أفضل 7 مزايا لاستخدام برنامج محاسبة عبر الإنترنت

هل تحسب الوقت الذي تستثمره في إدارة قسم الحسابات في عملك؟ يمكن أن تصبح محاسبة الشركات الصغيرة في النهاية عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً. مع نمو معايير المحاسبة التجارية أصبحت أيضًا صعبة ومرهقة. مثل مشغلي الأعمال الآخرين ، يجب أن تكون قد احتفظت بجدول بيانات لتتبع أموالك ومعاملاتك المحاسبية. هذا شيء جيد لتبدأ به ، ولكن مع تطور عملك ، يصبح هذا تحديًا لأن المحاسبة اليدوية يمكن أن تكون غير دقيقة وتستغرق وقتًا طويلاً.

فهم برامج المحاسبة

يساعدك برنامج المحاسبة على أتمتة خطوات الدورة المحاسبية بينما يمكنك استثمار وقتك في أشياء أكثر أهمية. البرنامج قادر على تصنيف المعاملات النهائية وتسجيلها. يتيح لك أيضًا دفع الفواتير في بعض الأحيان ، ومشاركة فواتير العملاء ، وتشغيل التقارير القياسية من خلال النظام الأساسي ، وإدارة كشوف المرتبات.

هناك العديد من برامج المحاسبة وفقًا لأنواع الأعمال التي تديرها. تستخدم الشركات أو الشركات الكبيرة برامج مخصصة أو برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ، بينما قد يستخدم البعض الآخر خدمات مالية حديثة أو أدوات تكامل أنظمة تقنية المعلومات. يحافظون على إجراء المحاسبة بسلاسة. في عالم الرقمنة ، أصبح تطوير البرمجيات جزءًا مهمًا من الأعمال التجارية الحديثة. تبحث هذه الشركات دائمًا عن طرق متجددة للحصول على حلول تطوير برامج مخصصة.

موصى به لك: كيف تنجو شركات البرمجيات وتكنولوجيا المعلومات في وباء COVID-19؟

أهم مزايا استخدام برنامج محاسبة عبر الإنترنت

تعد برامج المحاسبة السحابية أو برامج المحاسبة المخصصة أداة عبر الإنترنت لمساعدة أصحاب الحسابات أو المحاسبين أو مديري الأعمال على أتمتة أو إدارة المعاملات المحاسبية لأي عمل. يساعدك برنامج المحاسبة في أتمتة المهام ضمن إجراءات المحاسبة. بالنظر إلى الشركات الناشئة ، يمكن أن يكون سعر حزم برامج المحاسبة والعملية المطلوبة لإعدادها أمرًا مزعجًا.

إذا كنت تقوم بإدخال بيانات أو دفتر يومية ، فيمكن أتمتة العملية باستخدام البرنامج. في كل مرة تقوم فيها بالدفع عن طريق الحساب المصرفي لعملك ، يمكن أن تتم أتمتة ذلك بسهولة بواسطة البرنامج. أثناء اتباعك لهذه ، يجب أن تعرف أن هناك مزايا معينة مرتبطة ببرامج المحاسبة. من بين هؤلاء ، يتم سرد أهمها أدناه.

1. سهولة التعاون

مع المحاسبة السحابية ، يصبح تعاونك أسهل. هل تتذكر عندما كان عليك إجراء تعديلات على جدول البيانات في كثير من الأحيان ، ما مدى صعوبة المحاسبة اليدوية؟ بعد ذلك ، كنت بحاجة إلى حفظ هذا على محرك أقراص USB خارجي ثم تمريره إلى زملائك المعنيين. هذه طريقة مستهلكة للوقت ومحمومة وعفا عليها الزمن لتتبع المعاملات المالية. حسنًا ، لقد ولت هذه الأوقات الآن.

باستخدام برنامج المحاسبة السحابية ، أصبح من الأسهل والأكثر ملاءمة للجميع الوصول إلى المحاسبة في الوقت الفعلي ومعالجة البيانات المالية. هذا يحتاج فقط لموظفيك لتسجيل الدخول إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم وأداء واجباتهم في ذلك الوقت وهناك. هذا يوفر الوقت والجهد ويسمح لعدة مستخدمين بالعمل على بيانات محاسبية مماثلة. أيضًا ، يتيح لك برنامج المحاسبة عبر الإنترنت العمل بمستويات مختلفة لدى مستخدمين مختلفين. يمكنك تخصيص الأذونات بهذه الطريقة عن طريق وضع معيار محاسبي أو ميزات مسك الدفاتر التي يتعين على المستخدم تنفيذها.

2. الأتمتة توفر الوقت

تمامًا مثل تثبيت أي برنامج آخر ، يتطلب إعداد برنامج المحاسبة أيضًا الوقت والجهد. ولكن مرة أخرى ، يصبح هذا استثمارًا لمرة واحدة لأنه يوفر وقتك في فكرة طويلة الأجل. فكر في عبء العمل على المحاسب أو كاتب الحسابات ، فالوقت والطاقة التي يستثمرونها في المحاسبة اليدوية مرهقة حقًا. حتى أن بعض الأعمال تصبح متكررة. على سبيل المثال ، يعد إعداد فواتير المبيعات وإرسال رسائل تذكير بالدفع المتأخر وتتبع المعاملات كلها أعمالًا متكررة يجب إجراؤها يدويًا.

يمكن القضاء على كل هذا العمل من خلال دمج برامج المحاسبة. إنه لا يقضي على العمل اليدوي فحسب ، بل يوفر أيضًا الكثير من الوقت حيث يمكن تغطية معظم الخطوات المتضمنة في دورة المحاسبة بواسطة البرنامج.

"بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك البدء بإنشاء إدخالات دفتر اليومية ، متبوعة بدمج حسابك المصرفي مع برنامجك مباشرةً. سيساعدك هذا في الاحتفاظ بسجل في الوقت المناسب لكل دفعة تم إجراؤها أو استلامها حيث سيتم تحديثها تلقائيًا في المجلة ". - كما اقترحه بيتر لي في أحد بياناته الصحفية الأخيرة. بيتر هو الرئيس التنفيذي الحالي لتقنية المعلومات ولديه خبرة واسعة في برمجيات المؤسسات.

يمكنك أيضًا الاستمتاع بأشياء مثل التقارير المالية التلقائية ، وليس تنزيل ملفات CSV ، أو إعداد مدفوعات التاجر الآلية. لكن عليك أن تضع في اعتبارك أنه لا توفر جميع البرامج نفس المستوى من الأتمتة. قم بإجراء أبحاث السوق المناسبة ثم احصل على أفضل برامج المحاسبة لعملك الذي يناسب تفضيلاتك.

3. الوصول الشامل للبيانات

هذه هي الميزة الأكثر وضوحًا لاستخدام برامج المحاسبة عبر الإنترنت على طريقة المحاسبة التقليدية أو اليدوية. يتيح لك الوصول إلى بياناتك في أي مكان وفي أي وقت ومن أي وسيط ترغب في تشغيله. يمكن استخدام برنامج المحاسبة عبر الإنترنت من أي جهاز محمول أو كمبيوتر شخصي أو كمبيوتر محمول أو كمبيوتر لوحي. كل ما تحتاجه هو جهاز متصل بالإنترنت.

الأعمال التجارية لها العديد من الجوانب الإيجابية ، سواء كان ذلك بأي حجم. على سبيل المثال ، يمكن إنشاء الفواتير وإرسالها مباشرة من الجهاز. يمكن إنشاء أو مراجعة أو تنزيل التقارير والبيانات المالية بنقرة واحدة. سيشعر محاسبك بالارتياح لأنه / هي لا يحتاج إلى إعداد السجل قبل ثلاثة أيام من مكتبه ، يمكنه إجراؤه على الفور باستخدام أنظمة محوسبة ، ما عليك سوى تسجيل الدخول إلى النظام الأساسي والتنقل للعثور على القسم المالي وتنزيل البيان الذي تبحث عنه ل.

قد ترغب في: أفضل 10 مزايا لاستخدام برامج إدارة قائمة الانتظار في عملك.

4. تحسين الدقة في المحاسبة

يتيح لك برنامج المحاسبة أن تتمنى وداعًا للأخطاء التي عادة ما ترتكبها أثناء القيام بالمحاسبة اليدوية. تتأكد المحاسبة عبر الإنترنت من أن جميع سجلاتك منظمة بشكل صحيح وصيانتها بدقة. هل تتذكر كيف ضيعت وقتك في حساب معاملاتك المالية وعدم فهم سبب عدم تطابق الميزانية العمومية؟ هنا ، يتم الاهتمام بالدقة ، ويتم التخلص من أوقاتك الصعبة.

يقوم برنامج المحاسبة السحابية بموازنة إدخالات دفتر اليومية الجديدة الخاصة بك وفي حالة حدوث خطأ ما ، فسوف يسلط الضوء على الخطأ المحتمل ويصححه. أفضل شيء هو أن يتم إخطارك بجميع الإجراءات التي يتخذها برنامج المحاسبة من أجلك. هذا مثال حي على كيف يساعدك برنامج المحاسبة في الحفاظ على دقة البيانات والحفاظ على سجلاتك المالية محدثة بشكل صحيح.

يمكن أيضًا تجنب أي خطأ مرتبط بحداثة البيانات عن طريق برامج المحاسبة. إذا كنت تعمل على جدول بيانات تم تغييره بطريقة ما من قبل ولكن النسخة المحدثة لم تظهر أبدًا على الورقة الخاصة بك ، يا لها من مضيعة للوقت والطاقة. مع برامج المحاسبة ، يتم التخلص من هذا. لتلخيص ذلك ، فإنه يضمن الحفاظ على جميع السجلات والمعاملات المالية الخاصة بك بدقة وبشكل صحيح.

5. تحسين الأمن

ترتبط الأنظمة الأساسية عبر الإنترنت بعدم الأمان والتهديدات السيبرانية غير المرغوب فيها ، ولكن المحاسبة السحابية هي أحد هذه البرامج التي تضمن حماية جميع بياناتك وتأمينها. معلوماتك مغطاة ومحمية بتشفيرات وخوارزميات متطورة يكاد يكون من المستحيل اختراقها. يعد تخزين سجلاتك عبر الإنترنت باستخدام البرنامج أكثر أمانًا من تخزينها على أرفف المكتب.

أحد أفضل الأشياء هو أن البيانات لا يتم الاحتفاظ بها آمنة ومأمونة فحسب ، بل تتم مزامنتها بانتظام حتى لا تفوتك أي بيانات جديدة. احتاجت أنظمة المحاسبة القائمة على سطح المكتب إلى نسخ احتياطية منتظمة على عكس نظام المحاسبة السحابي ، الذي لا يخزن البيانات على القرص الصلب أبدًا. يمكن أن تكون محركات الأقراص الصلبة حساسة ويمكن إتلافها أو تلفها بسهولة ، مما يجعلها غير قابلة للاستخدام. ينتج عن هذا خطط التعافي من الكوارث والتي تكون باهظة الثمن وتستغرق وقتًا طويلاً.

يأخذ نظام المحاسبة عبر الإنترنت جميع المسؤوليات منك ويؤديها بجدية. ليس عليك نسخ بياناتك احتياطيًا هنا ، فالنظام يقوم بذلك نيابة عنك.

6. اقتصادية وموفرة للتكاليف

السؤال الأول الذي يطرح نفسه بعد قراءة العنوان هو كيف تكون البرمجيات المدفوعة اقتصادية وموفرة للتكاليف؟ لديك الجواب على هذا. يوفر لك برنامج المحاسبة عبر الإنترنت الوقت والطاقة ، كما ذكرنا سابقًا. في المتوسط ​​، يوفر 300 ساعة عادية لعملك في السنة. لكي نكون دقيقين ، فإن إهدار الوقت للأشياء بما في ذلك العمل المتكرر ، وإنشاء السجلات والتقارير المالية يدويًا ، وإصلاح الأخطاء المحاسبية ، وغير ذلك الكثير.

إذا كنت تراقب التكاليف بشكل فعال ، فإن برنامج المحاسبة يكلف ما بين 10 دولارات إلى 50 دولارًا شهريًا ، لذلك فهو يدفع لنفسه عن طريق توفير المزيد. إذا قارنت برنامج محاسبة عبر الإنترنت بنظام تخطيط موارد المؤسسات ، فسترى فعالية التكلفة بنفسك. إنها واحدة من أفضل الطرق لتوفير أموال عملك والاستفادة منها في أغراض أفضل.

7. تحسين الاحتراف

بمجرد أن يبدأ عملك في التقدم ، تبدأ في تلقي طلبات الاستجابات المالية خارجيًا. لتلبية هذه الطلبات ، تحتاج إلى الاحتراف في نهجك. أثناء التداول مع المستثمرين ، لا يمكنك أن تقدم لهم بيانًا ماليًا غير احترافي. يقوم برنامج المحاسبة بذلك نيابةً عنك ، فهو يقوم بحوسبة سجلاتك المالية ويعد بيانًا مهنيًا جيد الصياغة ومنسق بشكل صحيح من أجلك. هذه التنسيقات موحدة ويتم تقديمها بتنسيق سهل التنزيل.

قد يعجبك أيضًا: أفضل خيارات البرامج لأصحاب الأعمال.

خاتمة

في الختام ، للقضاء على المشاكل المالية والمحاسبية ، تدمج الشركات برامج محاسبة لجعل بياناتها أكثر دقة وتحويلها إلى نهج أسهل. هذا هو المكان الذي تتدخل فيه أهمية برامج المحاسبة. مع تقدم الأعمال التجارية ، تجد حاجة لإنشاء المزيد من الفواتير ، وإنشاء بيانات مالية ، وإنشاء إدخالات دفتر يومية جديدة. لذلك ، من أجل الارتجال والعمل ، تبدأ الشركات الحديثة في استخدام برامج المحاسبة كوسيلة لإدارة حساباتها. هناك العديد من المزايا المرتبطة ببرامج المحاسبة ، يتم تناول بعضها في المقالة.