كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني أفضل للمعاملات في المستوى الأعلى

نتيجة لوباء الفيروس التاجي ، تتحول أفضل 25 جامعة وكلية في الولايات المتحدة إلى التعلم عن بعد هذا الخريف. في الواقع ، ستوفر أكثر من 50٪ من الجامعات خيار التعلم عن بعد.

نظرًا لأن العام الدراسي القادم سيكون به تفاعلات وجهًا لوجه أقل ، فإن التواصل عبر البريد الإلكتروني أصبح أكثر أهمية من أي وقت مضى.

سواء كنت تتابع حالة الطلب أو تؤكد الدفع ، فإن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات هي جزء لا يتجزأ من الحفاظ على العلاقة مع الطلاب. في هذه المقالة ، سوف نستكشف نصائح لإنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة وناجحة للمعاملات للتعليم العالي.

ما هي رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات؟

رسائل البريد الإلكتروني للمعاملات هي رسائل تلقائية يتم إرسالها إلى مستخدمين فرديين استجابة لطلب. يُطلق عليها أيضًا رسائل البريد الإلكتروني التي تم تشغيلها ، فهي تساعد في التنقل في العمليات من خلال توفير التحديثات المتوقعة للتفاعل. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات عبارة عن إيصالات أو تأكيدات لعملية شراء أو تسجيل. قد يقدمون معلومات ذات طبيعة عاجلة مثل تفاصيل إعادة تعيين كلمة المرور أو رمز التحقق. بدلاً من ذلك ، يمكن أن تكون ببساطة تنبيهات يتم تشغيلها بواسطة تغيير في معلومات حساب المستلم.

كشفت دراسة مؤخرًا أن 68٪ من المراهقين يفضلون تلقي الاتصالات التجارية عبر البريد الإلكتروني. تعمل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات على إبقاء جمهورك على اطلاع دائم بما يحدث لمشاركتهم في مدرستك. يمكن أن توفر رسائل البريد الإلكتروني هذه معلومات حول النماذج المهمة ، والتغييرات في الفصل ، وتأكيدات التبرع ، والمزيد.

فقط لأن هذه الرسائل تلقائية ، فلا داعي لأن تمتلئ. هناك العديد من الفرص لتوسيع علامتك التجارية بشكل أكبر ، وإشراك جمهورك ، وبناء الثقة ، وزيادة المشاركة. تجنب إرسال رسائل مملة واستغل هذه الفرصة للوصول إلى طلابك ديناميكيًا.

فيما يلي أفضل 8 ممارسات لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات التي لا تمتلئ

في حين أنه قد يكون من السهل إنشاء رسائل غير ملهمة ، نص عادي ، رسائل آلية ، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات جذابة.

تتفوق العديد من المؤسسات التعليمية العليا في حملات التسويق المؤتمتة الفعالة عبر البريد الإلكتروني. يمكن لمدرستك أن تنجح أيضًا من خلال اتباع أفضل الممارسات لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للمعاملات لا تمت بصلة.

1. إضفاء الطابع الشخصي على سطر الموضوع الخاص بك

يتلقى الشخص العادي أكثر من 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا.

تتمثل إحدى طرق المساعدة في إبراز رسائلك عن الحشد في خطوط الموضوع المخصصة. إنهم أول انطباع لدى الناس عن رسالتك. يحدد القراء ما إذا كانوا سيفتحون بريدك الإلكتروني بناءً على صلة سطر الموضوع. من خلال تكييف هذه المعلومات مع اسم المستلم أو شيء محدد حول المعلومات التي طلبوها ، من المرجح أن تزيد معدلات الفتح.

أرسلت جامعة Western Governors University هذه الرسالة الآلية إلى طالب محتمل كان مهتمًا بالحصول على شهادة في إدارة الأعمال. لم يذكر سطر الموضوع الدرجة المحددة التي كانت تسعى إليها فحسب ، بل ألمح أيضًا إلى الفرص الجديدة التي قد ترغب في متابعتها. هذا مثال رائع لسطر موضوع شخصي للغاية يغري المتلقي لقراءة المعلومات الموجودة بداخله.

المصدر: جامعة ويسترن جوفيرنرز

2. استخدم علامة تجارية متسقة

لم يعد الوصول إلى البريد الإلكتروني مقصورًا على مكتبك. أصبحت منصات الأجهزة المحمولة أسهل الحلول للمستهلكين والشركات على حدٍ سواء ، حيث يسترد 35٪ من محترفي الأعمال رسائل البريد الإلكتروني على جهاز محمول. لهذا السبب يجب أن تكون حملتك عبر البريد الإلكتروني متوافقة مع الجوّال.

تحافظ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات المرسلة من جامعة أوكلاهوما على العلامة التجارية طوال الوقت. يتم إنشاء العنوان باللون العنابي لتوقيع المدرسة ، مع شعار النص عبر الجزء العلوي من الرسالة. ليس هناك شك حول من هو هذا البريد الإلكتروني.

أسفل ذلك ، يستخدمون صورة كبيرة تعرض مشهدًا من حرمهم الجامعي ، مما يساعد أيضًا في التعرف على المدرسة. أخيرًا ، في الجزء السفلي من رسالتهم ، قاموا بتضمين شعار مدرستهم. أثناء قيام القارئ بالتمرير عبر البريد الإلكتروني ، يرى دائمًا بعض المعرفات للعلامة التجارية للمدرسة.

المصدر: جامعة أوكلاهوما

3. إنشاء محتوى سهل القراءة

عندما يطلب المستخدم متابعة من إحدى الجامعات ، يمكن أن يكون هناك الكثير من المعلومات لتقديمها.

من المهم إنشاء محتوى موجز يصل إلى صلب الموضوع ويسهل قراءته. يمكن أن يساعد تقسيم المحتوى إلى فقرات أصغر أو قوائم نقطية في تسهيل استيعاب المعلومات. من المرجح أن يستوعب القارئ التفاصيل الأساسية ويتخذ أي إجراء ضروري.

يقوم قسم المساعدة المالية بجامعة جنوب كاليفورنيا بعمل رائع في تقديم المعلومات المهمة بطريقة يسهل اتباعها. يتم تقسيم المحتوى إلى فقرات موجزة يسهل قراءتها. الفكرة الرئيسية هي بأحرف كبيرة بحيث يمكن للقارئ تحديد المعلومات ذات الصلة في لمحة. يتضمن البريد الإلكتروني عبارات واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء ، حتى يعرف القارئ بالضبط ما هو متوقع منهم وكيفية المتابعة.

المصدر: جامعة جنوب كاليفورنيا

4. ارتبط بجمهورك

من الفوائد العظيمة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات أن المستخدمين قدموا معلومات عن أنفسهم. هذا يعني أنه من السهل التعرف على جمهورك. استخدم التفاصيل لإنشاء رسائل هادفة وذات مغزى ولها صدى لدى القارئ.

عندما طلب طلاب جامعة ولاية أريزونا (ASU) المحتملين المزيد من المعلومات ، تلقوا هذا البريد الإلكتروني تلقائيًا من قسم القبول. تتفوق رسالة جامعة ولاية أريزونا في التعرف على مستلمي بريدهم الإلكتروني. تتحدث النغمة الفاتحة إلى جمهورهم المراهق وتجعل الجامعة تبدو مناسبة. تضع الرسالة احتياجات المستلم أولاً ، وتذكر الطلاب بالاستمتاع ، والاستمتاع بالصيف ، وقضاء بعض الوقت في الرعاية الذاتية.

نحن نعلم أن هدفهم هو زيادة الاهتمام ودفع التطبيقات. ومع ذلك ، فإنهم يقدمون خدماتهم على أنها أحداث مفيدة ستساعد القارئ على التعلم والنمو والنجاح. بهذه الطريقة ، تكتسب جامعة ولاية أريزونا الثقة ، وتبني أساسًا لعلاقة مستقبلية ، وتزيد من احتمالية جلب المزيد من الرسوم الدراسية.

المصدر: رسائل البريد الإلكتروني الجيدة حقًا

5. اطلب التغذية الراجعة

طريقة فعالة للتواصل مع جمهورك هي إظهار أنك تقدرهم من خلال طلب رأيهم. عندما تقوم بتمكينهم للمساعدة في اتخاذ القرار ، فإنك تظهر أهمية مشاركتهم. كما أنك تجعلهم يشعرون أن تجربتهم مهمة لمدرستك.

استخدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات للحصول على ملاحظات المستخدم للمساعدة في إجراء تحسينات في الأحداث والعمليات وتجارب المستخدم.

بعد حدث رياضي ، وزع قسم ألعاب القوى بجامعة أركنساس بريدًا إلكترونيًا للمعاملات لشكر الحضور على دعمهم. قام البريد الإلكتروني أيضًا بتلخيص اللعبة - كاملة مع النتائج - ودعا الأشخاص لإكمال استطلاع حول تجربة الحدث الخاص بهم. تؤدي الروابط إلى فرص الشراء الأخرى إلى زيادة احتمالية مشاركة الجمهور وإنشاء تجربة اتصال ديناميكية.

المصدر: جامعة أركنساس

6. توفير عنصر خدمة العملاء

عنصر آخر للبريد الإلكتروني للمعاملات الجيدة هو المحتوى الذي يركز على خدمة العملاء.

يمكن أن يكون التنقل في العمليات الإدارية العليا تجربة مربكة. تساعد الرسائل التي توفر تحديثات مفيدة وتقدم مسارًا لأسئلة الطلاب في تخفيف الإحباط.

ضع في اعتبارك تضمين روابط مباشرة لرؤساء الأقسام أو قادة الهيئات الطلابية التي يمكن أن تكون موارد مفيدة للطلاب. تساعد الرسالة التي تركز على خدمة العملاء على بناء ولاء العلامة التجارية وجذب المزيد من الطلاب للتسجيل.

أرسل قسم الفنون المسرحية في جامعة أزوسا باسيفيك (APU) هذا البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى فناني الأداء الذين جربوا برنامجهم. كان من المفترض أن تبقيهم على اطلاع دائم بحالة الاختبار الخاص بهم. اتخذت APU خطوة إلى الأمام وقدمت قائمة بجهات الاتصال التي يمكن للطلاب الوصول إليها للحصول على مزيد من المعلومات. تجعل الروابط المباشرة إلى عناوين البريد الإلكتروني عنصر خدمة العملاء خطوة سهلة للقراء. يمنح هذا العملية الشفافية ، مما يبني الثقة ويجعل الإجابات تبدو سهلة المنال.

المصدر: جامعة أزوسا باسيفيك

7. تحسين للجوال

لم يعد يتم الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني بشكل صارم من أجهزة الكمبيوتر. تعد الأنظمة الأساسية للجوّال طريقة شائعة للبقاء على اتصال أثناء التنقل. في الواقع ، يصل 35٪ من الأشخاص إلى البريد الإلكتروني من جهاز محمول. بالإضافة إلى ذلك ، تم فتح 46٪ من رسائل البريد الإلكتروني في العام الماضي على جهاز محمول.

تأكد من أن أي صور مضمنة في بريدك الإلكتروني قابلة للتطوير ، بحيث تظهر دون تشويه. تأكد من تنسيق كل النص ليلائم مجموعة متنوعة من أحجام الشاشات. لا تريد أن يفقد المستلمون معلومات مهمة لأن الأحرف كانت مقطوعة على أجهزتهم المحمولة.

تم تحسين رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة من Central College للأجهزة المحمولة. بغض النظر عن مكان وصول المستلمين إلى هذه الرسالة ، سيعرفون أنه تم استلام مساهماتهم. سيتم إطلاعهم أيضًا على التحديثات المالية الخاصة بجمع التبرعات على مستوى الجامعة.

المصدر: الكلية المركزية

8. تضمين روابط وسائل الإعلام الاجتماعية

تعد وسائل التواصل الاجتماعي طريقة رائعة لتعزيز المشاركة وتفاعل الطلاب. كما أنه يساعد في بناء علامتك التجارية. المحتوى هناك قابل للمشاركة بشكل كبير ، لذا فهي منصة فعالة لنشر الكلمة عن جامعتك.

في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات ، تأكد من تضمين روابط إلى صفحات الوسائط الاجتماعية الخاصة بمؤسستك. يوفر هذا المزيد من الطرق لجمهورك للتواصل مع مدرستك وزيادة الوعي ببرامجك.

تتضمن رابطة خريجي كلية أنطاكية روابط إلى منصات وسائل التواصل الاجتماعي الرئيسية الخاصة بهم في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات. يخدم هذا أغراضًا متعددة: لا يساعد هذا الخريجين في البقاء على اتصال بالمدرسة فحسب ، بل يشجع أيضًا الأشخاص على مشاركة الصور ومقاطع الفيديو الخاصة بتجربتهم في حدث الخريجين الافتراضي هذا. هذا يبني المجتمع ، ويزيد من ولاء الخريجين ، ويساعد في نشر الكلمة عن المدرسة.

المصدر: كلية أنطاكية

يتم إحتوائه

تعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بمعاملات التعليم العالي جانبًا مهمًا للتواصل مع الهيئة الطلابية. تكون فعالة بشكل خاص عند إنشائها مع مراعاة العناصر التالية:

• إضفاء الطابع الشخصي على سطر الموضوع الخاص بك

• استخدم علامة تجارية متسقة

• قم بإنشاء محتوى سهل القراءة

• ارتبط بجمهورك

• اطلب ردود الفعل

• توفير عنصر خدمة العملاء

• تحسين للجوال

• قم بتضمين روابط وسائل التواصل الاجتماعي

باتباع أفضل الممارسات هذه ، يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات وسيلة لزيادة المشاركة وتقوية ولاء العلامة التجارية وزيادة الإيرادات.

نحن متخصصون في التسويق المؤتمت الفعال عبر البريد الإلكتروني - ويمكننا مساعدة مؤسستك التعليمية العليا. اتصل بنا اليوم.