البيانات الصريحة: ما هي + دليل عملي
نشرت: 2022-09-14قد يكون نظام إدارة قواعد البيانات الخاص بعملك قد بدأ للتو. إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن تدرك أن البيانات الصريحة هي أحد الأنواع الأساسية للبيانات التي يمكنك جمعها ونشرها لدعم مؤسستك.
وإذا حصلت عليها بالكامل ، يمكنك ضمان نجاح شركتك. وبالتالي ، سنغطي كل ما تحتاج لمعرفته حول البيانات الصريحة في هذه المدونة ، بما في ذلك ماهيتها وكيفية جمعها وتخزينها ومزاياها واستراتيجياتها وأمثلة عليها.
فهرس المحتوى:
- ما هي البيانات الصريحة؟
- شرح أكثر تعمقًا للدليل العملي للبيانات الصريحة
- التقاط وتخزين البيانات الصريحة لشركتك بشكل فعال.
- توثيق عملك بدقة.
- إنشاء إرشادات إنشاء محتوى صريح.
- تجزئة وثائق قاعدة البيانات.
- لماذا من الجيد لعملك تسجيل المعرفة الصريحة؟
- إنشاء قاعدة معارف الموظف.
- تحسين خدمة العملاء والتواصل.
- تعزيز المصداقية وتجنب الأخطاء.
- تتبع التقدم بسهولة وتجنب الازدواجية.
- منع فقدان بيانات الشركة
- تحسين المنتجات والإجراءات.
- استراتيجيات إدارة البيانات الصريحة
- ضع أهدافًا واضحة لالتقاط البيانات ونقلها.
- سد فجوات البيانات بسرعة.
- اختر أداة متطورة لجمع ومشاركة البيانات الصريحة.
- جمع الملاحظات باستخدام التحليلات والميزات
- التقاط وتخزين البيانات الصريحة لشركتك بشكل فعال.
- استنتاج
ما هي البيانات الصريحة؟
البيانات الصريحة هي المعلومات المقدمة عمداً والمقبولة بالقيمة الاسمية دون مزيد من التفسير أو التحليل. يتضمن التفاصيل الواردة في الاستطلاعات وطلبات العضوية.
البيانات الصريحة هي معلومات وبيانات يسهل قولها وكتابتها ومشاركتها. لنفترض أنك أنشأت تطبيق WordPress جديدًا وكتبت تعليمات مفصلة حول كيفية استخدامه. هذه التعليمات هي بياناتك الصريحة. يجب أن يكون هناك المزيد لهذا النوع من المعلومات.
على عكس البيانات الضمنية ، التي لا يمكن استخلاصها إلا من فحص البيانات الصريحة ، يتم تقديمها طواعية.
لنفترض ، في طلب العضوية عبر الإنترنت لمتجر ، أن المعلومات الصريحة حول مكان إقامة مقدم الطلب ومكان عمله قد تكشف عن معلومات ضمنية حول المتجر الذي من المرجح أن يزوره وأفضل الأوقات للقبض عليه هناك.
شرح أكثر تعمقًا للدليل العملي للبيانات الصريحة
البيانات الصريحة هي المعلومات التي يمكن تنظيمها وتخزينها وتفسيرها ومشاركتها بطريقة مفيدة. عادة ما يتم مشاركة هذه المعلومات مع الآخرين من خلال قواعد البيانات أو الكتيبات أو الكتب أو مقاطع الفيديو التي توضح كيفية القيام بشيء ما.
يعد التقرير المالي لشركتك ، الذي يوضح مقدار الأموال التي تجنيها وتنفقها ، مثالاً على ذلك لأن الآخرين يمكنهم الوصول إلى هذه المعلومات وقراءتها واستخدامها.
التقاط وتخزين البيانات الصريحة لشركتك بشكل فعال.
يمكن للبيانات الصريحة أن تدفع نمو مؤسستك أو شركتك ، لذا فهي تستحق التقاطها وتخزينها. هيريس كيفية القيام بذلك:
توثيق عملك بدقة:
عندما تعمل على شيء جديد ، حاول كتابة وجمع الحقائق الحيوية الصريحة كوثائق أو كتب واحتفظ بها محدثة. أيضًا ، راجع قائمة الوثائق الخاصة بك واملأ فجوات البيانات ، مثل:
- استفسر عن فجوات البيانات والتحديثات مع موظفيك.
- افحص تعليقات المستهلكين لمعرفة أين يحتاجون إلى معلومات إضافية.
- قم بتقييم أداء الفرق التي قد تستخدم المزيد من المعلومات.
إنشاء إرشادات إنشاء محتوى صريح:
البيانات الصريحة هي مورد ديناميكي يتغير مع تأثير الموظفين وأعضاء الفريق على تطوير شركتك وهيكلها. مع نمو شركتك ، يعد هيكل إنتاج المحتوى وتطويره أمرًا حيويًا.
بدون بنية يتبعها فريق إنشاء المحتوى بأكمله ، سيكتب الموظفون تنسيقات وأنماط مختلفة ، مما يعيق سير العمل. أنت بحاجة إلى حل قوي لإدارة المعرفة يمنحك تحكمًا كاملاً في التنسيق والتنظيم لضمان توثيق موحد.
تجزئة وثائق قاعدة البيانات:
ليس من الممتع أن تتصفح بحرًا من البيانات والمستندات في مكتبة شركتك للحصول على القليل من المعلومات. مع نمو مؤسستك ، قد تصبح الوثائق المخزنة متشابكة ، مما يجعل من الصعب العثور على ما تحتاجه أنت أو فريقك.
إذا كانت المعلومات الصحيحة غير متوفرة عند الحاجة ، فهي غير مجدية لموظفيك وعملائك. الحل هو تجزئة وتصنيف قاعدة بيانات كاملة بشكل صحيح منذ البداية.
لماذا من الجيد لعملك تسجيل المعرفة الصريحة؟
الآن بعد أن حددناها ، قد تتساءل لماذا يجب عليك جمع ومشاركة البيانات الصريحة. فيما يلي الأسباب الرئيسية:
إنشاء قاعدة معارف الموظف.
يمكن أن يساعد إنشاء قاعدة بيانات داخلية مع معلومات الشركة والمنتج والخدمة وإتاحتها للموظفين في مساعدة شركتك بعدة طرق. يمكن للموظفين الحاليين صقل معارفهم وقدراتهم أثناء تدريب أشخاص جدد.
عندما يكون لمؤسستك وثائق بيانات داخلية ، فمن السهل التعرف على حالتها ، ومشاريعها الجديدة ، وما إلى ذلك. سيكون لديهم أيضًا إمكانية الوصول إلى المعلومات والموارد اللازمة لاتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاءً لشركتك.
تحسين خدمة العملاء والتواصل.
يؤدي توثيق البيانات الصريحة لشركتك إلى تحسين تواصل الموظفين لأن الجميع يمكنهم عرض المعلومات نفسها وقراءتها وفهمها.
كما أنه يساعد موظفي الدعم على توفير رعاية أفضل للعملاء لأنه يمكنهم الوصول إلى جميع أنواع الحقائق والبيانات دون سؤال كبار السن. يمكنهم التواصل بوضوح ما يجب القيام به أو إصلاحه.
تعزيز المصداقية وتجنب الأخطاء.
تماشياً مع هدف التواصل الواضح ، فإن تدوين سياساتك وإجراءاتك كبيانات واضحة لفريقك سيقلل من احتمالية ارتكاب الموظفين للأخطاء. عند القيام بمهمة أو مساعدة أحد العملاء ، يمكن للموظفين الاطلاع على الوثائق الموجودة لمتابعة الإجراءات المناسبة والقيام بعملهم بشكل صحيح.
تتبع التقدم بسهولة وتجنب الازدواجية.
نظّم بيانات واضحة في قاعدة معلومات شركتك تحت اسم علامتك التجارية لتتبع العديد من المشاريع والمسؤوليات. لذلك ، يمكن توثيق حلول المنظمة واستخدامها مرة أخرى.
قد يتعلم الموظفون من انتصارات الآخرين بدلاً من حل الصعوبات المماثلة من البداية. يمكن أن يساعد هذا الفهم في ضمان عدم قيام أعضاء الفريق بتكرار الحقائق أو المعلومات الموثقة. سيكون هناك وقت أقل يضيع في إعادة العمل.
منع فقدان بيانات الشركة
كيف يمكن لتخزين البيانات الصريح أن يساعد مؤسستك على تجنب فقدان المعلومات؟ إذا غادر أحد الأعضاء المهمين في فريقك ، فيمكنهم إنشاء فجوة في البيانات ، خاصةً إذا كانوا هم الوحيدون الذين يعرفون كيفية التعامل مع جانب مهم من عملك. إذا قمت بتوثيق البيانات القيمة ، يمكنك التأكد من عدم حدوث ذلك ، ولا يمكن لأحد نسخها.
تحسين المنتجات والإجراءات.
تسمح لك البيانات الصريحة ببناء أساليب وإجراءات موحدة تساعد مؤسستك على التفوق. ما عليك سوى التقاط وحفظ وتنظيم ومشاركة المعرفة العامة لشركتك.
يمكنك استخدامه لإنتاج أفكار جديدة وتحسين عملك ، مما يضمن نموًا متسارعًا.
استراتيجيات إدارة البيانات الصريحة
يعد توثيق البيانات الصريحة وتعظيمها أمرًا صعبًا. يتطلب هذا التحدي التخطيط والاستراتيجية ونظام إدارة بيانات يمكن الاعتماد عليه لأنه يتيح لمؤسستك الاستفادة من معرفتها وتحقيق النجاح المالي بالكامل.
ضع أهدافًا واضحة لالتقاط البيانات ونقلها.
يجب عليك تحديد أهداف واضحة لالتقاط ونقل بيانات عملك الصريحة. تحديد متى وكيف تفقد مؤسستك الخبرة وما هي المعلومات التي يحتاجها موظفوك والتي تعتبر ضرورية. بناءً على هذه النظريات ، قم بإنشاء أهداف قصيرة وطويلة المدى.
سد فجوات البيانات بسرعة.
بعد ذلك ، تتبع فجوات المعلومات في قاعدة البيانات والمستندات التي تحتاج إلى تحديث ، كما قلنا. تعرف على الموضوعات المفقودة أو كيف يمكن تحسين نسخة واحدة. اسأل موظفيك عن المعرفة التي يريدون توثيقها. انظر إلى الإجراءات الخاصة بك لتحديد المهام التي يجب تسجيلها.
اختر أداة متطورة لجمع ومشاركة البيانات الصريحة.
لكن لنفترض أنك لا تملك الأدوات والحلول لجمع بياناتك وإظهارها بشكل جذاب. في هذه الحالة ، لا يمكنك إدارة بياناتك الصريحة. نظرًا لأن نظام إدارة البيانات ضروري لخطتك ، فأنت بحاجة إلى أداة لمساعدتك على إدارة البيانات مركزيًا مع السماح للمساهمين بالوصول إلى النظام.
جمع الملاحظات باستخدام التحليلات والميزات
لتصميم أكبر توثيق للموقع ، وتقييم نجاحه من خلال التحليلات المتعمقة وإعداد التقارير. اسأل المستهلكين أو زوار الموقع أو زملائك في الفريق عما إذا كانوا يجدون معلوماتك مفيدة وسهلة الفهم.
استنتاج
المستهلكون الذين يقدمون المعلومات بنشاط هم بيانات صريحة. غالبًا ما يتم تقديم الأسماء والجنس وعناوين البريد الإلكتروني وعناوين المنزل بعد أول معاملة للعميل أو عند الاشتراك في رسالة إخبارية أو معلومات أخرى عبر الإنترنت.
من خلال هذه البيانات ، يمكن للشركات تعديل الإعدادات لإعطاء خيارات من المحتمل أن تجذب المشترين ، مثل إبراز الموضات الشائعة في مواقعهم.
برنامج QuestionPro هو أكثر من مجرد برنامج مسح لأنه يوفر حلولًا لكل مشكلة وعمل. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا أدوات لإدارة البيانات مثل مكتبة الأبحاث الخاصة بنا ، InsightsHub.
تستخدم المنظمات في جميع أنحاء العالم أدوات وأنظمة إدارة المعرفة ، مثل InsightsHub ، لتحسين إدارة البيانات ، وتقصير الوقت المستغرق للحصول على رؤى ، واستخدام أفضل للبيانات التاريخية مع خفض التكاليف وزيادة عائد الاستثمار.