كيف تساعد تحليلات سفر الأعمال في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً

لقد كانت البيانات دائمًا حجر الزاوية في جميع قرارات الأعمال الإستراتيجية.

ومع ذلك، فإن هذا النهج ليس منتشرا على نطاق واسع عندما يتعلق الأمر بتوجيه القرارات المستندة إلى البيانات بشأن سفر الموظفين.

مع استمرار تزايد أهمية سفر الأعمال ، أصبح من الضروري للشركات تحويل تركيزها نحو الحلول التكنولوجية. يمكن استخدام تحليلات رحلات العمل للحصول على نظرة ثاقبة لاحتياجات السفر الخاصة بك. يمكن أن يساعد ذلك في تحويل إدارة السفر في شركتك، وتحسين التكاليف، وتحسين تجربة المسافر، والمساعدة في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.

ولكن كيف يمكنك الاستفادة الكاملة من الفرص التي لا نهاية لها المصاحبة لتحليلات سفر الأعمال؟

اقرأ هذه المقالة لمعرفة المزيد حول أهمية تحليلات رحلات العمل في إعادة هيكلة ممارسات إدارة سفريات شركتك وكيفية إطلاق العنان لإمكاناتها اللامحدودة.

يتضمن تحليل بيانات السفر أربع خطوات:

• جمع بيانات سفر الأعمال.
• معالجة البيانات المجمعة وتصنيفها إلى معلومات استهلاكية.  
• تحديد اتجاهات السفر وأنماط الإنفاق وتسرب التكاليف والمزيد من البيانات المعالجة.
• اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على هذه الرؤى المستندة إلى البيانات.

ومن خلال قوة هذه الرؤى، يمكن للشركات أن تفهم بشكل أفضل إنفاقها على السفر، وسلوك المسافرين، وإدارة المخاطر، مما يفيد المنظمة وموظفيها على حد سواء.

ما هي أنواع تحليلات سفر الأعمال؟

"مع القوة العظيمة تأتي المسؤولية العظيمة." ينطبق الاقتباس الشهير على مديري السفر الذين يتحملون مسؤولية تحسين برنامج السفر الخاص بشركتهم لتحقيق المزيد من الكفاءة.

ومن ثم، فإن مجرد جمع بيانات سفر الشركات لن يكون كافيا. يجب أن يكون مديرو السفر قادرين على تصنيف هذه البيانات ومعالجتها بشكل مفيد لمراجعة سياسات السفر وتحسينها وتقديمها بشكل أفضل داخل مؤسستهم.

فيما يلي ثلاثة أنواع من تحليل البيانات التي لا توفر رؤية كاملة فحسب، بل تفتح الباب أيضًا لاتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بسفر الأعمال وإدارة النفقات للشركة:

المصدر: myBiz بواسطة MakeMyTrip

تحليلات النفقات

تعد نفقات السفر عنصرًا حاسمًا في بيانات سفر الأعمال. من خلال تتبع نفقات السفر لموظفي الشركة عن كثب، من السهل تحديد المجالات الأساسية التالية:

• مدخرات
• تفاوض
• امتثال أفضل

ويمكنه أيضًا تسليط الضوء على المجالات المناسبة التي تتطلب تخصيص الميزانية والمجالات التي لديها فرصة لخفض التكاليف. بفضل حلول بيانات السفر الذكية، يمكن للشركات تخطيط ميزانية السفر الخاصة بها لتحقيق وفورات أعلى.

تحليلات سلوك المسافر

في حين أن زيادة وفورات سفر الأعمال هو الهدف النهائي، يجب على الشركات أيضًا العمل على تحسين تجربة المسافر. من السهل تحقيق هذا الهدف من خلال تحليلات سفر الأعمال حيث تقوم بتقييم سلوك المسافر واتجاهاته وتفضيلات الحجز.

ومن خلال تنفيذ رؤى السفر هذه، يمكن للشركات تحقيق ربحية أعلى لأنها تتيح لها مواءمة أهدافها الادخارية مع رضا المسافرين من رجال الأعمال. إن الاهتمام بالتوصيات المخصصة الناتجة عن تحليلات البيانات السلوكية يمكن أن يجعل تخصيص سفر الموظفين أسهل، مما قد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

تحليلات إدارة المخاطر

إن إعطاء الأولوية لسلامة الموظفين أمر لا بد منه عندما يتعلق الأمر بإدارة سفر الشركات. يمكن استخدام تحليلات إدارة المخاطر لتحديد مخاطر السفر المحتملة وتقييم تأثيرها المحتمل وتقليلها بشكل استباقي.

يمكن للنهج المبني على البيانات، بفضل تحليلات بيانات السفر، أن يساعد في التخفيف من هذه المخاطر مع السماح للشركات بالوفاء بالتزاماتها في مجال الرعاية.

ما أهمية تحليلات رحلات العمل؟

يمكن أن توفر البيانات الصحيحة لمؤسستك معلومات غنية تعتبر حيوية في تحسين ممارسات الشركة وسياساتها. فوائد تحليلات رحلات العمل ليست محدودة على الإطلاق، والحصول على هذه الميزة يمكن أن يميزك عن المنافسة .

تعزيز كفاءة التكلفة والتوفير

قد تكون إدارة نفقات سفر العمل أمرًا صعبًا. عندما يتم حجز السفر عبر منصات مختلفة، يصبح من الصعب التنبؤ بدقة بتوقعات النفقات، ومن السهل تجاوز الميزانية إذا لم تكن حذرًا.

تحل التحليلات هذه المشكلة من خلال توفير رؤية واضحة لأنماط الإنفاق، ومساعدة الفرق المالية على تحديد مناطق الإفراط في الإنفاق، وتطبيق تدابير توفير التكاليف.

تحسين رضا المسافرين وإنتاجيتهم

ومن خلال تخصيص تجارب السفر للموظفين، يمكن للشركات إظهار اهتمامها برفاهتهم.

وبمساعدة البيانات، يصبح من الأسهل بكثير معالجة نقاط الضعف لديهم والاستجابة لتفضيلاتهم. وهذا يضمن أن يكون الموظفون أكثر سعادة وأكثر تفاعلاً، وبالتالي يؤثر بشكل إيجابي على مستويات الإنتاجية.

اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً

تبني البيانات الصورة الأكثر دقة، وتقدم رؤى لمساعدة أصحاب المصلحة مثل مديري السفر والفرق المالية والموارد البشرية على اتخاذ قرارات ذكية.

وبفضل قوة التحليلات، يمكنهم تحسين السياسات الحالية، وتخصيص الموارد بشكل أفضل، واختيار الموردين المناسبين للأعمال. فهو يجعل اكتشاف الاتجاهات وتطوير استراتيجيات فعالة لتعزيز ممارسات الإدارة أسهل.

كيفية تعزيز برامج سفر الشركات من خلال تحليلات البيانات

بمجرد قيام مديري السفر بجمع كافة البيانات اللازمة، يمكنهم استخدامها كدليل إرشادي لتحسين برنامج السفر الخاص بشركتهم.

يمكنهم استخدام البيانات لتحقيق التوازن بين الإنفاق الذكي والعمليات الفعالة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحقيق وفورات أعلى، وامتثال أفضل، وتجارب سفر أكثر راحة للموظفين.

المصدر: myBiz بواسطة MakeMyTrip

صياغة إرشادات الحجز المسبق

يمكن أن يساعد التحليل الشامل للجداول الزمنية للحجز، بدءًا من تاريخ المغادرة وحتى حجوزات العودة، الشركات في وضع سياسات تشجع على الحجوزات المسبقة.

وبالتالي، فإن هذه البيانات لديها إمكانية تقليل التكاليف المتزايدة بسبب حجوزات اللحظة الأخيرة.

الحجوزات خارج السياسة

يمكن أن تشير ملاحظة مثيل متزايد للحجوزات خارج السياسة إلى الحاجة إلى استثناءات السياسة.

ومن خلال إدراك الطبيعة الحساسة للوقت وعدم اليقين المرتبط بالسفر بغرض العمل، يمكن للشركات إنشاء استثناءات في السياسة التي توازن بين الالتزام والمرونة.

الحد من نفقات حجز الطيران

إذا كانت تكاليف حجز السفر للشركة تتراكم، فقد حان الوقت لتحليل عدد مرات حجز الرحلات المميزة.

ومن خلال تحديد مثل هذه الحجوزات ووضع حد أقصى لها، يمكن الحد من النفقات غير الضرورية على سفر الشركات، وإدارة التكاليف بشكل استباقي. وبدلاً من ذلك، حدد الحالات التي يُسمح فيها بهذه الحجوزات بالإضافة إلى تدفق الموافقات الذي يجب اتباعه.

تطبيق حدود نفقات الفندق

من خلال تقييم إنفاق السفر على حجوزات الفنادق عبر مدن مختلفة، يمكن لمديري السفر تطبيق حدود على المبلغ الذي يتم إنفاقه بناءً على تعيين الموظف ومستوى المدينة.

يمكن لمديري السفر أيضًا تضمين الظروف التي يُسمح فيها بهذه الحجوزات ومن يحتاج إلى الموافقة عليها في حالة وجود استثناء.

تصميم خيارات الفنادق حسب الهيكل التنظيمي

يمكن لمديري السفر اكتشاف خيارات حجز الفنادق التي يتم اختيارها بشكل متكرر من الحجوزات السابقة وإدراجها كأماكن إقامة مفضلة على أساس الهيكل التنظيمي.

ويساعد ذلك على توفير الوقت والمال مع ضمان حصول موظفيك على أقصى درجات الراحة أثناء رحلات عملهم.

البحث عن فنادق حاصلة على شهادة GST

يمكن لمديري السفر استخدام البيانات المتعلقة بالفنادق المضمونة بضريبة السلع والخدمات في الهند والوفورات المتكبدة باستخدام هذه الفواتير للمطالبة بالمزايا الضريبية مثل الائتمان الضريبي للمدخلات (ITC) لتحسين قائمة الفنادق المفضلة لديهم. لن يضمن هذا فقط امتثال خيارات الإقامة للوائح ضريبة السلع والخدمات في الهند، ولكنه سيكون أيضًا بمثابة نافذة للادخار للشركات.

ولجعل هذه العملية أكثر سلاسة، يمكن للشركات العمل باستخدام برنامج إدارة السفر المناسب الذي يسهل فواتير الفنادق الخاضعة لضريبة السلع والخدمات (GST) لتحقيق أقصى قدر من التوفير.

كيفية جمع بيانات سفر العمل

بالنسبة للشركات لتحقيق أقصى قدر من الفوائد من تحليلات سفر الأعمال، فإن الحصول على بيانات دقيقة وذات صلة هو المفتاح. وبالتالي، يعتمد الكثير على كيفية جمع الشركات لهذه البيانات.

سنستكشف هنا مصادر البيانات الأكثر صلة لتحسين استراتيجية السفر الخاصة بشركتك.

أنظمة حجز السفر وإدارة النفقات

يمكن أن يكون جمع بيانات السفر أمرًا سهلاً مع وجود نظام متكامل لإدارة نفقات وسفر الأعمال. بمساعدة برنامج السفر والنفقات المناسب، يمكن للشركات بسهولة التقاط البيانات ذات الصلة مثل حجوزات السفر، ونفقات السفر، والامتثال للسفر، وأنماط السفر، والمزيد.

يمكن أن يكون من السهل والفعال الاستفادة من البيانات التي تم جمعها من خلال هذه الأنظمة، مثل ضريبة السلع والخدمات على نفقات السفر أو ضريبة التجارة الدولية على نفقات السفر، من بين أمور أخرى. يمكن أن يساعد ذلك في جمع رؤى متعمقة حول ممارسات السفر الخاصة بالمنظمة.

ويمكن للبيانات المجمعة بعد ذلك أن تلعب دورًا مركزيًا في تبسيط رحلات عمل موظفيك، مما يجعل السفر أكثر سلاسة.

ردود فعل المسافرين والدراسات الاستقصائية

النمو مدفوع بالتحسين المستمر. أفضل طريقة للشركات لمعرفة احتياجات التغيير هي جمع التعليقات بشكل متكرر من الموظفين الذين يسافرون للعمل. يمكن لاستطلاعات الرأي هذه أن تسلط الضوء على مجالات التغيير الأساسية بناءً على تفضيلاتهم وخبراتهم وتحدياتهم.

إن الجمع بين هذه البيانات النوعية والتحليل الكمي يمكن أن يوفر فهمًا أفضل ويساعد مديري السفر على تطوير أفكار سفر الأعمال من أجل التحسين.

مراقبة الامتثال لسياسة السفر

من المعروف أن الالتزام بسياسة السفر هو سر توفير المال في رحلات العمل. ومع ذلك، قد لا تكون على علم بأن بيانات الامتثال للتتبع يمكن أن تمنحك رؤى قيمة حول أنماط السفر الخاصة بشركتك.

يمكن أن يساعد إعداد سياسة سفر شاملة للموظفين في الهند المؤسسات على مراقبة الامتثال وتوفير المزيد من التحكم في سفريات الشركة ونفقاتها. وهو يوفر رؤية شاملة لمناطق عدم الامتثال التي تتطلب إجراءات تصحيحية فورية.

ومن ثم، فإن مراقبة الامتثال للسياسة تعد طريقة ذكية لاستخدام البيانات لتحقيق وفورات في التكاليف للشركة.

كيفية تحليل بيانات سفر العمل

يعد جمع بيانات السفر مجرد خطوة أولى لتحليلات سفر الأعمال. التحدي الحقيقي هو معرفة كيفية فهم البيانات التي يتم جمعها من مئات وآلاف الحجوزات كل شهر.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعدك فيه سحر تحليلات رحلات العمل. لكنك تحتاج إلى الأدوات والتقنيات المناسبة للقيام بذلك.

المصدر: myBiz بواسطة MakeMyTrip

تصور البيانات وإعداد التقارير

وإلى أن تحكي بياناتك قصة، فهي ليست ذات معنى.

البيانات القابلة للهضم هي أسهل طريقة لتحليل وفهم سلوك المسافر وإنفاقه. يمكن للوحة المعلومات المرئية وسهلة الفهم والتي توفر رؤى سريعة عن الأداء أن تمكن أصحاب المصلحة من اكتشاف الاتجاهات والرؤى بسرعة.

وبالتالي فإن تصور البيانات يكسر المعلومات المعقدة ويساعد في إلقاء الضوء على الأنماط التي توجه عملية صنع القرار الفعالة.

التحليلات التنبؤية للتنبؤ بأنماط السفر

يكون تحديد فرص النمو أسهل عندما تكون هناك رؤية وبصيرة. إحدى الطرق السهلة للقيام بذلك هي استخدام الرؤى التنبؤية لتجربة تغييرات سياسة السفر وتحليل كيفية تأثيرها على الأداء المستقبلي.

ومن خلال النظر إلى البيانات التاريخية، يمكن للشركات التنبؤ بما يلي:

• أنماط السفر
• تقلبات الطلب
• اتجاهات السوق والتسعير

ومن خلال هذه المعرفة، يمكن للمؤسسات أن تكون لها اليد العليا في مفاوضات الموردين، وتوقع المشكلات القادمة، وتحسين برنامج السفر لتحقيق أقصى قدر من النجاح.

تطبيقات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي في تحليلات السفر

يمكن أن يساعد استخدام التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي أو التعلم الآلي الشركات على تحليل كميات كبيرة من البيانات. يمكن أن تؤدي معالجة ذلك إلى الكشف عن أنماط وروابط فريدة يمكن أن تعزز نمو أي شركة.

ومن ثم، عندما يتعلق الأمر بسفر العمل، فإن أتمتة الخطوات المتعددة المعنية يمكن أن تساعد في اكتشاف الحالات الشاذة بسرعة وتحسين برنامج السفر للسفر المخصص.

أفضل الممارسات لبناء برنامج فعال لتحليلات سفر الأعمال

لتحقيق أقصى استفادة من تحليلات رحلات العمل، يجب على كل مؤسسة الالتزام بأفضل الممارسات التالية:

• قم بإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وحدد النتائج المتوقعة لقياس النجاح بدقة. يمكنك قياس مؤشرات الأداء الرئيسية مثل المدخرات المتكبدة، أو معدلات الامتثال للسياسة، أو درجات رضا المسافرين، أو أي مقاييس أخرى تهم شركتك.
• تأكد من تعزيز الثقافة القائمة على البيانات داخل شركتك. سيؤدي ذلك إلى تعزيز قدرة أصحاب المصلحة على اتخاذ القرار ومساعدتهم على البقاء في الطليعة.
• يعد احترام خصوصية المسافرين أمرًا حيويًا لبناء عنصر الثقة. ومن ثم، فكر في إنشاء بروتوكولات أمنية وإجراءات تنظيم البيانات داخل المنظمة.
• تشجيع معرفة القراءة والكتابة بالبيانات داخل الشركة من خلال توفير وحدات التدريب والممارسة الكافية.
• قم بزيادة التعاون بين الوظائف للحصول على رؤى أفضل من كل منظور. الأمر كله يتعلق بالعمل الجماعي، بعد كل شيء.

الموظفون الأكثر سعادة يؤديون إلى نتائج أفضل

إن الاستفادة من فوائد تحليلات رحلات العمل يمكن أن تمنح شركتك ميزة جدية. في هذا العصر الذي يتسم باتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات، فإن هذا يحمل حقًا المفتاح لتحويل حياتك إدارة سفر الشركات.

يمكن أن يؤدي الاستفادة من قوة التحليلات إلى زيادة مدخراتك إلى أقصى حد، وتعزيز راحة المسافر، والأهم من ذلك، ضمان سلامة موظفيك. ومن ثم، توفر تحليلات رحلات العمل خطوات قابلة للتنفيذ يمكن أن تؤدي إلى زيادة سعادة مسافري الأعمال الذين يقدمون نتائج تعمل على توسيع نطاق نمو شركتك.

سافر بذكاء. خطط لرحلات شركات فعالة من حيث التكلفة بمساعدة موفري خدمات إدارة رحلات العمل.