أفضل الممارسات لإدارة فعالة للحسابات المدينة

عندما تبدأ مشروعًا تجاريًا ، تأمل في أن تحصل على أكبر عدد ممكن من العملاء. كلما زاد عدد العملاء ، زادت سرعة نمو عملك. ومع ذلك ، ليس كل عميل تعمل معه قادرًا دائمًا على الدفع مقابل المنتجات أو الخدمات على الفور.

وظيفة ذات صلة: دليل لمساعدتك على تقسيم حسابات التقاعد دون متاعب أثناء الطلاق

بصفتك رجل أعمال ، لديك القدرة على تحديد كيف يمكنك مساعدة هؤلاء الرعاة. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار حجز المنتجات التي يريدونها ومنحهم بمجرد دفع ثمنها بالكامل. من ناحية أخرى ، يمكنك أن تقرر تقديم المساعدة لهم عبر خيار حسابات القبض. لكن نجاح حسابات القبض يعتمد على كيفية إدارتك لها.

يحدد هذا المنشور إدارة حسابات القبض ويناقش بعض الممارسات التي يمكنك القيام بها لتحسين كفاءتها. مواصلة القراءة لمعرفة المزيد.

ما هي إدارة حسابات القبض

قبل تحديد ماهية إدارة الذمم المدينة ، من الأفضل أن تفهم ما هي حسابات القبض.

حسابات القبض هي الأموال التي يدين بها عملاؤك لك بعد شراء منتجاتك أو خدماتك على خطة دفع أو ائتمان تجاري. بصفتك رجل أعمال ، يجب عليك متابعة هذه الأموال لتجنب الخسائر. إن عملية متابعة الأموال التي يدين بها عملاؤك لك هي ما يسمى بإدارة حسابات القبض.

بصرف النظر عن تجنب الخسائر ، تساعد الحسابات المستحقة القبض في:

• تكوين علاقة عملاء سعيدة ؛
• المدفوعات في الوقت المناسب و
• سيولة عالية في عملك.

يتم تحقيق هذه الفوائد من خلال الإدارة السليمة للحسابات المدينة. يمكن أن يؤدي ضعف إدارة الحسابات المدينة إلى:

• خسارة في الدخل
• إضاعة وقت الموظفين ؛
• ضعف التدفق النقدي و
• أخطاء محاسبية.

اقرأ أيضًا: كيفية تحسين عملك وجعله أكثر متعة

أفضل الممارسات للإدارة الفعالة لحسابات القبض الخاصة بشركتك

فيما يلي بعض الممارسات التي يمكنك تنفيذها لضمان إدارة فعالة للحسابات المدينة:

1. قم بتقييم التاريخ الائتماني لعملائك

لا يمكنك الوثوق بأي شخص تبيع له منتجاتك أو خدماتك في الأعمال التجارية. لسوء الحظ ، هذا يعني أنه ليس كل شخص مؤهلًا للحسابات المستحقة القبض. لذلك ، قد تتساءل كيف ستختار العملاء الذين تثق بهم وأيهم لا تثق بهم. تتمثل إحدى طرق مساعدتك في اتخاذ القرار في إجراء فحص الخلفية لائتمان العميل وتاريخه المالي.

يُنصح بتقديم خيارات حسابات القبض للعملاء في وضع مالي جيد. هذا يعني أن هؤلاء العملاء لديهم مصدر دخل ثابت ، لذلك لن يكون هناك مشكلة بالنسبة لهم في سداد مدفوعاتهم الشهرية أو الأسبوعية. وفي الوقت نفسه ، سيوضح لك سجل الائتمان الخاص بهم ما إذا كانوا يدفعون ديونهم في الوقت المحدد أم لا.

2. الترقية إلى نظام الفوترة والدفع الإلكتروني

مع التطور الذي يحدث ، انخفض استخدام الورق بشكل كبير. على سبيل المثال ، تقدم إرسال الرسائل إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، تفضل الشركات الآن تخزين بياناتها رقميًا في مساحات مثل السحابة بدلاً من تخزينها في ملفات ورقية. لذلك ، سيكون من الأفضل أن تفكر أيضًا في القيام بذلك إلكترونيًا فيما يتعلق بإدارة حسابات القبض.

تعتبر الفوترة والدفع الإلكترونيان مفيدان لعملك لأن:

• يسهل حفظ السجلات من حيث المبلغ المدين لك العملاء ؛
• من السهل تتبع السجلات المالية لعملائك فيما يتعلق بما إذا كانوا يسددون مدفوعاتهم كما هو متوقع ؛ و
• يقلل من مخاطر الخطأ البشري.

علاوة على ذلك ، فإن القيام بالأشياء إلكترونيًا يسهل عمل عملائك. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال فواتير لعملائك. يمكن أن تحتوي هذه الفواتير على روابط يمكن للعملاء استخدامها لسداد مدفوعاتهم. في المقابل ، سيقوم هذا النظام تلقائيًا بتحديث سجلات الدفع نيابة عنك.

3. اجعل عملية الفوترة واضحة

إن وجود عملية مباشرة ليس مفيدًا لك ولكن أيضًا للأشخاص الذين تعمل معهم. يمكنك القيام بذلك عن طريق توثيق العمليات المتضمنة في إدارة حسابات القبض الخاصة بك.

بعض العوامل التي قد ترغب في تضمينها في عمليتك هي:

• مواعيد إرسال الفواتير. يجب إرسالها في الوقت المحدد لتكون بمثابة تذكير للعملاء ومنحهم الوقت الكافي لإعداد أنفسهم ماليًا ؛
• ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في الفواتير. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين أرقام الطلبات الخاصة بالمشتريات التي تم إجراؤها والعنوان ؛
• جهة اتصال الفوترة لعملائك ؛
• تفاصيل الدفع لكل عميل ؛ و
• إجراءات التحصيل التي يجب اتباعها للعملاء الذين لديهم مدفوعات متأخرة .

اقرأ أيضًا: كيفية الحصول على اتفاقية التقسيط الجزئي مع مصلحة الضرائب

4. تقديم الجزاءات والحوافز

كما قيل ، الناس مختلفون. هذا يعني أن العملاء الذين تتعامل معهم لا يمكن أن يكونوا متماثلين. على سبيل المثال ، يأخذ البعض المواعيد النهائية على محمل الجد ولا يريدون الإساءة إليك. على الجانب الآخر ، لدى البعض دائمًا سبب لتأخر السداد. في الأعمال التجارية ، يجب أن تجد طرقًا لتجنب التعامل مع هذا الأخير.

إحدى الطرق التي يمكنك القيام بها هي تحديد الحوافز والعقوبات. مثال على ذلك ، يمكنك التفكير في تقديم حوافز للعملاء الذين يقومون دائمًا بدفع مدفوعاتهم في الوقت المحدد من خلال منحهم خصمًا. سيشجع هذا العديد من العملاء دائمًا على سداد مدفوعاتهم قبل الموعد النهائي لأنهم يريدون إنفاق أقل.

وفي الوقت نفسه ، يتم استخدام العقوبات على العملاء الذين لديهم مدفوعات متأخرة. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين نسبة مئوية من المبلغ الذي يتعين على العملاء دفعه عندما يتأخرون. سيؤدي هذا إلى تقليل المدفوعات المتأخرة حيث لا أحد يستمتع بدفع أموال إضافية. بالإضافة إلى ذلك ، تعد هذه الطريقة أفضل لأن مكالمات المتابعة ورسائل البريد الإلكتروني لا تعمل دائمًا في كل مرة.

5. لديك خيارات دفع متعددة

في عالم اليوم ، هناك العديد من خيارات الدفع التي يمكنك استخدامها لعملك. يعد تقديم خيارات دفع متنوعة لعملائك أفضل للأسباب التالية:

• ستقلل من فرص المدفوعات المتأخرة إذا كنت تستخدم خيار دفع واحدًا وتفشل عندما يرغب عملاؤك في استخدامه.
• الناس لديهم تفضيلات مختلفة. تتيح خيارات الدفع المتعددة للعملاء استخدام الخيار الذي يشعرون بالراحة تجاهه. يفضل بعض العملاء إجراء المدفوعات باستخدام طريقة بنك إلى بنك. في المقابل ، يجد الآخرون أنه من الأسهل استخدام الخيارات.

ومع ذلك ، سيساعدك إذا لم تقدم أي خيار للدفع. يجب أن تضع في اعتبارك ثلاثة عوامل رئيسية عند تحديد خيارات الدفع التي سيستخدمها عملاؤك. هم:

• أمان؛
• سرعة؛ و
• راحة

6. الجدول الزمني لتحليل حسابات القبض

من الطبيعي أن تقوم بتحليل أداء عملك ، والحسابات المستحقة القبض ليست استثناء. يمكنك اختيار مراجعة حسابات القبض الخاصة بك على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين أو شهريًا. ستساعدك هذه المراجعات في معرفة الأجزاء التي تعمل بشكل جيد والتي تحتاج إلى تحسين. بصرف النظر عن ذلك ، يمكنك النظر في أمور أخرى مثل:

• الحسابات التي فات موعد استحقاقها لعدة أيام ومبالغ كبيرة ؛
• العملاء الذين لا يمكن الوصول إليهم ويجدون طرقًا للتعامل معهم ؛
• ما إذا كان من الجيد الاحتفاظ بخيار تقديم حسابات القبض للعملاء ؛ و
• الخروج بقرارات إدارية ستكون مفيدة للأعمال.

تلخيصها

يدخل العديد من العملاء في عملك ويتوقعون منك العمل معهم. قد لا يكون لدى بعض هؤلاء العملاء المبلغ المطلوب لشراء خدماتك أو منتجاتك. إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها العمل مع هؤلاء العملاء هي من خلال حسابات القبض. ومع ذلك ، فإن حسابات القبض ستكون مفيدة في مثل هذه الحالة اعتمادًا على كيفية إدارتك لها.

إذا كنت تعمل وتبحث عن طرق لإدارة حسابات القبض ، فأنت في المكان الصحيح. يمكنك استخدام هذه الميزة لمعرفة ممارسات الإدارة الفعالة للحسابات المدينة. كل التوفيق لعملك.