كيف ولماذا إدارة البيانات

تعتمد الشركات على البيانات لبناء ذكاء الأعمال وتحسين عملياتها وتحقيق المزيد من الإيرادات. ومع ذلك ، فإن بيانات الفرص التي تجلبها تأتي مع مخاطر.

عندما لا تتم إدارة البيانات بشكل صحيح ، يمكن أن تتدهور ، أو تصبح غير قابلة للاستخدام ، أو حتى تضيع ، مما يؤدي إلى الإضرار بالعمل التجاري الذي كان من المفترض في الأصل دعمه.

لذلك فإن الإدارة السليمة للبيانات أمر بالغ الأهمية لنجاح الأعمال.

ما هي إدارة بيانات CRM؟

إدارة بيانات CRM هي ممارسة لجمع بيانات إدارة علاقات العملاء (CRM) والتحقق منها وتخزينها واستخدامها لدعم العمليات التجارية والوصول إلى أهداف العمل. تحدث الإدارة الجيدة لبيانات CRM بطريقة آمنة وفعالة ، مما يسمح للشركات بالاستفادة إلى أقصى حد من بياناتها مع الحفاظ على فعاليتها من حيث التكلفة والعمل وفقًا لجميع لوائح البيانات.

مطلوب استراتيجية مدروسة جيدًا لتشمل العديد من وظائف إدارة البيانات المختلفة ، مثل:

• جعل البيانات في متناول الأشخاص المناسبين
• تحديث البيانات باستمرار
• تنظيم وتخزين البيانات في السحابة و / أو في أماكن العمل
• حماية خصوصية البيانات
• تأمين البيانات
• تقديم خيارات النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات
• حذف البيانات عند الحاجة لتظل متوافقة مع قوانين ولوائح الخصوصية العالمية

تتم هذه الوظائف أو الأنشطة عبر أدوات ومنصات مختلفة ، والتي تشكل معًا نظام إدارة البيانات.

من المهم ملاحظة أن إدارة البيانات تشمل إدارة جميع أنواع البيانات ، وليس فقط بيانات CRM. كما يشرف على سجلات الموظفين والبيانات المرجعية وبيانات البحث والتقارير وبيانات كشوف المرتبات وأنواع أخرى من البيانات الداخلية والمعلومات الخارجية.

على هذا النحو ، تؤثر إدارة البيانات على كل شخص يتفاعل مع البيانات التي تخزنها شركتك.

أهمية إدارة البيانات

أصبحت البيانات أحد الأصول الأساسية في العديد من الشركات. تستخدم الشركات البيانات لتوجيه الحملات التسويقية وتحسين خدمة العملاء وتحسين سير العمل واتخاذ قرارات تجارية عالية المستوى.

هذا الاستخدام المكثف للبيانات (وحتى الاعتماد عليها) يعني أن الإدارة السليمة للبيانات أمر بالغ الأهمية. بدونها ، إنها مسألة وقت فقط قبل أن تظهر مشكلات جودة البيانات وتؤدي إلى مشاكل على جميع مستويات مؤسستك.

يمكن أن تؤدي البيانات غير المتسقة أو غير الكاملة أو غير الصحيحة إلى:

• فرق المبيعات ليس لديها تفاصيل كافية لإغلاق الصفقات.
• عدم قدرة فرق التسويق على إنشاء حملات فعالة وموجهة.
• دعم العملاء غير قادر على تقديم مساعدة مخصصة.
• اتخاذ الإدارة قرارات إستراتيجية بناءً على معلومات خاطئة.

وإذا لم يكن لديك إعداد لعملية إدارة بيانات مناسبة ، فلن يمر وقت طويل قبل أن يصبح من الصعب التعامل مع كل تلك البيانات التي تجمعها وتبدأ في تناول المزيد من مواردك بدلاً من مساعدتك في الأداء بشكل أفضل.

باختصار ، بدون إدارة بيانات مناسبة ، فإنك تخاطر بخسارة الوقت والمال وحتى سمعة علامتك التجارية.

علاوة على ذلك ، يقع على عاتق الشركات التزام قانوني بالحفاظ على أمان بياناتها والامتثال للوائح الخصوصية مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا. إدارة البيانات أمر بالغ الأهمية للبقاء في الامتثال لهذه اللوائح.

فوائد إدارة البيانات

تتعدى أهمية إدارة البيانات المناسبة منع المشكلات. تجلب إستراتيجية إدارة البيانات القوية الكثير من الفوائد معها.

نجاعة

من خلال الحفاظ على جودة بياناتك وتنظيمها جيدًا ، يصبح استخدامها أسهل بكثير للجميع في مؤسستك. يمكن للأشخاص الاعتماد على البيانات ذات الصلة بمهامهم ، وإجراء التحليلات ، واقتراح التحسينات دون الحاجة إلى الاعتماد على متخصصي البيانات لتفسيرها بالكامل.

سمعة

تحمل جميع سجلات العملاء والمحتملين مسؤوليات كبيرة. احتفظ بها في مكان آمن ، وستحافظ على ثقة أولئك الذين يعملون معك ويشترون منك. ولكن إذا حدث خطأ ما ، فإن هذا الانتهاك الأمني ​​أو فقدان البيانات أو انتهاك الخصوصية سيؤثر على سمعتك.

تضمن الإدارة المتسقة لبيانات CRM أن خصوصية البيانات وأمانها من الأولويات الثابتة ، مما يحمي سمعتك في هذه العملية.

التنافسية

جمع مجموعات كبيرة من البيانات شيء ، لكن استخدامها بكفاءة شيء آخر. يمكن أن تمنحك استراتيجية إدارة بيانات CRM الموجهة نحو الهدف ميزة تنافسية من خلال تزويدك بالرؤى التي تسمح لك بتحسين عملياتك الداخلية ، فضلاً عن جهود التسويق والمبيعات.

الفعالية من حيث التكلفة

عندما يتم توثيق تدفقات البيانات بشكل صحيح ويتم تبسيط البيانات لتوفير مصادر واحدة للمعلومات الموثوقة عبر الأدوات ، يصبح من الأسهل بكثير إنشاء عمليات متكررة وتجنب تشغيل نفس أنواع التحليل مرارًا وتكرارًا. (ناهيك عن الموارد التي تحفظها عن طريق تجنب تكرار البيانات.)

أنواع إدارة البيانات

نظرًا لكونه مجالًا كبيرًا ، فهناك أنواع مختلفة من إدارة البيانات التي يأتي كل منها بمجموعة من المسؤوليات الخاصة به.

مراقبة البيانات

تشير إدارة البيانات إلى مجموعة المبادئ والإجراءات والسياسات التي تحدد كيفية إدارة الشركة لبياناتها في كل مرحلة من مراحل دورة حياة البيانات ، من لحظة جمع البيانات إلى مكان وكيفية تخزينها ، وإتاحة الوصول إليها واستخدامها ونقلها ، و (من المحتمل) حذفها.

كل شركة لديها إطار حوكمة البيانات الخاص بها بناءً على أهداف عمل الشركة واحتياجات البيانات. قد يكون لدى الشركات الكبرى حكام بيانات مخصصون يشرفون على مضيفي البيانات وفرق أمان البيانات وغيرهم من المتخصصين في إدارة جودة البيانات وإدارتها ، بالإضافة إلى أي شخص آخر يلعب دورًا في حماية جودة البيانات وأمانها.

الإشراف على البيانات

مضيف البيانات هو الشخص الذي ينفذ ويفرض سياسات حوكمة البيانات عبر الشركة. إنهم لا يضعون القواعد ، لكن تأكدوا من اتباع الإرشادات وتنفيذ أفضل الممارسات.

في كثير من الأحيان ، يكون المسؤولون عن البيانات مسؤولين أيضًا عن ضمان جودة البيانات. ولكن في الشركات الكبيرة ، قد يكون هناك مديرو جودة بيانات مخصصون يساعدون في هذه المهمة.

هندسة البيانات

حيث تحدد حوكمة البيانات قواعد إدارة البيانات داخل الشركة ، تركز بنية البيانات على توفير البنية التحتية التكنولوجية التي تسمح بإدارة البيانات وفقًا للمبادئ الموضوعة.

أمن البيانات

يتعلق أمن البيانات بجميع العمليات التي تضمن حماية بيانات الشركة ، مثل:

• تشفير البيانات
• صلاحية التحكم صلاحية الدخول
• منع سرقة البيانات
• الحماية ضد النقل العرضي أو الحذف
• الحماية ضد تلف البيانات
• عمليات النسخ الاحتياطي والاسترداد

لا تشرف فرق أمان البيانات على البيانات الفعلية فحسب ، بل تتأكد من أن الأجهزة والبرامج التي تعمل عليها تلك البيانات آمنة.

تحضير البيانات

يتكون إعداد البيانات من تحديد البيانات الأولية والتحقق من صحتها وتنظيفها وتحويلها بحيث تصبح قابلة للاستخدام للتحليل وكمصدر لذكاء الأعمال. غالبًا ما يتضمن أيضًا دمج البيانات من مصادر مختلفة.

نمذجة البيانات

توثق نمذجة البيانات العلاقات بين البيانات المختلفة وكيف تنتقل البيانات عبر الشركة ، سواء ضمن أدوات محددة أو عبر الأنظمة التنظيمية.

إدارة البيانات الرئيسية

تركز إدارة البيانات الرئيسية على التأكد من أن الشركة تعمل دائمًا مع معلومة واحدة وموثوقة وحديثة وموثوقة. هذا يعني سحب البيانات من جميع مصادر البيانات المختلفة وتقديمها كمصدر واحد يمكن استخدامه وجدير بالثقة. يتضمن أيضًا التأكد من تمثيل البيانات بنفس الطريقة النوعية عبر أنظمة وأدوات مختلفة.

إدارة مخازن البيانات

تحدد إدارة مستودع البيانات كيفية تخزين بيانات الشركة فعليًا و / أو في السحابة. يوفر ويشرف ويتعامل مع البنية التحتية التي يتم فيها جمع البيانات الأولية وتنظيمها.

إدارة البيانات الضخمة

تشير إدارة البيانات الضخمة إلى كيفية قيام الشركة بجمع وتخزين كميات هائلة من البيانات الأولية والمنظمة بحيث يمكن للفرق في جميع أنحاء الشركة استخدام هذه البيانات لتحسين عملياتها واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات.

أفضل ممارسات إدارة البيانات

ستبدو إدارة البيانات مختلفة من شركة إلى أخرى اعتمادًا على أهداف العمل واحتياجات البيانات. ومع ذلك ، هناك بعض أفضل الممارسات التي تريد وضعها في الاعتبار بغض النظر عن السياسات والإجراءات التي تقرر تنفيذها.

تحديد أهداف العمل

كما هو الحال مع معظم المهام الكبيرة في عملك ، يجب أن تدعم ممارسات إدارة البيانات أهداف عملك. هذا يعني أنك بحاجة إلى تحديد البيانات التي تحتاجها من أجل الأداء بكفاءة وفعالية ، وكذلك كيفية تخزين هذه البيانات واستخدامها على أفضل وجه.

قد يؤدي جمع الكثير من البيانات إلى إجهاد مواردك وصرف التركيز بعيدًا عن الأشياء التي ستساعدك حقًا على تحريك الإبرة. قد يؤدي جمع القليل جدًا من البيانات إلى تفويت الفرص أثناء قيامك بتطوير إجراءات وسير عمل أكثر تفصيلاً.

إعطاء الأولوية لأمن البيانات

بغض النظر عن أهداف عملك ، يجب أن يكون الحفاظ على أمان بياناتك دائمًا أولوية. من المهم العمل بنشاط على هذا وليس مجرد اتخاذ إجراء عند حدوث خرق. قم بإنشاء خطة صيانة لأمن البيانات تسمح لفريقك باكتشاف المخاطر الأمنية وحلها بشكل وقائي.

أمن البيانات ليس فقط مسؤولية فريق إدارة البيانات الخاص بك. يجب أن يكون كل شخص في الشركة يتعامل مع البيانات مزودًا بمعرفة أفضل ممارسات أمان البيانات. من الناحية المثالية ، يحدث هذا من خلال التدريب المستمر والتواصل حول أحدث التهديدات ، مثل تقنيات التصيد الاحتيالي وهجمات برامج الفدية.

ركز على جودة البيانات

لحماية جودة بياناتك ، تحتاج إلى تعريف واضح لما تبدو عليه البيانات عالية الجودة داخل شركتك. بمجرد وضع هذه المعايير ، ضع خطة لمراقبتها باستمرار. تحقق من الدقة والتلف المحتمل للبيانات حتى تتمكن من إصلاح الأخطاء بمجرد ظهورها.

فيما يلي بعض مقاييس جودة البيانات التي يمكنك تضمينها:

• الدقة: ما مدى صحة البيانات؟
• الصلة: ما مدى صلة البيانات بأهداف عملك؟
• الاكتمال: هل ينقص أي شيء يمنع البيانات من أن تكون قابلة للاستخدام؟
• إمكانية الوصول: هل يتمتع كل من يحتاج إلى الوصول إلى هذه البيانات بإمكانية الوصول؟
• التناسق: هل يتم تنسيق بياناتك بنفس الطريقة عبر مصادر البيانات والأنظمة؟

في هذا الصدد ، من المهم أن تكون أفضل ممارسات إدارة البيانات معروفة في جميع أنحاء الشركة حتى يتمكن الجميع من القيام بدورهم في الحفاظ على نظافة البيانات قدر الإمكان. يمكنك أيضًا تحديد إرشادات إدارة البيانات الخاصة بالأداة ، مثل أفضل ممارسات إدارة بيانات CRM ، طالما أنها لا تتعارض مع سياسات إدارة البيانات الشاملة.

تطوير إستراتيجية النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات

في حالة الطوارئ ، يمكن أن تساعدك إجراءات النسخ الاحتياطي والاسترداد المفصلة في تشغيل أنظمة البيانات الخاصة بك بسرعة. كما أنها تضمن لك إمكانية العودة مباشرة إلى العمل باستخدام البيانات عالية الجودة التي عملت بجد لجمعها وصيانتها.

لإعداد فريقك على أفضل وجه ، حدد الخطأ الذي يمكن أن يحدث مسبقًا وحدد كيفية التعامل مع كل سيناريو. حدد نهجًا تدريجيًا واستخدم المخططات الانسيابية لتوضيح ما يجب أن يحدث (ومتى) بصريًا حتى يعرف الجميع ما يجب فعله عند الضغط.

من الجيد أيضًا تسجيل كيفية عمل جميع أدوات إدارة البيانات وكيف تبدو سير العمل بينها. هذا يجعل من السهل استكشاف الأخطاء وإصلاحها بطريقة مستهدفة وتشغيل إجراءات الاسترداد عند الحاجة فقط.

عندما يتعلق الأمر بتخزين بياناتك بشكل آمن ، فإن منهجية 3-2-1 شائعة الاستخدام والموصى بها. تقول لتخزين ثلاث نسخ من بياناتك باستخدام طريقتين مختلفتين للتخزين ، إحداهما خارج أماكن العمل. يضمن هذا النظام أن يكون لديك دائمًا نسخة من بياناتك المتبقية في حالة فقد أو إتلاف طريقة التخزين أو الموقع.

اجعل البيانات قابلة للاستخدام

بيت القصيد من إدارة البيانات الخاصة بك بشكل صحيح والحفاظ عليها آمنة حتى يمكن أن تكون مفيدة لشركتك. هذا يعني أنه يجب أن يكون في متناول المستخدمين ويمكن استخدامه بسهولة. قد يعمل تصميم قاعدة بيانات معينة بشكل جيد لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك ، ولكنه قد يكون مربكًا للمستخدمين الآخرين.

عند تطوير ممارسات إدارة البيانات الخاصة بك ، ضع دائمًا المستخدمين النهائيين في الاعتبار وتأكد من تجربة مستخدم سلسة لهم. قد لا تحصل دائمًا على هذا بشكل صحيح من البداية ، ولهذا السبب من المهم جمع التعليقات وإجراء التعديلات حسب الحاجة.

في النهاية ، يمكن أن تعمل بياناتك من أجلك فقط بقدر ما يمكن لأعضاء فريقك العمل مع البيانات.

استخدم برامج إدارة البيانات القوية

يعد اتباع أفضل ممارسات إدارة البيانات أسهل عند استخدام برنامج إدارة البيانات المصمم لدعم أفضل الممارسات هذه. ستعتمد الأداة المناسبة لك على أهداف شركتك واحتياجاتها من البيانات ، ولكن إليك بعض الأشياء التي تريد دائمًا أن تمتلكها أداة إدارة البيانات:

• واجهة سهلة الاستخدام
• ميزة تنظيف البيانات
• وظيفة الاسترداد
• قابلية التوسع
• خيارات قابلة للتخصيص

دليل خطوة بخطوة لإدارة البيانات الفعالة

أصبحت إدارة البيانات جانبًا لا مفر منه في إدارة الأعمال التجارية في عالم اليوم القائم على البيانات. ومع ذلك ، ليس من السهل القيام بذلك بشكل صحيح.

نظرًا لأنها تشمل العديد من الطرق المختلفة لمعالجة البيانات ، يمكن بسهولة أن تصبح إدارة البيانات فوضوية وتؤثر على جودة بياناتك بطريقة سلبية.

لهذا السبب أنشأنا دليلنا The Dirt on Data Quality. يمنحك إرشادات خطوة بخطوة لإنشاء إستراتيجية فعالة لإدارة البيانات حتى تتمكن من التأكد من أن بياناتك تعمل لصالحك ، وليس ضدك.