العاطفة وراء البريد الإلكتروني: كيفية إدارة الرسائل الصعبة في وقت صعب

هذا العام ألقى بنا جميعًا في حلقة على أقل تقدير. من الوباء والتأثير الاقتصادي الهائل والاضطرابات المدنية ، واجهتنا تحديات بعدة طرق ، سواء كبشر أو كمسوقين.

تميل صناديق البريد الإلكتروني بالفعل إلى الفوضى والإفراط في التحفيز ، ولم يكن هذا أكثر صحة مما هو عليه الآن. ومع ذلك ، لا يزال يتعين علينا التواصل — فكيف نفعل ذلك بطريقة إنسانية ومراعية وحساسة للفضاء الذي نتواجد فيه اجتماعيًا بينما نصل أيضًا إلى طلابنا وأعضاء هيئة التدريس والموظفين والخريجين لدينا بشكل فعال؟

في هذا المنشور ، سنستعرض قائمة مفيدة للتفكير في التأثير العاطفي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا بالإضافة إلى تقديم اقتراحات لتكييف رسالتك لتكون جذابة باحترام.

التخصيص: هل المحتوى الذي نرسله يساعد جمهورنا في الشعور بأنه مرئي؟

غالبًا ما يفكر المسوقون فيما إذا كان يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا شخصية أم احترافية. ولكن لكي نكون أكثر فاعلية ، يجب أن نفكر في الطريقة التي يساعد بها المحتوى الذي نرسله جمهورنا على الشعور بالاطلاع عليه. قد يكون من السهل الوقوع في نهج تكراري للمنصات الرقمية مع الكثير من الترويج أو الكثير من أساليب "لوحة الإعلانات".

النموذج الأخف الذي يمكنك اعتماده هو استخدام التخصيص أثناء صياغة بريدك الإلكتروني التالي ؛ تذكر أنك أنت ، الشخص الذي يكتب البريد الإلكتروني ، حتى لو كان نيابة عن قسمك أو مكتبك أو علامتك التجارية. تهدف جميع عمليات التخصيص إلى بناء الألفة مع المشتركين لديك. البريد الإلكتروني الجماعي ، بطبيعته ، ينزع الشخصية. لذلك ، عندما نبدأ من تلك القاعدة ، علينا أن نعمل لمحاولة إعادة تخصيصها.

في كثير من الأحيان ، كبشر ، عندما تذهب احتياجاتنا غير مرئية وغير مسموعة ، نشعر بالوحدة. تذكر هذا عند صياغة رسالتك الإلكترونية التالية يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. تذكر:

• الصلة - تعرف على احتياجات القارئ.
• الانتماء - كيف يمكنك تعزيز هذه الحاجة الإنسانية الأساسية؟ فكر في الوراء من المشاعر المتوقعة أو المرغوبة التي يثيرها بريدك الإلكتروني.

بعض الأفكار هنا: هل يشعر جمهورك بالعزلة؟ قدم بعض الطرق للاتصال. ربما يشعرون بالإرهاق؟ شارك بعض الأدوات للمساعدة في إدارة توترهم.

حتى بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمعاملات أو الإلزامية التي يمكن أن تحد من إبداعك ، فإننا نقترح أن تكون مقتضبًا ومختصرًا لتجنب زيادة شعورهم بالارتباك والتواصل باحترام.

خلاصة القول: في نهاية اليوم ، تحدث مثل الإنسان.

الإيقاع: كم مرة يجب أن نرسل؟

بالنسبة لجميع المؤسسات ، من المهم التفكير في عدد المرات التي ترسل فيها رسائل البريد الإلكتروني ، وعدد المرات التي ترسل فيها الأقسام الأخرى رسائل بريد إلكتروني ، وما إذا كان هذا القدر من الاتصالات سيشعر بالارتباك إذا كانت هذه علاقة إنسانية غير متصلة بالإنترنت.

ستكون هناك دائمًا محاذير لذلك ، سواء كنت تتواصل بشأن تغيير جدول الفصل الدراسي في اللحظة الأخيرة أو موقف سريع التطور قد يحتاج إلى إيقاع سريع للتحديثات المستمرة.

بخلاف ذلك ، يعكس التواصل عبر البريد الإلكتروني التجربة البشرية. يجب أن يعكس العلاقات الإنسانية الصحية. تراجع خطوة إلى الوراء واسأل ، "إذا كنت أسمع من شخص ما كل يوم ، فهل سيشعر ذلك بالفائدة أم أنه متعجرف؟"

من العدل أن نفترض أن جمهورك يتلقى المئات ، إن لم يكن الآلاف ، من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بهم كل أسبوع. مع وضع هذه المساحة المزدحمة في الاعتبار ، نشجعك على التوقف مؤقتًا وتقييم ما ترسله من خلال الأسئلة التالية:

• هل هذا ينتمي إلى البريد الإلكتروني؟ هل هناك قناة أخرى يجب أن نفكر فيها؟
• كم عدد القوائم الأخرى (عبر المؤسسة بأكملها) التي يمكن أن يكون المستلمون فيها؟
  • هل لديك عملية أو أداة لمعرفة عدد الرسائل التي يتلقونها من شركتك؟ إذا لم يكن كذلك ، فهل يجب أن تبحث عن واحد؟
• هل تقوم أنت أو الأقسام الأخرى بتكرار الجهود؟ هل يمكنك الجمع أو التعاون إذا كان الأمر كذلك؟
• ما نوع النغمة التي تثيرها هذه الرسالة بناءً على وقت الإرسال؟ (على سبيل المثال ، إرسال صباح أحد أيام الأسبوع مقابل عطلة نهاية الأسبوع)

الخلاصة: إن البريد الوارد غير المزعج سيقطع شوطًا طويلاً لبناء حسن النية مع جمهورك. قد يكون من المفيد استخدام الصيف لترى كيف يمكنك تدقيق وتقييم إيقاعك.

التقسيم: من يحتاج إلى الحصول على هذا ومن يمكنه الاستغناء عنه؟

يُعد التقسيم أداة قوية لمساعدتك في تحديد من يحتاج إلى تلقي بريدك الإلكتروني ومن يمكنه الاستغناء عنه. يسمح لك بتخصيص إرسالك بناءً على الجغرافيا وسنة الفصل والتخصص والجغرافيا والمزيد. فكر في جزء مثل فصل دراسي أصغر بكثير ؛ يسمح لك بالاهتمام بالاحتياجات المحددة لأولئك الذين ترسل إليهم بطريقة أكثر تفصيلاً وحميمية ويسمح لك بتكييف نهجك بشكل أكثر فعالية وحرية.

يمكنك أيضًا تخصيص رسالتك بناءً على الاهتمام ، ومن المتفاعل ، ومن الذي تم ضبطه ، ومن لم يفتح رسائلك الإلكترونية ، والمزيد. بشكل عام ، يجعل التقسيم من السهل عليك أن تكون إنسانًا وشخصيًا وملائمًا ومراعيًا لكل ما ترسله.

خلاصة القول: كلما كانت معلوماتك شخصية ومباشرة وذات صلة ، زادت الثقة وحسن النية والإيمان الذي ستنشئه مع الأشخاص الذين ترسل إليهم.

نصيحة احترافية: إليك كيفية بدء إعداد المقاطع في Emma.

إمكانية الوصول: هل أفكر في جميع الطرق التي قد يتلقى بها الأشخاص المحتوى الخاص بنا؟

الآن دعنا نأخذ في الاعتبار جميع الطرق التي يستهلك بها الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. أحد الأسئلة الأولى التي تطرحها على نفسك هو ، "هل المحتوى الخاص بي منطقي بدون أي صور؟"

يمكن أن يؤدي الاعتماد المفرط على الصور إلى تنفير القراء الذين يستهلكون المحتوى عبر برامج قراءة الشاشة. في كثير من الأحيان ، يمكن أن تكون الصور أكثر تفسيرية من النص. لذلك ، تتمثل إحدى توصياتنا في استخدام النص للتعبير عن جوهر المحتوى الخاص بك وتقديم المزيد من الوضوح ، واستخدام الصور كطريقة لإبراز شيء ما أو تفصيله. ولا تنس إنشاء نص بديل قوي ووصفي يكون منطقيًا عند قراءته بصوت عالٍ.

المجالات الأخرى التي يجب مراعاتها في إمكانية الوصول هي:

• مقاطع الفيديو - تحقق جيدًا من التسميات التوضيحية والنصوص. في بعض الأحيان ، ينتج عن التجميع التلقائي للتعليقات التوضيحية على Facebook أو YouTube أخطاء.
• رسومات الوسائط الاجتماعية - ما هو نوع الاعتبارات المرئية والنسخ والعرض واللغة التي تتطلبها منشوراتك؟
• أي شيء متعلق بـ COVID-19 - هل المحتوى الذي تشاركه سيثير رد فعل عاطفي؟ هل ترسل العديد من الرسائل باستخدام "COVID-19" بحيث تخاطر بإزالة حساسية جمهورك؟ هذا الاعتبار ليس هو الفكرة التقليدية لإمكانية الوصول ، ولكن لا يزال يتعين علينا النظر في مدى ملاءمة اللغة والرسائل والمرئيات خلال هذا الوقت الاستقطابي والصعب ، وكيف يمكن أن تؤدي كل هذه الأشياء إلى استجابة مؤلمة أو عاطفية.

الخلاصة: في بعض الأحيان ، يمكن أن تكون إمكانية الوصول بسيطة مثل الاقتراب من كل ما نخلقه باحترام ولطف. بدلاً من إضافة الإلحاح أو الخوف من فقدان اللغة ، اختر التخفيف من القلق وحاول أن تجعل جمهورك يشعر بالخصوصية من خلال محتوى مدروس وشخصي.

قنوات الاتصال: هل البريد الإلكتروني هو الوسيلة المناسبة لهذه الرسالة؟

في حين أن البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر فعالية للوصول إلى جمهورك ، فقد تكون طرق الاتصال الأخرى عملية أيضًا وغالبًا ما تعمل بشكل أفضل بالتنسيق مع بعضها البعض.

على سبيل المثال ، أرسلت جامعة تينيسي استبيانًا بسيطًا من سؤال واحد إلى الطلاب لمعرفة حالة جمهورهم في الأيام الأولى للوباء. ثم قرروا أنه سيكون من الأفضل أن يقضي أعضاء هيئة التدريس والموظفون ، بما في ذلك رئيسهم ، وقتًا في الاتصال بكل طالب على حدة لمعرفة كيف يفعلون ، وما هي الأسئلة التي لديهم ، وكيف يمكن أن تساعد UT.

كان هذا تنسيقًا إنسانيًا ولطيفًا للتفاعل أكثر من البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنهم كانوا قادرين على استخدام البريد الإلكتروني كطريقة لبدء تلك المحادثة مع الاستطلاع.

في ضوء الكيفية التي يغير بها الوباء كيفية تواصلنا وكيف يعمل المجتمع ، من المهم بشكل خاص تحطيم الجدران واكتشاف طرق جديدة للظهور لمجتمعاتنا في الحرم الجامعي وعبر الإنترنت. قد تبدو الطريقة التي عرّف بها قادة الحرم الجامعي "المهنية" و "الملائمة" قبل عام مختلفًا تمامًا. ونحن ندعو إلى أنه يجب أن يبدو مختلفًا.

قد يعتقد المرء أن الرسائل المباشرة من طالب أو ولي أمر على منصة وسائط اجتماعية غير مناسبة. لكن دعنا نعيد التفكير في ذلك: لقد أُعطيت للتو فرصة للتواصل! حتى لو لم يكن ذلك مثاليًا من منظور سير عمل الدعم ، فيمكنك حينئذٍ توصيلهم بالشخص المناسب.

يمكنك أيضًا اتباع هذا النهج الشخصي في بريدك الإلكتروني ، وتشجيع المشتركين على الرد على استعلام معين وليس مجرد استهلاك آخر تحديث لك.

مناطق الراحة مهمة ، وهذا النهج مختلف بالتأكيد في الفصل الدراسي الرقمي. ولكن إذا كان الهدف هو خلق شعور بالانتماء ، فقد يحتاج ذلك إلى البدء في منصات أخرى لجعل البريد الإلكتروني يعمل بالطرق التي يحتاجها.

خلاصة القول: قم ببناء شبكة متماسكة من الاتصال عبر الأنظمة الأساسية في محاولة للتواصل مع جمهورك في أي مكان يشعر فيه بالراحة وفي أي مكان يشعر فيه بأكبر قدر من الفعالية.

يتم إحتوائه

في حين أن البريد الإلكتروني هو استراتيجية وأداة اتصال رقمية ، فإننا لا نزال متجذرين في نفس الإنسانية والأهداف التي نضعها لمؤسساتنا. يجب أن يكون جوهر كونك إنسانًا ومتعاطفًا هو المبدأ التوجيهي لكيفية تواصلنا مع الناس خلال هذا الوقت ، من خلال البريد الإلكتروني على وجه الخصوص.

نأمل أن يكون هذا المنشور (الذي تم تجميعه بدقة في قائمة مرجعية PDF قابلة للطباعة أدناه) مفيدًا لأننا نحاول جميعًا الظهور رقميًا وفي الحياة الواقعية ، كبشر أولاً ثم المسوقين ثانيًا.