤقت Hubstaff. تعمل هذه الأداة في الخلفية ولا تسبب أي إزعاج. بمجرد أن ينتهي النينجا من العمل لهذا اليوم - أو يريدون تناول غداء طويل أو استراحة مستحقة - يمكنهم ببساطة إيقاف المؤقت.

سيقوم Hubstaff أيضًا بالتقاط لقطات شاشة بشكل دوري أثناء عمل فريقك. لا يُقصد بهذا أن يكون عدوانيًا أو خرقًا للخصوصية - ففي النهاية ، يجب أن يعمل فريقك ، ولا يقضي وقتًا ثمينًا للعميل في مشاهدة عروض Netflix - ولكنه بمثابة وسيلة لمراقبة كيفية تقدم موظفيك. كبشر ، لا نرغب دائمًا في الاعتراف عندما نكافح في مهمة ما ، وعندما لا تكون في نفس الغرفة مع فريقك ، فقد يكون من الصعب تحديد متى يحتاج شخص ما إلى المساعدة. يتيح لك Hubstaff معرفة الوقت الذي يقضي فيه موظفوك وقتًا أطول في مهمة ما مما هو متوقع ، مما يعني أنه يمكنك تقديم دعمك.

إذا توقف أحد أعضاء الفريق عن العمل لأي فترة من الوقت ونسي إيقاف تشغيل المؤقت ، يكتشف Hubstaff تلقائيًا وقت الخمول ويوقف المؤقت مؤقتًا ، مما يعني ، في Exposure Ninja ، أن عملائنا لا يتم محاسبتهم على الوقت الميت!

أدوات تخصيص المهام

من المهم التأكد من أن كل عضو في فريقك واضح تمامًا فيما يتعلق بمسؤولياته. يمكنك استخدام نظام تخصيص المهام مثل Teamwork لتعيين المهام بالإرشادات وتواريخ الاستحقاق لكل عضو في فريقك. وهذا يوضح لكل من يعمل في مشروع ومن الذي يجب أن يقدم ماذا ومتى. يمكن أن يؤدي تفويت موعد نهائي واحد إلى دفع فرق متعددة تعمل في نفس المشروع إلى الوراء ، ولكن مع وجود إدارة قوية للمهام ، يمكنك التأكد من تعاون الموظفين بكفاءة. يقودنا هذا إلى أداتنا التالية ...

أدوات العمل التعاوني

كيف يمكن لشخصين العمل معًا في نفس الوقت حتى عندما تكون مكاتبهم على بعد مئات الأميال؟ يمكن العثور على الإجابة في ثلاثة أجزاء من البرامج المجانية التي أصدرتها Google: Drive و Docs و Sheets. عند استخدام جداول بيانات Google ، غالبًا ما يكون لدينا 10 أشخاص أو نحو ذلك من ثلاثة بلدان مختلفة يعملون في نفس جدول البيانات في نفس الوقت.

نظرًا لحدوث أي تغييرات على جدول بيانات Google في الوقت الفعلي ، فلا يوجد خطر من أن أحد أعضاء فريقك ربما يعمل بمعلومات قديمة. من الممكن أيضًا منح الأشخاص إعدادات وصول مختلفة ، مما يسمح للمديرين أو المسؤولين لديك بإجراء تغييرات على ورقة يمكن للأعضاء الآخرين في فريقك (أو حتى العملاء) عرضها فقط.

أهم تلميح : تأكد من أن كل شخص يستخدم نفس الأدوات باستمرار ولا يعود فقط إلى استخدام البرامج المفضلة لديهم. خلاف ذلك ، ستجد صعوبة في تتبع المشاريع وتقييم الأداء.

القراءة ذات الصلة

• 49+ من أفضل أدوات التعاون عبر الإنترنت للفرق الإنتاجية البعيدة
• 6 عادات الاتصال للفرق الناجحة عن بعد
• 23 Go-To Productivity Tools للعمل عن بعد
• أفضل 15 أداة لإدارة المشاريع للفرق الافتراضية

3. تعيين وتعزيز الحدود

تتمحور إدارة فريق تسويق ناجح حول وضع حدود واضحة بقدر ما يتعلق بتعيين الموظفين المناسبين وإلهامهم. في حين أن جمال العمل عن بعد هو أنه يوفر لموظفيك المرونة فيما يتعلق بساعات عملهم وموقعهم ، فمن المهم وضع حدود حول الساعات التي يقضونها وأوقات عملهم. فيما يلي بعض الطرق التي يحمي بها Exposure Ninja إنتاجيتنا وأدائنا:

• ما لا يقل عن 30٪ من وقت العمل خلال ساعات العمل الأساسية : هذا يضمن أن يكون الجميع متاحًا لمدراء اللحاق بالركب ، وتحديثات قناة Slack والتحويلات السريعة في وقت ما خلال 9 إلى 5.
• يلتزم الموظفون بلقاءات أسبوعية مع المديرين : المحادثات المتكررة ليست مهمة فقط لضمان سعادة الموظفين ، على المسار الصحيح وتحقيق أفضل أعمالهم ، ولكنها تسمح أيضًا لفريقنا بتطوير علاقات رائعة مع مديريهم. هذا يعني أنهم يشعرون بالراحة في الذهاب إليهم بشأن أي مخاوف أو مشكلات أو أفكار رائعة قد تكون لديهم للشركة أو حملة العميل.
• يتم استخدام Hubstaff لتتبع كل وقت العمل : عندما يعمل فريقنا مع Exposure Ninja ، يقومون بتشغيل مؤقتات Hubstaff. يساعدنا هذا على فهم مستويات الإنتاجية ، ومعرفة اتجاهات الموظفين بمرور الوقت وتحديد أي مشكلات تتعلق بالأداء بحيث يمكن مناقشتها مع الأفراد وحلها.
• لدى Contract Ninjas حدًا أدنى وحدًا أقصى من الساعات في الشهر : يعرف الجميع مقدار العمل المتوقع منهم وسيتحدثون مع مديرهم قبل الالتزام بأكثر من قدر معين من العمل الإضافي. هذا يعني أن النينجا لا داعي للقلق بشأن الحصول على عمل كافٍ لشهر أو ، على العكس من ذلك ، أن لديهم الكثير من العمل. نحن لا نحب النينجا المجهدين في Dojo .

4. احصل على SMART مع أهداف الفريق

تعني إدارة فريق تسويق ناجح تحديد أهداف واضحة ، ومن المهم أن تكون هذه الأهداف SMART - محددة وقابلة للقياس ومتفق عليها وواقعية ومستندة إلى الوقت .

في حين أن هناك الكثير من الاختصارات العائمة حول مجال التسويق ، بعضها أكثر فائدة وقابلية للتنفيذ من البعض الآخر ، فإن نظام SMART يوفر لك هيكلًا واضحًا لتحديد الأهداف يساعدك في تحديد الأولويات والميزانية والوفاء بالمواعيد النهائية.

ينص نظام تحديد الأهداف SMART على أن الأهداف يجب أن تكون:

• محدد : محدد جيدًا وواضح لأي شخص لديه معرفة بالمشروع
• قابل للقياس : يجب أن تكون قادرًا على فهم ما إذا كان الهدف قابلاً للتحقيق ، ومعرفة مدى بُعد الإكمال وفهم متى تم تحقيق الهدف
• متفق عليه : جزء من مساءلة فريقك عن أدائه هو ضمان موافقة الجميع وفهمهم ليس فقط لأهدافهم المستقلة ولكن أيضًا أهداف الفريق
• واقعي : يجب أن يكون مشروعك قابلاً للتحقيق ضمن الأطر الزمنية وقيود الميزانية والموارد المتاحة
• على أساس الوقت : يجب أن تحدد مواعيد نهائية واضحة تشكل تحديًا لكنها قابلة للتحقيق. هذا يمنع موظفيك عن بعد من الشعور بالرضا ويمنحهم إحساسًا كبيرًا بالإنجاز عندما يحققون أهداف SMART الخاصة بهم.

5. التواصل بشكل واضح ومنتظم

تحتاج الشركات البعيدة إلى قنوات اتصال قوية. يستخدم Exposure Ninja مجموعة واسعة من الأدوات لتسهيل الاتصال السهل بين فريقنا وعملائنا ، بما في ذلك Zoom و Yay و Slack و Skype.

يقول Jan Schulz-Hofen ، الرئيس التنفيذي لشركة Planio الناجحة عن بُعد ، إنه بالنسبة إلى الشركات البعيدة ، تعمل الاتصالات النصية بشكل أفضل ، لأنها شفافة وغير مزعجة: " تجعلك الاتصالات النصية أكثر احترامًا لوقت بعضكما البعض ، خاصة عندما تعيش مناطق زمنية متعددة. يمكن أن يكون الاتصال الفوري معطلاً ... بالبريد الإلكتروني ، [يمكن لأعضاء الفريق] التفكير في كتابتك في وقت مناسب . "

تستخدم فرق Exposure Ninja قنوات Slack للإبلاغ عن التقدم المحرز في الحملات الفردية وتحديث مديري المشاريع بشأن التحديات وطرح الأسئلة.

Slack هو نظام أساسي مثالي بالنسبة لنا لأنه يعمل في أي متصفح ويب ، ويحتفظ بسجلات الدردشة للرجوع إليها في المستقبل ويسمح لنا بالإشارة بسرعة وسهولة إلى حالتنا عبر الإنترنت لبعضنا البعض - سواء في اجتماع أو العمل مع Slack مغلق أو خارج المكتب - بالإضافة إلى إضافة نجوم إلى الرسائل المهمة وتثبيت المعلومات للنظر إليها لاحقًا.

نقوم بجدولة مكالمات صوتية منتظمة عند الاقتضاء - مثل محادثات المدير الأسبوعية وتحديثات العميل وتقارير التقدم الشهرية.

6. التعاون باستخدام Slack و Google Docs

يشكل تعاون الفريق عن بُعد تحديًا إضافيًا يتمثل في عدم القدرة على التفاعل وجهًا لوجه. تجعل لغة الجسد والقرائن غير اللفظية التواصل ومشاركة الأفكار أسهل بكثير ، ولكن في حين أنه قد لا يكون لديك هذه الأشياء تحت تصرفك ، فإن أدوات الاتصال والإنتاجية الصحيحة ستجعل من السهل التعاون في المشاريع.

تنظيم جلسات تعاون الفريق في Slack

إذا احتاج فريقك إلى مشاركة الأفكار والتعاون في مشروع ما ، فإن مكالمات فيديو Slack تعد خيارًا رائعًا. يمكنك إضافة مشاركين متعددين إلى المكالمات ومشاركة الشاشة مع الزملاء ، وتسجيل المكالمات للرجوع إليها في المستقبل ، وتعيين الموضوعات ، وإضافة العلامات ، وتثبيت المستندات وإرسالها ، وتعيين الإشعارات بالتغييرات. إنه يحتفظ بكل شيء في مساحة عمل واحدة ، لذلك لا تنتظر موظفيك لتثبيت أو تحميل أو ، في بعض الحالات ، استكشاف أخطاء البرامج المختلفة وإصلاحها!

تعاون في المستندات في محرر مستندات Google

كما هو مذكور في قسم أدوات العمل عن بُعد ، تعد "جداول بيانات Google" و "المستندات" رائعة للتعاون لأنها تسمح للعديد من المساهمين بالتعليق على المستندات ، وإجراء التعديلات ، وتمييز الأقسام ، وكتابة الملاحظات لبعضهم البعض باستخدام الإجراءات المقترحة. يمكنك الرجوع إلى إصدارات مختلفة في أي وقت من خلال عرض محفوظات الإصدار ، والتي تعرض لك أيضًا جميع التغييرات التي أجراها المساهمون الفرديون - يمكنك معرفة من فعل ماذا ولماذا.

7. محاسبة الجميع

يجب أن تكون الفرق البعيدة موجهة نحو النتائج وأن تحدد أهدافًا ومواعيد نهائية واضحة حتى تنجح. كل نينجا في Exposure Ninja لديه قوائم مهام واضحة يحددها المديرون في Teamwork مع المواعيد النهائية وتتبع الوقت والقدرة على إضافة التقدم أو إبداء التعليقات على كل مهمة.

من المتوقع أن يقوم جميع خبراء الدعم بتحديث لوحات معلومات العميل وإظهار مديريهم ما كانوا يعملون عليه أثناء مكالمات اللحاق بالركب الأسبوعية حتى نتأكد من أن التسليمات في الوقت المحدد وتفي بالمعايير. يتيح لنا هذا أيضًا تحديد استباقي عندما يتعرض أي شخص لخطر تفويت الموعد النهائي بحيث يمكن التخفيف من حدته بسرعة.

جزء من مساءلة فريقك هو التأكد من أنهم يعرفون الأهداف الشخصية والمهنية التي يجب أن يعملوا لتحقيقها. يعد إجراء التقييمات ربع السنوية الفردية وإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية أمرًا مهمًا للشركات البعيدة كما هو الحال بالنسبة للشركات القائمة على المكاتب. تأكد من أن كل عضو في فريقك لديه أهداف واضحة للعمل من أجلها ، وإذا كان ذلك مناسبًا وممكنًا ، قم بتقديم مكافأة أداء لإبقائهم متحفزين.

8. اجتمع مرة واحدة على الأقل في السنة واستمتع كثيرًا

أخيرًا ، تأكد من تخصيص وقت للقاء فريقك والاحتفال بالنجاحات ، سواء كانت رحلة ساحلية في الصيف أو الانغماس في القليل من المرح في عيد الميلاد!

ترتبط أفضل الفرق البعيدة ارتباطًا وثيقًا وتتوق لرؤية بعضها البعض تنجح. سيتحدث الزملاء مع بعضهم البعض كل يوم ، تمامًا كما يفعلون في بيئة المكتب ، وغالبًا ما يشكلون صداقات حقيقية - قم بتعزيز الاتصالات في فريقك من خلال خلق طرق لهم للتفاعل مع بعضهم البعض.

لدى Exposure Ninja قناة Watercooler في فضاء Slack الخاص بنا حيث يمكن لكل Ninja الدردشة ، بالإضافة إلى مجموعات أصغر مخصصة للمصالح الفردية ، من الطهي واللياقة البدنية إلى الفن والألعاب والأفلام.

غالبًا ما نشارك صور عائلاتنا وحيواناتنا الأليفة والعطلات ، ونطلب النصيحة من بعضنا البعض وننشر الكلمة حول الأدوات والتقنيات الجديدة التي نعتقد أن زملائنا سيجدونها مفيدة. استمتع بمسابقة عيد الهالوين وعيد الميلاد الغريبة - كاملة مع Exposure Ninja swag وغيرها من الأشياء الجيدة التي يمكنك الحصول عليها - مكافآت Ninja الشهرية الشهرية وتجمعات الفريق لمجموعات عمل مختلفة ، وستحصل على بيئة عمل رائعة لموظفيك.

الشعور بالإلهام؟ أي مما يمكنك تقديمه لفريق التسويق عن بُعد؟

نحن نبحث دائمًا عن أفضل العقول وأكثرها ذكاءً في مجال التسويق الرقمي للانضمام إلى وكالة التسويق عن بُعد بالكامل. تحقق من صفحة الوظائف عن بُعد لمعرفة ما إذا كان هناك منصب شاغر يناسب مجموعة المهارات الخاصة بك.