أكثر 6 أخطاء شائعة يجب تجنبها عند تنظيم حدث مؤسسي
نشرت: 2019-04-12يجب أن يتماشى كل شيء إذا كان حدث شركتك سيكون ناجحًا ويخرج الجميع سعيدًا لأنهم حظوا بيوم جيد ، لكن هذا شيء لا يحدث بالصدفة.
هناك الكثير من التخطيط والتفكير الذي يجب أن يذهب لضمان أن الحدث الخاص بك يسير بسلاسة ويساعد أيضًا إذا كان بإمكانك تجنب بعض الأخطاء الكلاسيكية التي يمكن أن تتسبب بسهولة في إبعاد الأشياء عن المسار الصحيح.
مشاركة ذات صلة: خطط لحدث مؤسسي مذهل في برينستون ، نيوجيرسي
اقرأ أيضًا: بدء عمل تجاري صغير: النصائح الأقل تحدثًا التي تحتاج إلى معرفتها
فيما يلي نظرة على بعض الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تفسد اليوم إذا لم تكن حريصًا بحيث يمكنك التأكد من أنك لا تعاني من نفس المصير في حدث شركتك.
1. ما هو الغرض من هذا الحدث الخاص بك؟
إذا تم ترتيب حدث شركتك دون وضع هدف محدد بوضوح في الاعتبار ، فإنه يخاطر بأن يكون حدثًا حقيقيًا.
من المهم جدًا أن تعرف ما الذي تريد الخروج منه من الحدث وأن يكون لديك بعض الأهداف والغايات الواضحة.
إن معرفة ما تريده بالضبط من الحدث سيساعد في تشكيل عملية التخطيط الخاصة بك ويمنحك أفضل فرصة لوضع كل شيء في مكانه لتحقيق هذه الأهداف.
اقرأ أيضًا: اتباع اتجاهات الصناعة: ما هي الأنواع الخمسة الأكثر شيوعًا للرافعات المتنقلة؟
بالإضافة إلى تحديد أهدافك بوضوح فيما يتعلق بالحدث نفسه ، فهي فكرة جيدة لوضع بعض الأهداف القابلة للقياس والتي ستسمح لك بقياس مدى نجاح الحدث بعد ذلك.
اقرأ أيضًا: أكبر المخاوف الصحية لمهنيي تكنولوجيا المعلومات
2. اختيار المكان الخطأ
من أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها هو اختيار مكان غير مناسب لحدثك.
هناك العديد من الطرق لفهم الأمر بشكل خاطئ ، مثل اختيار مكان كبير جدًا بالنسبة لعدد المندوبين الذين يحضرون أو اختيار مكان لا يحتوي على شبكات مواصلات جيدة ، مما يعني أن معدلات الحضور ستعاني إذا كان من الصعب احصل على.
يمكنك التحقق من هذا الموقع للحصول على فكرة عن أفضل أماكن الشركات ولماذا تعمل.
قم بإنشاء قائمة مرجعية بالميزات والخيارات التي تريدها من مكانك واستخدم هذه القائمة كمخطط لاختيار مكان ما يحدد أكبر عدد ممكن من المربعات.
نوع الأشياء التي قد ترغب في البحث عنها هو مرافق تقديم الطعام الجيدة ، وإعدادات مناسبة للوسائط الرقمية والوسائط الرقمية للسماح لك بجعل عرضك التقديمي لا يُنسى لجميع الأسباب الصحيحة ، بالإضافة إلى التحقق من أن حجم المكان الخاص بك مناسب تمامًا للعدد المتوقع للحضور.
اقرأ أيضًا: هل سيكون الإنترنت الخاص بك أسرع عند الاتصال بشبكة VPN؟
3. الرقم الصحيح في فريقك
لا تريد أن يشكو المندوبون من عدم قدرتهم على تناول مشروب أو الشعور وكأنهم قد تُركوا لتدبر أمورهم بأنفسهم بسبب عدم وجود عدد كافٍ من الموظفين في الجوار.
إذا كان هناك عدد قليل من الموظفين في حدث شركتك ، فقد تكون كارثة محتملة ويمكن أن تفسد بسهولة أي انطباع جيد تتركه في العرض التقديمي أو إطلاق المنتج.
اقرأ أيضًا: 7 خطوات لتصميم وبناء لوحات الدوائر المطبوعة
إذا كان لديك فريق صغير فقط من الأشخاص الذين يعملون لديك ، فقد يكون الأمر كذلك أنك بحاجة إلى توظيف بعض الموظفين الإضافيين لهذا اليوم.
يمكن أن تكون تكاليف التوظيف عبئًا ماليًا وقد يكون من المغري الاحتفاظ بالأرقام منخفضة لتوفير المال ، ولكن قد يكون هذا اقتصادًا خاطئًا إذا كان فريقك يكافح للتعامل مع كل الأشياء التي يتعين عليهم القيام بها في اليوم.
4. على استعداد لأي احتمال
ستتمنى دائمًا أن يكون حدثك نجاحًا كبيرًا وأن كل شيء يسير كما هو مخطط له في اليوم ، ولكن ليس من غير المألوف أن تسوء بعض الأشياء ويمكن أن تؤدي الظروف غير المتوقعة إلى فوضى كل شيء بسرعة.
لا يجب أن يكون الأمر كذلك ، والشيء الذكي الذي يجب فعله هو قبول أن شيئًا ما قد لا يسير وفقًا للخطة والتحدث عن بعض السيناريوهات المحتملة قبل الحدث نفسه.
إذا كان فريقك مستعدًا لما هو غير متوقع والجميع يعرف ما قد تبدو عليه الخطة ب ، فيمكن أن يساعد في تسهيل الاستجابة للسيناريوهات السلبية والصعبة بسهولة أكبر.
اقرأ أيضًا: 5 أسرار لتحقيق النجاح السريع لبدء تشغيلك عبر الإنترنت
حدد خطة طوارئ عملية وتأكد من تدريب فريقك جيدًا على ما يجب فعله بعد ذلك عندما لا يتم التخطيط لشيء ما.
5. خط اتصال جيد
على نفس المنوال لوجود خطة طوارئ ، هناك جانب مهم آخر من التخطيط للحدث الذي غالبًا ما يتم تجاهله وهو الحاجة إلى اتصال واضح بين جميع الأطراف المشاركة في تنظيم الحدث معًا.
اقرأ أيضًا: كيفية بدء عمل صالة عرض صغيرة للبيع بالتجزئة
يتطلب حدث الشركة حوارًا مفتوحًا وتواصلًا منتظمًا مع جميع الأشخاص المعنيين والشركات الخارجية الذين يشكلون جزءًا من العملية.
إذا كنت تستخدم خدمات تقديم الطعام في الخارج أو تعتمد على موردين خارجيين ، على سبيل المثال ، فمن الضروري أن يكون فريق التخطيط لديك على اتصال منتظم مع أي مصادر خارجية حتى يعرف الجميع بالضبط ما هو متوقع منهم ونوع النطاق الزمني الذي يعملون عليه.
6. حيرة المندوبين
البقاء في موضوع خطوط الاتصال الجيدة ، لا تنس أن مندوبيك يحتاجون إلى إرشادات حول الحدث وستريدهم أن يجدوا الحدث الخاص بك بسهولة بمجرد وصولهم إلى المبنى.
يجب أن يكون الهدف هو إعطاء الحاضرين الكثير من المعلومات حول كيفية الوصول إلى الحدث نفسه وما لا تريد أن تعاني منه عندما يصلون إلى هناك هو عدم وجود لافتات واضحة.
ادخل المبنى كما لو كنت مندوبًا مسبقًا وتأكد من عرض اللافتات المناسبة التي تساعد الجميع على الوصول إلى حيث يحتاجون إلى الحد الأدنى من الجلبة.
اقرأ أيضًا: 5 فوائد لتغيير العملة في تبادل موثوق
كن حذرًا ، لأنك لا ترغب حقًا في قصف الأشخاص بالكثير من المعلومات والعديد من الإشارات والتعليمات حول المبنى يمكن أن تربك الناس وتحبطهم بسهولة.
إذا كنت تتولى دور مدير الحدث ، فلا شك أنك ستقدر أن هذه الوظيفة تنطوي على الكثير من المسؤولية ، ولكن إذا كنت تخطط بدقة وتجنب بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا ، فلا يوجد سبب يمنعك من الاستمتاع بها. يوم ناجح.
امنح نفسك متسعًا من الوقت لتنظيم حدث شركتك وإنشاء قائمة مرجعية وخطة يمكنك العمل معها ومشاركتها مع الآخرين.