4 خطوات لبحث أسرع في DAM: إنشاء اصطلاح تسمية الملف

اصطلاح تسمية الملف هو معيار ضروري لتنفيذ إدارة الأصول الرقمية (DAM) لأنه يحقق العديد من الأشياء. اصطلاحات التسمية:

• وظيفة البحث في Power DAM من خلال توفير مصطلحات البحث ضمن الأسماء التي لا تتطلب مزيدًا من العلامات.
• تبسيط عمليات سير العمل المؤتمتة من خلال توفير إشارات نصية اتجاهية تشير إلى "مكان" تخزين الملفات ضمن تصنيف DAM.
• أشر إلى المعلومات الأساسية حول ما يوجد داخل الملف لأي مستخدم داخل المؤسسة دون الحاجة إلى فحصه يدويًا.

فيما يلي أربع خطوات يمكن لفريق DAM اتباعها لتنفيذ اصطلاح تسمية الملفات الخاص بهم وتمكين الاستيعاب السريع والدقيق وإمكانية العثور على أصول DAM.

1. فهم كيفية جعل البحث أسرع في DAM الخاص بك

تعرف على تصنيف الوثيقة

غالبًا ما يُقال إن أعلى أشكال الإطراء هي السرقة ، لكن لنسميها "الاقتراض". ابحث عن المجموعات التي تحتاج إلى دمج المستندات المعقدة في بحث مؤسسي مبسط ، بما في ذلك:

• أمناء المكتبات (هارفارد لديها دليل رائع للموضوع).
• أمناء المحفوظات (مثل أولئك العاملين في الأمم المتحدة).
• الهيئات العلمية (مثل منظمة المعايير الدولية).

حتى إلقاء نظرة على نماذج من الاتفاقيات ستمنحك فكرة. ستكون مستنداتك أسهل بكثير في التقسيم والقهر.

درب نفسك

تعرف على آخر المستجدات حول كيفية إنشاء أوجه البحث والاختصارات والروابط والعلامات المفيدة وسير العمل الآلي داخل DAM الخاص بك والذي من شأنه تسريع الاستيعاب والأرشفة. من السهل تعلم معظم هذه العمليات. عندما يسمح الوقت ، قم بإنشاء مستندات إرشادية وأوراق واحدة ومقاطع فيديو لفريقك لضمان استعداد الجميع لسدوم محسن.

حفر أعمق: العلامات مقابل البيانات الوصفية في DAM: ما الفرق؟

2. فهم كيف يتم إنشاء الأشياء

تعرف على كيفية قيام مديري المشاريع بإنشاء أسماء / أرقام للمشاريع والملفات

عادة ما يتم تنظيم الفرق الإبداعية عن طريق الإدارات الطالبة ، مع تعيين مديري المشاريع لكل منهم ومقدمي الخدمات المهرة في بعض الأحيان يخدمون أقسامًا متعددة حسب الاحتياجات.

• ما هي وظائف التواريخ وأنواع الأصول والمعلومات الأخرى التي يضعونها في أسماء الملفات حاليًا؟
• لماذا يأتي جزء معين من الاسم أولاً أو وسطًا أو أخيرًا؟

سيكون مديرو المشاريع ثروة من المعلومات حول وكيفية تسمية الملفات عادة.

اجمع الأسماء والمختصرات الحالية

ليست هناك حاجة لإعادة اختراع العجلة - ولماذا تريد ذلك؟ يمكن مراجعة الاختصارات الموجودة لمعرفة الطول والتأكد من عدم تداخلها.

أثناء مراجعة القائمة ، من المرجح أن تبرز طرق تقصير وتمييز الأسماء المستخدمة جيدًا من تلك المستخدمة بشكل أقل. تحقق من مديري المشاريع أثناء قيامك بالتجميع واختر عقولهم للآخرين الذين قد يتم استخدامهم بشكل أقل.

3. فهم كيفية استخدام الأشياء

اجتمع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين

ابدأ بالوحدات التنظيمية التي تطلب أصولًا من الإنتاج. ثم اطلب من أحد المتطوعين أن يكون بمثابة جهة اتصال DAM الخاصة بهم. يمكن لجهات الاتصال هذه شرح ما يحدث عند استلام أصولهم.

على سبيل المثال ، تعرض مواقع الويب الخاصة بالعلامات التجارية غالبية الأصول الرقمية ، وهناك قيود على النظام الأساسي واتفاقيات إجراءات العمل الخاصة بالتخلص منها.

تضييق نطاق المتطلبات الضرورية

يحتاج قسم Winnow من خلال الجمع بين القواسم المشتركة. شجع أصحاب المصلحة على تقديم تضحيات من خلال التركيز على المعلومات الأكثر أهمية حقًا. ما هي عناصر التسمية التي يمكنهم الاستغناء عنها أو تعلم التعايش معها ، من أجل اتفاقية منسقة تكون معقولة عبر المنظمة الأوسع؟

على سبيل المثال ، أدى التصرف في التسويق الرقمي لشركتنا إلى اتخاذ قرارات بشأن العناصر التي تظهر ومتى . يظهر تاريخ النشر ، على سبيل المثال ، أولاً لأنه يؤثر على كيفية عرض أصول موقع الويب برمجيًا. كان هذا التاريخ أقل أهمية بالنسبة للإدارات الأخرى ولكنه كان متغيرًا رئيسيًا للتسويق ، وهو أكبر طالب للإنتاج.

حفر أعمق: هيكل حوكمة DAM محدد وموضح

4. تقديم الاتفاقية الجديدة ببساطة قدر الإمكان

اجعل التسمية سهلة باستخدام منشئ اسم الملف

قم بتضمين تسمية الملفات في أدوات إدارة المشروع و DAM الخاص بك بحيث يتم نشرها على أنظمة SaaS الأخرى والمؤسسة الأوسع. يمكن إنشاء منشئ تسمية الملفات في Microsoft Excel أو Google Sheets باستخدام صيغ النص. يمكن بعد ذلك نسخ اسم الملف إلى أداة مثل Adobe Illustrator عند حفظ الملف.

يساعد منشئ الاسم أيضًا أعضاء الفريق على تعلم إيقاع اصطلاح التسمية. تأكد من وجود قائمة رئيسية تشرح التسمية وتسرد جميع الاختصارات.

تدرب في مجموعات صغيرة

طور فريقنا اصطلاحًا نهائيًا لتسمية الملفات عبر عدة مكالمات مع قادة أصحاب المصلحة لدينا. خلال المكالمات ، أصبح الفريق أكثر راحة مع DAM ووظائف البحث الخاصة به وكيف ستساعد الاتفاقية البحث في العمل بشكل أسرع على المدى الطويل.

بعد الانتهاء من الاتفاقية ، عقد هؤلاء أصحاب المصلحة دورات تدريبية معنا ومع فرقهم الفردية. تم تحسين الجلسات بشكل كبير بسبب ذلك المشجع الذي كان مرتاحًا للاتفاقية وفهم سبب طرحها.

تذكر أن تتكيف مع تغير الاحتياجات

سيتم تقصير اصطلاح التسمية الخاص بك حيث يتعلم المستخدمون طرقًا لتبسيط العناصر في الأسماء - أنواع الأصول وأرقام المشاريع والموردين والوحدات التنظيمية والأحجام ومكان إرسال الأصول والتواريخ والمزيد. ستؤدي الفرق التي تستخدم "الوضع الطبيعي الجديد" إلى "دمج" معرفتهم ومعرفة الموظفين الأفراد الآخرين في الأصول بحيث يمكن العثور عليها بسهولة مرة أخرى.

قريبًا ، سيقترحون تغييرات لتحسين أسماء الملفات ، وتقديم مختصرات جديدة وأفضل وعناصر أخرى ستجعل عملية التسمية أسهل وأسرع للجميع.

حفر أعمق: إليك سبب حاجتك إلى سير عمل DAM - وكيفية تخطيطه