دقة المخزون: أفضل 5 ممارسات لتحسينها

تقيس دقة المخزون الفرق في المخزون بين سجلاتك الإلكترونية ومخزونك المادي. عادة ، تقارن رقم المخزون المسجل في نظام إدارة المخزون الخاص بك وما هو متاح بالفعل في المستودع أو المتجر الخاص بك.

على سبيل المثال ، إذا قمت بتسجيل 100 عنصر في برنامجك ولكنك قمت بحساب 80 وحدة فقط في مخزونك ، فإن دقة مخزونك تبلغ 80٪.

تعد دقة المخزون مقياسًا مهمًا لشركات البيع بالتجزئة. إذا تمت إدارتها بشكل جيد ، فيمكنها التحكم في جودة المخزون عن طريق منع المخزون والنقص والانكماش ، وكذلك تقديم تجربة إيجابية للعملاء.

دعنا نستكشف فوائدها لشركتك:

تقديم فهم أفضل لعملك

تمنحك حالة المخزون الدقيقة معرفة أعمق بما وعدد المنتجات التي تحتاجها لتلبية طلبات العملاء. هذا يساعدك على تجنب الإفراط في التخزين أو نقص المخزون. باستخدام العدد الصحيح لتوافر المنتج ، يمكنك التأكد من أن العملاء يمكنهم تقديم الطلبات واستلامها وفقًا لذلك. سيكون هناك قلق أقل من النقص أو تعليق الكثير من المخزونات الميتة على الرفوف.

وفر الوقت والمال

تساعدك دقة المخزون على تقليل وقت العد والبحث عن المنتجات. عندما يتم تتبع مخزونك بشكل صحيح ، بما في ذلك ما تم طلبه وما تبقى في المخزون ، ستحتاج إلى إعادة فرز أقل للمخزون. يمكن لبرنامج إدارة المخزون تحديث المخزون في الوقت الفعلي ويظهر لك بالضبط ما لديك حاليًا دون التحقق منه يدويًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يُعلمك الجرد الدقيق بالمنتجات التي يتم بيعها بشكل جيد ولا يتم بيعها. ومن ثم ، يمكنك أن تقرر التوقف عن إعادة تخزين العناصر بطيئة البيع ودفع المبيعات للبقية. يساعدك على توفير مساحة قيمة في المستودع الخاص بك وتقليل تكاليف نقل المخزون. علاوة على ذلك ، فإن معرفة المنتجات الأكثر مبيعًا يمنحك نظرة ثاقبة لخطة أخرى لتخزين هذه العناصر أو تصنيعها.

زيادة الكفاءة والإنتاجية

يسمح وجود مخزون دقيق لموظفيك بأداء عملهم بشكل أسهل وأسرع. بفضل الماسحات الضوئية للرموز الشريطية ونظام إدارة المخزون ، فإنهم يعرفون بالضبط مكان العثور على منتج في المستودع. يمكن لموظفيك مسح الرمز الشريطي للعنصر ضوئيًا عند اختياره بدلاً من الاضطرار إلى كتابته يدويًا. هذا يسرع عملهم ويجعل العملية أكثر كفاءة. من خلال تقليل العمل اليدوي ، يمكنك أيضًا تقليل الأخطاء البشرية وتخصيص موظفيك للتركيز على المهام الأكثر أهمية.

تحسين تجربة العملاء وولائهم

يمكن أن تساهم دقة المخزون في إرضاء العملاء وولائهم. إذا كان بإمكانك عرض توفر المنتج الصحيح ، فلن يطلب العملاء عناصر غير متوفرة في المخزون ، على سبيل المثال. ستصبح عملية تنفيذ الطلب أكثر سلاسة مع سرعة الشحن. هذا يترك انطباعًا جيدًا لدى العملاء ويزيد من عمليات الشراء المتكررة. على العكس من ذلك ، يمكن أن يؤدي المخزون غير الدقيق إلى عدم تنفيذ الطلبات أو فقدان فرص البيع إذا كان العملاء لا يعرفون أنه لا يزال لديك المنتج الذي يريدونه.

فيما يلي صيغة دقة النسبة المئوية لحساب مخزونك:

دقة المخزون = (عدد الأصناف / العناصر المسجلة) * 100

ابدأ بحساب وحدات SKU الموجودة لديك. بعد ذلك ، قسّم هذا الرقم على الرقم المسجل في نظام إدارة المخزون الخاص بك لنفس SKU ، واضربه في 100.

على سبيل المثال ، قمت بإحصاء 1000 وحدة في المستودع الخاص بك. تظهر سجلاتك الإلكترونية أن لديك 1200. هذا يعني أن معدل دقة المخزون الخاص بك هو: (1000/1200) * 100 = 83.33٪.

ضع في اعتبارك أن الصيغة صحيحة فقط إذا كان لديك جرد موثوق للمخزون. هناك طريقتان لجرد المخزون لإعطائك مدخلات للحساب: جرد المخزون المادي أو تقييم المخزون.

جرد المخزون المادي

يشير جرد المخزون المادي إلى الجرد اليدوي لمخزونك. لتجنب الأخطاء البشرية ، يجب أن يكون لديك فريقان منفصلان لحساب كل SKU ومقارنة نتائجهم. قسّم المستودع الخاص بك إلى مناطق محددة. سيتناوب كل فريق على حساب المخزون الموجود في تلك المنطقة فقط. إذا توصل الفريقان إلى نفس الرقم ، فقم بتسجيله. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بإعادة الفرز حتى يصلوا إلى توافق في الآراء.

يعمل جرد المخزون المادي بشكل أفضل مع العلامات التجارية التي تحتوي على عدد أقل من وحدات SKU ، نظرًا لأن الكميات الكبيرة من المخزون ستستغرق وقتًا أطول في الحصر.

تقييم المخزون

طريقة أخرى لقياس دقة المخزون تستخدم تقييم المخزون. إنها القيمة النقدية لمخزونك غير المبيع في وقت الإبلاغ.

بالنسبة لهذه الطريقة ، تأخذ قيمة مخزونك الفعلي. يمكنك استخدام ماسحات الباركود لإضافة قيمة المخزون المتوفر بسرعة. بعد ذلك ، قسّمها على قيمة المخزون المعروضة في نظام إدارة المخزون الخاص بك ، وستحصل على نفس النتيجة.

تابع مع نفس المثال ، إذا قمت بحساب 1000 وحدة في مستودع بقيمة 5 دولارات لكل منها ، فإن إجمالي مخزونك يساوي 5000 دولار. يسجل نظام إدارة المخزون 1200 وحدة ، مما يعني قيمة 6000 دولار. بأخذ التقسيم ، يكون معدل دقة المخزون الخاص بك (5000/6000) * 100 = 83.33٪.

تعد طريقة تقييم المخزون مفيدة للغاية للشركات الكبيرة ذات أحجام المخزون الكبيرة. حيث لا يمكنهم استخدام العد اليدوي وهو أقل عملية أو يستغرق وقتًا طويلاً للمستودعات الضخمة.

يمكن أن يسبب تناقض المخزون العديد من المشاكل لسلسلة التوريد الخاصة بك. قد يُظهر موقع الويب الخاص بك الحالة الخاطئة لتوافر المنتج ، وقد يطلب العملاء منتجًا غير موجود في مخزونك.

قبل الدخول في الحلول ، يجب أن تعرف العوامل التي تؤدي إلى عدم الدقة في المقام الأول.

فقدان المخزون غير الموثق

تحدث خسارة المخزون ، أو انكماش المخزون ، عندما يكون هناك عدد أقل من المنتجات في المخزون مقارنة بالرصيد المسجل. هناك أسباب كثيرة لذلك ، مثل السرقة والأخطاء المحاسبية ، أو الأضرار أثناء التسليم.

إذا كان لديك عنصر تالف لا يمكن بيعه ، فاستبعده من جردك الفعلي واشطبه في برنامجك. خلاف ذلك ، إذا لم يتم توثيق هذه الخسائر ، فلن يتوافق العد المادي الخاص بك مع مخزونك المسجل.

أفضل طريقة لتجنب هذا النوع من التناقض هي توثيق الخسائر فور حدوثها. وبالتالي ، يمكنك تتبع مخزونك والبحث عن حلول لهذه الخسائر.

أخطاء في تنفيذ الطلبات من الموردين

عند إصدار أمر شراء (PO) من البائع الخاص بك ، فإن أي أخطاء تظهر أثناء التنفيذ يمكن أن تتسبب في عدم دقة المخزون الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك تسجيل مخزونك قبل استلام الشحنة. إذا كان هناك تأخير من المورد ، فلن يتمكن عملاؤك من الحصول على المنتجات في الوقت المحدد ، ويترك لك إصلاح هذه الأخطاء المكلفة.

لذلك ، يجب أن تعمل مع الموردين ذوي السمعة الطيبة التي يمكنك الوثوق بها لتحمل المسؤولية عن أخطائهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك طلب رسالة بريد إلكتروني لتأكيد التنفيذ للتحقق مرة أخرى من وجود أي أخطاء قبل أن يقوم البائع بشحن أمر الشراء الخاص بك.

مستودعات غير منظمة

تشترك العديد من المستودعات في نفس مشكلة عدم التنظيم. عندما يكون لديك عدد كبير من العناصر ، يكون من الأسهل وضعها في غير مكانها دون وجود نظام لإدارة المخزون للتخزين. يتسبب المستودع غير المنظم في فقد المنتجات أو عدم تتبعها بشكل صحيح.

إذا تم وضع عنصر في مكان خاطئ أو كان يحتوي على تصنيف غير صحيح ، فسيؤدي ذلك إلى حدوث عدم تناسق بين الأعداد الفعلية وسجلات المخزون الخاصة بك. هذا يكلفك المبيعات لأن المنتجات التي لا يمكن العثور عليها ستبقى على الرفوف وتصبح قديمة.

لذلك ، من الضروري تنظيم مستودعاتك واختيار المواقع. قم بترتيب صناديق ومنصات نقالة موحدة ، وقم بإعداد معيار تسمية المخزون للجامعين وفرق العد ليتبعوها.

العوائد التي أسيء إدارتها

التحدي الآخر الذي يؤدي إلى إنشاء مخزون غير دقيق هو العوائد غير المدارة. قد يتم ترميز البضائع المرتجعة بشكل غير صحيح وتسبب سجلات جرد خاطئة عند استعادتها في المستودع الخاص بك. على سبيل المثال ، يتم تمييز المنتج التالف خطأً على أنه "متوفر" ويصبح "مخزونًا وهميًا". هذا يعني أن نظام المخزون الخاص بك يظهر أن سلعة معينة متاحة في حين أنها ليست كذلك.

لمعالجة المرتجعات التي تمت إدارتها بشكل غير صحيح ، يجب عليك تطبيق عملية إرجاع أكثر سلاسة ، وأتمتة المهام قدر الإمكان لتقليل الأخطاء البشرية في سجلات المخزون الخاصة بك. علاوة على ذلك ، درب موظفيك على التعامل مع المرتجعات بشكل صحيح: قم بتطبيق الرموز الصحيحة قبل إعادة العناصر إلى المخزون.

يكشف بحث من مختبر RFID بجامعة أوبورن أن متوسط ​​دقة المخزون لتجار التجزئة الأمريكيين هو 65٪. هذا يعني أنه في أكثر من ثلث الوقت ، لا يعرف بائع التجزئة العادي مكان وجود منتج معين ، أو ما إذا كان متوفرًا.
ومع ذلك ، فإن 65٪ ليس معيارًا جيدًا. المعدل الأمثل هو 100٪ ، مما يترك مجالًا كبيرًا للتحسين. بالاقتراب من هذا الرقم ، ستقلل من الوقت الضائع في التوفيق بين حسابات الجرد الخاصة بك وسجلات المخزون الخاصة بك.

عادة ، كلما زادت المبيعات ، زادت احتمالية وجود تناقضات في المخزون. وبالتالي ، لتشغيل متجرك بكفاءة ، يجب أن تبتكر طرقًا تتحكم في المخزون بدقة ، ولا سيما أهمية مع نمو عملك.

الآن بعد أن عرفت مقياس دقة المخزون وأهميته وتحدياته ، دعنا نستكشف كيفية تحسين دقة المخزون لعلامتك التجارية.

1. استثمر في نظام إدارة المخزون

يحتوي نظام إدارة المخزون عالي التقنية على أتمتة والعديد من الميزات لضمان تسجيل مخزونك بدقة:

• تسهيل الجرد المادي للمخزون من خلال مسح الباركود: يساعدك الرمز الشريطي على تتبع العناصر من بين آلاف وحدات SKU. يمكنك إنشاء ملصقات رموز شريطية بسمات مخصصة ، وإدارة قائمة الباركود في عرض واحد ، والحصول على معلومات المنتج عبر مسح الرمز الشريطي. يساعد هذا موظفيك في فرز المنتجات والعثور عليها وإحصائها بسهولة أكبر.
• رؤية في الوقت الفعلي لنقل المخزون: جنبًا إلى جنب مع ملصقات المنتجات ، يمكن تحديث حركة المخزون في الوقت الفعلي بمجرد مسحه ضوئيًا. يمكنك معرفة مكان منتجاتك بالضبط عبر جميع مراحل سلسلة التوريد الخاصة بك. ومن ثم ، يمكنك تتبع وحدات SKU طوال دورة حياة المنتج ، سواء تم تسليمها للتو من مورد ، أو وضعها في مستودع ، أو نقلها إلى متجر ، أو بيعها. تتيح لك هذه الرؤية تتبع مخزونك وصولاً إلى كل وحدة ، وبالتالي ضمان دقة مخزونك دائمًا.
• سيساعدك نظام إدارة المخزون الموثوق به على التوسع بشكل مستدام. تأكد من أن برنامجك يمكنه التعامل مع نطاق كبير من الأعمال بمزيد من الميزات المتقدمة إذا كنت ترغب في التوسع. خلاف ذلك ، يجب أن تبحث عن نظام إدارة مخزون أو نظام تخطيط موارد المؤسسات أفضل وأكثر اتصالاً.

2. توحيد أحجام الصناديق والبالتات للتخزين

كما هو مذكور أعلاه ، يعد المستودع المنظم عاملاً حيويًا يؤثر على دقة مخزونك. تعتبر الصناديق والمنصات القياسية هي العناصر الرئيسية لمستودع جيد الترتيب. باستخدام الأبعاد القياسية ، يمكنك تبسيط سير عمل المستودع الخاص بك من خلال عملية حركة المخزون الفعالة.

علاوة على ذلك ، يساعدك تحسين التخزين في المستودعات أيضًا على تسجيل المخزون بدقة أكبر. عندما يتم ترتيب منتجاتك في صناديق أو منصات نقالة قياسية ، يكون من الأسهل بكثير فرز هذه العناصر وعدها وتتبعها. لذلك ، تعد تقاريرك أيضًا أكثر دقة وتوافقًا مع سجلات المخزون الخاصة بك.

3. العمل مع شريك الوفاء

بدلاً من تخزين مخزونك الخاص ، يمكنك الشراكة مع شركة 3PL لرعاية أنشطة التخزين وتنفيذ الطلبات. يمكن لشركة الوفاء تخزين مخزونك في مستودعاتها وإدارتها نيابة عنك. كما أنهم يتعاملون مع انتقاء المنتجات وتعبئتها وشحنها لعملائك.

بفضل نظام إدارة المخزون الكامل ، يمكن أن توفر لك 3PL وقتًا وموارد أكثر مما تفعله بنفسك. من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للخدمات اللوجستية للمحترفين ، يمكنك التركيز على مهام أخرى لتنمية عملك.

4. تنفيذ دورة العد

الجرد الدوري هو إجراء تدقيق دائم للمخزون حيث تقوم بحساب جزء صغير من المخزون كل يوم. سيتم احتساب مخزونك بالكامل على أساس التناوب.

من خلال اعتماد برنامج العد الدوري ، يمكنك الاستمتاع بمعدل دقة أعلى. بهذه الطريقة ، ستساعدك أي أخطاء يتم اكتشافها خلال هذه الأعداد الصغيرة في تضييق نطاق البحث عن التناقضات. وبالتالي ، يمكنك تحديد المشكلات وحلها على الفور لتعديل سجلات المخزون وفقًا لذلك.

5. إجراء عمليات تدقيق المخزون المنتظم

تقارن عمليات تدقيق المخزون مستويات مخزونك المادي مع سجلاتك المالية الحالية لتأكيد صحة المحاسبة الخاصة بك. إذا كان لديك حجم كبير من المخزون ، فيمكنك تعيين مدقق حسابات تابع لجهة خارجية.

على عكس العد الدوري الذي يحدث بشكل مستمر وفي الوقت الفعلي ، تحدث عمليات التدقيق الدورية في أوقات محددة ، مثل شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. كلما أجريت تدقيقًا أكثر ، زادت الدقة التي ستستمتع بها. تساعد عمليات التدقيق المنتظمة في تحديد انكماش المخزون مثل العناصر المفقودة أو التالفة قبل أن تتسبب في حدوث مشكلات.

يعد المخزون الدقيق أمرًا ضروريًا لتبسيط عملية إدارة المخزون. يساعدك على منع نفاد المخزون والتخزين الزائد ، ويقلل من تكاليف التشغيل. نأمل أن تكون أفضل 5 ممارسات لدقة المخزون قد منحتك المعرفة الصحيحة لتعزيز سير عمل إدارة المخزون. سيخبرك المخزون عالي الدقة بتنبؤ أفضل بالطلب ويساهم في زيادة رضا العملاء.