6 نصائح لإجراء اجتماع عمل بنجاح

في يومنا هذا ووقته ، لا تعد إدارة الأعمال التجارية أقل من تحدي. يجب أن يعتني الموظفون بالعمليات والشؤون المالية والتوظيف والحملات التسويقية وغير ذلك. في الوقت نفسه ، يتعين عليهم تخصيص الموارد لضمان مستويات الكفاءة المثلى.

الوظائف ذات الصلة: 9 نصائح مثبتة لإدارة فعالة للاجتماعات

يجب على الإدارة بأكملها مواكبة الأشياء التي تحدث في العمل. لذلك ، عليك دمج اجتماعات العمل في الجدول الروتيني. هذه الاجتماعات هي جزء لا مفر منه من الحياة العملية. يسمح للفريق بمناقشة القضايا والمشاريع والخطط الملحة في الوقت الفعلي ، مما يفتح الأبواب للمناقشات العملية. يمكن أن تساعد دعوة آراء مختلفة إلى الطاولة أيضًا في توليد أفكار جديدة للعمل.

ومع ذلك ، يمكن أن تكون الاجتماعات أيضا صعبة. في بعض الأحيان ، يصل الأشخاص في الوقت المحدد ، لكن الاجتماع يبدأ متأخراً. في بعض الأحيان ، لا يكون جدول الأعمال واضحًا ، ويتجادل أشخاص مختلفون حول الأشياء ، ولا يستطيع المضيف إدارتها. مثل هذه الاجتماعات تضر أكثر مما تنفع للأعمال التجارية. لذلك ، يجب أن تتعلم بعض القواعد لإدارة اجتماع فعال. لمساعدتك ، قمنا بإدراج ستة نصائح لإجراء اجتماع عمل بنجاح.

1. ضبط الجو الصحيح

بصفتك صاحب عمل أو مديرًا ، يجب عليك ضبط النغمة المناسبة للاجتماعات. الأمر متروك لك فيما إذا كنت تريد أن تكون الاجتماعات رسمية أو غير رسمية. وبالمثل ، حدد ما إذا كنت ترغب في عقد اجتماعات افتراضية أو في الوقت الفعلي. يجب عليك إنشاء رابط للاجتماعات الافتراضية ومشاركته مع الجميع قبل يوم واحد على الأقل.

وبالمثل ، يجب عليك حجز قاعات مؤتمرات أو اجتماعات ذات مساحة واسعة لعقد اجتماعات شخصية. في كلتا الحالتين ، يجب أن تخلق جوًا من الاحترام المتبادل حيث يمكن للمشاركين مشاركة أفكارهم وآرائهم دون تردد.

علاوة على ذلك ، فكر في تغيير الجو كلما بدا ذلك ممكنًا. معظم الاجتماعات رسمية ويبدو أنها شاقة للموظفين. لمواجهة ذلك ، يمكنك الخروج في الهواء الطلق لاجتماع لتخفيف الأجواء. خلاف ذلك ، يمكنك إجراء مناقشات غير رسمية أسبوعيًا لجعل الجلسات تبدو أقل رسمية وتحقيق الغرض مع السماح للموظفين بالتخفيف.

2. وضع جدول أعمال الاجتماع

قد يبدو وضع خطة أمرًا لا يحتاج إلى تفكير ، ولكن لسوء الحظ ، ليس هذا هو الحال. يطرح الأشخاص المختلفون مواضيع مختلفة ، وينحرفون عن الغرض من الاجتماع. من الأهمية بمكان وضع جدول أعمال الاجتماع. يمكنك تلخيص ذلك في نشرة أو كتابتها على السبورة البيضاء حتى يعرف الجميع سبب جمعهم. يمكن أن تكون مناقشة أفكار المنتجات الجديدة ، أو تحديد مشكلة ، أو التغلب على عقبة ، أو أي شيء يحدث في العمل.

اقرأ أيضًا: كيف تتحقق مما إذا كانت سيارتك تتمتع بتأمين صالح وخالية من الضرائب؟

بمجرد أن يصبح الغرض من الاجتماع واضحًا ، قم بإنشاء قائمة بالموضوعات التي تريد مناقشتها. حدد مدة محددة لكل موضوع لتجنب تمديد الاجتماع. أرسل جدول الاجتماع إلى كل حاضر مسبقًا حتى يتمكن الجميع من الاستعداد. تذكر أن وضع جدول أعمال يوفر بوصلة للمحادثة. إنه يضمن عودة الاجتماع إلى المسار الصحيح كلما انحرفت المناقشة عن مسارها.

3. مشاهدة الساعة

يترك الموظفون مهامهم الروتينية للمشاركة في هذه الاجتماعات ؛ ومن ثم ، فهم لا يحبون أن يظلوا منتظرين. لذلك ، حدد وقتًا ثابتًا لبدء اجتماعك دون أي تأخير. بدلاً من انتظار انضمام الأشخاص ، تأكد من أن جميع الحاضرين مبكرين بخمس دقائق للبدء في الوقت المحدد. وبالمثل ، حافظ على وتيرة الاجتماع في المسار الصحيح وانتهى في الوقت المحدد بدلاً من جره.

علاوة على ذلك ، اختر الوقت المناسب للاجتماع. في الغالب يومي الاثنين والجمعة هما الأكثر ازدحامًا ، لذا تجنب الاختيار هذه الأيام. احذر من الوقت المناسب لعقد جلسة معينة. يمكنك دائمًا مراجعة فريقك للعثور على أفضل وقت لجدولة اجتماع.

4. توجيه المناقشة

غالبًا ما تخرج مناقشات الاجتماع عن الموضوع. شيء يؤدي إلى شيء آخر ، مما يعني أنه يمكن للمشاركين الانحراف عن الموضوع. يعد توجيه المحادثة إلى الموضوع أو جدول الأعمال المناسب أثناء اجتماعات العمل أمرًا ضروريًا. ومع ذلك ، يبقى السؤال "كيف؟"

أولاً ، يمكنك اختيار بضع جمل من ملاحظاتك كعنصر مناقشة أو طرح سؤال ذي صلة. وبالمثل ، إذا كان الموضوع يبدو مثيرًا أو ذا قيمة ، فاقترح تحديد موعد اجتماع منفصل لمناقشة الفكرة بشكل أكبر. بخلاف ذلك ، يمكنك أن تذكر أن المحادثة تخرج عن الموضوع وأنك تريد توجيهها مرة أخرى إلى الخطة. قد تتردد في مثل هذه المواقف ، ولكن من الأفضل دائمًا التحدث لقيادة الاجتماع بنجاح.

5. تدوين الملاحظات وتعميم المحاضر

بغض النظر عن مدى انتباهك في الاجتماع ، فإن تدوين الملاحظات والبقاء على رأس جميع الوجبات السريعة أمر ضروري. يمكن أن تكون هذه نقاط مناقشة أو رؤى حول المشاريع القادمة أو أسئلة مفتوحة. إن وجود هذه المؤشرات كتابيًا سيقطع شوطًا طويلاً في تذكر الأشياء. بناءً على ذلك ، يمكنك تخطيط المهام وتسليم المشاريع.

بصفتك مضيف الاجتماع ، يمكنك تعيين شخص ما لهذه المهمة والتأكد من أنه يسجل كل قرار ومناقشة حاسمة. لاحقًا ، وزع محضر الاجتماع هذا حتى يعرف الجميع ما حدث في الاجتماع. سيضمن أن جميع الموظفين على نفس الصفحة ولا أحد يسيء تفسير ما قيل في الاجتماع. كما أن وجود سجل مفصل سيحسن المصداقية ويزيل احتمالية الأخطاء والنكسات.

اقرأ أيضًا: خطوات سهلة حول كيفية العثور على حسابات Instagram التي تتبع على الفور

6. اختم بخطة العمل

غالبًا ما يترك المديرون قائمة بالأشياء ليختتموها قبل انتهاء الاجتماع ، لكن هذا ليس النهج الصحيح. يجب أن تغادر الدقائق القليلة الأخيرة من الاجتماع لمناقشة الخطوات التالية. يجب أن تدور المناقشة حول من هو المسؤول عن ماذا. وبالمثل ، قم بإعطاء نظرة ثاقبة على المواعيد النهائية حتى يعرف الموظفون أن لديهم أهدافًا يتعين عليهم تحقيقها.

الأهم من ذلك ، أنهي الاجتماعات بشكل إيجابي حتى يشعر الموظفون بالدوافع. ربما ، أخبرهم عن صفقة مقبلة أو آخر عميل قمت بتأمينه. الأخبار السعيدة والإيجابية تعزز الروح المعنوية وتشجعهم على العمل بجدية أكبر لتحقيق أهداف العمل.

افكار اخيرة

إن إجراء اجتماع بشكل فعال ليس أقل من فن وعلم. يجب عليك التأكد من أن المشاركين نشطون وطرح آرائهم. وبالمثل ، فإن وضع خطة مهمة أخرى حاسمة. يساعد الناس على فهم ما يمكن توقعه من الاجتماع. بشكل عام ، يمكن أن تكون جلستك ناجحة إذا حققت الهدف المنشود. ومن ثم ، قم بتوجيه المناقشة ، والترحيب بوجهات النظر المختلفة ، وإنهاءها بخطة عمل.