كيف يمكن للأتمتة تحسين بيئة المكتب

ليس سراً أن موظفيك هم جوهر شركتك. تعكس إنتاجيتهم الأداء العام لشركتك. إذا لم تزود موظفيك بالوسائل الكافية للقيام بعملهم بشكل جيد ، فلن تنمو شركتك أو تتطور أكثر ، ليس بالسرعة التي تريدها ، بأي حال من الأحوال.

بالحديث عن الوسائل الكافية ، فإن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لموظفيك هو الاستفادة من الأتمتة. في الوقت الحاضر ، مكنت التكنولوجيا الحديثة الشركات من زيادة كفاءتها بشكل كبير من خلال أتمتة غالبية المهام المتعلقة بالمكاتب.

ما يفعله هذا هو منح موظفيك مزيدًا من الوقت للتركيز على أشياء ومشاريع مهمة أخرى. بهذه الطريقة ، لن يضطروا إلى إضاعة الوقت والموارد في المهام المتكررة والدنيوية التي تتطلب تدخلاً يدويًا.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض الطرق التي يمكن أن تؤدي بها الأتمتة إلى تحسين بيئة المكتب.

وفر الوقت

كما ذكرنا من قبل ، هناك الكثير من المهام المتكررة والدنيوية التي يؤديها موظفوك كل يوم. على الرغم من أن هذه المهام مهمة بالفعل ، إلا أن هناك طريقة سلسة للتعامل معها دون إضاعة الكثير من الوقت فيها. الجواب على مشكلتك هو الأتمتة. يمكن بسهولة أتمتة غالبية هذه المهام.

بهذه الطريقة ، لن يضطر الموظفون إلى أداء هذه المهام بأنفسهم بعد الآن. يجب أن يقوم شخص ما بفحص الأشياء بين الحين والآخر لمعرفة ما إذا كان كل شيء يعمل بشكل جيد. على سبيل المثال ، إليك بعض المهام المكتبية التي يمكن أتمتتها ، والتي تكون متكررة وتستغرق وقتًا طويلاً:

• تنظيم الاجتماعات
• إرسال تذكيرات الاجتماع
• جدولة منشورات مواقع التواصل الاجتماعي
• ردود البريد الإلكتروني
• النشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني
• جمع بيانات المستهلك
• دفع الفواتير
• الإبلاغ

كما قد تتخيل ، من خلال أتمتة مثل هذه المهام ، يمكن لشركتك وموظفيك توفير الكثير من الوقت والموارد التي يمكن تخصيصها لمشاريع أخرى أكثر أهمية.

تقليل الخطأ البشري

الجميع يرتكب أخطاء ، إنها مجرد جزء من الطبيعة البشرية. يمكن ببساطة أن يمر أحد موظفيك بيوم سيئ ويمكن أن يفوت شيئًا مهمًا.

تحدث هذه الأشياء بشكل شائع. ومع ذلك ، في عالم الأعمال ، حتى الخطأ الطفيف يمكن أن يكون له عواقب وخيمة. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي الخطأ المحاسبي إلى ديون غير ضرورية أو قد يؤدي الخطأ التسويقي إلى تضرر السمعة.

من خلال الاستفادة من الأتمتة ، يمكنك تقليل فرص حدوث خطأ بشري إلى حد كبير. بهذه الطريقة ، لن تقلق بعد الآن بشأن ارتكاب شخص ما لخطأ لأن البرنامج المستخدم لأتمتة هذه المهام يمكن برمجته وفقًا لما تريده بالضبط ، بالإضافة إلى الترتيب الذي تريده لأداء مهام معينة به .

تحسين الكفأة

الأتمتة ليست مجرد توفير الوقت في المهام المتكررة. في واقع الأمر ، يمكن للأتمتة ، عند استخدامها بالطريقة الصحيحة ، بالطبع ، أن تعزز بشكل كبير كفاءة الموظف ، والإنتاجية ، والأداء العام.

ومع ذلك ، يمكن بسهولة دمج الأتمتة في أي من الأنظمة أو الحلول الحالية التي يستخدمها موظفوك بالفعل. وخير مثال على ذلك هو برنامج CRM (إدارة علاقات العملاء). لذلك ، يمكنك أتمتة تحليل البيانات وجمع المعلومات حول المستهلكين وتفضيلاتهم.

علاوة على ذلك ، يمكن نقل أي بيانات تجمعها عن طريق أتمتة هذه المهمة إلى الموظفين من خلال أحد أنظمة الهاتف المستندة إلى مجموعة النظراء الخاصة بك حتى يتمكن الموظفون من تقديم خدمة عملاء ودعم أفضل.

هذا مجرد مثال على كيفية تكامل الأتمتة في الأنظمة الحالية. يمكنك استخدام الأتمتة في جميع القطاعات أو الأقسام في جميع أنحاء الشركة بأكملها تقريبًا. المفتاح هو تحديد الأماكن التي تشتد الحاجة إلى الأتمتة.

تعزيز التعاون

ربما تكون الميزة الأبرز للأتمتة وكيف تتغير وتحسن بيئة المكتب هي قدرتها على تعزيز التعاون على مستوى الشركة . حقيقة الأمر هي أن التكنولوجيا الحديثة سمحت للأتمتة بالتطور على مر السنين. في الوقت الحاضر ، لا يتعين على الشركات أن تستقر على أتمتة المهام العادية وحدها.

في الواقع ، يمكن الآن بسهولة أتمتة عمليات سير العمل بالكامل. يؤدي ذلك إلى تحسين التعاون بين الأقسام لأن مهام سير العمل المؤتمتة تتطلب العمل الجماعي والمعلومات المشتركة لتعمل بشكل صحيح. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أتمتة تدفقات العمل في عمليات منظمة.

يمكن العثور على مثال جيد لمثل هذه البيئة في شركات تطوير البرمجيات حيث تخلق العمليات المنظمة وسير العمل الآلي ظروفًا مثالية لتطوير منتجات جديدة. هنا ، يعرف الجميع ما يجب القيام به ، وهناك مستوى جديد تمامًا من الشفافية حيث يتم مشاركة المعلومات بحرية لأن الجميع يعمل لتحقيق نفس الهدف.

العمل عن بعد سلس

تستفيد العديد من الشركات اليوم من العمل عن بُعد حتى تتمكن من التعامل مع الأسواق الدولية أو العثور على موظفين موهوبين في جميع أنحاء العالم. إن تقنية الحوسبة القوية وسرعات الإنترنت العالية هي التي جعلت العمل عن بُعد ممكنًا في المقام الأول.

ومع ذلك ، فإن العمل عن بعد لا يخلو من التحديات. تواجه العديد من الشركات صعوبات في مشاركة المعلومات عبر مناطق زمنية مختلفة ، كما أنها تتجاهل بسهولة العمال عن بُعد ، مما يؤدي إلى فصل العمال عن بُعد.

من ناحية أخرى ، يمكن أن تساعد الأتمتة في سد هذه الفجوة. يمكن لأدوات التعاون المؤتمتة ومشاركة المعلومات الآلية ضمان أن يكون العمل عن بُعد سلسًا قدر الإمكان. لن تهم المواقع المختلفة بعد الآن حيث يمكن للجميع العمل في نفس المشروع والحصول على البيانات ذات الصلة في الوقت الفعلي.

على سبيل المثال ، إذا اتصل أحد العملاء بقسم الدعم الخاص بك ، فيمكنك أتمتة عملية إعادة توجيه العميل إلى أقرب مكتب مفتوح حاليًا.

سيتلقى موظفو دعم العملاء على الفور البيانات المتعلقة بالعميل من مكتب مختلف دون أن يضطر أي شخص إلى إعادة توجيه هذه البيانات شخصيًا. بهذه الطريقة ، لديك تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع دون الحاجة إلى الاعتماد على الموظفين للإشراف على كل شيء.

الأتمتة ليست تقنية جديدة في السوق ، لكنها تطورت بشكل كبير على مر السنين. تتمتع الأتمتة اليوم بالقوة والقدرة على تغيير أماكن العمل الحديثة. مع الأتمتة تحت تصرفك ، يمكنك ضمان بيئة عمل أفضل ومحسنة لموظفيك.

استمتعت بقراءة المدونة؟ اشترك في النشرة الإخبارية نصف الشهرية لتلقي الأخبار والنصائح التسويقية .