كيف تقوم بعمل كشوف المرتبات بنفسك في 7 خطوات

كشوف المرتبات بالكاد هي الجزء الأكثر إثارة في إدارة الأعمال التجارية. وبينما يعد الاستعانة بمصادر خارجية لهذا النوع من العمل أكثر عملية ، فإن معرفة كيفية القيام بكشوف المرتبات بنفسك يوفر لك المال ويضمن حصول جميع موظفيك على رواتبهم في الوقت المحدد.

تعتبر معالجة كشوف المرتبات مهمة معقدة ، ليس أقلها بسبب التزاماتك القانونية. ومع ذلك ، مع الإستراتيجية الصحيحة وأنظمة كشوف المرتبات ، لا داعي للقلق بشأن ترك عملك عرضة للالتزامات المحتملة و / أو رسوم الغرامات.

يوفر هذا الدليل نظرة ثاقبة أساسية للتعامل مع كشوف المرتبات ، ولكن قد لا تزال بحاجة إلى مساعدة مهنية من خدمات كشوف المرتبات للحصول على معلومات محددة تتعلق بعملك.

أهمية أنظمة الرواتب القوية

يعرف كل صاحب عمل أن نظام كشوف المرتبات الجيد هو جانب مهم لإدارة شركتهم. بالطبع ، هذا أكثر من مجرد ضمان حصول الجميع على الأموال في الوقت المحدد.

يشكل نظام الرواتب الجيد جزءًا أساسيًا من ثقافة الشركة ويؤثر فعليًا على كل جانب من جوانب الشركة ، بما في ذلك التدفق النقدي والإنتاجية. بالإضافة إلى الموارد البشرية ، يمكن القول إن كشوف المرتبات هي المفتاح لإدارة قوة عاملة ناجحة.

تغطي كشوف المرتبات المزايا والتعويضات ومجموعة من الامتيازات لتحقيق استخدام أفضل للموارد مع تحسين مشاركة الموظفين وتقدمهم في نفس الوقت. تساعد سجلات كشوف المرتبات الخاصة بك أيضًا في تلبية اللوائح الحكومية والوطنية.

بمعنى آخر ، يتم استخدام نظام كشوف المرتبات لتتبع ساعات عمل الموظفين والأجور والخصومات والمدفوعات مع الحفاظ أيضًا على تنظيم جميع المستندات ذات الصلة. تبرز الإحصائيات التالية حول كشوف المرتبات أهميتها في الأعمال التجارية:

• ما يقرب من نصف جميع العمال يبدأون في البحث عن وظيفة جديدة بعد خطأين فقط في الرواتب من صاحب العمل.
• بين 10٪ و 30٪ من أصحاب العمل يخطئون في تصنيف الموظفين لحرمانهم من الحماية بموجب قوانين مكان العمل.
• عانى أكثر من 54٪ من العمال الأمريكيين من مشاكل في معالجة كشوف المرتبات.

باختصار ، فإن معالجة كشوف المرتبات بالطريقة الصحيحة تعود بالفائدة على كل من الموظفين والشركة. ولكن حتى عندما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات ، فإنها لا تزال أحد المصادر الرئيسية للخلافات بين الموظفين وأصحاب الأعمال. على هذا النحو ، يمكن أن يكون الحصول على كشوف المرتبات يدويًا مفيدًا للعملية بأكملها.

سبع خطوات لتجهيز كشوف المرتبات

قبل التفكير في برنامج كشوف المرتبات ، من المهم أن تفهم كيفية معالجة كشوف المرتبات يدويًا. في حين أن هذا يمثل تحديًا بالتأكيد ، يمكن تبسيط العملية في سبع خطوات فقط.

إذا اتبعت كل خطوة من الخطوات أدناه ، فستتمكن من تقديم ضرائب الرواتب في أي وقت من الأوقات.

الخطوة 1: احصل على رقم تعريف صاحب العمل الخاص بك

قبل أن تتمكن من البدء في معالجة الدفع ، ستحتاج إلى إعداد رقم تعريف صاحب العمل أو EIN ، والذي تستخدمه الحكومة لضمان قيام الشركات بدفع الضرائب إلى دائرة الإيرادات الداخلية وتلبية المتطلبات القانونية الأخرى. بدون رقم تعريف صاحب العمل (EIN) ، لا يمكنك معالجة مدفوعات الرواتب لموظفيك.

يتم استخدام رقم تعريف صاحب العمل من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية لتحديد عملك وتسجيل جميع الملفات الضريبية المقدمة لكل سنة مالية. يمكن للشركات الجديدة التسجيل في EIN من خلال إكمال طلب عبر الإنترنت على موقع ويب مصلحة الضرائب. إذا كنت تبحث عن معالجة كشوف المرتبات يدويًا لأول مرة ، فستحتاج إلى معرفة رقم تعريف صاحب العمل (EIN) الخاص بك.

بالإضافة إلى رقم تعريف صاحب العمل الوطني ، قد تحتاج أيضًا إلى رقم تعريف صاحب عمل خاص بالولاية. كلاهما مجاني لجميع الأعمال.

الخطوة 2: اطلب من جميع الموظفين إكمال نماذج كشوف المرتبات الخاصة بهم

قبل أن يتم دفع رواتب الموظفين ، يجب عليهم تزويد عملك بالمعلومات الضريبية ذات الصلة. من المهم لصاحب العمل التحقق من دقة جميع البيانات. لكل موظف ، يجب أن تغطي المعلومات حالة عمله ، والخصومات ، والتفاصيل الأخرى ذات الصلة بالتوظيف والحزم المالية.

يجب على الموظفين إكمال نموذج W-4 ، والذي يتضمن تفاصيل حالة التسجيل الخاصة بهم ويتتبع البدلات الشخصية والتفاصيل الضريبية الأخرى. سيتعين عليهم أيضًا ملء نموذج I-9 للتحقق من هويتهم وأهليتهم للعمل. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تقديم تقرير توظيف جديد لجميع الموظفين الجدد.

سيحتاج المقاولون والعاملون المستقلون أيضًا إلى إكمال 1099 نموذجًا لكشوف المرتبات. في حين أن معظم مسؤولية ملء هذه الأمور تقع على عاتق العامل ، يجب أن تكون شركتك جاهزة لتوزيعها وجمعها وتقديمها. تتعامل مصلحة الضرائب الأمريكية مع عمليات الإرسال لنماذج W-4 و I-9 و 1099.

الخطوة 3: حدد جدول الرواتب الخاص بك

لا تتعلق كشوف المرتبات فقط بضمان حصول موظفيك على رواتبهم في الوقت المحدد. ومع ذلك ، فإن دفع رواتب الموظفين هو أحد الأهداف الرئيسية هنا. لذلك ، فإن وضع جدول رواتب واضح أمر بالغ الأهمية.

هناك عادةً أربعة أنواع من جداول الرواتب التي يجب مراعاتها: المدفوعات الأسبوعية ، والمدفوعات نصف الشهرية ، والمدفوعات نصف الشهرية ، والمدفوعات الشهرية. في معظم الحالات ، سترغب الشركات في اعتماد نفس الجدول الزمني للعاملين في جميع الأقسام. إذا لم يكن هناك شيء آخر ، فعند تعلم كيفية عمل كشوف المرتبات بنفسك ، يساعد هذا الخيار في منع الأخطاء أو المدفوعات الفائتة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يخلق ثقافة يتم فيها معاملة جميع الموظفين على قدم المساواة.

بعد تحديد تواريخ دفع الموظف ، ستحتاج أيضًا إلى تأكيد تواريخ استحقاق دفع الضرائب والمواعيد النهائية للإيداع الضريبي.

الخطوة 4: حساب الدفع والخصومات

يعد حساب الراتب الإجمالي للموظف يدويًا أمرًا بسيطًا للغاية. أنت تأخذ معدل الساعة الخاص بهم وتضربه في عدد الساعات التي عملوا فيها في فترة محددة. إليك الصيغة الأساسية:

معدل الساعة × ساعات العمل = الأجر الإجمالي لتلك الفترة

ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنك قد تحتاج إلى تقسيم المعادلة إلى جزأين إذا تم زيادة الأجر بالساعة للعامل للعمل الإضافي أو لساعات غير قابلة للتجزئة. في هذه الحالة ، يمكنك ببساطة حساب الراتب الإجمالي للساعات المتعاقد عليها والعمل الإضافي كأجزاء منفصلة قبل إضافتها معًا. إذا كنت تعمل على كشوف المرتبات في Excel ، فيمكن للبرنامج إكمال العمليات الحسابية نيابة عنك.

يعد حساب علاوات الموظف (المعروفة أيضًا باسم الإعفاءات) والخصومات عاملاً حاسمًا آخر. يتم إكمال البدلات عبر نموذج W-4 ، بينما يجب أن تظهر الخصومات في نموذج 1040-EZ للموظف. الاستقطاعات المشروعة من كشوف المرتبات هي ما يمكن للعامل المطالبة به مقابل أرباحه لتقليل الضرائب بشكل فعال.

بصفتك صاحب عمل ، عليك التأكد من أن الموظفين قد أكملوا هذه الخطوة بطريقة دقيقة. قد تحتاج أيضًا إلى التفكير في عناصر أخرى من معالجة كشوف المرتبات والمقتطعات. وتشمل القائمة 401 (ك) مساهمات ، وضرائب الولاية والضرائب الفيدرالية ، والتأمين الطبي ، والضمان الاجتماعي ، ومساهمات تعويض العمال.

ربما تكون المشكلة الأكثر تعقيدًا ، أو على الأقل الأكثر استهلاكا للوقت ، تنبع من حقيقة أن المعدل الذي تضاعف به الخصومات يعتمد على فئة كل موظف. مرة أخرى ، سيقوم برنامج كشوف المرتبات الصحيح بإجراء الحسابات نيابة عنك - ما عليك سوى إدخال الصيغ الصحيحة.

الخطوة 5: دفع رواتب الموظفين

بمجرد الانتهاء من جميع المراحل في الخطوة الرابعة ، يمكنك حساب صافي أجر العامل. يمكن أتمتة هذه العملية باستخدام حاسبة كشوف المرتبات ويتم تحديدها باستخدام الصيغة التالية:

الراتب الإجمالي - الخصومات = صافي الأجر

صافي الأجر هو ما يتقاضاه الموظف في حزمة رواتبه في نهاية فترة الدفع. بعد حساب صافي الأجر الفردي للعامل ، يمكنك معالجة الدفع عبر طريقته المفضلة ، بما في ذلك التحويلات المصرفية أو بطاقات الرواتب أو الشيكات.

نظرًا لأنك تقوم بمعالجة المدفوعات لجميع العاملين لديك ، فإن القيام بذلك يدويًا ليس خيارًا. بدلاً من ذلك ، يجب عليك استخدام نظام آلي ، مما سيوفر لك وقتًا ثمينًا. علاوة على ذلك ، يمكنك تسريع العملية من خلال تخزين الخصومات الضريبية للموظفين والمقتطعات على برنامج كشوف المرتبات ، مما يسهل الدفع في الوقت المناسب وبدقة لجميع الموظفين.

بالإضافة إلى معالجة المدفوعات ، من المهم إنشاء كعب رواتب للموظفين يسمح لك بتتبع ما تحجبه. ستجعل عملية تتبع عمليات الاستقطاع الحياة أسهل كثيرًا مع تقدمك في الخطوات اللاحقة ، ويجب أن تعزز التخطيط الضريبي الأسهل لشركتك وعمالك.

الخطوة 6: تنظيم السجلات الخاصة بك

من الضروري للغاية أن تكون المعلومات دقيقة في جميع الأوقات. عند توثيق سجلات الرواتب ، يمكن استخدام البيانات عندما تواجه نزاعات مع الموظفين أو مصلحة الضرائب الأمريكية. تتيح لك النظرة العامة الواضحة لجميع المدفوعات والحسابات تقديم إثبات عند الحاجة وتصحيح الأخطاء بسرعة.

يصبح دفع ضرائب الرواتب العادية أسهل أيضًا عندما يكون لديك سجلات واضحة. والخبر السار هو أن حل كشوف المرتبات الجيد سيعمل على أتمتة السجلات باستخدام إجمالي الراتب والخصم وصافي الأجور التي حسبتها مسبقًا. لذلك ، يتم تنفيذ معظم العمل الشاق نيابة عنك ، مما يسمح لفريقك بالتركيز على إدارة الأعمال.

الخطوة 7: ضرائب الرواتب

يجب على أي صاحب عمل يتعامل مع كشوف المرتبات التأكد من دفع جميع ضرائب الرواتب على الفور. يجب تقديم نماذج الضرائب الفيدرالية الخاصة بك كل ثلاثة أشهر ، بينما يجب أن تمتثل العوائد المحلية للوائح الدولة. يجب أيضًا النظر في الإيداعات الضريبية السنوية ونماذج W-2.

يعد حجب المبلغ المناسب عن كل موظف أمرًا حيويًا. للقيام بذلك ، يجب عليك حساب ضرائب الدخل والتأمين الاجتماعي وضرائب الرعاية الطبية ، إما يدويًا أو من خلال بعض حلول برامج الضرائب عبر الإنترنت. إذا قمت باحتجاز المبالغ الصحيحة ، فيجب أن تكون تغطية ضرائب الرواتب اللاحقة أمرًا سهلاً. في المقابل ، سوف تتجنب الخلافات والغرامات والمشاكل مع العاملين لديك وتضمن عمليات أكثر سلاسة في جميع الأوقات.

وفي الوقت نفسه ، قد يتعين على عملك أيضًا تغطية ضرائب البطالة الفيدرالية ، وضرائب البطالة بالولاية ، والتأمين ضد البطالة بالولاية أو SUI ، وضرائب قانون مساهمات التأمين الفيدرالي. لا يتم خصم هذه مباشرة من رواتب العمال.

خيارات كشوف المرتبات اليدوية: Excel والمزيد

بعد التأكد من أن المعالجة اليدوية لكشوف المرتبات هي الحل المناسب لشركتك ، سيكون العثور على النظام أو البرنامج المناسب لإكمال المهمة أمرًا أساسيًا. يجب أن يجعل الحل الصحيح العملية أسرع وأقل إرهاقًا بكثير. علاوة على ذلك ، فإن اتخاذ القرار الصحيح في وقت مبكر سيوفر لك عناء الاضطرار إلى البحث عن حزمة أو قالب بديل لاحقًا.

هناك العديد من الخيارات في السوق ، ولكن من الأفضل اختيار Excel. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تستخدم برنامجًا ما:

• لا مخاوف بشأن الشرعية
• يتوفر الكثير من المعلومات لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة منها.
• لقد تم بناؤها مع وضع متطلبات مصلحة الضرائب في الاعتبار.
• سمع الموظفون عنها ، مما يمنحهم الثقة.
• تقديم حلول فعالة من حيث التكلفة

استخدام برنامج Excel للرواتب

أحد الأشياء الرائعة حول استخدام Excel لكشوف المرتبات هو أن قوالب كشوف المرتبات من Microsoft مجانية للتنزيل وتضعك على المسار لإدارة كشوف المرتبات بسلاسة. قد يستغرق تخصيص الأعمدة بعض الوقت وإضافة ميزات لمطابقة المتطلبات الفردية لشركتك ، ولكن لا ينبغي أن تكون العملية صعبة للغاية.

علامة التبويب "معلومات الموظف" هي المكان الذي يمكنك فيه إضافة جميع البيانات ذات الصلة ، من الأسعار بالساعة إلى الخصومات الضريبية. يتم إكمال جميع المعادلات تلقائيًا حيث تم إدراج الصيغ بالفعل. ستحتفظ علامة التبويب "حاسبة كشوف المرتبات" ببيانات الموظف لأتمتة حسابات صافي الراتب.

في هذا الجزء من جدول البيانات ، يمكنك إدراج ساعات العمل والإجازات المرضية والعمل الإضافي وغير ذلك. بمجرد اكتمال ذلك ، يمكنك إنشاء كعب رواتب لتحديد مقدار أجر الموظف في هذه الفترة. سيتم استخدام هذا الرقم لاحقًا لمدفوعات الأجور اليدوية أو التلقائية.

يمكن تصميم جدول البيانات ليشمل صفحات للموظفين الفرديين أو إدارة جميع الموظفين في صفحة واحدة من خلال استخدام صفوف مختلفة. على الرغم من أن Excel ليس الخيار الوحيد (يعد Quickbooks خيارًا شائعًا آخر) ، إلا أنه من أسهل الخيارات التي يمكن إتقانها. إذا اخترت Quickbooks ، فستستغرق العملية أطول قليلاً ، لكن برنامج كشوف المرتبات هذا يقدم دليلًا تفصيليًا لكل التفاصيل.

أيًا كان الخيار الذي تختاره ، نقترح حفظ كل شيء في السحابة وكذلك على أنظمتك. سيساعدك هذا في تجنب المواقف العصيبة في حالة فقد بياناتك أو تلفها.

خاتمة

إذا كنت ترغب في معالجة كشوف المرتبات يدويًا ، فلا يتعين عليك البدء فجأة في إكمال جميع الحسابات بنفسك. سواء أكنت تستخدم قالب حاسبة كشوف المرتبات من Microsoft أو خدمة آلية أخرى ، فستحتاج ببساطة إلى إدخال التفاصيل ذات الصلة لكل موظف فيما يتعلق بساعات العمل ، والأجر بالساعة ، والخصومات. من هنا ، يجب أن يكون حساب كل شيء من إجمالي الراتب إلى صافي الأجر ومتطلبات الضرائب مهمة سهلة. باختصار ، الدقة مضمونة.

ستظل بعض الشركات تختار خيارات كشوف المرتبات الأخرى ، مثل مزود كشوف المرتبات المخصص أو ببساطة توظيف خدمات محاسب. وهذا جيد. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في تتبع كل جانب من جوانب عملك في جميع الأوقات ، فإن الخيار اليدوي أسهل من أي وقت مضى.