6 طرق لتوفير الوقت لتحسين كفاءتك في جمع الأموال وتحقيق عائد استثمار

عزز كفاءتك في جمع التبرعات بقائمة من فرص توفير الوقت القابلة للتنفيذ للتنفيذ على الفور.

مزيد من الوقت يعني مزيدًا من التركيز على الحملات المؤثرة. كما أنه يفسح المجال للتفاصيل الصغيرة للتألق من خلال جهود جمع التبرعات. بشكل عام ، فإن إعادة تركيز وقتك يحدث فرقًا كبيرًا للداعمين والمستفيدين.

نحن هنا مع الاختراقات الموفرة للوقت التي يمكن أن يقدرها أي متخصص في جمع التبرعات لمساعدتك في الوصول إلى إمكاناتك الإستراتيجية والإبداعية الكاملة.

استرجع وقتًا من المهام الرتيبة وأعد التركيز على أنشطة جمع الأموال التي تحقق إيرادات مستدامة لمنظمتك غير الربحية ، مثل إنشاء برنامج تبرعات متكرر .

إذا كانت عجلاتك تدور ، انغمس في أحدث النتائج التي توصلنا إليها حول العطاء المتكرر لتحفيز المتبرعين المتكررين العصريين والاحتفاظ بهم.

6 طرق لتوفير الوقت لكفاءة جمع التبرعات

1. أتمتة قوالب البريد الإلكتروني للوصول إلى المزيد من المانحين

إن التواصل حول فرص جمع التبرعات الجديدة أو إطلاق الحملات أو التقدير للمتبرعين لا يجب أن يستهلك يومك بالكامل ليكون فعالاً. اعتمد على قوالب البريد الإلكتروني التي تجعل التواصل الهادف ممكنًا ، حتى عندما يكون لديك وقت قصير.

بينما قد يستغرق الأمر بعض الوقت لإنشاء بريد إلكتروني مدروس لكل نقطة اتصال في حملتك ، فلا يوجد سبب يمنعك من استخدام رسائل البريد الإلكتروني هذه مرة أخرى. لماذا لا تحتفظ بمجلد يضم رسائل البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية وتستخدمها كقوالب للحملة التالية التي تديرها؟

هناك طريقة أخرى لتجنب البدء من نقطة الصفر عند كتابة رسالة بريد إلكتروني وهي الحصول على الإلهام من العلامات التجارية الاستهلاكية المفضلة لديك. باستخدام بعض التعديلات اللغوية ، يمكنك إنشاء قوالب فريدة لمؤسستك بناءً على أي بريد إلكتروني تلقيته وتكرار ما أحببته فيه.

لقد جمعنا بعضًا من قوالب البريد الإلكتروني المفضلة لدينا لتبدأ بها:

• إعطاء الثلاثاء قالب بطاقة بريدية "احفظ التاريخ"
• 10 إعطاء قوالب البريد الإلكتروني الثلاثاء
• 2 نماذج بريد إلكتروني للإطلاق الناعم لبدء حملتك
• 8 قوالب بريد إلكتروني لترقية المتبرعين المتكررين

2. إنشاء حملات لجمع التبرعات على مدار العام

تواريخ بدء الحملة وانتهائها تخلق قيودًا. في بعض الأحيان تكون ضرورية ، ولكن هناك فائدة كبيرة للتخلص من قيود الوقت. استمر في تحقيق الدخل ، وتنويع محفظة جمع التبرعات الخاصة بك ، والحفاظ على مشاركة المؤيدين في مهمتك.

ضع في اعتبارك مزايا توفير الوقت لعدد قليل من الحملات المباشرة التي يمكنك تشغيلها طوال العام :

• يمنح موقع التبرع الرئيسي أي زائر الخيار في اتخاذ إجراء ، أينما ومتى يريد ، بمحتوى مقنع وعملية دفع بسيطة
• يساعد جمع التبرعات من نظير إلى نظير في تزويد المؤيدين المخلصين بكل ما يحتاجونه لجمع الأموال نيابة عنك وجذب مانحين جدد طوال العام
• تجذب حملات التبرع المتكررة تبرعات موثوقة يمكنك الاعتماد عليها كل شهر وتبني مجتمعك بين حملات جمع التبرعات الأخرى المحددة زمنياً

جذب اهتمام أي زائر للموقع. قم بتوفير مجموعة متنوعة من الطرق لهم لدفع مهمتك إلى الأمام وفقًا لشروطهم الخاصة ، وليكونوا مبدعين في هذه العملية . سواء كان شخص ما يتطلع إلى التبرع مرة واحدة ، أو نشر تأثيره بمرور الوقت ، أو الانخراط في جمع التبرعات ، فلن يضطر أبدًا إلى البحث طويلاً عن طريقة لدعم مؤسستك.

تحقق من زيادة التبرعات المحتملة التي يمكن أن تحققها كل حملة من حملات جمع التبرعات هذه لمؤسستك غير الربحية المحددة. نجعل من السهل مقارنة مقاييسك الحالية بالمقاييس التي حددها 4800 من أقرانك غير الربحيين.

حدد أولويات وقتك: خصص وقتًا كل أسبوع للتحقق من حملاتك على مدار العام. اجعلها ذات صلة وتتبع أي اتجاهات بين قاعدة المانحين الخاصة بك والتي يمكن أن تساعد في جمع التبرعات الخاصة بك.

3. قم ببناء كتيبات التشغيل في خطط جمع التبرعات

عندما تشعر بالإرهاق من مهام جمع التبرعات على صحنك ، ابحث عن الحملات التي تعرف أنك ستديرها أكثر من مرة. تعتبر أمثلة الحملات التي استمرت لمدة عام بداية رائعة. يمكنك أيضًا تضمين حدث جمع التبرعات السنوي أو حملات العطاء الثلاثاء في هذه الفئة.

ابدأ بالاطلاع على الأنشطة الموجودة في تقويم جمع التبرعات والتي تتطلب أكبر قدر من الوقت والاهتمام. ضع في اعتبارك الموارد المطلوبة ، وقم بتحويلها إلى دليل قابل للتكرار سوف يشكرك عليه فريقك عندما يحين وقت التنفيذ.

إليك ما قد يحتويه دليل تشغيل الحملة:

• مجموعة علامتك التجارية ، مع عناصر مثل شعارك وطباعة وأنظمة الألوان والمهمة
• المرئيات ، مثل التصوير الفوتوغرافي أو الرسومات الأكثر تأثيرًا
• محتوى مقنع ، بما في ذلك العناوين ولغة كتلة التأثير وشكرًا لك
• قوالب الحملة من صفحات جمع التبرعات الأكثر نجاحًا لتكرارها بسهولة

تحديد أولويات وقتك: بعد انتهاء حملة ناجحة ، خصص يومًا لإعادة تخصيصها في كتيب التشغيل لتوفير ما يكفي من الوقت لأسابيع في التخطيط للحملة التالية.

4. كن ذكيا حول إعادة استخدام المعلومات الرئيسية

من طلبات المنح إلى التقدم للحصول على جوائز Classy ، من المحتمل أن تستلزم وظيفتك البحث عن رؤى مهمة تعرض مؤسستك غير الربحية في أفضل حالاتها. قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لسحب المعلومات الصحيحة والمضي قدمًا في عملية التحرير وتنظيف المحتوى وتأمين الموافقات اللازمة.

اجعل حياتك أسهل من خلال القفز مرة أخرى إلى طلبات المنح أو الوثائق الأخرى التي كرستها مؤخرًا كثيرًا من الوقت. كن مبدعًا عن طريق إعادة تخصيص أجزاء وأجزاء من تلك المعلومات للمطالبات المستقبلية المتعلقة بالمحتوى.

فرص الاستفادة من المعلومات الرئيسية الموجودة:

• طلبات المنح المستقبلية
• التسويق عبر البريد الإلكتروني
• التعليقات على وسائل التواصل الاجتماعي والسير
• الحملات
• فرص الجائزة

لأخذ خطوة إلى الأمام ، كن استباقيًا بشأن أهداف مؤسستك كل عام وقم بتحديث رسائلك الهامة وفقًا لذلك. بهذه الطريقة ، لن تخاطر بلحظة إعادة التشغيل المخيفة عندما يصبح المحتوى الذي قضيت وقتًا طويلاً في صياغته غير ذي صلة.

حدد أولويات وقتك: أنشئ نافذة من ساعة إلى ساعتين من الوقت في جدولك كل شهر لتحديث الرسائل الرئيسية حتى يستفيد منها فريقك بأكمله.

5. جهز التقارير قبل اتخاذ القرارات

هناك قيمة كبيرة في تنظيم تقارير جمع التبرعات الخاصة بك. عندما تنظم إعداد التقارير ، يمكنك تحديد مجالات الفرص بسرعة والإبلاغ عن التحديات المحتملة دون التزام وقت طويل. المفتاح هو أن تكون لديك التقارير ، بحيث تكون دائمًا على استعداد بالبيانات المتوفرة.

في Classy ، وجدنا أن بعض التقارير المحددة مفيدة للعديد من المؤسسات. تعرف على المزيد حول التقارير الموصى بها وكيف يمكن أن تفيد مؤسستك.

تعرف على مقاييس الحملة المتاحة لك في برنامج جمع التبرعات. من هناك ، قم بإعداد التقارير بناءً على ما تعرف أن أصحاب المصلحة سيطلبونه وما الذي يمكن أن يوجه عملية صنع القرار الخاصة بك بشأن الأولويات المستقبلية.

فيما يلي بعض التقارير التي يجدها المتخصصون في جمع التبرعات مفيدة:

• تقارير الأداء للحملات السابقة والحالية
• تفاصيل الداعم والمانحين العائدين النشطين والمتبرعين غير النشطين
• سجل المعاملات ، بما في ذلك التبرعات المتعقبة وتفاصيل الدفع
• خطط العطاء المتكررة والداعمين والانتهاءات القادمة
• صفحة جمع التبرعات وأداء الفريق
• الحاضرين الحدث

يتيح لك إعداد التقرير إمكانية التدوير بشكل أسرع عند ظهور تحديات غير متوقعة. وفر الوقت الذي سيستغرقه الأمر بأثر رجعي لتحديد مصدر زخم الحملة البطيء ، وتجنب فقدان التبرعات في هذه العملية.

يتمتع العملاء الأنيقون بخيار حفظ التقارير وتحديثها في الوقت الفعلي:

تحديد أولويات وقتك: خصص يومًا لتنظيم بياناتك وإعداد التقارير للرجوع إليها على مدار العام لتقليل عبء العمل وتوجيه استراتيجية جمع التبرعات.

6. استبق تغييرات فريق العمل

لا أحد يحب التفكير في انتقال موظفيهم إلى فرص جديدة ، لكن هذا يحدث. لا تدع تغييرات الموظفين تبطئك.

إذا كان لديك حاليًا قائمة بالدروس الإعدادية وعمليات نقل المستندات وتسجيلات الدخول إلى الحساب لإعدادها عندما ينضم شخص جديد إلى فريقك ، فقد حان الوقت للاستراتيجية. قم بإعداد مجلد الإعداد مع أي شيء قد يحتاجه متخصص جمع التبرعات في مؤسستك غير الربحية.

تجنب وجود حارس بوابة واحد في مؤسستك من خلال مشاركة المعلومات عبر فريقك. اشرك المزيد من الموظفين من البداية ، وامنحهم الأدوات التي يحتاجونها لدعم أهدافك الأكبر.

فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية توفير الوقت لتنظيم المعلومات وتدريب العديد من أعضاء الفريق:

• يمكن لأعضاء الفريق سحب التقارير وتعديل الحملات عندما تذهب في إجازة أو تضطر إلى استدعاء المرض
• إذا انتقل أحد أعضاء الفريق إلى فرصة مختلفة أو تمت ترقيته إلى دور جديد ، فيمكنه بسهولة نقل المسؤوليات إلى أولئك الذين تم تدريبهم بالفعل على أدواتك وعملياتك
• لديك فرصة أكبر لتفويض المهام عندما تنطلق حملات "الصخرة الكبيرة"

لكل فرد في مؤسستك دور يلعبه في نجاحك. ادعُ فريقك لرفع مهارات جمع التبرعات عبر الإنترنت من خلال دوراتنا ودروسنا التفاعلية حسب الطلب في Classy Academy .

تحديد أولويات وقتك: خصص يومًا واحدًا كل شهر حتى يتمكن فريقك من الإسراع في التدريبات الجديدة ، ونقل الملفات الموجودة على محركات الأقراص الشخصية إلى مجلد مشترك.

كن استراتيجيًا مع وقتك لتحقيق الكفاءة في جمع التبرعات

يمكن أن يمنحك تشغيل إحدى هذه الاختراقات بعض الوقت في يومك لزيادة تأثير جهودك وتعزيز قضيتك. استفد من هذه الساعات الإضافية بشكل جيد عن طريق بناء علاقات مع متبرعين جدد ، وإنشاء علاقات حقيقية مع المؤيدين المخلصين ، والاحتفاظ بالإيرادات التي تعتمد عليها.

مع تقديم العطاء الثلاثاء ونهاية العام قاب قوسين أو أدنى ، إنه الوقت المثالي لتهيئة نفسك للنجاح.

قم بتنزيل قائمة مراجعة جمع التبرعات لنهاية العام للحفاظ على سير عملياتك بسلاسة وتعظيم تأثير موسم العطاء.