دليل من 5 خطوات لإيقاف أدوات الدفاع عن النفس دون تعطيل العمليات

يجب أن تكون المراجعة المنتظمة لمجموعة martech جزءًا من عملية مؤسستك. أثناء التدقيق ، من المحتمل أن تحدد عددًا قليلاً من الأدوات التي يمكن استبعادها لأسباب مختلفة.

ربما تكون شركتك قد خضعت لعملية اندماج أو استحواذ ، ولديك أدوات مكررة تؤدي نفس الوظيفة. ربما تكون الأدوات الأخرى في مجموعتك قد أضافت وظائف ، مما يجعل الأداة زائدة عن الحاجة. أو الأداة فقط لا تستخدم بما يكفي لتبرير التكلفة.

حفر أعمق: هل تحصل على أقصى استفادة من مكدسك؟ شارك في استبيان استبدال MarTech لعام 2023

مهما كان السبب ، فإن تحديد الأدوات التي يمكن إيقافها يعد جزءًا مهمًا من تدقيق Martech. لكن ماذا يحدث بعد أن تتخذ هذا القرار؟ كيف يمكنك إيقاف تشغيل أداة دون التسبب في ضجة بين المستخدمين أو تعطل الأتمتة؟

يتطلب التقاعد من برنامج martech عملية تخطيط شاملة وتنفيذًا نظيفًا. فيما يلي خمس خطوات يجب اتباعها.

الخطوة 1: تحديد تكامل النظام وتبعيات العملية

لتجنب تعطيل عملياتك ، من الضروري تحديد الأنظمة والعمليات الأخرى التي تعتمد على الأداة التي تخطط للتقاعد. إذا كنت تعمل في مؤسسة كبيرة وكانت الأداة موجودة منذ سنوات عديدة ، فقد يكون هذا أكثر صعوبة مما يبدو. إذا لم تكن مؤسستك دقيقة بشأن التوثيق ، فقد تستخدم أنظمة أخرى استدعاءات واجهة برمجة التطبيقات أو عمليات تصدير البيانات من الأداة دون علمك بذلك.

يعتبر تحديد العمليات اليدوية الموجودة خارج الأداة ولكن الأمر الأكثر صعوبة من تحديد عمليات التكامل النظامي هو تحديد العمليات اليدوية التي تعتمد عليها. على سبيل المثال ، يتم إرسال تقرير من الأداة التي يقوم فريق مختلف بنسخها / لصقها يدويًا في نظام آخر. تحدث هذه الأنواع من الحلول اليدوية في كثير من الأحيان أكثر مما تعتقد.

ابدأ في التحدث إلى كل شخص وأي شخص في المؤسسة لديه اتصال بالأداة. إذا أمكن ، ابحث عن الأفراد المشاركين في التنفيذ الأولي للأداة. قد يكون لديهم المعرفة المؤسسية التي ستحتاجها لفهم التأثيرات النهائية لتقاعد الأداة بشكل كامل.

حفر أعمق: لماذا يستبدل المسوقون الأساسيات

الخطوة 2: تقييم احتياجات ترحيل البيانات

قد تحتاج إلى حساب ترحيل البيانات الهامة كجزء من عملية التقاعد. الصناعات الخاضعة للتنظيم الشديد مثل الخدمات المالية أو الرعاية الصحية لديها فترات احتفاظ بالبيانات إلزامية (تصل أحيانًا إلى سبع سنوات!).

قم بتوثيق البيانات التي يجب ترحيلها وتحديد المكان الذي يجب أن تذهب إليه تلك البيانات. إذا كنت تنتقل من نظام أساسي مشابه إلى آخر ، على سبيل المثال ، نظام أتمتة التسويق ، فيمكنك ترحيل البيانات من أداتك القديمة إلى النظام الجديد. اسأل البائع الجديد عن كيفية تعامل العملاء الآخرين مع احتياجات ترحيل البيانات الخاصة بهم. قد يكونون قادرين على تقديم خدمات احترافية أو توجيه فريق تكنولوجيا المعلومات لديك إلى توثيق قوي لأفضل الممارسات التي رأوها مع العملاء الآخرين.

ولكن ماذا يحدث إذا كنت ستتقاعد من أداة ولن تحل محلها؟ أين يجب أن تذهب تلك البيانات؟ اعمل مع شركاء تكنولوجيا المعلومات لديك لوضع خطة. قد يتم تخزين البيانات على موقع SharePoint أو في قاعدة بيانات جديدة. سيأخذ الحل الأفضل في الاعتبار كيفية الوصول إلى هذه البيانات ومن يحتاج للوصول إليها.

إذا كانت البيانات بحاجة إلى الوصول إليها بشكل نادر ، فقد يكون ذلك كافيًا لتخزينها في قاعدة بيانات يمكن لشخص ما في فريق التكنولوجيا استخراجها مرة واحدة في القمر الأزرق. ومع ذلك ، إذا احتاج المستخدمون غير التقنيين ، مثل المسوقين أو مندوبي المبيعات ، إلى الوصول إلى البيانات التاريخية بانتظام ، فستحتاج إلى حل أكثر سهولة في الاستخدام.

الخطوة 3: تحديد الوقت المناسب للتقاعد وبناء خطة المشروع

بعد تقييم حزمة martech الخاصة بك ، يجب عليك تحديد الوقت المناسب للتقاعد من الأداة. يمكن أن يعتمد هذا على عدة عوامل ، مثل نهاية العقد أو إكمال المشروع أو نهاية السنة المالية. مهما كان السبب ، تأكد من أن التوقيت لن يعطل عملياتك.

بمجرد تعيين تاريخ التقاعد المستهدف ، حان الوقت لبناء خطة مشروعك. النظر في جميع أنظمة المصب المتأثرة واحتياجات ترحيل البيانات من الخطوتين 1 و 2. يجب أن يكون لديك جميع المعلومات التي تحتاجها لبناء خطة مشروع تعمل إلى الوراء من تاريخ التقاعد المستهدف.

ماذا يحدث إذا كان عمل المشروع لفك ارتباط الأنظمة أو ترحيل البيانات سيدفعك إلى ما بعد التاريخ المستهدف؟ إذا كان تاريخك المستهدف يستند إلى عقد ، فقم بالتفاوض مع البائع لمعرفة ما إذا كان يمكنك تمديد العقد من شهر لآخر لمنحك الوقت الذي تحتاجه لتنفيذ خطتك بالكامل بدلاً من الدخول في تجديد لمدة عام كامل.

حفر أعمق: 4 خطوات لاتخاذ قبل أن تصل إلى منصة martech الجديدة الخاصة بك

الخطوة الرابعة: وضع خطة اتصال

الاتصال أمر حيوي عند تقاعد أداة martech. حدد كل من يحتاج إلى التواصل معه ، مثل الموظفين وشركاء الوكالة والعملاء الخارجيين أحيانًا. امنحهم إشعارًا كافيًا وكن شفافًا بشأن أسباب إنهاء استخدام الأداة. يجب عليك أيضًا توصيل خطتك لترحيل البيانات إلى أداة جديدة والدعم الذي سيكون متاحًا أثناء النقل.

إذا كنت ستوقف إحدى الأدوات وتستبدلها بأخرى ، فركز اتصالاتك على الفوائد التي توفرها الأداة الجديدة. شارك خطة التدريب حتى يعرف المستخدمون أنهم سيحصلون على الدعم لمساعدتهم على تعلم الأداة الجديدة.

حاول أن تتداخل الأدوات مع فترة محددة بحيث يتم منح المستخدمين فرصة سهلة حيث يمكنهم البدء في تعلم الأداة الجديدة مع استمرار امتلاكهم لشبكة أمان للقيام بالأشياء بالطريقة القديمة إذا كانوا في موعد نهائي صعب ويكافحون مع أداة جديدة.

عند الاستغناء عن أداة لن يتم استبدالها ، تحدث إلى المستخدمين لفهم الميزات والوظائف التي يعتمدون عليها والعمل على بناء خطة تتناول كيفية تلبية هذه الاحتياجات من خلال أدوات أو عمليات أخرى.

الخطوة 5: سحب أداة martech وبيع المكاسب

بمجرد ترحيل بياناتك من أداتك القديمة وتدريب الموظفين على استخدام أداة جديدة ، فقد حان وقت التقاعد. تعتبر الفترة التي تلي توقف الأداة عن العمل حاسمة للتواصل. تأكد من إبلاغ أصحاب المصلحة بـ "المكاسب" من التقاعد.

ما هو معدل اعتماد المستخدمين للأداة الجديدة؟ ما هي المبيعات التي تربح أو تعليقات تجربة العميل الإيجابية التي سمعتها عن الأداة الجديدة؟ كم عدد الأيام التي مرت منذ أن تم إيقاف تشغيل الأداة ولم تكن هناك أخطاء أو اضطرابات في العمليات؟ ما هي الاستثمارات الجديدة التي تم إجراؤها مع توفير التكاليف الناتجة عن إنهاء استخدام الأداة؟

هذه كلها أسئلة أساسية يمكن استخدامها كنقطة انطلاق لتذكير أصحاب المصلحة بسبب توقف الأداة في المقام الأول.

تقاعد الأدوات القديمة لمكدس martech أكثر فعالية

أظهرت الدراسات أن مؤسسات التسويق تستخدم ما يصل إلى 91 خدمة سحابية تسويقية ، ويمكن أن يؤدي تضخم الأدوات إلى خفض الإنتاجية. بالنسبة للعديد من المسوقين ، "الأقل هو الأكثر" ويمكن أن يكون الاستغناء عن الأدوات المكررة أو غير المستغلة سلاحًا سريًا للفريق.

عندما يتم القيام به بشكل صحيح مع خطة قوية ، ستؤدي الحلول المتقاعدة إلى كومة martech أصغر حجمًا وأرخص وأكثر فعالية.

احصل على MarTech! يوميًا. حر. في بريدك الوارد.

عنوان البريد الإلكتروني للنشاط التجاري

يشترك يعالج...

انظر الشروط.