كيفية إنشاء سياسة بطاقة ائتمان فعالة للشركات ولماذا هي مهمة

تحمي سياسة بطاقة ائتمان الشركة مؤسستك وأمنها المالي وموظفيها. ولكن ما الذي يجب أن تتضمنه سياسة ائتمان الشركات؟ هل توجد أفضل ممارسات سياسة بطاقة ائتمان الشركات التي يمكنك التعلم منها؟

إذا كنت تبحث عن إجابات حول أي شيء يتعلق بسياسات ائتمان الشركات ، فأنت في المكان الصحيح! سنغطي ما يلي:

• ما هي سياسة بطاقة ائتمان الشركات؟
• لماذا سياسة ائتمان الشركات مهمة؟
• كيف تنشئ سياسة ائتمانية للشركات؟
• كيف تشرف على استخدام بطاقة ائتمان الشركات للموظفين؟
• كيف تبدأ في سياسة بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك؟

جاهز للغطس؟ لنذهب!

ما هي سياسة بطاقة ائتمان الشركات؟

سياسة بطاقة ائتمان الشركة عبارة عن مجموعة من الإرشادات التي تساعد المديرين والموظفين على فهم قواعد الاستخدام المناسب لبطاقات ائتمان الشركات. يضمن استخدام أفضل الممارسات لسياسة بطاقات الائتمان الخاصة بالشركات معاملة متساوية لجميع الموظفين ويحمي مؤسستك من إساءة استخدام بطاقات الائتمان وسوء الفهم.

باختصار ، إذا قمت بإصدار بطاقات ائتمان للشركات بأسماء موظفين ، فأنت بحاجة إلى سياسة بطاقة ائتمان الشركة لحماية مؤسستك وموظفيك. توجه إلى القسم التالي لمعرفة السبب.

لماذا تعتبر سياسة بطاقة ائتمان الشركات مهمة

تختلف بطاقة ائتمان الشركة عن بطاقة الموظف الخاصة. فاتورة بطاقة ائتمان الشركة تأتي إليك (المالك / المدير) أو مسؤول تنفيذي للمحاسبة داخل مؤسستك. قد تكون بعض نفقات الموظفين معفاة من الضرائب ، وقد لا تكون النفقات الأخرى التي من المحتمل أن يقوموا بها للمشتريات التي ترغب شركتك في دفعها. لذلك عليك أن تكون واضحًا جدًا بشأن ما يمكن اعتباره مصروفًا تجاريًا مشروعًا يمكن للموظفين استخدام بطاقاتهم للدفع مقابله. هذا يشكل الأساس لسياسة ائتمانية جيدة للشركات.

هناك فوائد متعددة لوجود سياسة بطاقة ائتمان قوية للشركات. وهنا عدد قليل:

• ضمان الفهم: لماذا يمنح عملك بطاقات الشركات للموظفين؟ عادةً ما يتم استخدام بطاقات الشركات فقط لأغراض محددة (على الرغم من أن هذه قد تختلف قليلاً حسب الموظف أو القسم). سفر الموظفين هو أحد الأمثلة الواضحة. عندما يسافر عمالك في أعمال الشركة ، فقد يستخدمون بطاقات الشركة الخاصة بهم لدفع تكاليف السفر جواً ، والنقل البري ، والوجبات ، والفنادق ، وما شابه ذلك. يمكن للموظفين الذين يعملون بشكل أساسي في المكتب استخدام بطاقة الشركة لدفع ثمن وجبات الطعام مع العملاء والاشتراكات والإمدادات لاحتفالات الفريق. قد تأتي هذه النفقات مع حدود الإنفاق أو قيود أخرى. كيفما كنت تتصور موظفيك يستخدمون بطاقات الشركة الخاصة بهم ، يجب عليك توضيح ذلك في سياسة واضحة.
• أهلية المخطط التفصيلي: يجب إصدار بطاقة شركة للموظفين الذين لديهم استخدام واضح لأحدها. عادة ما يكون من المنطقي إصدار بطاقات لمجموعات أو فئات من الموظفين. يمكن تحديد ذلك من خلال الوصف الوظيفي ، مثل مندوبي المبيعات ، أو المسؤولية ، مثل مندوبي المبيعات الذين يسافرون بمفردهم بشكل متكرر. تقدم العديد من بطاقات الشركات اليوم أيضًا بطاقات فعلية أو افتراضية يمكن إصدارها مؤقتًا ، مثل عندما يقوم موظف في المكتب بجدولة رحلة عمل لمرة واحدة أو عندما يحتاج المدير إلى شراء معدات أو لوازم لمشروع جديد.
• صِف مسؤوليات حامل البطاقة: لا تترك هذا للصدفة. الموظفون الذين يحملون بطاقات الشركات لديهم إذن لإنفاق أموال الشركة. تأكد من فهمهم لسياسة بطاقة شركتك والامتيازات والمسؤوليات التي تجلبها هذه البطاقات. يتضمن ذلك اتباع جميع الإرشادات للاستخدام السليم بالإضافة إلى التخزين الآمن والإبلاغ عن البطاقات المفقودة أو في غير مكانها.
• توضيح ملكية المكافآت: تحصل العديد من بطاقات الشركات على "نقاط" عند استخدامها ، مع استرداد نقدي أو مكافآت سفر مع استرداد النقاط. تأكد من أن الموظفين يفهمون ما إذا كانوا هم أو الشركة سيطالبون بملكية هذه المكافآت.
• اشرح متطلبات الإبلاغ: يعد استخدام بطاقة ائتمان الشركة راحة للموظفين ، حيث يستبدل الحاجة إلى إنفاق الأموال الشخصية وانتظار السداد. ومع ذلك ، يجب تتبع النفقات عبر بطاقة الشركة وتصنيفها. دع الموظفين يعرفون ما إذا كنت تريد منهم جمع كل إيصال وإرساله إذا كان يجب عليهم تقديم تقارير نفقات رسمية ، وإذا كان الأمر كذلك ، فكم مرة ينبغي عليهم القيام بذلك.
• وصف الاستخدامات الطارئة ، إن وجدت: تُستخدم بطاقات الشركات عادةً لتغطية نفقات الأعمال المشروعة المعتمدة مسبقًا. (ربما لن يحتاج الموظفون إلى طلب إذن لكل استخدام طالما كانت النفقات تندرج ضمن الفئات المعتمدة عمومًا ، مثل تذاكر الطيران أو الفنادق.) ومع ذلك ، في بعض الأحيان ، قد يواجه الموظفون الذين يسافرون في أعمال الشركة موقفًا غير عادي ، مثل الأمتعة المفقودة أو المسروقة أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة. يجب أن توضح سياسة بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك النفقات الطارئة المقبولة عمومًا ، بما في ذلك ما إذا كان يجب سداد هذه النفقات وكيفية سدادها بمجرد عودة الموظف إلى المنزل.
• حدد عواقب سوء الاستخدام: يعد منح الموظفين بطاقات الشركة علامة على الثقة الكبيرة ، ولا يمكنك التأكيد على ذلك بشكل كافٍ. عند إصدار بطاقات ائتمان للشركات بأسماء الموظفين ، يكون حاملو البطاقات مسؤولين عن إنفاق أموال الشركة بشكل مناسب. من المهم أن تحمي مؤسستك من خلال التأكد من أن سياسة بطاقة شركتك توضح أيضًا الاستخدامات غير المناسبة وأي عواقب لسوء الاستخدام.

لقد غطينا الكثير في هذا القسم ، وقد تتساءل عن كيفية تضمين جميع العناصر المطلوبة في سياسة بطاقة شركتك. في القسم التالي ، سنقسم هذه العملية المعقدة إلى خطوات بسيطة يمكنك اتخاذها لإنشاء سياسة بطاقة ائتمان مؤسسية قوية لمؤسستك.

كيفية إنشاء سياسة بطاقة ائتمان الشركات

يحتاج عملك إلى سياسة بطاقة ائتمان الشركة لتوضيح للموظفين كيف ولماذا وأين يمكنهم استخدام بطاقات ائتمان الشركة التي ترتب لإصدارها بأسمائهم. يبدو الأمر بسيطًا ، ويمكن أن يكون كذلك ، طالما أنك تبذل جهدًا لإنشاء مجموعة واضحة من الإرشادات للموظفين الذين يستخدمون بطاقة الشركة.

يجب أن تكون سياسة بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك كتابية ، ويجب على المدير أو ممثل الموارد البشرية مراجعتها مع الموظفين قبل التوقيع عليها والحصول على بطاقة الشركة.

فيما يلي بعض الخطوات المحددة التي يمكنك استخدامها كنموذج لسياسة بطاقة ائتمان الشركة:

الخطوة رقم 1: حدد الغرض من بطاقات ائتمان الشركات لشركتك

على الرغم من أن الأمر قد يبدو واضحًا لك ، إلا أنه قد لا يكون متاحًا لأي شخص آخر ، لذا خذ الوقت الكافي لشرح سبب قيام شركتك بإصدار بطاقات الشركة للموظفين. لا بأس في إبقائها بسيطة.

الخطوة رقم 2: تحديد الموظفين المؤهلين

من المحتمل أنك لن تمنح بطاقة شركة لكل موظف (على الرغم من أنه من الجيد بالتأكيد القيام بذلك إذا كان ذلك يناسب احتياجات عملك!). من الأفضل أن تشرح بالضبط من الذي ستسمح له باستخدام بطاقة الشركة وتحت أي ظروف.

الخطوة # 3: وصف الاستخدامات والحدود المقبولة

ربما يفهم معظم الموظفين تلقائيًا أن بطاقات الائتمان التجارية مخصصة لنفقات العمل المشروعة فقط. بالنسبة للأقلية الصغيرة التي قد لا تفعل ذلك ، اجعل التوقعات واضحة وضوح الشمس. بالإضافة إلى توضيح كيفية استخدام الموظفين لبطاقات الشركة الخاصة بهم ، اذكر بوضوح الأشياء التي لا يمكنهم استخدام بطاقاتهم لشرائها.

من الجيد أيضًا وضع أي سياسات تتعلق بمصروفات الطوارئ أثناء السفر. قد يحتاج الموظفون إلى استبدال المعدات الشخصية أو التقنية على الطريق. هل يحتاجون إلى موافقة مسبقة إذا ضاعت أمتعتهم قبل عرض تقديمي مهم أو سُرق جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بهم؟ إذا كانوا بحاجة إلى دفع تكاليف الرعاية الطبية أو شراء أغراض شخصية ، فهل يمكنهم ذلك؟ وهل يُتوقع منهم تعويض الشركة عن تلك النفقات؟ فكر في الاحتمالات ووضح التوقعات.

الخطوة رقم 4: اشرح متطلبات إعداد التقارير

تتمثل إحدى مزايا استخدام بطاقات الشركة في أن الموظفين لن يضطروا إلى حفظ الإيصالات وتقديم تقارير مصروفات مفصلة للتعويض. لن تضطر شركتك إلى مسح صفحات الإيصالات وحفظها ، لأنك سترى جميع النفقات في كشف الحساب كل شهر. لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه يمكنك التخلص تمامًا من السجلات الورقية للإيصالات. إذا كنت تتوقع من الموظفين إرسال الإيصالات ونفقات الكود وإعداد التقارير ، فأخبرهم بكيفية القيام بذلك.

الخطوة رقم 5: تحدث عن أسوأ السيناريوهات

تأمل أن يسير كل شيء بسلاسة ، وسيستخدم الموظفون بطاقاتهم بشكل مسؤول ، ولن تظهر أي رسوم غير مناسبة على الإطلاق. هذا موقف رائع ، لكنه ليس سياسة مؤسسية جيدة. تحتاج إلى مناقشة بعض المشكلات الشائعة التي يمكن أن تنشأ مع استخدام بطاقة الشركة وشرح كيفية تفاعل شركتك. المثال التالي ليس قائمة شاملة. فكر في الطرق التي تتوقع بها استخدام الموظفين للبطاقات وما قد يحدث بشكل خاطئ. إذا كنت تتصور مجموعة من الإجراءات التأديبية المحتملة ، فذكرها بوضوح حتى لا يفاجأ أحد ولن تضطر إلى الخوف من التحديات القانونية.

الخطوة رقم 6: اطلب من الموظف قراءة السياسة والتوقيع عليها

لا ينبغي أن تكون سياسة بطاقة ائتمان الشركة مثل إحدى "اتفاقيات المستخدم" التي لا يكلف أحد عناء قراءتها قبل النقر فوق المربع للإقرار. هذا مهم بما يكفي لأخذ الوقت الكافي للحصول عليه بشكل صحيح. اطلب من كل موظف مقابلة مدير أو ممثل موارد بشرية. اقرأ السياسة معًا ، وناقشها ، وشجع الموظفين على طرح الأسئلة عندما يكون التوضيح ضروريًا ، وأجب عن هذه الأسئلة.

يجب على كل من الموظف وممثل الشركة التوقيع على السياسة وتاريخها ، مع الإقرار بأنه تمت قراءتها وفهمها معًا. تأكد من إعطاء نسخة للموظف قبل وضع النسخة الأصلية في ملف الموظف.

أفضل 10 ممارسات لسياسة بطاقات ائتمان الشركات

الآن بعد أن فهمت أساسيات إنشاء سياسة ائتمان للشركات ، دعنا ننتقل إلى بعض أفضل ممارسات بطاقات ائتمان الشركات المحددة. يمكن أن تساعدك هذه الممارسات في التأكد من أن الموظفين يستخدمون البطاقات بشكل مناسب وأن المخاطر المالية لمؤسستك منخفضة قدر الإمكان.

التزم بسياساتك

بمجرد أن يكون لديك سياسات بطاقة ائتمان الشركة المعمول بها ، التزم بها. ستضعف سياساتك فقط إذا لم تقم بتنفيذها. تذكر ، يجب أن تتضمن سياسة ائتمان شركتك بعض المعلومات حول استثناءات الطوارئ. خارج ذلك ، يجب على جميع الموظفين ، حتى المديرين التنفيذيين ، الالتزام بالسياسات الواضحة التي وافقوا عليها قبل إصدار بطاقاتهم.

اضبط السياسات حسب الحاجة

من الذكاء مراجعة جميع سياسات وإجراءات عملك بشكل دوري ، وسياسة ائتمان شركتك ليست استثناءً. قد تتغير عادات وأنماط إنفاق موظفيك مع تغير عملك. لا ترتكب خطأ الالتزام الصارم بالسياسات القديمة التي لم تعد تخدم عملك بشكل جيد. ولا تتجاهل السياسات القديمة أو تتجنبها أيضًا. خذ الوقت الكافي لإجراء مراجعة رسمية وتحديث سياسات بطاقة ائتمان الشركة حسب الحاجة.

تعيين حدود ائتمان معقولة وضوابط الإنفاق

يمكن أن يكون لكل بطاقة موظف حدها الخاص ، لذلك لا داعي للقلق بشأن إنفاق الموظف المحتال على رصيدك الائتماني. ستعتمد هذه الحدود على كيفية استخدام موظفيك لبطاقاتهم. سيحتاج الموظف الذي يضرب الطريق بشكل روتيني لمدة أسبوعين أو أكثر إلى حد ائتماني أعلى من مدير المكتب الذي يقوم بعمليات شراء غير متكررة. إذا كنت تستخدم بطاقة شركة توفر عناصر تحكم في الإنفاق ، فستجد أنه يمكنك بسهولة تعديل حدود الائتمان على البطاقات الفردية. قد تتمكن أيضًا من تقييد فئات النفقات ، مثل موردي مستلزمات المكاتب أو تجديدات البرامج فقط.

تحديد أرقام حامل البطاقة

تعد العديد من شركات بطاقات الشركات بعدد غير محدود من بطاقات الموظفين مجانًا. لكن كم من موظفيك سيحتاجون بالفعل إلى واحد؟ تأكد من أنك تمنح البطاقات لجميع الموظفين الذين لديهم حاجة مشروعة وواضحة إلى واحدة. قد يكون الموظفون الآخرون قادرين على ترتيب الدفع على النفقات غير المتكررة بطريقة أخرى.

إعادة التقييم بشكل دوري

حاجة الموظفين للوصول إلى الائتمان ويمكن أن تتغير متطلبات حد الائتمان الخاصة بهم بمرور الوقت. عندما تتغير الأوصاف الوظيفية للموظفين ، أو إذا كان بإمكانهم إظهار حاجة مشروعة لبطاقة الشركة ، فكن على استعداد للتفكير في إجراء تغييرات. بعد كل شيء ، عندما يستخدم الموظفون بطاقات الشركة ، يكون الأمر أسهل لهم ولشركتك. لا أحد يستفيد من الاضطرار إلى تعقب الإيصالات ونفقات الرمز يدويًا.

السماح باستثناءات معقولة

يجب أن تنص سياسة بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك بوضوح شديد على عواقب الاستخدام غير المقبول. قم بتطبيق هذه العواقب بشكل منصف ، مع الاحتفاظ ببعض النعمة للأخطاء الصادقة. الموظف الذي يستهين بالتوقعات بشكل مستمر يختلف تمامًا عن الشخص الذي يرتكب خطأً صادقًا أو يخطئ بشكل غير متكرر. في بعض الأحيان يكون التحذير بمثابة استجابة أولية معقولة إذا كان مصحوبًا بسداد سريع لنفقات غير مناسبة.

تطبيق السياسات بشكل موحد

مثل السياسات الأخرى ، يجب أن توفر سياسة ائتمان شركتك الوضوح ، وتضع التوقعات ، وتحمي كلاً من المؤسسة وموظفيك من المخاطر. سيذهب كل عملك الشاق في إنشاء هذه السياسة سدى إذا لم تلتزم بالاتفاقيات التي أبرمتها ووقعت عليها. ما لم يُنص على خلاف ذلك ، يجب أن تنطبق سياسات بطاقة ائتمان شركتك على كل موظف يستخدم بطاقة ائتمان الشركة.

انتقل إلى الوضع الافتراضي عندما يكون ذلك ممكنًا

تصدر العديد من شركات بطاقات الشركات بطاقات افتراضية وذات استخدام واحد يمكن أن يكون لها قيود صارمة على استخدامها. على سبيل المثال ، يمكن قفل البطاقة ذات الاستخدام الفردي بمورد معين واحد. يمكن أن تحتوي البطاقة الافتراضية على حد ائتماني يسمح للموظف بالدفع مقابل عملية شراء معينة وتاريخ انتهاء صلاحية يمنع الاستخدام الإضافي.

تخلص من التخمين من حدود الإنفاق

بطاقة ائتمان الشركة ليست شيكًا فارغًا. يمكن للموظف استخدام بطاقته لدفع ثمن عشاء شريحة لحم وجراد البحر ، بالإضافة إلى زجاجة نبيذ رائعة ، لكن ليس عليك استيعاب تلك الشهية الفخمة أو دفع ثمن العشاء. ضع توقعات لمصروفات كل يوم أو كل رحلة أو كل وجبة لتجنب هذه الأنواع من السيناريوهات. من الأماكن الجيدة التي يمكنك البدء بها أسعار الصرف اليومية للحكومة الفيدرالية للمسافرين الفيدراليين ، والتي يمكن تعديلها حسب الموقع لتعكس توقعات الإنفاق المعقولة.

مراقبة النفقات

مثلما تنظر في فاتورة بطاقة الائتمان الشخصية الخاصة بك ، تحتاج إلى مراقبة رصيد بطاقة الائتمان الخاصة بشركتك والرسوم الشهرية. يحتاج شخص ما في شركتك لتحمل المسؤولية عن هذه الخطوة المهمة. من الذي سيوقع على الرسوم الشهرية لكل موظف؟ من الذي سيقوم بمراجعة فاتورة بطاقة الائتمان بانتظام بحثًا عن الأنماط المشبوهة والاستخدام غير المصرح به؟ إنها مسؤولية مهمة يجب أن تقع على عاتق شخص يتمتع بالسلطة لمعالجة أي مشاكل قد تنشأ.

الشروع في العمل في سياسة بطاقة ائتمان الشركة الخاصة بك

الآن بعد أن فهمت الغرض من سياسة بطاقة ائتمان الشركة ، واطلع على الفوائد التي يمكن أن تقدمها هذه السياسة ، وفهمت الخطوات المتضمنة في إنشاء وتنفيذ سياسة ائتمان الشركة ، فأنت على استعداد للبدء!

إذا كنت قد بدأت للتو في استكشاف كيف يمكن لشركتك الاستفادة من استخدام بطاقات ائتمان الشركات ، فقد تتساءل عن أي من بطاقات الشركات العديدة المتاحة التي تناسب شركتك بشكل أفضل. تحقق من قائمتنا لأفضل بطاقات ائتمان الشركات للإلهام أو للعثور على تطابق.

نأمل أن يكون هذا المنشور قد ساعدك في عملية صياغة سياسة ائتمان للشركات. إذا أعجبك ما قرأته ، فقد تعجبك أيضًا بعض موارد سياسة العمل الأخرى الخاصة بنا. على سبيل المثال ، قمنا بإنشاء دليل لبناء ميزانية أعمال صغيرة بالإضافة إلى بعض النصائح لإعداد موظفين جدد.

كما هو الحال دائمًا ، لا تتردد في تصفح موقع Merchant Maverick على الويب لجميع أنواع موارد الأعمال الصغيرة التي يمكنك استخدامها.

الأسئلة الشائعة حول سياسة بطاقة الشركة